In diesem Artikel wird erläutert, wie die Word-Batch-Such-und Ersetzung funktion in Office-Software verwendet wird, um Schlüssel wörter in mehreren Docx-Dokumenten gleichzeitig über die Platzhalter formel für reguläre Ausdrücke zu verarbeiten. Im Beispiel werden die dreistelligen englischen Großbuchstaben in mehreren Word-Dateien durch A und die fortlaufenden Zahlen durch B ersetzt, was zum Batch-Ändern von Nummern, Abkürzungen, Codes und Platzhaltern in Verträgen, Papieren, Schulungs materialien und Vorlagen dokumenten geeignet ist. Der Artikel enthält eine Vorschau der Effekte vor und nach der Verarbeitung, detaillierte Schritte und Vorsicht maßnahmen, mit denen Benutzer die doppelte Arbeit reduzieren können, indem sie Word nacheinander öffnen und manuell ersetzen.
Im täglichen Büro werden viele Menschen auf ähnliche Probleme stoßen: In einem Ordner befinden sich Dutzende oder sogar Hunderte von Word-Dokumenten, die dieselbe Art von Schlüssel wörtern, Nummern, englischen Abkürzungen oder Platzhaltern verstreut sind und einheitlich ersetzt werden müssen. Wenn Sie die Docx-oder Doc-Dateien nacheinander öffnen und dann die mit Word gelieferte Suche und Ersetzung verwenden, ist dies nicht nur zeit aufwändig, sondern auch leicht zu übersehen. Insbesondere wenn der zu ersetzende Text kein fester Text ist, sondern eine Art regelmäßiger Inhalt wie "drei aufeinander folgende Großbuchstaben", "aufeinander folgende Ziffern" und "ein bestimmtes Nummerierung format", ist die normale Suche und Ersetzung oft nicht flexibel genug.
In diesem Artikel wird die Verwendung anhand der Beispiele im Screenshot beschrieben HeSoft Doc Batch Tool Diese Art von Office-Software ersetzt Schlüssel wörter in mehreren Word-Datei inhalten stapel weise durch die Funktion "Suchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern in Word" in Kombination mit Platzhalter formeln für reguläre Ausdrücke. Im Beispiel gibt es 6 Docx-Dateien. Sie müssen die drei englischen Abkürzungen in Großbuchstaben im Dokument durch A und die fortlaufenden Zahlen durch B ersetzen. Durch eine Konfiguration kann die Software alle Dateien stapel weise verarbeiten, wodurch Doppel arbeit reduziert und die Effizienz der Dokumenten erfassung und Daten standard isierung verbessert wird.
Anwendbare Szenarien: Welche Word-Dokumente eignen sich zum Ersetzen von Stapeln durch reguläre Ausdrücke
Verwenden Sie die Platzhalter formel für reguläre Ausdrücke, um Word-Inhalte in Stapeln zu ersetzen, die für die Verarbeitung von Text geeignet sind, der "regelmäßig, aber nicht identisch" ist. Es ist besser geeignet, eine Klasse von Text in Stapeln zu erkennen als eine normale Ersetzung fester Schlüssel wörter. Zum Beispiel im Screenshot verwendet[A-Z]{3}Kann mit drei aufeinander folgenden englischen Großbuchstaben übereinstimmen,\ DDie aufeinander folgenden Zahlen können abgeglichen werden. Mit anderen Worten, drei Großbuchstaben wie BOT, ELA und BUD können alle durch dieselbe Formel erkannt werden, und Zahlen wie 60, 3 und 5 können auch durch dieselbe Formel erkannt werden.
Zu den gängigen Anwendungs szenarien gehören:
- Batch-Ersatz der englischen Abkürzung:Ersetzen Sie beispiels weise den Abteilungs code, den Kurs code und den Projekt code in mehreren Docx-Dokumenten durch eine neue Abkürzung.
- Zahlen nummer für die Stapel verarbeitung:Ersetzen Sie beispiels weise die Verweise auf Seitenzahlen, Klausel nummern, Beträge, Kurs stunden usw. im Word-Dokument durch Platzhalter, um die Desensi bilisierung oder Vorlage zu erleichtern.
- Platzhalter für Stapel bereinigung vorlagen:Beispiels weise enthält das Dokument Platzhalter wie ABC, DEF, XYZ usw., die gemäß den Regeln ersetzt werden müssen.
- Batch-Desensi bilisierungs daten:Ersetzen Sie beispiels weise die Nummern, Zertifikats fragmente und Statistiken in mehreren Word-Dateien durch einheitliche Zeichen, um die Freigabe zu erleichtern.
- Batch-Standard isierung alter Dokumente:Konvertieren Sie beispiels weise den alten Code, die alten Felder und die alten Nummerierung regeln in mehreren doc-und docx-Dateien in die neue Regel.
Wenn Ihre Aufgabe lautet: "Viele Word-Dateien müssen geändert werden, und das Ändern von Objekten hat eine bestimmte Regelmäßig keit", ist die Verwendung der Stapel verarbeitung funktion von Office-Software zuverlässiger als die manuelle Bedienung. Manuelle Vorgänge müssen wiederholt geöffnet, gesucht, ersetzt und gespeichert werden, und Batch-Tools können diese sich wiederholen den Aktionen in einer Aufgabe zentralisieren.
Effekt vorschau: Ergebnisse des Ersetzens von Word-Schlüssel wörtern vor und nach der Verarbeitung
Vor der Verarbeitung: Mehrere Docx-Dateien müssen einheitlich geändert werden
Aus dem Screenshot vor der Verarbeitung geht hervor, dass sich im aktuellen Ordner 6 Word-Dokumente von 1.docx bis 6.docx befinden. Diese Art von Szenarien ist sehr typisch: Die Anzahl der Dateien ist nicht unbedingt groß, aber jede Datei muss die gleiche Ersatz regel ausführen. Wenn mehr Dateien vorhanden sind, steigen die Kosten für die manuelle Verarbeitung schnell an.
Wenn Sie eines der Dokumente öffnen, sehen Sie, dass im Text mehrere Inhalte zu verarbeiten sind. Zum Beispiel im TitelBOTIm TextELAUnd60 hoursDie Zahl 60 in. Im Screenshot wird ein Teil des zu ersetzenden Inhalts mit einem roten Pfeil markiert, der darauf hinweist, dass der Inhalt an verschiedenen Stellen wie Titel, Text absätzen und Listen einträgen verteilt ist.
Wenn Sie nur durch normale feste Schlüssel wort ersetzt werden, müssen Sie möglicher weise BOT, ELA, BUD und andere Abkürzungen sowie 60, 3, 5 und andere Zahlen separat finden. Dies ist nicht nur eine große Anzahl von Schritten, sondern auch leicht zu übersehen. Der Vorteil des regulären Ausdrucks besteht darin, dass es nicht nur ein bestimmtes festes Wort findet, sondern auch eine Art Text, der den Regeln entspricht.
Nach der Verarbeitung: Inhalt, der der Formel entspricht, wird einheitlich ersetzt
Der verarbeitete Screenshot zeigt, dass der Inhalt des Originaltextes, der den Regeln entspricht, ersetzt wurde. Beispiels weise werden drei englische Großbuchstaben durch A und aufeinander folgende Ziffern durch B ersetzt. Der BOT im Titel wird durch A ersetzt, der ELA im Körper wird ebenfalls durch A ersetzt und die Zahlen 60, 3, 5 und andere Positionen werden durch B ersetzt.
Diese Art der Verarbeitung eignet sich hervorragend für Batch-Desensi bilisierung, Batch-Vorlagen isierung und Batch-Standard isierung. Noch wichtiger ist, dass die Ersatz regel nur einmal festgelegt werden muss und mehrere Word-Dateien automatisch gemäß derselben Regel verarbeitet werden, um eine Wiederholung von Dokumenten zu vermeiden.
Betriebs schritte: verwenden HeSoft Doc Batch Tool Word-Schlüssel wörter für den Stapel ersetzen
Schritt 1: Gehen Sie zum Word-Tool und wählen Sie "Schlüssel wörter in Word suchen und ersetzen".
Wählen Sie nach dem Öffnen der Software die Werkzeug kategorie auf der linken Seite ausWord-Tool. Die Haupt oberfläche zeigt mehrere Funktionen im Zusammenhang mit der Verarbeitung von Word-Dokumenten an, z. B. das Hinzufügen von Wasser zeichen, das Löschen von Leerzeichen, das Konvertieren von Formaten usw. Laut Screenshot muss diesmal der erste Punkt verwendet werden:Suchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern in Word.
Der Zweck dieses Schritts besteht darin, in einen Prozess zu gelangen, der speziell für das Suchen und Ersetzen von Word-Inhalten in großen Mengen verwendet wird. Bei Word-Dateien wie docx, doc usw. kann diese Funktion priorisiert werden, solange die Ersetzung aufgabe für Schlüssel wörter im Textinhalt ist. Nachdem Sie diese Funktion ausgewählt haben, ruft die Software die Führungs verarbeitung seite auf und erledigt die Aufgabe in der Reihenfolge "Datensatz auswählen, Verarbeitung optionen festlegen, Speicherort festlegen und Verarbeitung starten".
Schritt 2: Hinzufügen von Word-Dateien, die verarbeitet werden müssen
Nach dem Aufrufen der Funktions seite zunächst in Schritt 1 "Auswählen der zu verarbeiten den Datensätze". Sie können oben rechts auf der Seite sehenDateien hinzufügen,Dateien aus Ordnern importieren,Entleeren,MehrWarten Sie auf die Tasten. 6 docx-Dateien wurden in den Screenshot importiert, und die Liste zeigt Informationen wie Seriennummer, Name, Pfad, Erweiterung, Erstellung szeit und Änderungs zeit an.
Wenn Sie nur eine kleine Anzahl von angegebenen Dateien verarbeiten müssen, können Sie auf "Dateien hinzufügen" klicken, um sie einzeln auszuwählen. Wenn in einem Ordner alle Word-Dokumente verarbeitet werden sollen, können Sie "Dateien aus Ordnern importieren" verwenden, was für Massen aufgaben besser geeignet ist. Nachdem die Datei der Liste hinzugefügt wurde, überprüfen Sie, ob Name und Pfad korrekt sind, und stellen Sie sicher, dass kein Dokument versehen tlich hinzugefügt wurde, das nicht verarbeitet werden muss. Die Anzahl der Datensätze wird unten in der Liste angezeigt. Die Anzahl der Datensätze im Screenshot beträgt 6, was bedeutet, dass diesmal 6 Dateien verarbeitet werden.
Das erwartete Ergebnis dieses Schritts ist: Alle zu ersetzenden Word-Dokumente werden in der Liste mit der Erweiterung docx angezeigt. Nachdem Sie die Richtigkeit bestätigt haben, klicken Sie unten auf der Seite auf "Weiter", um die Einstellungen für die Verarbeitung optionen aufzurufen.
Schritt 3: Wählen Sie die Formel Fuzzy, um den Text zu finden, und geben Sie ein Platzhalter für reguläre Ausdrücke ein
Schritt 2 ist der Kern der gesamten Aufgabe. Im Bereich "Keyword-Optionen festlegen" können Sie sehen, dass es zwei Optionen für "Suchen" gibt:Text genau findenUndText mit Formel unschärfe finden. In diesem Fall muss eine Klasse von Text mit Platzhaltern für reguläre Ausdrücke ident ifi ziert werden. Wählen Sie daher "Text mit Formel fuzzy suchen".
Die "Liste der gesuchten Keywords" im Screenshot füllt zwei Zeilen aus:
- [A-Z]{3}: Wird verwendet, um drei aufeinander folgende englische Großbuchstaben wie BOT, ELA usw. abzustimmen.
- \ D: Wird verwendet, um aufeinander folgende Zahlen wie 60, 3, 5 usw. abzustimmen.
Die "Liste der ersetzten Schlüssel wörter" auf der rechten Seite entspricht zwei Zeilen:
- A.: Ersetzen Sie entsprechend der ersten Zeile links die übereinstimmen den drei Großbuchstaben durch A.
- B.: Ersetzen Sie entsprechend der zweiten Zeile auf der linken Seite die aufeinander folgenden Zahlen durch B.
Besonderes Augenmerk sollte hier auf die "Linien korrespondenz" gelegt werden. Die Such formel in der ersten Zeile links entspricht dem Ersetzung serge bnis in der ersten Zeile rechts, die Such formel in der zweiten Zeile links entspricht dem Ersetzung serge bnis in der zweiten Zeile rechts. Wenn die Reihenfolge umgekehrt wird, ändert sich auch das Ersetzung serge bnis. Wenn beispiels weise A und B umgekehrt geschrieben werden, wird die Abkürzung in Großbuchstaben zu B und die Zahl zu A.
Darüber hinaus gibt es in der Benutzer oberfläche die Option "Groß-und Kleinschreibung von Buchstaben ignorieren". Diese Option wird im Screenshot nicht aktiviert[A-Z]{3}Haupt sächlich mit Großbuchstaben übereinstimmen. Wenn Ihr Dokument sowohl BOT als auch Bot enthält und Sie es gemeinsam verarbeiten möchten, können Sie überlegen, ob die Groß-und Kleinschreibung gemäß den tatsächlichen Anforderungen aktiviert werden soll. Das Beispiel in diesem Artikel wird gemäß dem Screenshot festgelegt, und dieses Element wird nicht aktiviert.
Schritt 4: Legen Sie den Speicherort fest und beginnen Sie mit der Verarbeitung
Nachdem Sie die Such formel abgeschlossen und die Inhalts einstellungen ersetzt haben, klicken Sie auf "Weiter", um "Speicherort festlegen" aufzurufen. Obwohl der Screenshot nicht die Details der Speicherort-Seite zeigt, können Sie oben im Assistenten sehen, dass Schritt 3 "Speicherort festlegen" und Schritt 4 "Verarbeitung starten" ist. Im Allgemeinen wird empfohlen, die verarbeiteten Dateien bei der Stapel verarbeitung von Word-Dateien in einem neuen Ordner zu speichern, um zu vermeiden, dass das Original dokument direkt übers chrieben wird. Auf diese Weise kann die ursprüngliche Datei erneut verarbeitet werden, auch wenn die Formel einstellungen nicht den Erwartungen entsprechen.
Nachdem der Speicherort bestätigt wurde, geben Sie "Verarbeitung starten" ein. Die Software öffnet und verarbeitet den Word-Inhalt nacheinander gemäß der Datei liste und ersetzt den regel konformen Text durch den entsprechenden neuen Inhalt. Öffnen Sie nach Abschluss der Verarbeitung die Ausgabe datei, und Sie können den Effekt nach dem Ersetzen sehen.
Beschreibung der Formel für reguläre Ausdrücke: Warum können mehrere Schlüssel wörter gleichzeitig ersetzt werden?
Der Schlüssel zu diesem Beispiel liegt in zwei Formeln:
[A-Z]{3}Es kann zerlegt und verstanden werden:[A-Z] bedeutet einen englischen Großbuchstaben und {3} bedeutet, dass es dreimal hintere in ander erscheint. Es entspricht also drei aufeinander folgenden englischen Großbuchstaben. Auf diese Weise müssen BOT, ELA, ABC und XYZ nicht separat eingegeben werden. Solange sie der Regel "Drei Großbuchstaben" entsprechen, werden sie erkannt.
\ DEs kann wie folgt verstanden werden: \ d bedeutet eine Zahl, die ein-oder mehrmals auftritt. Daher können fortlaufende Zahlen wie 1, 60, 2026 abgeglichen werden. Die 60 Stunden im Screenshot werden zu B-Stunden und Seite 3 zu Seite B, weil der digitale Teil dieser Formel entspricht.
Diese Art des Schreibens eignet sich besonders für den Umgang mit strukturiertem Text. Sie können reguläre Ausdrücke als "Such regeln" und nicht als "feste Schlüssel wörter" verstehen. Die Formel-Fuzzy-Suche ist effizienter, wenn viele ähnliche, aber nicht identische Inhalte in einem Word-Dokument vorhanden sind.
Häufende Probleme und Vorsicht maßnahmen
1. Müssen Sie Word-Dateien vor dem Ersetzen sichern?
Eine Sicherung wird empfohlen. Massen ersatz Sobald die Regel falsch eingestellt ist, können mehrere Docx-oder Doc-Dateien betroffen sein. Um das Risiko zu verringern, ist es besser, zuerst eine Original datei zu kopieren oder beim Festlegen des Speicherorts ein neues Ausgabe verzeichnis auszuwählen, ohne die Original datei direkt zu überschreiben.
2. Warum stimmen die Substitution sergeb nisse nicht mit den Erwartungen überein?
Ein häufiger Grund ist, dass der Bereich regulärer Ausdrücke zu groß ist. Beispiels weise stimmt \ d mit allen fortlaufenden Zahlen überein. Wenn das Dokument Datum, Seitenzahl, Nummer oder Betrag enthält, kann es ersetzt werden. Wenn Sie nur eine bestimmte Anzahl von Zahlen ersetzen möchten, müssen Sie die Formel regeln weiter einschränken. Vor der formalen Stapel verarbeitung können Sie mit einer kleinen Anzahl von Dateien testen.
3. Muss die Schlüssel wort liste auf der linken und rechten Seite eins zu eins entsprechen?
Ja. Die linke "Liste der zu suchen den Schlüssel wörter" und die rechte "Liste der ersetzten Schlüssel wörter" entsprechen in einer Zeile. Der Inhalt, der der ersten Zeile auf der linken Seite entspricht, wird durch die erste Zeile auf der rechten Seite ersetzt, und die zweite Zeile entspricht der zweiten Zeile. Überprüfen Sie beim Einrichten mehrerer Regeln unbedingt die Anzahl der Zeilen, die Reihenfolge und den Inhalt.
4. Können doc und docx mit dieser Denkweise behandelt werden?
Die Datei erweiterung in diesem Screenshot lautet docx. Für Word-Dateien im täglichen Büro ist docx das häufigste Format. Wenn Ihr Dokument eine alte Version von doc ist, können Sie auch bestätigen, ob die aktuelle Funktion der Software das Format unterstützt, oder vor der Stapel verarbeitung in docx konvertieren.
5. Ist es geeignet, den gesamten Text zu ersetzen?
Wenn Sie einen vollständigen Absatz ersetzen möchten, gibt es im Screenshot auch die Funktion "Vollständige Absätze in Word basierend auf Schlüssel wörtern suchen und ersetzen". In diesem Artikel geht es um das Ersetzen von Schlüssel wörtern im Inhalt oder einen kurzen Text, der den Regeln entspricht. Wenn Sie das gesamte Segment entfernen oder ersetzen müssen, sollten Sie eine passend ere Funktion auswählen.
Zusammenfassung: Reduzieren Sie den wiederholten Austausch von Word mit dem Stapel verarbeitung werkzeug
Aus diesem Beispiel können Sie sehen, dass die Verwendung von HeSoft Doc Batch Tool Mit der Funktion "Schlüssel wörter in Word suchen und ersetzen" können Sie den regulären Inhalt in mehreren Word-Dokumenten gleichzeitig ersetzen. Verglichen mit dem manuellen Suchen und Ersetzen von 1.docx, 2.docx und 3.docx nacheinander eignet sich die Stapel verarbeitung besser für Office-Szenarien wie Daten sortierung, Vorlagen wartung, Inhalts desensi bilisierung und Batch-Standard isierung.
Wenn Ihre Word-Datei eine große Anzahl von Abkürzungen enthält, die BOT und ELA ähnlich sind, oder Zahlen wie 60, 3 und 5, müssen Sie sie gemäß den einheitlichen Regeln ersetzen. Es wird empfohlen, zuerst die Datei sicherung vor zubereiten und dann die Datei in der Software zu übernehmen und die Formel zu wählen. Suchen Sie nach Text, geben Sie den richtigen Ausdruck ein und ersetzen Sie den Inhalt, legen Sie den Speicher platz fest und beginnen Sie mit der Verarbeitung. Auf diese Art können wiederholte, umständliche und fehler anfällige Word-Batch-Ersatz aufgaben in einen klaren und kontroll ier baren Betriebs prozess komprimiert werden.