En el proceso de colaboración o revisión de documentos de Word durante el trabajo, enviaremos muchas palabras a otros para que las revisen y anoten. Por supuesto, para garantizar que el contenido de nuestro texto se modifique accidentalmente, necesitamos hacer una pequeña configuración en Word. A través de este método para establecer permisos para restringir la edición, podemos asegurarnos de que el contenido original no se cambie y, al mismo tiempo, los revisores también pueden ver y anotar a voluntad y hacer libremente sus propias sugerencias.
Entonces, ¿cómo deberíamos configurar varios documentos en formato Doc y Docx para que solo puedan anotar, pero no modificar el modo de edición? Este artículo le dice directa e intuitivamente una forma de implementar la configuración de múltiples documentos en lotes para que solo se puedan anotar, para ayudarlo a mejorar la eficiencia de la colaboración y las especificaciones de gestión, ¡probémoslo conmigo!
Word se establece en Vista previa de efectos solo para el modo de anotación nuevo
Después del procesamiento:
Agregar pasos de operación de contraseña restringida que solo se pueden anotar y no se pueden modificar en lotes de Word
1. Abrir 【 HeSoft Doc Batch Tool 】, Seleccione [Herramientas de Word]-[Word Agregar protección con contraseña].
2. Seleccione un método de [Agregar archivo] o [Importar archivo de carpeta] para agregar un documento de Word que solo necesita ser anotado. También puede arrastrar el archivo directamente a la parte inferior para agregar. Después de confirmar que el archivo es correcto, haga clic en Siguiente.
3. Ingrese a la interfaz de configuración, abra el botón [Restringir editar contraseña], seleccione [Solo anotación] a continuación, y también admite que solo se puedan ver, revisar o completar los datos en el formulario. La contraseña se puede completar como opcional. Si desea modificar la contraseña, debe requerir la contraseña. Si no tiene contraseña, solo necesita hacer clic para detener la protección. Después de configurarla, haga clic en Siguiente nuevamente. Luego haga clic en Examinar para determinar dónde guardar el nuevo archivo.
4. Después de esperar a que finalice el procesamiento, haga clic en la ruta roja para abrir el archivo para ver el documento de Word editado.
El documento de Word se establece en la diferencia entre solo anotación y no configuración
Documentos de Word que solo pueden ser anotados
Cuando el documento de Word está configurado en modo que solo se pueden anotar, el usuario no puede modificar directamente el contenido del cuerpo del documento, pero puede comentar el cuerpo y presentar sus propias ideas y sugerencias insertando comentarios. Esta configuración suele estar en escenarios que necesitan proteger el texto original, como la revisión de algunos documentos importantes u oficiales. En el modo de solo comentarios, el creador del documento puede asegurarse de que el contenido principal no se cambie debido a un mal funcionamiento o manipulación maliciosa. Al mismo tiempo, también puede permitir que los usuarios que leen proporcionen sus propias ideas y comentarios.
Los trabajos de los estudiantes, los profesores que consultan pueden comentar sugerencias o enviar las propuestas de la empresa a los clientes para asegurarse de que el texto original sea correcto. Finalmente, en el modo de anotación, cada comentario de usuario tendrá un registro de tiempo y un apodo de usuario, lo que es conveniente para nuestra comunicación y confirmación posteriores, y mejora en gran medida la integridad y la eficiencia del procesamiento del documento.
Documento de Word sin restricciones
Word, que solo se puede anotar sin configuración, permite a los usuarios modificar, eliminar o volver a editar directamente el texto original bajo cualquier circunstancia, y está completamente abierto. Por lo general, ocurre al comienzo de un proyecto en equipo, lo que requiere la colaboración y edición de varias personas, lo que es conveniente para que el equipo discuta registros y mejore la eficiencia del trabajo. Aunque la eficiencia ha mejorado, también irá acompañada de riesgos. Si Word es demasiado abierto, el contenido se perderá debido a errores operativos, o si no hay un registro editado, será difícil rastrear la responsabilidad.
En algunas ocasiones formales, la apertura hará que el documento sea cuestionado y su credibilidad se reducirá en gran medida. No se recomienda para todos los documentos de Word más sensibles y formales que no tengan restricciones, pero si es simple entre equipos. Colaboración, el uso de este modo puede mejorar enormemente la eficiencia de nuestro trabajo, deje que cada miembro del equipo agregue sus propias ideas.