Este artículo describe cómo eliminar las palabras clave especificadas en varios archivos docx desde la perspectiva de borrar por lotes los valores de campo del documento de Word. En el ejemplo, debe eliminar Australia, EE. UU., etc. después de Country of Origin. Después del procesamiento, el nombre del campo permanece pero el valor del campo está vacío. El artículo muestra los efectos antes y después del procesamiento, y explica HeSoft Doc Batch Tool Los pasos completos para ingresar a la herramienta Word, importar archivos, seleccionar encontrar texto con precisión, completar la lista de palabras clave, reemplazar el contenido y dejar en blanco y establecer una ubicación para guardar.
En muchos documentos de Word, la información aparecerá en forma de "valor de campo de nombre de campo", como Country of original: Australia, Departamento: Departamento de marketing, Cliente: Una empresa, Versión: Versión antigua, etc. Cuando estos valores de campo deben vaciarse, si hay muchos documentos, abrir archivos de Word uno por uno para eliminar puede llevar mucho tiempo. Este artículo toma como ejemplo la eliminación de Australia y EE. UU. Después de Country of original para presentar cómo borrar los valores de campo especificados en varios documentos de Word en lotes.
Aquí se usa HeSoft Doc Batch Tool -No. Es un software de oficina cuyo valor fundamental es procesar archivos por lotes y reducir la duplicación de trabajo. Con la función "Buscar y reemplazar palabras clave en Word", puede reemplazar las palabras clave especificadas en varios documentos docx o doc por vacías para lograr la eliminación masiva de valores de campo.
Escenario aplicable: borre el valor del campo en lotes en lugar de eliminar todo el contenido
Muchas veces, no queremos eliminar toda la línea de texto, solo queremos borrar un cierto valor. Por ejemplo, mantenga el nombre del campo "País de origen:", pero elimine el nombre del país que sigue; mantenga "Nombre del cliente:", pero elimine el nombre específico del cliente; mantenga "Precio:", pero borre el número de precio. La ventaja de esto es que la estructura del documento permanece sin cambios y se puede rellenar más tarde, lo que también es conveniente para hacer plantillas en blanco.
Si estos valores de campo se distribuyen en varios archivos de Word, la manipulación manual puede ser muy engorrosa. La herramienta de procesamiento por lotes puede ejecutar las mismas reglas en varios archivos a la vez, y es adecuada para procesar documentos de plantilla, tarjetas de datos, descripciones de productos, materiales didácticos, documentos de versiones externas, etc. Siempre que el valor del campo que se va a eliminar sea una palabra clave explícita, puede hacerlo reemplazando por vacío.
Vista previa del efecto: el valor del campo todavía se muestra en el cuerpo de Word antes del procesamiento
Como puede ver en las capturas de pantalla de los archivos previos al procesamiento, hay 6 documentos de Word en la carpeta actual con todas las extensiones de archivo docx. Esto muestra que este procesamiento no es un solo archivo, pero un lote de archivos debe limpiarse de manera uniforme.
Después de abrir uno de los documentos de Word, puede ver que el contenido está en forma de tabla, con imágenes y varios campos de descripción. La flecha roja apunta a Australia, EE. UU. Es el valor específico después del campo "Country of origin:". Son lo que se vaciará esta vez.
En este tipo de documento, si lo elimina manualmente, debe encontrar el campo correspondiente en cada archivo y luego eliminar el valor del campo. Cuantos más archivos, más acciones repetitivas y más fácil será omitir. Al buscar reemplazos por lotes, el software puede localizar automáticamente estas palabras clave y eliminarlas.
Efecto posterior al procesamiento: se conserva el nombre del campo, se elimina el valor del campo
La captura de pantalla procesada muestra que las ubicaciones originales de Australia y EE. UU. Se han vaciado, pero "Country of original:" aún se conserva. Otros campos como Size, Color, Taste, Good for, etc. no se han eliminado y las imágenes y tablas se han mantenido como están.
Este es exactamente el efecto que necesita para borrar el valor del campo en lotes: no destruye la estructura del documento, solo elimina el texto especificado. Esto es útil para los usuarios que necesitan generar plantillas en blanco, documentos desensibilizados o documentos de formato uniforme.
Paso 1: Abra la función Buscar reemplazo en la herramienta Word
Inicio HeSoft Doc Batch Tool Después de eso, seleccione "Herramientas de Word" en el lado izquierdo. En la tarjeta de funciones de la derecha, haga clic en "Buscar y reemplazar palabras clave en Word". La función en la captura de pantalla se describe como una búsqueda masiva y reemplazo de palabras clave en el contenido del archivo de Word.
Aunque nuestro objetivo es eliminar el valor del campo, el uso de la función de reemplazo de búsqueda es completamente aplicable. Porque mientras las "palabras clave reemplazadas" se dejan en blanco, el software eliminará las palabras clave que se encuentran. Esta idea es adecuada para borrar los valores de campo por lotes, eliminar palabras sensibles por lotes y eliminar contenido antiguo por lotes.
Paso 2: Seleccione el registro de archivo de Word que necesita ser procesado
Después de ingresar a la página de características, el primer paso es importar el archivo que necesita ser procesado. "Agregar archivos" e "Importar archivos de una carpeta" están disponibles en la parte superior derecha de la interfaz. Si la limpieza del valor del campo involucra documentos de Word en toda la carpeta, se recomienda importar desde la carpeta, lo que reduce el tiempo de selección uno por uno.
Después de importar el archivo, el número de serie, el nombre, la ruta, la extensión, la hora de creación, la hora de modificación y la acción se muestran en la tabla. Hay 6 registros en la captura de pantalla, de 1.docx a 6.docx. Antes de procesar, debe verificar el número de registros y la ruta del archivo para asegurarse de que estos sean los documentos en los que desea borrar los valores del campo. Si hay un archivo que no necesita ser procesado, puede quitarlo en la columna Acción. Haga clic en "Siguiente" después de confirmar que es correcto.
Paso 3: Complete el valor del campo que se borrará en la lista de palabras clave
El segundo paso es "Establecer opciones de procesamiento". En la captura de pantalla, se selecciona "Buscar texto con precisión" en "Método de búsqueda". La búsqueda precisa es más apropiada cuando desea eliminar un valor de campo explícito, como Australia, EE. UU., Un nombre de empresa o un número determinado.
En la "Lista de palabras clave a buscar", ingrese el valor del campo que se borrará línea por línea. Australia y EE. UU. están ingresadas en el ejemplo. No complete el contenido en la "Lista de palabras clave reemplazadas" a la derecha, porque la interfaz indica "Si no lo hace, significa eliminar". Una vez completado este paso, el software sabe que desea encontrar estos valores de campo en varios archivos de Word y eliminarlos.
Si desea borrar más valores de campo en el trabajo real, puede continuar agregando filas de palabras clave. Sin embargo, se recomienda confirmar que estas palabras clave no aparecerán en otras ubicaciones que no deben eliminarse. Por ejemplo, "EE. UU." También puede aparecer en el párrafo de descripción. Si solo desea borrar el valor después de un campo específico, primero debe evaluar si el contenido del documento es adecuado para su eliminación con palabras clave globales.
Paso 4 de la operación: guardar en una nueva ubicación y comenzar a procesar
Haga clic en "Siguiente" después de la configuración. De acuerdo con los pasos de la interfaz, es necesario "establecer la ubicación de guardado" y finalmente "iniciar el procesamiento". Se recomienda enviar los archivos procesados a una nueva carpeta para facilitar la comparación con los archivos originales. El valor del campo de vaciado por lotes es una operación de modificación de contenido, y mantener el original puede reducir el riesgo de mal funcionamiento.
Después de comenzar el procesamiento, el software procesa los documentos de Word en la lista de importación. Una vez completado el procesamiento, abra el documento de salida para verificar el efecto. Después del procesamiento de referencia, se eliminan Australia y EE. UU., Se conservan los nombres de los campos y otros contenidos, lo que indica que la configuración ha logrado el propósito de borrar el valor del campo.
Preguntas y precauciones frecuentes
1. Solo quiero eliminar el valor del campo, ¿por qué el nombre del campo sigue ahí?Debido a que solo se completan los valores de campo Australia y EE. UU. En la lista de palabras clave, no se completa "Country of original:". Por lo tanto, el software solo elimina los valores de campo coincidentes y los nombres de campo se conservan naturalmente.
2. ¿Qué sucede si desea eliminar el nombre del campo y el valor del campo?Puede ingresar el texto completo que desea eliminar como palabra clave. Sin embargo, los ejemplos de este artículo solo muestran la eliminación de valores de campo. Si eliminar un segmento completo depende de la configuración de la regla real.
3. ¿El procesamiento por lotes cambiará la imagen?A juzgar por la captura de pantalla del efecto, la imagen permanece después de que se elimina la palabra clave. Este artículo trata sobre el procesamiento de palabras clave de texto y no implica la eliminación o sustitución de imágenes.
4. ¿Cómo evitar eliminar contenido incorrecto?Pruebe primero con una pequeña cantidad de documentos y verifique si las palabras clave son únicas. Tenga especial cuidado con las palabras cortas y las palabras comunes.
Resumen: Vaciar los valores de campo de Word por lotes puede organizar los documentos de plantilla de manera más eficiente
Si hay valores de campo del mismo tipo en varios documentos de Word que deben vaciarse, use HeSoft Doc Batch Tool Puede mejorar significativamente la eficiencia. La clave de la operación es: ingrese a la función Buscar reemplazo en la herramienta Word, importe el archivo docx o doc, seleccione Buscar texto con precisión, ingrese el valor del campo que desea eliminar a la izquierda, el contenido de reemplazo a la derecha permanece vacío, luego establezca la ubicación de guardado y comience a procesar. Esto mantiene la estructura del documento y elimina las palabras clave especificadas en lotes. Este es un método eficiente, claro y fácil de reutilizar para el acabado de plantillas, la desensibilización de documentos y la actualización por lotes de datos.