Cet article explique comment supprimer des mots-clés spécifiés dans plusieurs fichiers docx du point de vue de la suppression par lots des valeurs de champ de document Word. Dans l'exemple, vous devez supprimer le contenu tel que Australia et USA après Country of Origin. Après le traitement, le nom du champ est conservé mais la valeur du champ est vide. L'article montre l'effet avant et après le traitement, et explique HeSoft Doc Batch Tool Entrez les étapes complètes de l'outil Word, importez des fichiers, sélectionnez la recherche précise du texte, remplissez la liste des mots-clés, laissez le contenu de remplacement vide et définissez l'emplacement d'enregistrement.
Dans de nombreux documents Word, les informations apparaîtront sous la forme de "valeurs de champ de nom de paragraphe", telles que Country of Origin: Australia, Département: Département Marketing, Client: Une entreprise, Version: Ancienne version, etc. Lorsque ces valeurs de champ doivent être vidées, il faut beaucoup de temps pour ouvrir les fichiers Word un par un pour les supprimer si le nombre de documents est élevé. Cet article prend comme exemple la suppression d'Australia et de USA après Country of Origin, et explique comment vider par lots les valeurs de champ spécifiées dans plusieurs documents Word.
Ce qui est utilisé ici est HeSoft Doc Batch Tool . C'est un logiciel de bureau dont la valeur fondamentale réside dans le traitement par lots de documents et la réduction du travail en double. Grâce à la fonction "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word", vous pouvez remplacer les mots-clés spécifiés dans plusieurs documents docx ou doc par des vides, afin de supprimer les valeurs de champ par lots.
Scène applicable: vider les valeurs de champ par lots au lieu de supprimer des segments entiers
Plusieurs fois, nous ne voulons pas supprimer toute la ligne de texte, nous voulons simplement vider une certaine valeur. Par exemple, conservez le nom du paragraphe "Country of Origin:", mais supprimez le nom du pays suivant; conservez "Nom du client:", mais supprimez le nom spécifique du client; conservez "Prix:", mais videz le numéro de prix. L'avantage de ceci est que la structure du document reste inchangée, peut être reremplie par la suite et il est également pratique de créer des modèles vierges.
Si ces valeurs de champ sont réparties dans plusieurs fichiers Word, les opérations manuelles sont très lourdes. L'outil de traitement par lots peut appliquer les mêmes règles sur plusieurs fichiers à la fois, ce qui convient au traitement de documents modèles, de cartes de données, de descriptions de produits, de matériel pédagogique, de documents de version externe, etc. Tant que la valeur du champ à supprimer est un mot-clé clair, vous pouvez le faire en remplaçant par vide.
Aperçu de l'effet: la valeur du champ est toujours affichée dans le corps de Word avant le traitement
À partir de la capture d'écran du fichier avant le traitement, vous pouvez voir qu'il y a 6 documents Word dans le dossier actuel et que les extensions de fichier sont docx. Cela montre que ce traitement n'est pas un seul fichier, mais un lot de fichiers doit être nettoyé uniformément.
Après avoir ouvert l'un des documents Word, vous pouvez voir que le contenu est composé dans un tableau, avec des images et plusieurs champs de description. La flèche rouge pointe vers Australia, USA est la valeur spécifique après le champ "Country of Origin:". Ce sont le contenu à vider cette fois.
Dans ce type de document, si vous le supprimez manuellement, vous devez trouver le champ correspondant dans chaque fichier, puis supprimer la valeur du champ. Plus il y a de fichiers, plus il y a de répétitions et plus il est facile de manquer. En recherchant des substitutions par lots, le logiciel peut automatiquement localiser ces mots-clés et les supprimer.
Effet post-traitement: le nom du champ est conservé, la valeur du champ est supprimée
La capture d'écran traitée montre que les positions d'origine d'Australie et de USA ont été vidées, mais "Country of Origin:" est toujours conservé. D'autres contenus tels que Size, Colour, Taste, Good for et d'autres champs n'ont pas été supprimés, et les images et les tableaux restent tels qu'ils sont.
C'est exactement l'effet nécessaire pour vider la valeur du champ par lots: ne pas détruire la structure du document, supprimer uniquement le texte spécifié. Cette approche est très pratique pour les utilisateurs qui doivent générer des modèles vierges, des documents désensibilisés ou des documents au format uniforme.
Étape 1: Ouvrez la fonction Rechercher des substitutions dans l'outil Word
Démarrage HeSoft Doc Batch Tool Après cela, sélectionnez "Outils Word" sur le côté gauche. Dans la carte de fonction de droite, cliquez sur "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word". Dans la capture d'écran, la fonction décrit la recherche par lots et le remplacement des mots-clés dans le contenu du fichier Word.
Bien que notre objectif soit de supprimer les valeurs de champ, l'utilisation de la fonction de substitution de recherche est entièrement applicable. Parce que tant que le "mot-clé remplacé" est laissé vide, le logiciel supprimera le mot-clé trouvé. Cette idée convient pour vider les valeurs de champ par lots, supprimer des mots sensibles par lots et supprimer l'ancien contenu par lots.
Étape 2: Choisissez les enregistrements de fichiers Word à traiter
Après être entré dans la page des fonctionnalités, la première étape consiste à importer les fichiers à traiter. En haut à droite de l'interface, vous trouverez "Ajouter des fichiers" et "Importer des fichiers à partir de dossiers". Si le nettoyage des valeurs de champ implique des documents Word dans des dossiers entiers, il est recommandé d'importer à partir de dossiers, ce qui réduit le temps de sélection un par un.
Une fois le fichier importé, le numéro de série, le nom, le chemin, l'extension, l'heure de création, l'heure de modification et l'action s'affichent dans le tableau. Il y a 6 enregistrements dans la capture d'écran, de 1.docx à 6.docx. Vérifiez le nombre d'enregistrements et le chemin du fichier avant le traitement pour vous assurer que ce sont les documents que vous souhaitez vider les valeurs de champ. Si vous avez des fichiers qui ne nécessitent pas de traitement, vous pouvez les supprimer dans la colonne Actions. Cliquez sur "Suivant" après confirmation.
Étape 3: Remplissez la valeur du champ à vider dans la liste des mots-clés
La deuxième étape consiste à «définir les options de traitement». Dans la capture d'écran, "Recherche précise du texte" est sélectionné dans la "Méthode de recherche". Lorsque vous souhaitez supprimer des valeurs de champ claires, telles que Australia, USA, un nom de société ou un certain numéro, il est plus approprié de les rechercher exactement.
Dans la liste des mots-clés à rechercher, entrez la valeur du champ que vous souhaitez vider ligne par ligne. Australia et USA sont entrés dans l'exemple. Ne remplissez pas le contenu de la "Liste des mots-clés remplacés" sur la droite, car l'interface vous invite à "Supprimer si vous ne remplissez pas". Une fois cette étape terminée, le logiciel sait que vous voulez rechercher ces valeurs de champ dans plusieurs fichiers Word et les supprimer.
Si vous souhaitez vider davantage de valeurs de champ dans le travail réel, vous pouvez continuer à ajouter des lignes de mots-clés. Cependant, il est recommandé de confirmer que ces mots-clés n'apparaissent pas dans d'autres emplacements qui ne doivent pas être supprimés. Par exemple, "USA" peut également apparaître dans le paragraphe de description. Si vous souhaitez uniquement vider la valeur après un champ spécifique, vous devez d'abord évaluer si le contenu du document convient à la suppression par mot-clé global.
Étape 4: Enregistrer dans un nouvel emplacement et commencer le traitement
Une fois les paramètres terminés, cliquez sur "Suivant". Selon les étapes de l'interface, vous devez ensuite "définir l'emplacement de sauvegarde" et enfin "commencer le traitement". Il est recommandé de sortir les fichiers traités dans un nouveau dossier pour faciliter la comparaison avec le fichier d'origine. La vidange par lots de la valeur du champ est une opération de modification de contenu, et la conservation de l'original peut réduire le risque d'opérations erronées.
Après avoir commencé le traitement, le logiciel traite le document Word dans la liste d'importation à son tour. Une fois le traitement terminé, ouvrez le document de sortie pour vérifier l'effet. Reportez-vous à la capture d'écran après le traitement, Australia et USA sont supprimés, les noms de champs et autres contenus sont conservés, indiquant que les paramètres ont atteint l'objectif de vider les valeurs de champ.
Questions fréquemment posées et considérations
1. Je veux juste supprimer la valeur du champ, pourquoi le nom du champ est-il toujours là?Étant donné que seules les valeurs de champ Australia et USA sont remplies dans la liste des mots-clés, "Country of Origin:" n'est pas rempli. Par conséquent, le logiciel ne supprime que les valeurs de champ correspondantes et le nom du champ est naturellement conservé.
2. Que faire si vous souhaitez supprimer les noms de champs et les valeurs de champ?Vous pouvez saisir le texte complet à supprimer en tant que mot clé. Mais cet exemple montre uniquement la valeur du champ de suppression. La suppression ou non du paragraphe entier dépend de vos paramètres de règle réels.
3. Le traitement par lots changera-t-il l'image?À partir de la capture d'écran de l'effet, l'image est toujours conservée après la suppression du mot-clé. Cet article traite du traitement des mots clés de texte et n'implique pas la suppression ou le remplacement des images.
4. Comment éviter de supprimer le mauvais contenu?Testez d'abord avec une petite quantité de document et vérifiez si le mot-clé est unique. Soyez particulièrement prudent avec les mots courts et courants.
Résumé: La vidange par lots des valeurs de champ Word permet d'organiser plus efficacement les documents modèles
Si des valeurs de champ du même type existent dans plusieurs documents Word qui doivent être vidées, utilisez HeSoft Doc Batch Tool Peut améliorer considérablement l'efficacité. La clé de l'opération est la suivante: entrez dans la fonction de recherche et de remplacement dans l'outil Word, importez des fichiers docx ou doc, sélectionnez la recherche précise du texte, entrez la valeur du champ à supprimer sur la gauche, laissez le contenu de remplacement à droite vide, puis définissez l'emplacement de sauvegarde et commencez le traitement. Cela permet de conserver la structure du document tout en supprimant par lots les mots-clés spécifiés. Il s'agit d'une méthode efficace, claire et facile à réutiliser pour la finition des modèles, la désensibilisation des documents et la mise à jour par lots des données.