Dieser Artikel erläutert aus der Perspektive des Massenleerens von Word-Dokumentfeldwerten, wie angegebene Schlüsselwörter in mehreren docx-Dateien gelöscht werden. Im Beispiel müssen die Inhalte nach Country of origin, wie Australia, USA usw., gelöscht werden. Nach der Verarbeitung bleibt der Feldname erhalten, aber der Feldwert ist leer. Der Artikel zeigt die Vorher-Nachher-Effekte und beschreibt die vollständigen Schritte in HeSoft Doc Batch Tool , einschließlich des Aufrufs der Word-Tools, des Imports von Dateien, der Auswahl der genauen Textsuche, des Ausfüllens der Schlüsselwortliste, des Leerlassens des Ersetzungsinhalts und der Festlegung des Speicherorts.
In vielen Word-Dokumenten erscheinen Informationen im Format „Feldname + Feldwert“, z. B. Country of origin: Australia, 部门：市场部, 客户：某公司, 版本：旧版 usw. Wenn diese Feldwerte gelöscht werden müssen, kann das bei einer großen Anzahl von Dokumenten sehr zeitaufwendig sein, wenn man jede Word-Datei einzeln öffnet, um sie zu löschen. Dieser Artikel zeigt am Beispiel des Löschens von Australia und USA hinter Country of origin, wie man bestimmte Feldwerte in mehreren Word-Dokumenten stapelweise löscht.
Hier wird HeSoft Doc Batch Tool verwendet. Es handelt sich um eine Bürosoftware, deren Kernwert in der Stapelverarbeitung von Dateien liegt, um sich wiederholende Arbeiten zu reduzieren. Mit der Funktion „Schlüsselwörter in Word suchen und ersetzen“ können bestimmte Schlüsselwörter in mehreren docx- oder doc-Dokumenten durch nichts ersetzt werden, um so das stapelweise Löschen von Feldwerten zu erreichen.
Anwendungsszenario: Stapelweises Löschen von Feldwerten statt ganzer Inhaltsabschnitte
Oft möchte man nicht ganze Textzeilen löschen, sondern nur einen bestimmten Wert leeren. Beispielsweise den Feldnamen „Country of origin:“ beibehalten, aber den Ländernamen dahinter löschen; „客户名称：“ beibehalten, aber den konkreten Kundennamen löschen; „价格：“ beibehalten, aber die Preiszahl leeren. Der Vorteil dabei ist, dass die Dokumentstruktur unverändert bleibt, später neu ausgefüllt werden kann und auch die Erstellung leerer Vorlagen erleichtert wird.
Wenn diese Feldwerte auf mehrere Word-Dateien verteilt sind, ist die manuelle Bearbeitung sehr mühsam. Stapelverarbeitungswerkzeuge können dieselben Regeln auf einmal für mehrere Dateien ausführen und eignen sich für die Bearbeitung von Vorlagendokumenten, Datenkarten, Produktbeschreibungen, Lehrmaterialien, externen Versionsdokumenten usw. Solange die zu löschenden Feldwerte eindeutige Schlüsselwörter sind, kann dies durch Ersetzen mit nichts erreicht werden.
Effektvorschau: Vor der Verarbeitung wird der Feldwert noch im Word-Text angezeigt
Im Screenshot der Dateien vor der Verarbeitung ist zu sehen, dass sich im aktuellen Ordner 6 Word-Dokumente mit der Dateiendung docx befinden. Dies zeigt, dass es sich bei dieser Verarbeitung nicht um eine einzelne Datei, sondern um eine ganze Reihe von Dateien handelt, die einheitlich bereinigt werden müssen.
Öffnet man eines der Word-Dokumente, sieht man, dass der Inhalt in Tabellenform angeordnet ist und Bilder sowie mehrere Beschreibungsfelder enthält. Die mit roten Pfeilen markierten Einträge Australia und USA sind die konkreten Werte hinter dem Feld „Country of origin:“. Sie sind der Inhalt, der dieses Mal geleert werden soll.
Müsste man in einem solchen Dokument manuell löschen, müsste man in jeder Datei das entsprechende Feld suchen und dann den Feldwert löschen. Je mehr Dateien, desto mehr sich wiederholende Aktionen und desto größer die Gefahr von Auslassungen. Durch das stapelweise Suchen und Ersetzen kann die Software diese Schlüsselwörter automatisch lokalisieren und löschen.
Effekt nach der Verarbeitung: Feldnamen bleiben erhalten, Feldwerte werden gelöscht
Der Screenshot nach der Verarbeitung zeigt, dass die Positionen, an denen vorher Australia und USA standen, nun geleert sind, „Country of origin:“ jedoch erhalten bleibt. Andere Inhalte wie Size, Colour, Taste, Good for usw. wurden nicht gelöscht, Bilder und Tabellen bleiben ebenfalls unverändert.
Dies ist genau der gewünschte Effekt beim stapelweisen Leeren von Feldwerten: Die Dokumentstruktur wird nicht zerstört, nur der angegebene Text wird gelöscht. Für Benutzer, die leere Vorlagen, anonymisierte Dokumente oder einheitlich formatierte Dokumente erstellen müssen, ist diese Verarbeitungsmethode sehr praktisch.
Bedienungsschritt 1: Öffnen Sie die Suchen-und-Ersetzen-Funktion im Word-Werkzeug
Wählen Sie nach dem Start von HeSoft Doc Batch Tool links „Word-Werkzeuge“ aus. Klicken Sie in der rechten Funktionskarte auf „Schlüsselwörter in Word suchen und ersetzen“. Im Screenshot lautet die Beschreibung der Funktion: Schlüsselwörter im Inhalt von Word-Dateien stapelweise suchen und ersetzen.
Obwohl unser Ziel das Löschen von Feldwerten ist, ist die Verwendung der Suchen-und-Ersetzen-Funktion völlig geeignet. Denn wenn das Feld „Ersetzen durch Schlüsselwort“ leer gelassen wird, löscht die Software die gefundenen Schlüsselwörter. Dieser Ansatz eignet sich zum stapelweisen Leeren von Feldwerten, zum stapelweisen Löschen sensibler Wörter und zur stapelweisen Entfernung alter Inhalte.
Bedienungsschritt 2: Wählen Sie die zu verarbeitenden Word-Dateieinträge aus
Nachdem Sie die Funktionsseite betreten haben, besteht der erste Schritt darin, die zu verarbeitenden Dateien zu importieren. Oben rechts auf der Benutzeroberfläche werden „Datei hinzufügen“ und „Dateien aus Ordner importieren“ angeboten. Wenn die Bereinigung der Feldwerte Word-Dokumente in einem ganzen Ordner betrifft, wird der Import aus dem Ordner empfohlen, um Zeit bei der Einzelauswahl zu sparen.
Nach dem Import der Dateien werden in der Tabelle die laufende Nummer, der Name, der Pfad, die Erweiterung, das Erstellungsdatum, das Änderungsdatum und Aktionen angezeigt. Der Screenshot enthält 6 Einträge, nämlich 1.docx bis 6.docx. Vor der Verarbeitung sollten Sie die Anzahl der Einträge und die Dateipfade überprüfen, um sicherzustellen, dass es sich um die Dokumente handelt, deren Feldwerte geleert werden sollen. Sollten Dateien vorhanden sein, die nicht verarbeitet werden sollen, können diese in der Aktionsspalte entfernt werden. Klicken Sie nach der Bestätigung auf „Weiter“.
Bedienungsschritt 3: Geben Sie die zu leerenden Feldwerte in die Schlüsselwortliste ein
Im zweiten Schritt gelangen Sie zu „Verarbeitungsoptionen festlegen“. Im Screenshot wurde unter „Suchmodus“ die Option „Exakte Textsuche“ gewählt. Wenn Sie eindeutige Feldwerte wie Australia, USA, einen Firmennamen oder eine bestimmte Nummer löschen möchten, ist die exakte Suche geeignet.
Geben Sie in der „Liste der zu suchenden Schlüsselwörter“ die zu leerenden Feldwerte zeilenweise ein. Im Beispiel wurden Australia und USA eingegeben. Die rechte „Liste der ersetzenden Schlüsselwörter“ bleibt leer, da der Hinweis „Leer lassen bedeutet Löschen“ anzeigt. Nach Abschluss dieses Schritts weiß die Software, dass sie diese Feldwerte in mehreren Word-Dateien suchen und löschen soll.
Wenn in der Praxis mehr Feldwerte geleert werden sollen, können Sie weitere Schlüsselwortzeilen hinzufügen. Es wird jedoch empfohlen, zunächst zu prüfen, ob diese Schlüsselwörter nicht an anderen Stellen vorkommen, die nicht gelöscht werden sollen. Beispielsweise könnte „USA“ auch in einem Beschreibungstext vorkommen. Wenn nur der Wert hinter einem bestimmten Feld geleert werden soll, muss im Voraus beurteilt werden, ob der Dokumentinhalt für die globale Schlüsselwortlöschung geeignet ist.
Bedienungsschritt 4: An neuem Speicherort speichern und Verarbeitung starten
Klicken Sie nach Abschluss der Einstellungen auf „Weiter“. Gemäß den Schritten der Benutzeroberfläche müssen Sie als Nächstes „Speicherort festlegen“ und schließlich „Verarbeitung starten“. Es wird empfohlen, die verarbeiteten Dateien in einen neuen Ordner auszugeben, um sie mit den Originaldateien vergleichen zu können. Das stapelweise Leeren von Feldwerten ist ein inhaltsändernder Vorgang. Das Aufbewahren der Originale reduziert das Risiko von Fehlbedienungen.
Nach dem Starten der Verarbeitung bearbeitet die Software die Word-Dokumente in der Importliste nacheinander. Überprüfen Sie nach Abschluss der Verarbeitung das Ergebnis, indem Sie die ausgegebenen Dokumente öffnen. Bezugnehmend auf den Screenshot nach der Verarbeitung wurden Australia und USA gelöscht, die Feldnamen und andere Inhalte blieben erhalten. Dies zeigt, dass die Einstellungen das Ziel des Leerens der Feldwerte erreicht haben.
Häufige Fragen und Hinweise
1. Ich möchte nur den Feldwert löschen, warum ist der Feldname noch da? Weil in der Schlüsselwortliste nur die Feldwerte Australia und USA eingetragen wurden, nicht jedoch „Country of origin:“. Die Software löscht daher nur die passenden Feldwerte, der Feldname bleibt selbstverständlich erhalten.
2. Was tun, wenn sowohl Feldname als auch Feldwert gelöscht werden sollen? Sie können den gesamten zu löschenden Text als Schlüsselwort eingeben. Das Beispiel in diesem Artikel zeigt jedoch nur das Löschen des Feldwerts. Ob der gesamte Abschnitt gelöscht wird, hängt von Ihren tatsächlichen Regeleinstellungen ab.
3. Verändert die Stapelverarbeitung Bilder? Wie der Ergebnis-Screenshot zeigt, bleiben die Bilder nach der Löschung der Schlüsselwörter dieses Mal erhalten. Dieser Artikel behandelt die Text-Schlüsselwortverarbeitung und betrifft nicht das Löschen oder Ersetzen von Bildern.
4. Wie vermeidet man das Löschen falscher Inhalte? Testen Sie zunächst mit wenigen Dokumenten und prüfen Sie, ob die Schlüsselwörter eindeutig sind. Bei kurzen und häufigen Wörtern ist besondere Vorsicht geboten.
Fazit: Stapelweises Löschen von Word-Feldwerten ermöglicht effizienteres Ordnen von Vorlagendokumenten
Wenn in mehreren Word-Dokumenten gleichartige Feldwerte geleert werden müssen, kann die Verwendung von HeSoft Doc Batch Tool die Effizienz erheblich steigern. Der Schlüssel zur Bedienung ist: Aufrufen der Suchen-und-Ersetzen-Funktion im Word-Werkzeug, Importieren der docx- oder doc-Dateien, Auswahl der exakten Textsuche, Eingabe der zu löschenden Feldwerte auf der linken Seite, Leerlassen des Ersetzungsinhalts auf der rechten Seite, dann Speicherort festlegen und Verarbeitung starten. So bleibt die Dokumentstruktur erhalten, während bestimmte Schlüsselwörter stapelweise gelöscht werden. Für die Vorlagenaufbereitung, Dokumentenanonymisierung und die stapelweise Aktualisierung von Materialien ist dies eine effiziente, klare und leicht wiederverwendbare Methode.