Vous avez toujours mal à la tête pour des centaines de substitutions de mots-clés dans Excel? La recherche manuelle et la substitution une par une sont non seulement longues et laborieuses, mais aussi sujettes aux erreurs et aux omissions. Aujourd'hui, je vais vous présenter un outil efficace -- HeSoft Doc Batch Tool La fonction [Remplacer les mots-clés dans Excel par lots] dans, résolvez vos problèmes de travail à la fois, remplacez rapidement par lots et économisez le contenu lourd et répétitif.
Pourquoi avez-vous besoin de remplacer les mots-clés Excel par lots?
Scène 1 (rapprochement financier): Le nom du département commercial de la société a soudainement changé. Des centaines d'anciens noms dans des dizaines de rapports au cours de l'année écoulée doivent être mis à jour avec de nouveaux noms.
Scène 2 (Gestion des informations sur les produits): l'itération du produit, les anciens codes de modèle (tels que A100) doivent être mis à jour par lots pour les nouveaux modèles (tels que A200) dans tous les tableaux d'inventaire et manuels.
Scène 3 (nettoyage des données): Pour les données client exportées du système, il existe un grand nombre de mots redondants tels que «province» et «ville» dans les informations d'adresse, qui doivent être supprimés par lots pour un format unifié.
Scène 4 (prise en charge multilingue): La documentation du projet doit être comparée en chinois et en anglais, et une série de termes professionnels chinois doit être remplacée par lots par les abréviations anglaises correspondantes.
Scène 5 (normalisation des rapports): Les rapports soumis par divers départements du groupe ont diverses expressions du même indicateur (telles que «taux d'achèvement», «taux d'achèvement» et «taux d'achèvement»), qui doivent être unifiés en termes normalisés.
Face à la situation ci-dessus, la plupart des gens ne peuvent que mordre la balle et ouvrir chaque fichier Excel, appuyez sur Ctrl H, entrez un mot, remplacez, puis entrez le mot suivant... Le travail mécanique répété peut non seulement fatiguer les yeux et les mains, mais il est également très facile de rater un certain fichier ou un certain mot-clé dans des opérations répétées, ce qui entraîne des données incohérentes et des problèmes ultérieurs.
Aperçu de l'effet de remplacement du contenu de la cellule Excel:
Avant le traitement:
Après le traitement:
Méthode 1: utiliser HeSoft Doc Batch Tool Pour remplacer par lots le mot-clé Excel
Index recommandé:★★★★★
Avantages:
1. Remplacement de la liste en un clic: entrez deux ensembles de listes de mots-clés «Rechercher» et «Remplacement», et complétez le remplacement par lots en un seul clic.
2. Traitement par lots: des centaines, des milliers de fichiers peuvent être traités en même temps, et le traitement est vraiment entièrement automatisé.
3. Options de recherche professionnelle: fournir une correspondance précise, une recherche floue, ignorer la casse et d'autres modes professionnels pour rendre le remplacement plus précis et contrôlable.
4. Maintenir les données intelligentes: après le remplacement, le format de données d'origine tel que les chiffres et les dates reste inchangé pour éviter d'endommager la calculabilité du tableau.
5, les données sont sûres et stables: le logiciel indépendant fonctionne, les données sont stockées localement et ne sont pas téléchargées, ce qui protège la sécurité des données des utilisateurs.
Inconvénients:
[ HeSoft Doc Batch Tool Vous devez télécharger localement pour l'utiliser.
Étapes de fonctionnement:
1. Télécharger et ouvrir [ HeSoft Doc Batch Tool Sélectionnez [Outils Excel] dans la barre d'outils de gauche, puis [Rechercher et remplacer les mots-clés dans Excel] à droite.
2. Cliquez sur [Ajouter un fichier] en haut à droite, ou faites glisser et téléchargez le fichier en attente par lots.
3. Pour passer à l'étape suivante, sélectionnez [Texte de la cellule] dans la plage de traitement. Dans la section [Liste des mots-clés à rechercher], vous pouvez entrer directement les mots-clés qui doivent être remplacés et sortir les mots-clés remplacés en conséquence. Prend en charge la recherche précise de texte ou la recherche floue à l'aide de formules, et fournit des options supplémentaires telles que «ignorer la casse» et «correspondre au mot complet» pour assurer la précision de la substitution.
4. Cliquez sur [Suivant], l'outil commence à remplacer par lots les mots-clés correspondants à Excel, et le résultat du traitement sera renvoyé à temps.
Méthode 2: Utiliser Office avec une recherche pour remplacer les mots-clés Excel (Ctrl H)
Index recommandé:★★★☆ ☆
Avantages: le logiciel que tout le monde utilise souvent est fondamentalement gratuit et il n'est pas nécessaire d'apprendre le fonctionnement du logiciel. Un petit nombre de remplacements simples de mots clés pour un seul fichier est très rapide.
Inconvénients: la recherche par lots est extrêmement inefficace lors du remplacement de plusieurs mots-clés dans Excel, et la liste ne peut pas être importée à la fois. Impossible de fonctionner par lots sur plusieurs fichiers; les options avancées telles que la correspondance de cellules entières, de formules uniquement, etc. sont limitées.
Étapes de fonctionnement:
1. Ouvrez Office, puis ouvrez le classeur Excel que vous devez traiter.
2. Appuyez sur le raccourci ctrl H sur le clavier pour afficher la boîte de dialogue "Rechercher et remplacer".
3. Entrez le premier mot à remplacer dans la zone "Rechercher du contenu", par exemple, "white" Entrez le mot cible "black" dans la zone de remplacement.
4. Cliquez sur le bouton "Remplacer". Mais seuls les fichiers individuels peuvent être traités, pas par lots.
Méthode 3: Utilisez Kutools for Excel pour remplacer les mots-clés dans Excel
Index recommandé:★★★★☆
Avantages: Plugin Excel puissant, adapté à plusieurs versions de WPS. Sa fonction "Recherche et substitution par lots" prend en charge la sélection de zones, de feuilles de calcul, de classeurs et peut importer/exporter des listes. Excel a une forte capacité de remplacement par lots.
Inconvénients: est un plug-in payant (bien qu'il existe une version d'essai) qui doit être intégré pour s'exécuter dans Excel. Pour les fichiers surdimensionnés ou les remplacements imbriqués extrêmement complexes, la réponse est parfois lente.
Étapes de fonctionnement:
1. Tout d'abord, assurez-vous que le plug-in Kutools a été installé et chargé avec succès dans Excel. L'onglet "Kutools" apparaîtra dans la barre de menu supérieure.
2. Cliquez sur Kutools -> Localisez et cliquez sur "Recherche de substitution par lots" dans le groupe de fonctions "Modifier". Une fenêtre de barre latérale dédiée apparaîtra.
3. Dans la barre latérale, sélectionnez d'abord la plage de remplacement dans la zone déroulante "Plage", telle que "Cellules sélectionnées", "Feuille de travail actuelle", "Toutes les feuilles de travail" ou "Workbook entier". Sélectionnez "Normal" dans "Type".
4. Dans la zone de liste "Rechercher", vous pouvez entrer manuellement "white" ligne par ligne; dans la zone de liste "Remplacer par", entrez "black". Un moyen plus efficace consiste à cliquer sur le bouton "Importer" pour importer une liste de mots-clés à deux colonnes préparée à l'avance à partir d'un fichier texte.
5. Cliquez sur le bouton "Remplacer tout". Une fois la substitution terminée, vous pouvez afficher le journal de remplacement dans l'onglet Résultats de la barre latérale.
Méthode 4: Utiliser Adobe Acrobat Pro DC pour remplacer les mots-clés dans Excel
Index recommandé:★★★☆ ☆
Ce n'est pas un outil conçu pour Excel, l'opération est un peu détournée.
Avantages: Lorsque vous éditez un fichier PDF, si le PDF est intégré avec un tableau Excel, sa fonction de recherche de substitution peut prendre effet sur le texte de la page PDF.
Inconvénients: Ce n'est pas un outil qui gère essentiellement les fichiers Excel natifs et n'est pas valide pour le format. xlsx. L'opération est encombrante et le prix est relativement cher. La mise à jour par lots des mots-clés Excel n'est pas son intention initiale.
Étapes de fonctionnement:
1. Tout d'abord, vous devez enregistrer ou imprimer tous les fichiers Excel que vous devez traiter au format PDF.
2. Ouvrez le fichier PDF généré avec Adobe Acrobat Pro (pas le Reader gratuit).
3. Cliquez sur l'outil "Modifier le PDF" dans le volet d'outils de droite. Le logiciel tentera d'identifier les blocs de texte dans le PDF.
3. Recherchez et cliquez sur l'icône "Rechercher" (loupe) dans la barre d'outils en haut pour sélectionner "Remplacer le texte". Entrez "white" dans la zone de recherche contextuelle, "black" dans la zone de remplacement, cliquez sur Remplacer. Mais la liste ne peut pas être importée et doit être saisie manuellement une par une.
4. Une fois terminé, vous obtenez un fichier PDF modifié au lieu d'un fichier Excel modifiable, qui nécessite une conversion de format.
Méthode 5: Utilisez Python (bibliothèque pandas) pour remplacer les mots-clés dans Excel
Index recommandé:★★★☆ ☆
Avantages: Très flexible et puissant, grâce à quelques lignes de code, vous pouvez réaliser n'importe quelle logique de remplacement de liste de mots clés Excel que vous pouvez penser, adapté aux programmeurs et aux analystes de données pour gérer des données de masse.
Inconvénients: une base de programmation est nécessaire et l'installation de l'environnement et de la bibliothèque Python est un énorme obstacle pour l'utilisateur moyen. Les personnes qui n'ont pas étudié ne peuvent pas commencer et ne sont pas adaptées pour résoudre rapidement les problèmes de bureau immédiats.
Étapes de fonctionnement:
1. Assurez-vous que l'ordinateur a installé Python et installez les bibliothèques nécessaires via la commande pip install pandas openpyxl.
2. Ouvrez un éditeur de texte (tel que VS Code, Notepad) et créez un nouveau fichier. py.
3. Entrez le code pour modifier le nom du fichier et le contenu du dictionnaire replace_dict dans le code aux exigences réelles.
4. Sur la ligne de commande, basculez dans le répertoire où se trouve le script et exécutez python votre nom de script. py. Observez s'il y a un rapport d'erreur et déboguez le code en fonction des informations de rapport d'erreur.
Méthode 6: Utiliser Power Query(Excel intégré) pour remplacer les mots-clés dans Excel
Index recommandé:★★☆ ☆ ☆
Avantages: Outil de conversion de données puissant officiel de Microsoft, gratuit. Grâce à des fonctions telles que "remplacer les valeurs" et "ajouter des colonnes personnalisées", le nettoyage et le remplacement des données peuvent être réalisés, ce qui convient au traitement des flux de données.
Inconvénients: Il existe de nombreuses étapes de configuration, ce qui est très inapplicable pour une simple substitution de liste de mots-clés. Vous devez actualiser la requête à chaque remplacement et l'opération n'est pas assez directe.
Étapes de fonctionnement:
1. Dans Excel, cliquez sur l'onglet "Données"-> "Obtenir des données"-> "À partir du fichier"-> "à partir du classeur", sélectionnez le fichier Excel et importez.
2. Dans l'éditeur du PQ, sélectionnez la colonne à remplacer. Cliquez avec le bouton droit pour sélectionner "Remplacer la valeur". Dans la boîte de dialogue contextuelle, vous ne pouvez entrer qu'une seule valeur de recherche et de remplacement.
3. Pour la même colonne, vous devez à nouveau bouton droit-> "valeur de remplacement" pour entrer la deuxième paire de mots-clés.
4. Si plusieurs colonnes doivent être remplacées, répétez 2-3 étapes pour chaque colonne.
5. Une fois tous les paramètres de remplacement terminés, cliquez sur le bouton "Fermer et télécharger" dans l'onglet "Accueil" avant que les données ne soient rechargées dans une nouvelle feuille de calcul dans Excel.
Méthode 7: Utiliser Google Sheets pour remplacer les mots clés dans Excel
Index recommandé:★★☆ ☆ ☆
Avantages: La collaboration en ligne est très pratique. Sa fonction de recherche et de remplacement (Ctrl H) est similaire à la version de bureau d'Excel mais prend en charge la visualisation collaborative en temps réel.
Inconvénients: la substitution d'importation par lots de listes de mots-clés n'est pas non plus prise en charge. Les fichiers doivent être téléchargés dans le cloud, ce qui pose des problèmes de sécurité des données et de confidentialité, et les fonctions sont affectées par l'environnement réseau.
Étapes de fonctionnement:
1. Ouvrez Google Drive, téléchargez le fichier Excel ou créez directement de nouveaux fichiers Google Sheets.
2. Double-cliquez sur le fichier et il s'ouvrira sous la forme de Google Sheets dans le navigateur.
3. Cliquez sur le menu supérieur "Modifier"-> "Rechercher et remplacer" ou utilisez le raccourci Ctrl H(Windows) /Cmd H (Mac).
4. Dans la boîte de dialogue contextuelle, entrez le contenu "Rechercher" et "Remplacer par". Vous ne pouvez pas importer la liste en même temps. Vous ne pouvez traiter qu'une paire de mots-clés, vider la zone de saisie, puis entrer la paire suivante.
5. Chaque fichier doit être répété 1 à 4 étapes. Toutes les opérations dépendent du réseau et les fichiers sont stockés sur des serveurs tiers.
Méthode huit: remplacer les mots clés Excel par Mac Automator (AppleScript)
Les tentatives automatisées des utilisateurs de Mac, le processus est instable et complexe.
Index recommandé:★☆ ☆ ☆ ☆
Avantages: Les utilisateurs de Mac sont gratuits et peuvent automatiser une série d'opérations en créant un "workflow".
Inconvénients: nécessité d'écrire des commandes AppleScript ou Shell, exigences techniques élevées pour les utilisateurs, configuration complexe et instabilité.
Étapes de fonctionnement:
1. Localisez et ouvrez "Automator" dans le dossier "Applications".
2. Sélectionnez "Nouveau document" et le type "Flux de travail".
3. Recherchez "Exécuter AppleScript" dans la bibliothèque de ressources de gauche et faites glisser celui-ci vers l'espace de travail de droite.
4. Dans la zone AppleScript, entrez un script complexe.
5. Cliquez sur le bouton "Exécuter" pour tester, vous devez déboguer le script à plusieurs reprises.
Par conséquent, choisir un outil approprié consiste essentiellement à budgétiser vos «coûts d'exploitation» et vos «coûts d'apprentissage». Pour les exigences de remplacement de la liste de mots clés Excel haute fréquence, multi-mots-clés et multi-fichiers, comme HeSoft Doc Batch Tool Un tel outil dédié est sans aucun doute le meilleur choix pour économiser le coût total (coût du temps).