Lors du traitement de classeurs Excel complexes en entreprise, nous devons souvent mettre à jour les mots-clés dans les tableaux, par exemple lorsqu'il faut modifier un nom de produit dans un fichier Xls ou Xlsx, ou lors de la mise à jour de termes dans d'anciens fichiers. Remplacer simplement le texte ou les chiffres n’est pas très visible ; il faut vérifier chaque modification pour en garantir l’exactitude. S’il y a des centaines ou des milliers de cellules, mettre manuellement en évidence ces mots-clés modifiés après remplacement fait perdre énormément de temps. Existe-t-il donc un moyen de remplacer en lot les mots-clés à modifier dans les cellules Excel tout en surlignant quels textes ont été remplacés ?
Cet article présente une astuce pratique pour résoudre ce problème : tout en mettant à jour le contenu Excel par lots, vous pouvez également ajouter une identification visuelle aux mots-clés modifiés, ce qui facilite la vérification et la révision ultérieures, nous permettant de conserver l'exactitude des données et d'améliorer considérablement l'efficacité de la consultation.
Quand faut-il remplacer du texte en masse dans Excel, puis le surligner ?
Marquage visuel
Lorsque les entreprises ou les institutions effectuent une vérification des données, le personnel remplace en masse le contenu erroné ou les termes d'anciennes versions. Afin que les réviseurs puissent confirmer rapidement l'emplacement des modifications, le surlignage des cellules remplacées permet d'afficher intuitivement les traces de modification, d'éviter les omissions et d'améliorer l'efficacité des vérifications répétées.
Suivi des modifications de texte
Lorsque l'entreprise traite des tableaux Excel de différentes régions ou départements, la nomenclature est généralement incohérente. Après un remplacement en masse, si seul le contenu est modifié sans marquage évident, il est très facile de créer une confusion au sein de l'équipe. Ainsi, le surlignage des cellules modifiées permet au personnel de révision de voir instantanément les modifications.
Révision après modification du document
Il existe un grand nombre de fichiers Excel relatifs aux clients, aux spécifications de produits ou aux stocks dans les services marketing et ventes. Après avoir mis à jour et remplacé le contenu de ces fichiers, les noms et les statuts des clients changent. Le fait de marquer à ce moment-là les cellules modifiées en surbrillance facilite la double vérification par le personnel responsable.
Aperçu de l'effet de mise en évidence après remplacement en masse de mots-clés dans les cellules Excel
Avant traitement :
Après traitement :
Étapes pour surligner le texte remplacé dans Xls, Xlsx
1. Ouvrez 【 HeSoft Doc Batch Tool 】, sélectionnez 【Rechercher et remplacer des mots-clés dans Excel】 dans les 【Outils Excel】.
2. Dans 【Ajouter un fichier】 ou 【Importer des fichiers à partir d'un dossier】, choisissez une méthode pour ajouter le fichier Excel dont le texte doit être remplacé. Vous pouvez également faire glisser le fichier directement ci-dessous, puis cliquez sur Suivant.
3. Accédez à l'interface de configuration des options, cochez "Texte de la cellule" comme étendue du traitement, puis choisissez la méthode et le type ci-dessous selon vos besoins.
4. Pour le mode de recherche, sélectionnez 【Recherche exacte de texte】, saisissez le texte ou les chiffres à modifier sous la liste des mots-clés, et saisissez le mot-clé de remplacement dans la liste des mots-clés après remplacement. Activez ensuite l'option de surlignage du contenu remplacé. Enfin, cliquez à nouveau sur Suivant. Cliquez sur Parcourir et choisissez l'emplacement de sauvegarde du nouveau fichier.
5. Une fois le traitement terminé, cliquez sur le chemin pour ouvrir le fichier Excel dont les mots-clés ont été remplacés et surlignés avec succès.
