Lorsqu'il y a un grand nombre de fichiers Excel dans un dossier, ouvrez manuellement chaque classeur pour afficher le nombre de pages de la feuille, puis écrivez le nombre de pages dans le nom du fichier, ce qui prend non seulement du temps, mais est également sujet aux erreurs. Cet article se concentre sur les besoins réels de bureau de "Ajouter des informations sur le nombre de pages Sheet en vrac au début du nom du fichier Excel", en présentant comment utiliser un logiciel bureautique HeSoft Doc Batch Tool , Importer des fichiers Excel tels que xlsx par lots, et écrire automatiquement le nombre de pages de la feuille devant le nom de fichier via la fonction "Nom du fichier Ajouter le nombre total de pages du document". L'article combinera l'interface de fonctionnement pour expliquer les scènes applicables, les effets avant et après le traitement, les étapes spécifiques et les précautions, vous aider à renommer rapidement les lots et à améliorer l'efficacité de l'organisation des fichiers.
Dans le bureau quotidien, de nombreuses personnes rencontreront cette situation: il y a des dizaines, voire des centaines de classeurs Excel dans un dossier, et la complexité du contenu doit être distinguée en fonction du nombre de pages de chaque fichier, ou comme lors de l'archivage, de la livraison et de l'audit. Si vous ouvrez manuellement les fichiers xlsx un par un, visualisez le nombre de feuilles de calcul, puis renommez une par une, la charge de travail est très lourde et il est facile de manquer ou de corriger les erreurs.
Les problèmes à résoudre dans cet article sont:Comment ajouter des informations sur le nombre de pages Sheet en vrac au début du nom du fichier Excel. Avec l'aide de logiciels de bureau HeSoft Doc Batch Tool , Vous pouvez traiter directement plusieurs noms de fichiers Excel par lots et écrire automatiquement les informations sur le nombre de pages du document dans le préfixe du nom de fichier, ce qui réduit considérablement la duplication du travail et améliore l'efficacité de l'organisation des fichiers.
Scènes applicables
Cette méthode de traitement par lots sera très pratique si vous avez les besoins suivants:
- Besoin d'organiser les fichiers Excel par lots et d'identifier rapidement la structure des fichiers par nombre de feuilles;
- Il est nécessaire d'ajouter le nombre de pages à plusieurs classeurs xlsx pour faciliter l'archivage, l'envoi ou l'examen;
- Il existe de nombreux documents de projet, états financiers et comptes commerciaux, et j'espère que les noms de fichiers seront plus standardisés;
- Vous ne voulez pas ouvrir manuellement les fichiers Excel un par un pour les renommer, mais vous souhaitez le faire en vrac à la fois.
En plus des communs. XlsxDocuments, dans le bureau réel, des idées similaires de renommage par lots sont souvent utilisées pour d'autres tâches de tri de documents. Pour les postes qui nécessitent un traitement à haute fréquence des noms de fichiers, la valeur de ce type de logiciel de bureau réside dans:Traitement par lots de fichiers, réduction du travail en double.
Aperçu des effets
Avant le traitement
À partir de l'exemple de la liste de fichiers dans l'interface, vous pouvez voir que le nom de fichier d'origine est similaire:
- Mars.xlsx
- Mercury.xlsx
- Moon.xlsx
- NutritionForum.xlsx
- Peanut.xlsx
Ce type de nom de fichier lui-même ne contient pas d'informations sur le nombre de pages de la feuille, et il est impossible de déterminer directement le nombre de feuilles de calcul contenues dans chaque classeur Excel lors de la visualisation.
Après le traitement
Selon l'interface de configuration, le logiciel prend en charge l'ajout du "nombre total de pages du document" au nom du fichier, et l'emplacement actuel est défini surPosition de départTout en personnalisant le texte gauche et droit:
- Texte de gauche:[Total
- Texte de droite: pages]
Ainsi, une fois le traitement terminé, le nom du fichier deviendra une forme similaire à ceci:
- [Total3pages]Mars.xlsx
- [Total5pages]Mercury.xlsx
- [Total2pages]Moon.xlsx
En d'autres termes,Les informations de la page Sheet sont ajoutées au début du nom du fichier Excel, La navigation ultérieure, le filtrage et l'archivage seront plus pratiques.
Étapes de fonctionnement
Étape 1: Accédez à la fonction "Nom du fichier Ajouter le nombre total de pages du document"
Dans la première capture d'écran de l'interface, vous pouvez voir que le côté gauche du logiciel est passéNom du fichierClassification, sélectionné dans la carte de fonction de droite"5. Le nombre total de pages du document ajouté par le nom de fichier".
Le but de cette étape est d'entrer dans la page de fonction dédiée qui ajoute des informations sur le nombre de pages au nom de fichier par lots. Pour la demande actuelle, il correspond exactement à l'ajout par lots de pages Sheet au nom de fichier Excel.
Résultats attendus:Accédez à l'interface de traitement "Nom de fichier Ajouter le nombre total de pages d'un document" et préparez-vous à importer le fichier Excel que vous devez renommer.
Étape 2: Importation par lots de fichiers Excel qui doivent être traités
Dans la deuxième capture d'écran, le titer de la page est déjà affiché commeNombre total de pages d'un document ajouté par un nom de fichier. Actuellement à l'étape 1:Sélection des enregistrements à traiter.
Deux entrées d'importation principales sont visibles au-dessus de la page:
- Ajouter un fichier
- Importer des fichiers à partir d'un dossier
Si vos fichiers Excel sont dispersés, vous pouvez utiliser "Ajouter des fichiers" pour les sélectionner un par un ou par lots. Si plusieurs fichiers xlsx se trouvent dans le même répertoire, il sera plus efficace d'utiliser directement "Importer des fichiers à partir d'un dossier".
Après l'importation, des informations telles que le nom, le chemin, l'extension, l'heure de création et l'heure de modification du fichier sont affichées dans la liste. Plusieurs fichiers Excel ont été importés dans la capture d'écran, tels que Mars.xlsx, Mercury.xlsx, Moon.xlsx, etc., et les extensions sont xlsx.
Le but de l'opération de cette étape:Ajoutez les fichiers Excel qui doivent être traités uniformément à la liste des tâches à la fois.
Résultats attendus:Afficher les fichiers en attente dans la liste des tâches, cliquez en bas après confirmationProchaine étapeEntre dans les paramètres.
Étape 3: Définir le nombre de pages à insérer devant le nom de fichier
La troisième capture d'écran montre l'étape 2:Définir les options de traitement.
Voici trois paramètres clés:
- EmplacementSélection:Position de départ
- Personnaliser le texte à gaucheEntrée [Total
- Personnaliser le texte à droite: Saisie de pages]
Parce que le choix ici estPosition de départ, Le système ajoutera donc "le nombre total de pages du document" comme préfixe du nom de fichier, c'est-à-dire en haut du nom de fichier d'origine.
Le rôle du texte de gauche et du texte de droite est d'envelopper le nombre de pages dans un format plus lisible. Par exemple, le nombre de pages est 4, alors le préfixe final peut être:
[Total4pages]
Combiné avec le nom de fichier d'origine, vous obtenez similaire:
[Total4pages]Mars.xlsx
Le but de l'opération de cette étape:Clarifier l'emplacement où les informations sur le nombre de pages sont ajoutées et définir le format d'affichage du nom de fichier final.
Résultats attendus:Une fois tous les fichiers Excel traités, les informations sur le nombre de pages de la feuille seront ajoutées au début du nom du fichier.
Étape 4: passer à l'étape suivante et terminer le traitement par lots
Selon le processus d'interface, après avoir terminé "Définir les options de traitement", cliquez sur le basProchaine étape, Le suivi entrera également:
- Étape 3:Définir l'emplacement de sauvegarde
- Étape 4:Commencer le traitement
Bien que la capture d'écran ne développe pas les détails spécifiques des deux dernières étapes, elle peut être raisonnablement jugée à partir de la barre de processus. Ensuite, il vous suffit de continuer à suivre l'assistant pour terminer le réglage de l'emplacement de sauvegarde, puis d'effectuer le traitement.
Le but de l'opération de cette étape:Confirmez l'emplacement de sortie et effectuez formellement la tâche de renommer en bloc.
Résultats attendus:Le logiciel lit automatiquement le nombre total de pages de chaque classeur Excel (c'est-à-dire les informations de quantité de feuille correspondantes) et met à jour le nom du fichier par lots sans modification manuelle.
Questions fréquentes ou considérations
1. Comment comprendre le "nombre total de pages" ici quand il est utilisé pour Excel?
À en juger par la scène d'utilisation actuelle, cet article correspond àAjouter des informations sur le nombre de pages Sheet en vrac au début du nom du fichier Excel. Autrement dit, dans le scénario de classeur Excel, le nombre de pages ici peut être compris comme le nombre de feuilles dans le classeur, utilisé pour identifier rapidement la structure du fichier.
2. Il est recommandé de vérifier d'abord si les fichiers importés sont tous des fichiers xlsx à traiter
Avant de commencer le traitement, il est recommandé de vérifier le nom de fichier, le chemin et l'extension dans la liste pour éviter d'ajouter des fichiers Excel qui n'ont pas besoin d'être modifiés à la tâche. Surtout lorsqu'il y a plus de données sous le même dossier, cette étape peut réduire les erreurs de fonctionnement.
3. Texte personnalisé Pour penser à l'avance aux spécifications de dénomination
Le format des paramètres dans la capture d'écran est le style de [pages Total], qui convient à l'environnement de dénomination anglais. Si vos habitudes de dénomination de fichiers sont biaisées en chinois, vous pouvez également ajuster le texte gauche et droit en fonction de vos propres spécifications pour rendre le nom de fichier final plus unifié et plus lisible.
4. Il est recommandé de conserver la sauvegarde du fichier d'origine avant le traitement par lots
Bien que le changement de nom par lots des logiciels de bureau soit très efficace, il est toujours recommandé de sauvegarder un document original pour les comptes importants, les états financiers et les données de projet, en particulier lors du premier traitement par lots.
5. Une fois les spécifications de nom de fichier unifiées, il est plus propice à la récupération et à l'archivage
L'ajout du numéro de page Sheet au nom du fichier Excel n'est pas seulement pour "bien paraître", mais plus important encore, la récupération ultérieure est plus efficace. Par exemple, lorsque plusieurs personnes collaborent, la complexité du classeur peut être jugée au préalable en voyant le nom du fichier, ce qui réduit le temps nécessaire pour ouvrir le fichier à plusieurs reprises pour confirmer.
Résumé
Pour ceux qui ont besoin d'organiser fréquemment des fichiers Excel, xlsx,Ajouter des informations de pages Sheet en vrac au début du nom du fichierEst une action de gestion de fichiers très pratique. Par HeSoft Doc Batch Tool DansNombre total de pages d'un document ajouté par un nom de fichierFonction, vous pouvez transformer le travail qui devait ouvrir les fichiers un par un et renommer manuellement en un processus d'importation, de configuration unifiée et d'achèvement par lots.
C'est exactement la valeur fondamentale des logiciels de bureau dans le travail réel:Traitement par lots de documents, réduction du travail répétitif et amélioration de l'efficacité.
Si vous avez actuellement besoin de modifier le nom du fichier Excel par lots, vous pouvez tout aussi bien suivre les étapes de cet article: entrez d'abord la fonction "Nom du fichier pour ajouter le nombre total de pages du document", importez le fichier xlsx, sélectionnez l'emplacement de départ, définissez le texte gauche et droit, puis continuez à terminer l'enregistrement et le traitement. De cette manière, les informations sur le nombre de pages de la feuille peuvent être rapidement ajoutées au nom du fichier, ce qui rend le tri des fichiers plus standardisé et permet de rechercher plus de temps.