Cuando hay muchos archivos de Excel en una carpeta, abra manualmente cada libro de trabajo para ver el número de páginas de la hoja y luego escriba el número de páginas en el nombre del archivo, lo que no solo requiere mucho tiempo, sino que también es propenso a errores. Este artículo se centra en los requisitos reales de la oficina de "agregar información de páginas de hojas en lotes al comienzo del nombre del archivo de Excel" y presenta cómo utilizar el software de oficina. HeSoft Doc Batch Tool , Importe archivos de Excel como xlsx en lotes y escriba automáticamente el número de páginas de Sheet antes del nombre del archivo a través de la función "Agregar el número total de páginas del documento al nombre del archivo". El artículo combinará la interfaz de operación para explicar los escenarios aplicables, los efectos antes y después del procesamiento, los pasos específicos y las precauciones para ayudarlo a completar rápidamente el cambio de nombre por lotes y mejorar la eficiencia de la organización de archivos.
En la oficina diaria, muchas personas se encontrarán con esta situación: hay docenas o incluso cientos de libros de Excel en una carpeta, y es necesario distinguir la complejidad del contenido de acuerdo con el número de páginas de cada archivo, o como archivo, entrega, Identificación auxiliar durante la revisión. Si abre manualmente los archivos xlsx uno por uno, verifica el número de hojas de trabajo y luego cambia el nombre uno por uno, la carga de trabajo es muy grande y es fácil perder o corregir errores.
El problema a resolver en este artículo es:Cómo agregar información de número de páginas de Sheet en lotes al comienzo del nombre de archivo de Excel-No. Con software de oficina HeSoft Doc Batch Tool , Puede procesar directamente varios nombres de archivo de Excel en lotes y escribir automáticamente la información del número de páginas del documento en el prefijo del nombre del archivo, lo que reduce significativamente la duplicación de trabajo y mejora la eficiencia de la organización de archivos.
Escenarios aplicables
Este método de procesamiento por lotes puede ser muy útil si tiene los siguientes requisitos:
- Es necesario organizar los archivos de Excel en lotes e identificar rápidamente la estructura de archivos por número de hojas;
- Es necesario agregar un número de páginas a varios libros de trabajo xlsx para facilitar el archivo, envío o revisión;
- Hay muchos datos de proyectos, estados financieros y cuentas comerciales, y espero que el nombre del archivo sea más estandarizado;
- No desea abrir manualmente los archivos de Excel uno por uno para cambiar el nombre, desea hacerlo en lotes de una vez.
Además del común-No. XlsxArchivos, en la oficina real, ideas similares de cambio de nombre por lotes se utilizan a menudo para otras tareas de organización de documentos. Para puestos que requieren procesamiento de archivos de alta frecuencia, el valor de este tipo de software de oficina radica en:Procesamiento de archivos por lotes para reducir la duplicación de trabajo-No.
Vista previa del efecto
Antes del procesamiento
Como puede ver en el ejemplo de la lista de archivos en la interfaz, el nombre de archivo original es similar:
- Mars.xlsx
- Mercury.xlsx
- Moon.xlsx
- NutritionForum.xlsx
- Peanut.xlsx
Este tipo de nombre de archivo en sí no contiene información sobre el número de páginas de Sheet, por lo que no puede determinar directamente cuántas hojas de trabajo contiene cada libro de Excel.
Después del procesamiento
De acuerdo con la interfaz de configuración, se puede ver que el software admite agregar "el número total de páginas del documento" al nombre del archivo, y la ubicación actual se establece enPosición de inicio, También personaliza el texto izquierdo y derecho:
- Texto de la izquierda:[Total
- Texto a la derecha: páginas]
Entonces, una vez completado el procesamiento, el nombre del archivo se convertirá en una forma similar a esta:
- [Total3pages]Mars.xlsx
- [Total5pages]Mercury.xlsx
- [Total2pages]Moon.xlsx
Es decir,La información del número de páginas de Sheet se agregará al comienzo del nombre del archivo de Excel, La navegación, el filtrado y el archivo de seguimiento serán más convenientes.
Pasos de operación
Paso 1: Ingrese a la función "Agregar el número total de páginas del documento al nombre del archivo"
En la primera captura de pantalla de la interfaz, puede ver que el lado izquierdo del software se ha cambiado aNombre del archivoCategoría, seleccionada en la tarjeta de función de la derecha"5. El número total de páginas del documento agregado al nombre del archivo"-No.
El propósito de este paso es ingresar a la página de funciones dedicada para agregar información de páginas al nombre del archivo en lotes. Para los requisitos actuales, corresponde al número de páginas de Sheet agregadas por lotes a los nombres de archivo de Excel.
Resultados esperados:Ingrese a la interfaz de procesamiento "Nombre de archivo para agregar el número total de páginas del documento" y prepárese para importar el archivo de Excel que necesita ser renombrado.
Paso 2: Importar por lotes los archivos de Excel que necesitan ser procesados
En la segunda captura de pantalla, el título de la página se ha mostrado comoEl número total de páginas del documento añadido al nombre del archivo-No. Actualmente en el paso 1:Seleccionar los registros que deben procesarse-No.
Hay dos entradas de importación principales visibles en la parte superior de la página:
- Añadir un archivo
- Importar archivos de una carpeta
Si sus archivos de Excel están dispersos, puede usar "Agregar archivo" para seleccionarlos uno por uno o por lotes; si varios archivos xlsx están en el mismo directorio, será más eficiente usar "Importar archivos desde carpetas" directamente.
Después de importar, la lista muestra el nombre del archivo, la ruta de acceso, la extensión, la hora de creación, la hora de modificación y más. Se han importado varios archivos de Excel en la captura de pantalla, como Mars.xlsx, Mercury.xlsx, Moon.xlsx, etc., con las extensiones xlsx.
El propósito de este paso:Agregue los archivos de Excel que deben procesarse de manera uniforme a la lista de tareas a la vez.
Resultados esperados:Los archivos pendientes se muestran completamente en la lista de tareas, haga clic en la parte inferior después de confirmar que son correctosSiguiente paso, Ingrese la configuración de parámetros.
Paso 3: configure la información del número de páginas para insertarla frente al nombre del archivo
La tercera captura de pantalla muestra el paso 2:Establecer las opciones de procesamiento-No.
Aquí hay tres configuraciones clave:
- Ubicación: SelecciónPosición de inicio
- Personalizar el texto a la izquierda: Entrada [Total
- Personalizar el texto a la derecha: Páginas de entrada]
Porque la elección aquí esPosición de inicio, Por lo que el sistema agregará "el número total de páginas del documento" como prefijo del nombre del archivo, es decir, se agregará al principio del nombre del archivo original.
La función del texto de la izquierda y del texto de la derecha es envolver el número de páginas en un formato más legible. Por ejemplo, el número de páginas es 4, entonces el prefijo final puede ser:
[Total4pages]
Combine el nombre del archivo original para obtener similar:
[Total4pages]Mars.xlsx
El propósito de este paso:Aclare la ubicación de la información del número de páginas y establezca el formato de visualización del nombre de archivo final.
Resultados esperados:Después de procesar todos los archivos de Excel, la información del número de páginas de Sheet se agregará al principio del nombre del archivo.
Paso 4: Continúe con el siguiente paso y complete el procesamiento por lotes
De acuerdo con el proceso de la interfaz, después de completar "Establecer opciones de procesamiento", haga clic en la parte inferiorSiguiente paso, Entrará en el seguimiento:
- Paso 3:Establecer la ubicación de guardado
- Paso 4:Empezar a procesar
Aunque la captura de pantalla no tiene los detalles específicos de los dos pasos posteriores a la expansión, se puede juzgar razonablemente a partir de la barra de proceso. A continuación, solo necesita continuar presionando el asistente para completar la configuración de la ubicación de guardado y luego realizar el procesamiento.
El propósito de este paso:Confirme la ubicación de salida y realice formalmente la tarea de cambio de nombre por lotes.
Resultados esperados:El software lee automáticamente el número total de páginas de cada libro de Excel (es decir, la información del número de hojas correspondiente) y actualiza el nombre del archivo en lotes sin necesidad de modificarlo manualmente.
Preguntas o consideraciones frecuentes
1. ¿Cómo entender el "número total de páginas" aquí cuando se usa en Excel?
A juzgar por el escenario de uso actual, este artículo corresponde aNombre de archivo de Excel para agregar información de número de páginas en lotes-No. Es decir, en el escenario del libro de trabajo de Excel, el número de páginas aquí puede entenderse como el número de hojas en el libro de trabajo para identificar rápidamente la estructura del archivo.
2. Se recomienda verificar primero si los archivos importados son todos archivos xlsx que deben procesarse
Antes de comenzar el procesamiento, se recomienda verificar el nombre del archivo, la ruta y la extensión en la lista para evitar agregar archivos de Excel que no necesitan ser modificados a la tarea. Especialmente cuando hay muchos datos en la misma carpeta, este paso puede reducir el mal funcionamiento.
3. El texto personalizado debe pensar en la especificación de nombres de antemano
El formato de configuración en la captura de pantalla es el estilo de [Total Pages], adecuado para el entorno de nombres en inglés. Si sus hábitos de nomenclatura de archivos son chinos, también puede ajustar el texto izquierdo y derecho de acuerdo con sus propias especificaciones para que el nombre del archivo final sea más uniforme y fácil de leer.
4. Se recomienda mantener la copia de seguridad del archivo original antes del procesamiento por lotes
Aunque el cambio de nombre por lotes del software de oficina es muy eficiente, para cuentas importantes, estados financieros y datos del proyecto, todavía se recomienda hacer una copia de seguridad de un documento original, especialmente en el primer procesamiento masivo.
5. Una vez que se unifican las especificaciones del nombre del archivo, es más propicio para la recuperación y el archivo.
Agregue el número de páginas de hoja al nombre del archivo de Excel, no solo para "verse bien", sino más importante, la recuperación posterior es más eficiente. Por ejemplo, cuando varias personas colaboran, ver el nombre del archivo puede determinar inicialmente la complejidad del libro de trabajo y reducir el tiempo para abrir el archivo repetidamente.
Resumen
Para las personas que necesitan organizar archivos de Excel y xlsx con frecuencia,Agregar información de páginas de Sheet en lotes al comienzo del nombre del archivo, Es una acción de gestión de archivos muy práctica. Por HeSoft Doc Batch Tool DeEl número total de páginas del documento añadido al nombre del archivoFunción, puede convertir el trabajo que originalmente necesitaba abrir archivos uno por uno y cambiar el nombre manualmente en un proceso de importación, configuración unificada y finalización por lotes.
Este es el valor central del software de oficina en el trabajo real:Procesamiento de archivos por lotes para reducir la duplicación de trabajo y mejorar la eficiencia-No.
Si actualmente necesita modificar el nombre del archivo de Excel en lotes, es posible que desee seguir los pasos de este artículo directamente: primero ingrese la función "Nombre del archivo para agregar el número total de páginas del documento", importe el archivo xlsx, seleccione la ubicación de inicio, configure el texto izquierdo y derecho y luego continúe guardando y procesando. De esta manera, la información del número de páginas de Sheet se puede agregar rápidamente al nombre del archivo, de modo que la organización del archivo sea más estandarizada y la búsqueda ahorre más tiempo.