Cet article se concentre sur le scénario de recherche floue de formules dans le remplacement par lot de contenu Word, expliquant comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour effectuer des remplacements par expressions régulières sur plusieurs fichiers docx. Dans l'exemple, on importe d'abord 1.docx à 6.docx, puis dans la fonction "Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word", on sélectionne "Utiliser la recherche floue de formules pour trouver du texte", on fait correspondre trois lettres majuscules et des chiffres via deux règles, et on les remplace respectivement par A et B. L'article couvre de manière exhaustive les scénarios d'application, les effets avant et après traitement, les étapes d'opération et les précautions à prendre, ce qui convient aux utilisateurs ayant besoin de normaliser par lot le contenu de documents Word.
De nombreuses tâches de modification par lots de documents Word semblent simples à première vue, mais leur exécution s'avère souvent fastidieuse. Par exemple, un dossier contient plusieurs fichiers docx, chacun renfermant des abréviations en anglais, des chiffres, des numéros ou d'autres mots-clés nécessitant un traitement unifié. Vous ne souhaitez peut-être pas seulement remplacer un terme fixe, mais remplacer tout « contenu conforme à un certain format ». Dans ce cas, utiliser la simple fonction Rechercher et remplacer de Word rend l'opération répétitive et inefficace.
Cet article présente une approche plus adaptée au travail par lots : utiliser la fonction « Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word » de HeSoft Doc Batch Tool , combinée à l'option « Utiliser une formule pour une recherche floue de texte », pour effectuer un remplacement par expressions régulières (caractères génériques) sur plusieurs fichiers Word. HeSoft Doc Batch Tool est un logiciel bureautique axé sur les besoins de traitement par lots de documents, conçu pour réduire les tâches répétitives et améliorer l'efficacité de l'organisation, du nettoyage et de la normalisation des documents.
Scénarios applicables : lorsque vous devez rechercher des mots-clés Word selon des règles
La recherche floue par formule convient aux scénarios où « la cible n'est pas fixe, mais la règle est claire ». Par exemple, vous souhaitez remplacer toutes les abréviations de trois lettres majuscules en anglais ; masquer tous les chiffres d'un document ; remplacer uniformément un type de numérotation par un espace réservé ; ou traiter uniformément les codes dans plusieurs supports de formation, modèles de contrat ou descriptions de projet. Tant que le texte cible peut être décrit par une formule, vous pouvez essayer cette méthode de recherche par lots.
Dans le travail bureautique réel, ce besoin est courant pour l'anonymisation des données, la normalisation des modèles, le nettoyage des anciens champs, l'organisation de la documentation en anglais, la génération par lots de versions externes, etc. Par exemple, des documents internes contiennent des noms de code de projet et des chiffres de date qui doivent être remplacés uniformément avant l'envoi externe ; ou bien, d'anciennes abréviations subsistent dans un lot de modèles Word et doivent être traitées uniformément avec de nouveaux identifiants. Si ces tâches sont effectuées en ouvrant manuellement chaque fichier docx, cela peut facilement entraîner des omissions, des modifications erronées et une confusion des versions.
L'avantage d'utiliser un outil de traitement par lots est de transformer l'action « fichier par fichier, recherche par recherche » en un flux de travail « importer des fichiers, définir des règles, exécuter par lots ». Plus il y a de fichiers, plus le temps gagné est significatif.
Aperçu du résultat : liste des fichiers Word avant traitement
L'objet du traitement pour cet exemple est un ensemble de fichiers docx. La capture d'écran avant traitement montre que le dossier contient six documents Word : 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx, 6.docx. Ils doivent tous se voir appliquer le même ensemble de règles de recherche et de remplacement.
Ce scénario est très typique : le nombre de fichiers n'est pas nécessairement très important, mais si chaque fichier nécessite d'exécuter la même action de remplacement répétitivement, cela consomme beaucoup de temps. Sans parler du fait que dans le travail réel, le nombre de fichiers à traiter peut ne pas être de 6, mais de plusieurs dizaines ou centaines.
Aperçu du résultat : mots-clés cibles dans le document avant traitement
En ouvrant l'un des documents Word, on peut voir qu'il y a plusieurs contenus à traiter dans le corps du texte. BOT dans le titre, ELA dans le corps du texte et 60 hours dans la phrase sont tous des éléments ciblés par cet exemple. Les flèches rouges dans la capture d'écran pointent vers ces contenus pour faciliter la compréhension de l'état avant remplacement.
D'après la régularité du texte, BOT et ELA sont tous deux composés de 3 lettres majuscules consécutives ; 60 appartient à la catégorie des chiffres. En d'autres termes, bien qu'il ne s'agisse pas du même terme fixe, ils peuvent être classés séparément en deux règles. C'est exactement là que les formules d'expressions régulières (caractères génériques) sont utiles.
Aperçu du résultat : les mots-clés ont été modifiés selon les règles après traitement
La capture d'écran après traitement montre que le contenu pertinent dans le document a été remplacé comme défini. Les abréviations originales de trois lettres majuscules ont été remplacées par A, et les chiffres par B. De multiples correspondances en début de titre, dans les paragraphes, entre parenthèses et dans les listes ont été modifiées.
Cela montre qu'avec la recherche floue par formule, le logiciel ne trouve pas seulement un terme fixe, mais identifie une catégorie de texte basée sur une règle. Pour les tâches nécessitant une normalisation par lots du contenu Word, cette méthode est plus flexible que de lister un par un tous les mots-clés.
Étape 1 : Ouvrir le logiciel et accéder à la fonction de traitement par lots Word
Après avoir lancé HeSoft Doc Batch Tool , vous pouvez voir différentes catégories d'outils sur la gauche, y compris les outils Word, Excel, PowerPoint, PDF, etc. Le traitement concerne ici des documents Word, sélectionnez donc « Outils Word » à gauche. Dans la zone des fiches de fonctions, trouvez « Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word ».
La description de cette fonction est de rechercher et remplacer par lots des mots-clés dans le contenu des fichiers Word. C'est le point d'entrée le plus direct pour les besoins de cet article. Après avoir cliqué pour entrer, le logiciel affiche une page de traitement par étapes, pratique pour permettre aux utilisateurs d'accomplir la tâche par lots selon le flux de travail.
Étape 2 : Importer plusieurs fichiers Word et confirmer les enregistrements
Après être entré dans la page de fonction, la première étape consiste à sélectionner les enregistrements à traiter. Le haut de l'interface propose « Ajouter des fichiers » et « Importer des fichiers depuis un dossier ». Si les fichiers docx à traiter sont concentrés dans le même dossier, utiliser « Importer des fichiers depuis un dossier » est généralement plus pratique ; si vous souhaitez seulement sélectionner quelques fichiers, vous pouvez utiliser « Ajouter des fichiers ».
La capture d'écran montre 6 fichiers importés, la liste affiche le nom du fichier, le chemin, l'extension, la date de création et la date de modification. Le résumé en bas indique 6 enregistrements. Cette étape de confirmation est très importante, car si l'objet du traitement par lots est mal sélectionné, les règles suivantes seront appliquées aux mauvais fichiers.
À cette étape, il est conseillé de vérifier si les noms de fichiers sont complets, les chemins corrects et les extensions conformes aux attentes. Si vous constatez une importation erronée, vous pouvez supprimer l'enregistrement correspondant dans la colonne des opérations, ou utiliser « Tout effacer » pour réimporter. Une fois confirmé, cliquez sur « Étape suivante ».
Étape 3 : Choisir la recherche floue par formule dans les options de recherche
La deuxième étape consiste à « Définir les options de traitement ». Dans la zone « Mode de recherche », deux options sont visibles : « Recherche de texte exacte » et « Utiliser une formule pour une recherche floue de texte ». Cet exemple choisit « Utiliser une formule pour une recherche floue de texte », car le contenu à traiter suit des règles (comme les abréviations en majuscules et les chiffres).
Si vous choisissez la recherche de texte exacte, vous devez entrer des mots-clés précis, comme BOT ou ELA. Mais cela ne traitera que les termes listés. S'il y a d'autres abréviations de trois lettres majuscules dans le document, vous devrez continuer à les ajouter, ce qui entraîne un coût de maintenance plus élevé. Après avoir choisi la recherche floue par formule, vous pouvez utiliser une seule formule pour correspondre à une catégorie de texte similaire, ce qui est adapté au traitement par lots.
Étape 4 : Remplir les règles de formule à rechercher
Dans la « Liste des mots-clés à rechercher » à gauche, l'exemple a saisi deux règles. La première ligne est [A-Z]{3}, pour correspondre à exactement 3 lettres majuscules consécutives. La deuxième ligne est \d+, pour correspondre à un ou plusieurs chiffres.
Ces deux règles correspondent respectivement aux deux types de contenu dans le document. [A-Z]{3} peut correspondre à des abréviations comme BOT, ELA ; \d+ peut correspondre à des chiffres comme 60, 2, 5. Grâce à ce paramétrage, l'utilisateur n'a pas besoin d'entrer un par un les textes spécifiques comme BOT, ELA, 60, mais laisse le logiciel chercher automatiquement selon les formules.
Lors de la saisie des formules, il faut s'efforcer de répondre au besoin réel. Si la règle est trop large, elle peut correspondre à du contenu non souhaité ; si elle est trop étroite, elle peut omettre des mots-clés cibles. Par conséquent, il est préférable de tester avec des documents représentatifs avant le traitement par lots formel.
Étape 5 : Remplir le contenu de remplacement
La « Liste des mots-clés de remplacement » à droite sert à saisir les résultats de remplacement. Dans la capture d'écran, la première ligne contient A, la deuxième ligne contient B. Elles correspondent respectivement aux formules de recherche de la première et de la deuxième ligne à gauche. Par conséquent, les abréviations de trois lettres majuscules seront remplacées par A, et les chiffres par B.
Cette correspondance est l'aspect le plus sujet aux erreurs dans le remplacement par lots. Il est conseillé après avoir rempli de vérifier ligne par ligne de gauche à droite : que recherche la première ligne, par quoi remplace la première ligne ; que recherche la deuxième ligne, par quoi remplace la deuxième ligne. Ne vous contentez pas de regarder si le contenu est rempli, vérifiez aussi la correspondance des positions.
La capture d'écran indique également à droite « Ne pas remplir signifie supprimer ». Cela implique que si le contenu de remplacement d'une ligne est vide, l'élément correspondant pourrait être supprimé. Pour les tâches nécessitant de nettoyer un certain type de contenu, cette indication est utile ; mais si votre objectif est de remplacer et non de supprimer, vous devez vous assurer que la ligne correspondante à droite est correctement remplie.
Étape 6 : Accéder à l'emplacement d'enregistrement et démarrer le traitement
Après avoir terminé la configuration des règles, cliquez sur « Étape suivante » en bas de page. D'après le flux en haut, les étapes suivantes incluent « Définir l'emplacement d'enregistrement » et « Démarrer le traitement ». Il est recommandé d'enregistrer les fichiers de sortie dans un nouveau répertoire pour éviter d'écraser directement les documents originaux. Surtout lors de l'utilisation d'expressions régulières, conserver les fichiers originaux réduit le risque lié aux remplacements erronés.
Après avoir défini l'emplacement d'enregistrement, passez à l'étape de démarrage du traitement pour exécuter la tâche par lots. Une fois le traitement terminé, ouvrez les documents Word dans le dossier de sortie pour inspection. Il est conseillé de vérifier d'abord les fichiers contenant un contenu typique, comme les documents ayant à la fois des abréviations en majuscules et des chiffres dans le titre et le corps du texte, puis de contrôler aléatoirement d'autres fichiers pour confirmer la cohérence des résultats.
Questions courantes et points d'attention
1. La recherche floue par formule est-elle équivalente à une expression régulière ? D'après les exemples de saisie dans la capture d'écran, l'utilisateur peut utiliser des formules comme [A-Z]{3}, \d+ pour décrire les règles de correspondance. Lors de l'utilisation réelle, il convient de valider en s'aidant des conseils dans le logiciel et de ses propres échantillons de documents.
2. Pourquoi certains endroits deviennent-ils A et d'autres B après le traitement ? Parce que deux règles de recherche et deux résultats de remplacement ont été définis. La première règle correspond aux trois lettres majuscules, remplacées par A ; la deuxième règle correspond aux chiffres, remplacés par B.
3. Comment éviter de remplacer des chiffres qui ne devraient pas l'être ? N'utilisez pas une règle numérique trop large sans comprendre le contenu du document. \d+ correspondra à un ou plusieurs chiffres, une plage assez étendue. Si vous souhaitez seulement traiter des chiffres à une position ou dans un format spécifique, vous devez concevoir une règle plus précise.
4. Faut-il faire une sauvegarde avant le remplacement par lots ? Il est fortement recommandé de faire une sauvegarde. Le traitement de fichiers par lots est très efficace, mais une fois que la règle est erronée, l'étendue de l'impact s'élargit. Utiliser un nouvel emplacement de sauvegarde pour les résultats est une pratique plus sûre.
5. Peut-on ajouter plus de règles ? D'après la forme de liste de l'interface, il est possible de maintenir plusieurs lignes de recherche et de contenu de remplacement. Lors de l'ajout de règles, il faut maintenir la correspondance ligne par ligne entre la gauche et la droite, et vérifier soigneusement avant le traitement.
Résumé : rendre plus efficace la normalisation par lots du contenu Word
Utiliser des formules avec des caractères génériques d'expressions régulières pour remplacer par lots des mots-clés dans Word peut résoudre efficacement les problèmes de modification de texte dans plusieurs fichiers, à plusieurs emplacements et basée sur des règles récurrentes. HeSoft Doc Batch Tool transforme des opérations manuelles normalement répétitives en une tâche par lots unique via un flux d'importation de fichiers, de définition des options de traitement, de choix de l'emplacement de sauvegarde et de démarrage du traitement.
Dans l'exemple de cet article, 6 fichiers docx ont été traités via deux règles : [A-Z]{3} correspond aux abréviations de trois lettres majuscules et les remplace par A, \d+ correspond aux chiffres et les remplace par B. Si vous devez souvent modifier des mots-clés, des numéros, des abréviations ou des informations sensibles dans des documents Word, docx, doc, vous pouvez d'abord préparer un petit nombre de documents échantillons pour tester les règles, confirmer leur exactitude, puis exécuter le traitement par lots. Cela permet à la fois d’améliorer l’efficacité et de maintenir la cohérence des résultats du traitement des documents.