Face aux situations où différents textes de plusieurs fichiers docx doivent être remplacés simultanément, l'ouverture manuelle de chaque document Word prend beaucoup de temps. Cet article explique comment utiliser un cas de remplacement de nom de pays HeSoft Doc Batch Tool La fonction "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word", importer plusieurs fichiers Word par lots, définir une recherche précise du texte et remplir plusieurs groupes de relations de remplacement par ligne, et enfin réaliser une mise à jour unifiée du contenu de plusieurs documents.
De nombreux documents de bureau n'existent pas seuls, mais sont utilisés ensemble. Par exemple, un ensemble de matériel d'introduction de produit, plusieurs versions de contrats clients, des documents de formation distribués à différents départements, des instructions divisées en chapitres, etc. Lorsque le même lot de mots dans ces fichiers Word doit être modifié, le plus gênant n'est pas le remplacement lui-même, mais le grand nombre de fichiers, le grand nombre de mots-clés et le processus d'inspection lourd.
Cet article utilise le document docx comme exemple pour expliquer comment remplacer plusieurs mots-clés dans plusieurs fichiers Word à la fois. Dans l'exemple, il y a deux noms de pays "Australia" et "USA" dans le document d'origine, qui doivent être remplacés par "Canada" et "Japon" respectivement. Par HeSoft Doc Batch Tool , Vous pouvez définir ces règles de remplacement de manière centralisée, puis effectuer un lot de fichiers Word de manière unifiée pour éviter d'ouvrir les documents un par un et de rechercher des substitutions un par un.
Scènes applicables
Recherche par lots de contenu Word de remplacement, adapté à tous les scénarios de bureau qui nécessitent une mise à jour unifiée du texte du document. Par exemple, après le changement de nom de l'entreprise, l'ancien nom de l'entreprise dans tous les modèles Word doit être remplacé par un nouveau nom; avant que les données du projet ne soient archivées, le numéro de projet, le nom du client et la description de la date doivent être modifiés de manière unifiée; le service du personnel doit ajuster le nom du département dans les documents du système par lots; le personnel du marché doit prendre les anciennes spécifications du manuel du produit, l'ancien numéro de version est remplacé par un nouveau contenu.
S'il n'y a qu'un seul contenu de remplacement, l'opération manuelle est à peine faisable. Mais lorsque plusieurs groupes de mots-clés doivent être remplacés, le risque de traitement manuel augmente considérablement. Par exemple, j'ai remplacé Australia en premier, mais j'ai oublié de remplacer USA; un certain document a été traité et un autre document a été manqué; il n'a pas été enregistré après le remplacement; ou les mots-clés dans plusieurs fichiers ont des emplacements différents et le coût de vérification est très élevé. En utilisant un logiciel de traitement par lots bureautique dédié, ces actions répétées peuvent être transformées en processus configurables et exécutables par lots.
Aperçu des effets: à partir de plusieurs fichiers Word originaux aux résultats de remplacement unifié
Dans cet exemple, il y a un total de 6 documents Word dans le dossier en attente, avec des noms de fichiers de 1.docx à 6.docx. Ce type de méthode de dénomination est courant dans les données de test, les modèles par lots et les fichiers de chapitre. Lorsque l'utilisateur l'utilise réellement, il peut centraliser le docx ou les fichiers Word associés à traiter dans un dossier, puis importer le logiciel.
Ouvrez l'un des documents avant le traitement et vous pouvez voir le contenu placé dans un tableau avec une image Apple et une description textuelle. Dans le "Country of Origin", le pays d'origine de la pomme à gauche est Australia, et le pays d'origine de la pomme à droite est USA. La capture d'écran indique les deux positions à remplacer avec la flèche rouge.
Une fois le traitement par lots terminé, ouvrez le fichier Word traité pour voir. L'Australia d'origine est devenue Canada et l'USA d'origine est devenue Japon. D'autres champs tels que Size, Colour, Taste, Good for, Availability, etc. restent tels qu'ils sont, et les images et la mise en page n'ont pas été détruites.
Cet effet montre que cette opération ne consiste pas simplement à changer un fichier, mais à appliquer le même ensemble de règles de remplacement à plusieurs fichiers Word. Pour les personnes qui maintiennent souvent des ensembles complets de documents, cette méthode peut réduire considérablement le travail répété.
Étape 1: Trouver l'entrée de remplacement de mot-clé Word dans le logiciel
Démarrage HeSoft Doc Batch Tool Plus tard, vous pouvez voir différents types de catégories d'outils sur la gauche, y compris les outils Word, Excel, PowerPoint, PDF, etc. Étant donné que cet objet de traitement est un document Word, vous devez entrer dans "Outil Word".
Dans la liste des outils Word, sélectionnez "Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word". Comme vous pouvez le voir à partir des instructions de l'interface, cette fonctionnalité est utilisée pour rechercher et remplacer par lots des mots-clés dans le contenu du fichier Word. L'accent est mis ici sur le "lot" et le "mot-clé": il convient non seulement pour traiter un mot dans un seul document, mais également pour traiter plusieurs groupes de mots dans plusieurs fichiers.
Une fois l'entrée correcte sélectionnée, le logiciel entre dans un assistant étape par étape. Ce type de processus est plus convivial pour les utilisateurs de bureau, car il démonte des tâches complexes en plusieurs étapes pour sélectionner des fichiers, définir des options, définir l'emplacement de sauvegarde et démarrer le traitement. Les utilisateurs n'ont qu'à les terminer dans l'ordre.
Étape 2: Importer des documents Word nécessitant un traitement par lots
Après être entré dans la page des fonctionnalités, venez d'abord à "Sélectionner les enregistrements à traiter". Au-dessus de l'interface, vous trouverez deux entrées communes, "Ajouter des fichiers" et "Importer des fichiers à partir de dossiers". Si vous souhaitez traiter uniquement quelques documents spécifiés, vous pouvez utiliser "Ajouter des fichiers". Si vous souhaitez traiter plusieurs documents Word dans un dossier entier, il est préférable de cliquer sur "Importer des fichiers à partir d'un dossier".
6 enregistrements ont été importés dans la capture d'écran, les noms des fichiers sont 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx, 6.docx. La liste indique également le chemin d'accès du fichier, l'extension, l'heure de création et l'heure de modification, ce qui permet aux utilisateurs de confirmer que le fichier importé est correct. Le bas de l'interface indique que le nombre d'enregistrements est de 6, indiquant que la tâche actuelle exécutera le traitement de suivi de ces 6 fichiers Word.
Après l'importation, il est recommandé de faire trois vérifications: premièrement, vérifiez si le nombre de fichiers est cohérent avec les attentes; deuxièmement, confirmez si l'extension est un format Word à traiter, tel que docx; troisièmement, confirmez si le chemin provient du dossier correct. Si vous avez accidentellement importé des fichiers non pertinents, vous pouvez les supprimer via l'opération de suppression de la liste ou les réimporter après avoir cliqué sur "Vider".
Opération Étape 3: Choisissez de trouver et de remplir la relation de remplacement avec précision
Après avoir cliqué sur "Suivant", allez dans "Définir les options de traitement". Ici, vous devez d'abord choisir la méthode de recherche. La sélection de la capture d'écran est "Recherche précise du texte", ce qui signifie que le logiciel correspond avec précision au contenu du texte saisi par l'utilisateur. Pour les textes fixes tels que le nom du pays, le nom de la société, le modèle de produit et le numéro, la recherche précise est généralement plus claire.
Deux listes sous la page sont très critiques. La "Liste des mots-clés à rechercher" à gauche est utilisée pour saisir le contenu à remplacer dans le document d'origine; la "Liste des mots-clés remplacés" à droite est utilisée pour saisir le nouveau contenu remplacé. Le contenu des deux côtés correspond par ligne: la première ligne à gauche correspond à la première ligne à droite et la deuxième ligne à gauche correspond à la deuxième ligne à droite.
Dans l'exemple, indiquez Australia à la ligne 1 à gauche et Canada à la ligne 1 à droite, ce qui signifie que toutes les Australia correspondantes sont remplacées par Canada; USA à la deuxième ligne à gauche et Japan à la deuxième ligne à droite signifie USA Remplacer par Japan. Cela permet de définir les deux ensembles de mots-clés. S'il y a plus de mots dans le travail réel qui doivent être remplacés, vous pouvez continuer à les ajouter par ligne, tant que vous gardez la correspondance gauche et droite.
L'interface affiche également des options supplémentaires, notamment "ignorer la casse des lettres" et "faire correspondre le mot complet au lieu d'une partie du mot". Si la casse du document n'est pas uniforme, vous pouvez envisager l'option de casse selon vos besoins; si le mot-clé peut être intégré dans d'autres mots, utilisez soigneusement la correspondance de mots complète pour éviter les remplacements erronés ou manqués.
Étape 4: Définir la position de sortie et effectuer le traitement par lots
Après avoir terminé la configuration du mot-clé, cliquez sur "Suivant" en bas de la page. Vous pouvez voir à partir de la barre de processus, puis vous entrerez dans "Définir l'emplacement de sauvegarde", suivi de "Démarrer le traitement". Il est recommandé de sélectionner un nouveau répertoire de sortie, tel que le dossier "Après traitement", lors de la configuration de l'emplacement d'enregistrement. L'avantage de ceci est que le fichier Word d'origine ne sera pas confondu et qu'il sera pratique de vérifier la comparaison une fois le traitement terminé.
Après être entré dans la phase de démarrage du traitement, le logiciel traitera plusieurs fichiers Word par lots en fonction de la liste des fichiers importés précédemment et des règles de remplacement définies. Les utilisateurs n'ont pas besoin d'ouvrir les fichiers 1.docx, 2.docx, 3.docx et autres un par un, ni d'effectuer à plusieurs reprises des commandes de recherche et de remplacement dans Word. Une fois le traitement terminé, ouvrez le document dans le dossier de sortie et vérifiez si l'emplacement clé a été mis à jour.
Avant de traiter formellement une grande quantité de données, il est recommandé d'utiliser un ou deux exemples de documents pour les tests. Après avoir confirmé qu'Australia a été remplacé par Canada et USA a été remplacé par Japan, et cela n'a pas affecté d'autres contenus, le dossier complet sera traité. Cela permet d'équilibrer efficacité et précision.
Questions fréquentes ou considérations
1. L'ordre de plusieurs groupes de mots-clés est-il important?Important. Les listes gauche et droite correspondent par ligne, et les anciens mots des premières lignes de gauche seront remplacés par de nouveaux mots de la même ligne à droite. Par conséquent, faites particulièrement attention au numéro de ligne lors du remplissage et n'écrivez pas les positions du Canada et du Japon.
2. peut remplacer le contenu chinois?Cet exemple utilise le nom de pays anglais pour la démonstration, mais la logique fonctionnelle consiste à rechercher et remplacer les mots-clés texte dans Word. Dans le bureau proprement dit, il peut généralement être utilisé dans des textes chinois tels que le nom de l'entreprise, le nom du département, le nom du projet et le texte des termes. Les résultats spécifiques de l'identification et du traitement du logiciel prévaudront.
3. Pourquoi des contrôles ponctuels sont-ils effectués après le traitement?Le traitement par lots est efficace, mais une fois que les règles sont mal écrites, les erreurs se produisent également par lots. Par conséquent, il est recommandé de vérifier au moins quelques documents après le traitement, en particulier les documents contenant des tableaux, des images, des en-têtes ou des grilles complexes.
4. Est-il recommandé d'écraser directement le fichier d'origine?Pas recommandé. Un moyen plus sûr est de sortir dans un nouveau dossier et de conserver le fichier d'origine comme sauvegarde. De cette façon, si vous constatez que la règle de remplacement est inappropriée, vous pouvez la redéfinir et la traiter à nouveau.
5. À quoi sert l'affichage des informations de temps dans la liste des fichiers?L'heure de création et l'heure de modification peuvent aider à confirmer si le fichier est la version cible, en particulier lorsqu'il existe plusieurs fichiers similaires dans le même répertoire, ce qui peut réduire la probabilité de sélection du mauvais fichier.
Résumé
Pour trouver et remplacer différents textes par lots dans un lot de fichiers docx, la clé est de gérer de manière centralisée les règles de sélection et de remplacement des fichiers. HeSoft Doc Batch Tool Grâce à la fonction "Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word", les utilisateurs peuvent importer plusieurs documents Word à la fois et définir la correspondance entre plusieurs groupes de mots anciens et nouveaux sur la même page. Dans l'exemple, les résultats de remplacement d'Australia au Canada et des États-Unis au Japon montrent que cette fonction convient aux tâches de bureau avec plusieurs fichiers et plusieurs mots clés.
Si vous maintenez un grand nombre de modèles Word, de données explicantes ou de documents de projet, vous pouvez d'abord organiser le dossier en attente, puis suivre les étapes de cet article pour importer le fichier, remplir la liste de remplacement, définir l'emplacement d'enregistrement et commencer le traitement. Par rapport à la modification manuelle des documents ouverts un par un, cette méthode est plus efficace et plus facile à garantir la cohérence des documents en vrac.