Lorsqu'il y a des mots-clés dans de nombreux documents Word qui doivent être modifiés de manière unifiée, il faut beaucoup de temps pour ouvrir les fichiers docx ou doc pour trouver et remplacer un par un, et il est facile de les manquer. Cet article avec HeSoft Doc Batch Tool À titer d'exemple, montrez comment importer plusieurs fichiers Word à la fois, et configurez plusieurs groupes de «mots-clés de recherche» et de «mots-clés de remplacement» pour remplacer plusieurs mots-clés dans le contenu du fichier Word par lots, ce qui convient aux mises à jour de données, aux révisions de modèles, aux ajustements de champ de contrat, au remplacement unifié de la copie de produit et à d'autres scènes.
Dans le bureau quotidien, vous rencontrez souvent une telle situation: il y a des dizaines, voire des centaines de documents Word dans un dossier, et il y a des mots fixes qui doivent être modifiés uniformément. Par exemple, remplacez l'ancien nom de pays, l'ancien nom de l'entreprise, l'ancien modèle de produit, l'ancien nom de département ou le champ expiré par un nouveau contenu. Si vous utilisez uniquement "Rechercher et remplacer" dans un seul document Word, le traitement d'un fichier est acceptable; mais lorsque le nombre de fichiers est important et qu'il y a plus d'un mot-clé à remplacer dans chaque fichier, l'opération manuelle deviendra très inefficace.
Les problèmes à résoudre dans cet article sont:Comment remplacer plusieurs mots-clés dans de nombreux fichiers Word par lots. Dans l'exemple, vous devez traiter 6 fichiers docx et mettre dans le contenu du documentAustraliaRemplacer parCanada, MettezUSARemplacer parJapan. Avec l'aide HeSoft Doc Batch Tool , Vous pouvez importer plusieurs fichiers Word à la fois, définir de manière centralisée plusieurs ensembles de règles de recherche et de remplacement, puis terminer le traitement par lots pour réduire le travail en double et réduire le risque de modification manquée.
La valeur fondamentale de ce type de logiciel bureautique qui traite des fichiers par lots n'est pas de remplacer Word lui-même, mais de centraliser les actions répétées «d'ouvrir un par un, de rechercher un par un, de remplacer un par un et de sauvegarder un par un». Pour les personnes qui traitent fréquemment des documents Word tels que docx et doc, la recherche et la substitution par lots peuvent considérablement améliorer l'efficacité.
Scènes applicables: ce qui convient pour remplacer plusieurs mots-clés dans un fichier Word par lots
Le remplacement par lots de mots-clés Word ne s'applique pas seulement à un certain type de document, il est courant dans de nombreux scénarios de bureau. Tant qu'un contenu textuel identique ou similaire existe dans plusieurs fichiers Word et qu'une mise à jour unifiée est requise, vous pouvez envisager d'utiliser la fonction de remplacement de recherche par lots.
1. Mise à jour en masse de l'ancien nom dans les données
Par exemple, après le changement de nom de l'entreprise, la mise à niveau de la marque et l'ajustement du département, l'ancien nom reste dans un grand nombre de documents Word. La modification de fichier par fichier est facile à omettre. L'utilisation de la substitution par lots peut remplacer l'ancien nom par un nouveau nom.
2. Modification par lots des champs fixes dans les contrats, accords, modèles
Le modèle de contrat, la description du devis et la documentation du projet contiennent souvent des champs tels que le nom de la partie A, le nom du projet, la région et le contact. Si le même lot de fichiers doit remplacer plusieurs ensembles de contenu, vous pouvez définir plusieurs correspondances de mots-clés à la fois.
3. Traitement par lots des données sur les produits, du matériel de formation, des documents explicatifs
Lorsque les paramètres du produit, le modèle, le numéro de version, le pays, la date et d'autres informations changent, plusieurs documents Word doivent être mis à jour simultanément. En utilisant la fonction de remplacement par lots, vous pouvez éviter de basculer entre différents fichiers.
4. Correction par lots de mots erronés ou d'expressions irrégulières dans le document
Certains documents peuvent être copiés et utilisés pendant longtemps, et il y a des mots fixes et inexactitudes, des expressions anciennes ou des écritures anglaises incohérentes. Le texte dans plusieurs fichiers docx ou doc peut être réglementé à la fois en recherchant des substitutions par lots.
5. Remplacement simultané de plusieurs groupes de mots-clés
L'objectif de cet exemple n'est pas de remplacer un seul mot, mais de remplacer plusieurs mots-clés en même temps. Par exemple, Australia correspond au Canada et USA correspond au Japon. Une fois les règles de remplacement à plusieurs ensembles définies de manière centralisée, le logiciel traite les fichiers Word importés par lots selon les règles.
Aperçu des effets: Changements de contenu Word avant et après le traitement
Avant le traitement: plusieurs fichiers Word contiennent des mots-clés à remplacer
À partir de la liste des fichiers avant le traitement, vous pouvez voir que cet exemple a préparé 6 documents Word, dont les noms de fichiers sont 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx et 6.docx. Ces fichiers doivent tous être impliqués dans le traitement par lots.
Ouvrez l'un des fichiers Word pour voir que le contenu du document est une introduction aux variétés de pomme qui contient le champ "Country of Origin". Avant le traitement, le pays dans le contenu de gauche estAustraliaLe pays dans le contenu à droite estUSA. La flèche rouge dans la capture d'écran indique la position à remplacer.
S'il n'y a que ce contenu, le remplacement manuel n'est pas compliqué; mais dans le travail réel, un contenu similaire peut être distribué dans plusieurs fichiers Word, plusieurs paragraphes, plusieurs tables ou plusieurs pages de documents. En recherchant manuellement un par un, il est facile de se poser des problèmes tels qu'un fichier n'a pas été ouvert, un certain mot-clé n'a pas été remplacé et un certain emplacement a été manqué.
Après traitement: plusieurs mots-clés ont été remplacés par des règles
Une fois le traitement par lots terminé, consultez le contenu du document Word et vous pouvez voir l'originalAustraliaEst devenuCanada, L'originalUSAEst devenuJapan. Les images, la structure du tableau et les autres contenus textuels du document conservent toujours la composition d'origine, et la modification clé est les mots-clés spécifiés dans les règles de configuration.
On peut voir d'après la comparaison d'avant en arrière que le résultat de la substitution par lots est très intuitif: les deux mots-clés qui doivent être modifiés avant le traitement deviennent les nouveaux mots correspondants après le traitement. Dans les cas où il y a un grand nombre de fichiers Word nécessitant une mise à jour unifiée, cette méthode est plus appropriée que d'ouvrir le remplacement de fichier un par un.
Étapes de l'opération: utiliser HeSoft Doc Batch Tool Rechercher et remplacer les mots-clés Word par lots
Ci-dessous, dans l'ordre des captures d'écran, montrez comment HeSoft Doc Batch Tool Terminé dans "Remplacer plusieurs mots-clés dans de nombreux fichiers Word par lots". Cet article prend le fichier docx comme exemple. Les documents Word courants dans le bureau réel incluent également le format doc, qui peut être sélectionné en fonction des types de fichiers pris en charge par l'interface logicielle lors du traitement.
Étape 1: Accédez à l'outil Word, sélectionnez "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word"
Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Plus tard, vous pouvez voir différents types de catégories d'outils de fichiers de bureau sur le côté gauche, tels que les outils Word, les outils Excel, les outils PowerPoint, les outils PDF, etc. Parce que cette fois, vous devez traiter avec le document Word, entrez d'abord dans le côté gaucheOutils WordClassification.
Dans la liste des outils Word, trouvez et cliquez sur"Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word". Dans la capture d'écran, la carte de fonction se trouve dans le premier élément de l'outil Word, indiquant que son objectif est de rechercher et de remplacer par lots des mots-clés dans le contenu du fichier Word.
Le but de cette étape est d'entrer dans le processus de traitement dédié au remplacement de mots clés de contenu Word. Une fois entré, le logiciel affiquera les étapes de traitement sous la forme d'un assistant, ce qui est pratique pour terminer l'importation de fichiers, la configuration des règles, la configuration de l'emplacement d'enregistrement et le début du traitement dans l'ordre.
Étape 2: Ajouter le fichier Word qui doit être traité en masse
Après être entré dans la fonction "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word", vous pouvez voir en haut de l'interfaceAjouter un fichier,Importer des fichiers à partir d'un dossier,Vider,PlusAttendez les boutons. Pour un petit nombre de fichiers, vous pouvez cliquer sur "Ajouter des fichiers" pour les sélectionner un par un. Si les fichiers Word sont tous placés dans le même dossier, vous pouvez utiliser "Importer des fichiers à partir d'un dossier" pour les importer une fois.
Dans l'exemple, 6 fichiers docx ont été importés et la liste affiche des informations telles que le numéro de série du fichier, le nom, le chemin, l'extension, l'heure de création et l'heure de modification. Vous pouvez voir que le chemin du fichier se trouve dans D:\ test \ et que les extensions sont docx. La zone d'agrégation inférieure indique que le nombre d'enregistrements est de 6, ce qui indique que ces fichiers ont été ajoutés avec succès à la liste en attente.
Le but de cette étape est de dire explicitement au logiciel "quels fichiers Word doivent être traités". Une fois l'importation terminée, il est recommandé de vérifier le nombre de fichiers et les noms de fichiers corrects. Si vous constatez que vous avez importé un fichier qui n'a pas besoin d'être traité, vous pouvez supprimer l'enregistrement correspondant dans la zone d'action sur le côté droit de la liste; si vous devez sélectionner à nouveau le fichier, vous pouvez également utiliser "Vider" pour le réimporter.
La sélection de fichiers est une étape cruciale lors du traitement en bloc de fichiers. Parce que le logiciel traitera les fichiers Word dans la liste conformément aux règles de mots clés définies ultérieurement. Confirmez que la portée du fichier est exacte et évitez le traitement erroné de documents non pertinents.
Étape 3: Définir la méthode de recherche et la règle de remplacement de mots clés à plusieurs groupes
Une fois l'importation du fichier terminée, cliquez sur en basProchaine étapePour accéder aux options de traitement des paramètres. Dans la capture d'écran, vous pouvez voir que l'étape actuelle est l'étape 2 et que l'interface est intitulée "Définir les options de mot-clé".
Dans la zone "Méthode de recherche", l'exemple choisi estRecherche précise du texte. Cela signifie que le logiciel trouvera avec précision le texte du mot-clé saisi. À côté, vous pouvez également voir l'option "Recherche de texte flou à l'aide de formules", mais cet exemple utilise une méthode de recherche précise, il convient donc à la gestion de scènes qui savent clairement quels mots remplacer.
Dans la zone des paramètres de mot-clé, le côté gauche estListe des mots clés à rechercherÀ droite estListe des mots clés après remplacement. Dans l'exemple, entrez Australia sur la première ligne à gauche, Canada sur la première ligne à droite; USA sur la deuxième ligne à gauche et Japan sur la deuxième ligne à droite.
Une attention particulière est requise ici: les mots-clés sur les côtés gauche et droit doivent généralement correspondre par ligne. En d'autres termes, Australia à la première ligne sera remplacée par Canada à la première ligne, et USA à la deuxième ligne sera remplacé par Japan à la deuxième ligne. Si d'autres mots-clés doivent être remplacés, vous pouvez continuer à les ajouter par ligne. Par exemple, l'ancien nom de produit correspond au nouveau nom de produit, l'ancien nom de département correspond au nouveau nom de département, l'ancienne date correspond à la nouvelle date, etc.
Des options supplémentaires peuvent également être vues dans la capture d'écran, par exempleIgnorer la casse des lettres,Faites correspondre le mot complet au lieu d'une partie du mot. La sélection de ces options doit être jugée en fonction des besoins réels. Par exemple, lors du traitement du contenu anglais, si vous voulez que Australia, Australia et AUSTRALIA soient reconnus, vous pouvez vous concentrer sur les options de casse; si vous voulez seulement remplacer des mots complets et éviter de remplacer des parties d'autres mots, vous pouvez faire attention à l'option de correspondance de mots complète.
Le but de cette étape est de définir clairement «quoi chercher» et «quoi remplacer». La liste de mots-clés est la configuration de base pour le remplacement par lots de plusieurs mots-clés dans un fichier Word. Il est recommandé de vérifier soigneusement chaque ligne avant le traitement formel pour éviter d'écrire le contraire ou la mauvaise ligne de la relation de remplacement.
Étape 4: Continuez à définir l'emplacement de sauvegarde et commencez le traitement
Une fois la règle de mot-clé définie, cliquez sur le bas deProchaine étape. À partir du processus d'interface, vous pouvez voir queDéfinir l'emplacement de sauvegardeEtCommencer le traitementDeux étapes. Bien que la capture d'écran ne déplie pas la page d'emplacement de sauvegarde et la page d'exécution finale, il peut être raisonnablement jugé à partir des étapes de l'assistant. Le logiciel demandera à l'utilisateur de confirmer l'emplacement d'enregistrement du fichier traité, puis de commencer le traitement par lots.
Cette étape suggère de choisir un emplacement pour faciliter la vérification des résultats en fonction des habitudes de travail. Afin de protéger les fichiers d'origine, les fichiers traités sont généralement enregistrés dans un dossier séparé dans le bureau réel pour faciliter la comparaison avec les fichiers originaux. Une fois la configuration terminée, entrez l'étape de démarrage du traitement et laissez le logiciel effectuer le traitement par lots conformément à la liste de fichiers et aux règles de remplacement de mots-clés importées précédemment.
Une fois le traitement terminé, vous pouvez ouvrir le fichier Word de sortie pour effectuer des contrôles ponctuels. Dans cet exemple, la capture d'écran après le traitement montre qu'Australia est devenue Canada et USA est devenue Japon, indiquant que le remplacement de plusieurs groupes de mots-clés a pris effet.
Questions fréquemment posées et considérations
1. Lorsque plusieurs groupes de mots-clés sont remplacés, les listes gauche et droite doivent correspondre un par un
Lorsque vous remplacez plusieurs mots-clés par lots, la chose la plus sujette à l'erreur est que la relation de remplacement ne correspond pas. Par exemple, la première ligne à gauche est Australia, la première ligne à droite devrait être Canada; la deuxième ligne à gauche est USA et la deuxième ligne à droite devrait être Japan. Si une ligne est manquée au milieu ou si la séquence est mal alignée, le résultat de remplacement peut ne pas répondre aux attentes.
2. Il est recommandé de sauvegarder le fichier Word original avant le traitement
La caractéristique du traitement par lots est qu'il affecte plusieurs fichiers à la fois, ce qui est très efficace, mais nécessite également une configuration préliminaire précise. Il est recommandé de conserver la sauvegarde des fichiers d'origine avant l'exécution formelle ou de produire les résultats du traitement dans un emplacement séparé. De cette façon, même si vous constatez que le paramètre de mot-clé est incorrect, vous pouvez revenir au fichier d'origine pour le retraitement.
3. Faites attention à la majuscule et à la correspondance des mots complets
Lorsque les mots clés anglais sont remplacés, la casse et la limite de mots affectent le résultat. Si vous souhaitez uniquement remplacer un texte parfaitement cohérent, vous devez utiliser une recherche précise et définir soigneusement les options supplémentaires. Si vous souhaitez que des méthodes d'écriture différentes de la casse soient également remplacées, vous devez choisir en fonction des options pertinentes dans l'interface.
4. Testez d'abord avec une petite quantité de fichiers, puis traitez tous les fichiers par lots
Si vous souhaitez traiter un grand nombre de fichiers Word ou si les règles de mot-clé sont plus compliquées, vous pouvez commencer un ou deux exemples de tests de fichier. Après avoir confirmé que les résultats sont conformes aux attentes, importez le dossier complet pour une exécution par lots. Cela peut réduire le coût de la retouche induit par le remplacement par erreur à grande échelle.
5. Vérifiez s'il existe un contenu similaire mais ne doit pas être remplacé dans le document
Par exemple, USA peut apparaître dans le corps, le tableau, le titer ou certains textes explicatifs. Si seulement certains emplacements doivent être remplacés et que les autres emplacements ne doivent pas être modifiés, vous devez être plus prudent lors de la définition des mots-clés. Pour un scénario très clair de remplacement unifié global, le traitement par lots peut tirer le meilleur parti de l'efficacité.
Résumé: Réduire le travail de modification répétée du document Word avec un outil de traitement par lots
Le remplacement par lots de plusieurs mots-clés dans de nombreux fichiers Word est essentiellement une solution au problème du travail en double. Lors du traitement manuel, vous devez ouvrir en permanence le fichier, rechercher des mots-clés, entrer et remplacer le contenu, enregistrer et fermer; et utiliser HeSoft Doc Batch Tool , Vous pouvez importer plusieurs documents docx et doc de manière centralisée, puis définir plusieurs ensembles de règles de recherche et de remplacement à la fois pour permettre au logiciel de terminer automatiquement le traitement par lots.
Dans l'exemple de cet article, Australia et USA dans les 6 fichiers Word ont été remplacés respectivement par Canada et Japan. Ce processus montre clairement la valeur de la recherche et de la substitution par lots: plus il y a de fichiers et de mots-clés, plus le temps gagné est évident et la probabilité de fuites manquées peut également être réduite.
Si vous travaillez sur des modèles de contrat, des données de projet, des descriptions de produits, des documents de formation ou un grand nombre d'autres fichiers Word, et que vous devez remplacer plusieurs mots-clés de manière unifiée, il est recommandé de suivre les étapes de cet article pour préparer la liste de fichiers et les règles de remplacement, puis utiliser le logiciel de traitement par lots. La fonction termine l'opération. Cela peut non seulement améliorer l'efficacité, mais aussi rendre le processus de mise à jour du document plus standardisé et contrôlable.