Si de nombreux noms de dossiers contiennent un caractère de séparation fixe ou un mot-clé et que vous souhaitez supprimer tout le texte situé après ce caractère, le renommage manuel un par un est très inefficace. Cet article se concentre sur le scénario de renommage par lots de dossiers et montre comment utiliser la fonction « Supprimer le texte dans le nom du dossier » de HeSoft Doc Batch Tool , sélectionner « Tout le contenu à droite d’un texte donné », saisir END comme texte de repérage, pour uniformiser plusieurs noms de dossiers dans un format standard.
Après une certaine période d'utilisation, les noms de nombreux répertoires bureautiques deviennent de plus en plus longs. Par exemple, au début d'un projet, il suffit d'enregistrer le nom du projet et la phase, puis on ajoute ensuite la version, le statut, le résultat de la révision, la note d'archivage, ce qui finit par former des noms comme Backup_START_tempFiles_END_Final, Design_START_oldVersion_END_Approved. Lorsqu'il est temps d'archiver de manière unifiée, les mentions à droite comme Final, Approved, Paid doivent être supprimées. Si le nombre de dossiers est important, renommer un par un fait perdre énormément de temps.
Cet article présente une méthode plus efficace : utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour effectuer un renommage par lot sur de nombreux dossiers, supprimer les caractères spécifiés ou tout le texte situé après un texte donné. Dans l'exemple, le texte spécifié est END, l'objectif étant de conserver END et ce qui se trouve à sa gauche, et de supprimer tout le contenu à droite de END. Cette méthode s'applique également à d'autres marqueurs fixes, tels que DONE, OK, FINISH, 2024, V2, etc. Tant qu'il existe un texte de repère uniforme dans vos noms de dossiers, vous pouvez vous référer à cet article pour procéder.
Scénario applicable : besoin de nettoyer uniformément les descriptions après un marqueur fixe
Dans le travail bureautique en entreprise, les noms de dossiers assument souvent une fonction d'enregistrement d'informations. L'équipe R&D peut utiliser START et END pour baliser les champs valides ; le personnel comptable peut ajouter Paid, Unpaid après le répertoire de factures ; les concepteurs peuvent ajouter Approved, Edited après les dossiers de ressources ; le personnel opérationnel peut ajouter Draft, Final après la documentation d'activité ; le personnel administratif peut ajouter des descriptions comme Archive, Report après les répertoires d'archives.
Ces suffixes ont une valeur dans la gestion de processus, mais lorsque les données doivent être livrées, archivées, migrées ou renumérotées, les suffixes superflus nuisent à la netteté du répertoire. De plus, dans le cadre d'une collaboration multipartite, un format de nommage non uniforme augmente le coût de la recherche. À ce stade, traiter les noms de dossiers par lots via un logiciel bureautique est plus fiable que la suppression manuelle un par un.
L'objectif de ce tutoriel n'est pas de supprimer un mot fixe spécifique, mais de supprimer tout le contenu à droite d'un texte donné. En d'autres termes, que ce qui se trouve après END soit Final, Release, Archive ou tout autre texte de longueur variable, cela peut être traité selon la même règle.
Effet avant traitement : présence de suffixes de longueurs différentes à droite de END
Dans la liste des dossiers avant traitement, chaque nom contient END, mais le contenu après END varie. Par exemple, dans Backup_START_tempFiles_END_Final, ce qui suit END est Final, dans Build_START_debugInfo_END_Release, c'est Release, dans Client_START_2024Draft_END_Archive, c'est Archive.
Si ces suffixes avaient une longueur identique, on pourrait peut-être les traiter par simple troncature ; mais en réalité, les suffixes sont souvent de longueurs et de significations différentes, ce qui oblige à un jugement individuel lors de la suppression manuelle. L'avantage des outils de traitement par lots est qu'ils ne se préoccupent pas de ce qu'est concrètement le texte à droite : dès qu'ils trouvent END, ils peuvent supprimer tout le contenu à droite de ce dernier.
Effet après traitement : tous les noms sont uniformément conservés jusqu'à END
Une fois le traitement terminé, les noms de dossiers deviennent plus ordonnés. Tous les répertoires sont conservés jusqu'à END, les mots de statut et les descriptions supplémentaires à droite ont été supprimés. Le résultat final comprend Backup_START_tempFiles_END, Build_START_debugInfo_END, Client_START_2024Draft_END, Data_START_sampleChunk_END, etc.
Ce résultat est particulièrement adapté à la standardisation des répertoires. Quel que soit le contenu original à droite de END, après traitement, ils suivent tous la même règle de nommage, ce qui facilite l'archivage, la synchronisation, la compression, la sauvegarde ou le transfert ultérieurs.
Étape 1 : Ouvrir la fonction de suppression de texte dans les noms de dossiers
Après avoir lancé HeSoft Doc Batch Tool , sélectionnez d'abord « Nom de dossier » dans la navigation de gauche. Comme on peut le voir dans la capture d'écran, ce logiciel bureautique propose plusieurs catégories de traitement par lots. La catégorie Nom de dossier est spécifiquement dédiée au traitement des noms de répertoires, et non au traitement direct des fichiers Word, Excel, PDF ou image.
Dans la zone fonctionnelle « Nom de dossier », trouvez « Supprimer le texte dans les noms de dossiers ». La description de cette fonction indique la suppression en masse du texte dans les noms de dossiers, ce qui correspond exactement au besoin actuel. Cliquez sur cette fonction pour accéder à l'interface de traitement.
Le résultat attendu de cette étape est d'accéder à la fonction de renommage par lot correcte. Il est à noter que si vous devez traiter des noms de fichiers comme docx, doc, xlsx, pdf, vous devez choisir les fonctions relatives aux noms de fichiers ; mais dans cet exemple, l'objet du traitement est un dossier, il faut donc impérativement sélectionner une fonction sous la catégorie « Nom de dossier ».
Étape 2 : Ajouter les dossiers à traiter à la liste
Une fois dans la fonction, l'interface supérieure affiche que la tâche en cours est « Supprimer le texte dans les noms de dossiers », et propose des boutons comme Ajouter un dossier, Effacer, Plus. Cliquez sur Ajouter un dossier pour ajouter les répertoires à renommer en masse dans la liste de traitement.
Une fois l'ajout terminé, le tableau affiche tous les enregistrements en attente de traitement. La capture d'écran montre un total de 10 enregistrements, contenant des informations telles que le nom, le chemin, la date de création et la date de modification. La colonne Nom sert à confirmer le nom du dossier qui sera modifié, et la colonne Chemin sert à confirmer l'emplacement de ces dossiers.
À cette étape, il est conseillé de vérifier deux points essentiels : premièrement, si les dossiers de la liste sont tous des répertoires à traiter cette fois-ci ; deuxièmement, si leurs noms contiennent tous le texte spécifié END. Comme la règle suivante utilisera END comme point de repère, certains répertoires ne contenant pas END ne devraient pas être inclus dans le même lot.
Après avoir confirmé que les enregistrements sont corrects, cliquez sur le bouton « Suivant » au bas de la page pour passer à la deuxième phase et commencer à configurer la règle de suppression spécifique.
Étape 3 : Choisir de supprimer tout le contenu à droite du texte spécifié
Sur la page de configuration des options de traitement, plusieurs types d'opérations sont visibles. L'objectif actuel étant de supprimer tout le texte après END, il faut donc sélectionner « Tout le contenu à droite d'un texte donné ». La signification de cette option est la suivante : le logiciel trouvera d'abord le texte spécifié dans le nom du dossier, puis supprimera les caractères situés à droite de ce texte.
Après avoir sélectionné le type d'opération, saisissez END dans le champ de saisie « Texte ». Dans la capture d'écran, les flèches rouges indiquent le END saisi et l'option sélectionnée « Tout le contenu à droite d'un texte donné ». La combinaison de ces deux paramètres constitue la règle fondamentale de ce renommage par lot.
La page contient également un interrupteur « Inclure ce texte ». La capture d'écran montre que cet interrupteur est désactivé ; par conséquent, END sera conservé lors du traitement, et seul le contenu à sa droite sera supprimé. Le résultat final de l'exemple le prouve également : tous les dossiers se terminent par END, au lieu de supprimer END avec le reste.
Une fois la configuration terminée, cliquez sur « Suivant » pour passer aux étapes relatives à l'emplacement de sauvegarde. Comme les options spécifiques de cette page ne sont pas montrées dans la capture d'écran, il suffit ici de continuer à confirmer en suivant les invites de l'interface du logiciel. Pour les répertoires importants, il est recommandé de valider la règle et la liste cible avant de commencer officiellement, afin d'éviter tout traitement erroné.
Étape 4 : Exécuter le traitement et vérifier le résultat
Selon le flux de travail en haut de l'interface, après avoir terminé la configuration des options de traitement, il faut encore passer par « Définir l'emplacement de sauvegarde » et « Commencer le traitement ». Suivez les invites du logiciel pour confirmer et exécutez la tâche. Une fois le traitement terminé, vous pouvez retourner dans l'explorateur de fichiers pour vérifier si les noms de dossiers sont bien au format cible.
Dans cet exemple, le résultat du traitement doit correspondre à la capture d'écran « après traitement » : Backup_START_tempFiles_END_Final, après suppression du contenu à droite, devient Backup_START_tempFiles_END ; Invoice_START_batch001_END_Paid devient Invoice_START_batch001_END ; Photo_START_rawSet_END_Edited devient Photo_START_rawSet_END.
Si le résultat de la vérification est conforme aux attentes, cela signifie que la règle a été configurée correctement. Pour des besoins similaires à l'avenir, il suffira de changer le texte de repère. Par exemple, remplacez END par DONE, #, -, _2024, etc., à condition que ces textes aient une signification de séparation claire dans le nom du dossier.
Questions fréquentes et points d'attention
1. Pourquoi choisir « Tout le contenu à droite d'un texte donné » ? Parce que le besoin ici n'est pas de supprimer un mot fixe, ni un nombre fixe de caractères, mais de prendre END comme limite et de supprimer tout ce qui est à sa droite. Cette option correspond le mieux au scénario de troncature du nom de dossier à un texte de repère.
2. Y a-t-il un trait de soulignement après END ? Sera-t-il également supprimé ? Oui. Puisque le trait de soulignement est situé à droite de END, lorsque l'on choisit de supprimer tout le contenu à droite, le trait de soulignement ainsi que Final, Release, etc., seront supprimés, de sorte que le résultat se terminera directement par END.
3. Peut-on conserver END ? Oui. Dans la capture d'écran, l'interrupteur « Inclure ce texte » est désactivé, et le résultat final conserve bien END. Si votre objectif est de ne supprimer que le contenu après END, laissez-le désactivé.
4. Cette méthode est-elle adaptée pour traiter un très grand nombre de dossiers à la fois ? L'intérêt de l'outil de traitement par lots est justement de réduire les opérations répétitives. Cependant, lorsque le nombre à traiter est plus important, il est plus judicieux de tester d'abord avec un petit échantillon pour confirmer la justesse de la règle avant d'élargir le champ de traitement.
5. Que faire s'il y a plusieurs END dans un nom de dossier ? La capture d'écran ne montre pas l'effet du traitement avec plusieurs textes de repère identiques. S'il est possible que vos noms de répertoires contiennent plusieurs END, il est recommandé de tester d'abord séparément sur quelques enregistrements pour confirmer que le résultat du logiciel correspond à vos attentes, avant d'exécuter la tâche par lot.
Résumé : Utiliser un traitement basé sur des règles pour améliorer l'efficacité de l'organisation des dossiers
La suppression en masse du texte situé après un caractère spécifié dans les noms de dossiers est une opération très pratique pour l'organisation des dossiers et la standardisation des répertoires. Grâce à HeSoft Doc Batch Tool , vous pouvez transformer un renommage manuel complexe en une définition claire de règles : ajouter les dossiers, sélectionner « Supprimer le texte dans les noms de dossiers », spécifier « Tout le contenu à droite d'un texte donné », saisir END, et enfin terminer le traitement en suivant l'assistant.
Cette méthode réduit efficacement les tâches répétitives et évite les problèmes d'oubli de suppression, de suppression erronée et d'incohérence de format liés au renommage manuel. Si vous êtes en train d'organiser des répertoires de projets, des dossiers clients, des archives comptables ou des dossiers de ressources de conception, vous pouvez d'abord sélectionner un ensemble d'échantillons et suivre les étapes de cet article pour confirmer l'effet, avant de traiter de nombreux autres dossiers.