De nombreux répertoires de bureau adoptent une nomenclature avec des descriptions en anglais suivies de chiffres, comme ExportBatch55, HolidayPhotos77, TempBackup1000. S'il ne faut conserver que les numéros, les renommer manuellement un par un est très inefficace. Ce texte prend HeSoft Doc Batch Tool comme exemple pour expliquer comment utiliser la fonction « Supprimer le texte du nom de dossier », sélectionner les dossiers par lot, cocher « Toutes les lettres anglaises » dans les options de traitement, et finalement organiser un ensemble de noms de dossiers mélangeant anglais et chiffres en une nomenclature composée uniquement de chiffres.
Lors du classement de fichiers, de l'archivage de documents, de la livraison de projets et du transfert de données, les règles de nommage des dossiers évoluent souvent. Auparavant, pour faciliter l'identification manuelle, les répertoires pouvaient être nommés sous des formes combinant anglais et chiffres comme ExportBatch55, FinanceData606, MeetingNotes808. Mais lors des étapes ultérieures de consolidation, d'importation dans un système ou de livraison par numéro, il se peut que seuls les identifiants numériques comme 55, 606, 808 doivent être conservés. Dans ce cas, il est nécessaire de supprimer uniformément les caractères anglais des noms de dossiers.
S'il ne s'agit que d'un ou deux dossiers, on peut les renommer manuellement dans l'explorateur de fichiers. Cependant, lorsque le nombre de dossiers est élevé, la suppression répétée des caractères anglais prend beaucoup de temps et peut entraîner des erreurs comme la suppression accidentelle de numéros, l'oubli de modification de répertoires, ou des erreurs de copier-coller. Cet article présente une méthode plus adaptée au traitement par lots au bureau : utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour appliquer une règle uniforme à plusieurs noms de dossiers et supprimer toutes les lettres anglaises en masse.
Scénario applicable : les dossiers avec une description en anglais et un numéro doivent être renommés uniformément avec le numéro
La suppression en masse des caractères anglais des noms de dossiers s'applique à de nombreuses tâches courantes au bureau. Par exemple, lorsqu'un personnel administratif organise des dossiers de photos d'événements, le nom du répertoire peut être HolidayPhotos77 ; lorsqu'un personnel financier ou de données organise des documents, le nom peut être FinanceData606 ; lorsqu'un assistant de projet organise des archives, le nom peut être ProjectArchive99 ; lorsque le personnel informatique ou d'exploitation organise des répertoires de sauvegarde, le nom peut être TempBackup1000. Tant que la règle de nommage de ces dossiers est « description en anglais + numéro », et que l'objectif est de conserver les chiffres et de supprimer l'anglais, la méthode décrite ici est applicable.
Par rapport au renommage manuel, les outils de traitement par lots sont plus adaptés aux tâches aux règles claires. Les logiciels de bureau ne servent pas seulement à éditer Word, Excel, PPT ou PDF ; ils permettent souvent de résoudre les tâches répétitives de gestion de fichiers et de dossiers. En traitant les noms de dossiers par lots, on peut transformer un travail nécessitant des opérations individuelles en une configuration unique exécutée de manière uniforme, ce qui est particulièrement adapté lorsque le nombre de dossiers est élevé et que les règles de nommage sont cohérentes.
Aperçu du résultat : avant le traitement, les informations en anglais sont mélangées dans les noms de dossiers
La capture d'écran « Avant traitement » ci-dessous montre un ensemble de dossiers à organiser. Leur caractéristique commune est que leurs noms contiennent des lettres anglaises et un numéro. La partie en anglais décrit la catégorie ou la signification métier, et la partie numérique sert d'identifiant. Les annotations rouges soulignent le contenu en anglais à supprimer.
Comme on peut le voir sur la capture d'écran, les noms de dossiers incluent Alpha001, Beta202, ClientReport03, DesignDraft004, ExportBatch55, FinanceData606, HolidayPhotos77, MeetingNotes808, ProjectArchive99, TempBackup1000. La longueur de la partie anglaise et le nombre de chiffres varient pour chaque nom. Un traitement manuel nécessiterait de déterminer individuellement la séparation entre l'anglais et les chiffres ; en utilisant une règle de suppression en masse des lettres anglaises, il n'est pas nécessaire de se soucier du nombre de caractères anglais, le logiciel les identifie et les supprime automatiquement.
Aperçu du résultat : après le traitement, les noms de dossiers conservent uniquement le numéro
Une fois le traitement par lots terminé, les noms de dossiers sont devenus des identifiants numériques. Les caractères anglais d'origine ont été supprimés, et la partie numérique est conservée dans le nom. La capture d'écran « Après traitement » montre les résultats 001, 03, 004, 55, 77, 99, 202, 606, 808, 1000.
Ce résultat est très adapté aux répertoires de documents qui doivent être livrés par numéro. Par exemple, TempBackup1000, qui comportait une description, devient 1000 après traitement ; ProjectArchive99 devient 99. Pour les processus bureautiques nécessitant un format de nommage uniforme, le renommage par lots peut améliorer la clarté et faciliter les vérifications et le tri ultérieurs.
Procédure : supprimer l'anglais en masse dans HeSoft Doc Batch Tool
Étape 1 : Ouvrir la fonction de traitement du nom de dossier
Après avoir lancé HeSoft Doc Batch Tool , observez d'abord la barre de navigation de gauche. L'interface est divisée en différents modules selon le type de tâche bureautique, y compris Accueil, Flux de tâches, Tous les outils, Nom de fichier, Nom de dossier, Organisation de fichiers, Outils Word, Outils Excel, Outils PowerPoint, Outils PDF, etc. L'objectif de ce traitement étant le nom de dossier, cliquez sur « Nom de dossier ».
Dans la zone fonctionnelle centrale, trouvez « Supprimer le texte du nom de dossier ». Sur la capture d'écran, cette fonction se trouve dans la liste des outils pour les noms de dossiers, avec le titre « Supprimer le texte du nom de dossier » et le texte descriptif « Supprimer en masse le texte du nom de dossier ». C'est le point d'entrée pour supprimer en masse un certain type de caractères ou de texte des noms de dossiers.
Après avoir sélectionné cette fonction, le logiciel accède à une page de traitement dédiée. L'avantage est que tous les réglages suivants concernent les noms de dossiers, évitant ainsi d'accéder par erreur à d'autres processus de traitement pour les noms de fichiers, les documents Word, les feuilles de calcul Excel ou les fichiers PDF.
Étape 2 : Ajouter des dossiers et confirmer les enregistrements à traiter
Une fois sur la page de la fonction, le logiciel demande d'abord de « Sélectionner les enregistrements à traiter ». En haut à droite, le bouton « Ajouter un dossier » permet d'ajouter les répertoires à traiter à la tâche par lots. Une fois ajoutés, la liste affiche le numéro d'ordre, le nom, le chemin, la date de création, la date de modification et les actions pour chaque dossier.
La capture d'écran montre que 10 enregistrements ont été ajoutés, avec l'indication « Nombre d'enregistrements : 10 » en bas. La colonne Nom liste les dossiers Alpha001, Beta202, ClientReport03, etc., et la colonne Chemin indique qu'ils se trouvent sous D:\test\. Veuillez vérifier attentivement ces informations avant le traitement : premièrement, confirmez que ce sont bien les dossiers ajoutés et non d'autres répertoires non pertinents ; deuxièmement, confirmez que le nombre est correct ; troisièmement, confirmez que l'anglais doit effectivement être supprimé de tous ces dossiers. Si la liste contient des éléments à ne pas traiter, ils peuvent être supprimés via la colonne Actions ; si toute la sélection est erronée, utilisez « Vider » pour tout recommencer.
Après vérification, cliquez sur « Suivant » en bas pour accéder aux paramètres des règles. La clé du traitement par lots réside dans la confirmation préalable : plus la liste est précise, plus le résultat final est contrôlable.
Étape 3 : Sélectionner « Toutes les lettres anglaises » dans le type d'opération
La deuxième étape consiste à « Définir les options de traitement ». La page affiche le « Type d'opération » et liste plusieurs types de contenu pouvant être supprimés. Notre objectif étant de supprimer tout l'anglais du nom de dossier, il faut sélectionner « Toutes les lettres anglaises ». Sur la capture d'écran, cette option est sélectionnée et indiquée par une flèche.
Cette option est adaptée au traitement des noms de dossiers mélangeant anglais et chiffres. Elle n'exige pas que l'anglais soit situé tout à gauche, ni que sa longueur soit uniforme. Dès qu'une lettre anglaise apparaît dans le nom, elle est supprimée selon la règle. Par exemple, « ExportBatch » dans ExportBatch55 sera supprimé, conservant 55 ; « MeetingNotes » dans MeetingNotes808 sera supprimé, conservant 808 ; « Alpha » dans Alpha001 sera supprimé, conservant 001.
Lors de la configuration, évitez de sélectionner une règle incorrecte. Par exemple, « Tous les chiffres » supprimerait les chiffres et non l'anglais ; « Tout le contenu » pourrait vider le nom ; « Les premiers caractères à gauche » convient à une troncature de longueur fixe, mais pas lorsque la longueur de l'anglais varie. Dans cet exemple, la longueur de la partie anglaise des dossiers est variable, donc « Toutes les lettres anglaises » est le choix le plus approprié.
Étape 4 : Poursuivre l'assistant et exécuter le traitement par lots
Après avoir choisi l'option de traitement, cliquez sur « Suivant ». Le flux de l'interface comprend également « Définir l'emplacement de sauvegarde » et « Démarrer le traitement ». Comme la capture d'écran ne montre pas les champs spécifiques de la page d'emplacement de sauvegarde, il est conseillé de suivre les invites de la page actuelle du logiciel pour confirmer, sans sauter les vérifications. Pour les opérations de renommage par lots, il convient de revérifier le dossier cible, la règle de traitement et les paramètres de sauvegarde avant l'exécution.
Une fois à l'étape « Démarrer le traitement », exécutez la tâche par lots. Une fois le traitement terminé, en consultant les dossiers dans l'explorateur de fichiers, on peut constater que la partie anglaise a été supprimée de manière uniforme et que les noms de répertoires sont devenus des numéros purs. L'ensemble du processus ne nécessite pas d'ouvrir les boîtes de dialogue de renommage une par une, ni de juger manuellement de la longueur de l'anglais dans chaque nom.
Questions fréquentes et remarques
1. Faut-il sauvegarder avant de supprimer l'anglais en masse ?
Dès qu'il s'agit de renommage par lots, il est conseillé de faire une sauvegarde des répertoires importants, ou de copier d'abord un petit sous-ensemble de dossiers pour effectuer un test. Ainsi, même si la règle choisie ne correspond pas aux attentes, vous pouvez l'ajuster rapidement et éviter d'affecter l'intégralité des données.
2. Que se passe-t-il si le nom contient des caractères chinois ?
La règle démontrée ici est « Toutes les lettres anglaises ». Si le nom du dossier contient à la fois des caractères chinois et des chiffres, cette règle ne cible généralement que les lettres anglaises, les caractères chinois n'étant pas des caractères anglais. Si votre objectif inclut également la suppression des caractères chinois, vous devez choisir d'autres options fonctionnelles en fonction de vos besoins réels, mais ne sélectionnez pas la mauvaise option dans cette tâche.
3. Les zéros non significatifs devant le numéro sont-ils conservés ?
D'après les résultats de l'exemple, Alpha001 est devenu 001, ClientReport03 est devenu 03, DesignDraft004 est devenu 004 après traitement, ce qui indique que les zéros non significatifs du nom d'origine sont conservés. Ceci est très important pour le système de numérotation, car 001 et 1 peuvent représenter des formats différents selon de nombreuses règles métier.
4. Pourquoi l'ordre semble-t-il différent après le traitement ?
L'ordre d'affichage dans l'explorateur de fichiers peut être influencé par le tri par nom, la date de modification ou les paramètres d'affichage actuels. Après la suppression en masse de l'anglais, les noms changent, et les résultats du tri peuvent également varier. Tant que le résultat du nom est conforme aux attentes, cela ne pose pas de problème.
5. Cette méthode peut-elle traiter les noms de fichiers docx, xlsx, pdf ?
Ce qui est démontré ici concerne les noms de dossiers. Si vous souhaitez traiter les noms de documents Word (doc, docx), de feuilles de calcul Excel (xls, xlsx), de fichiers PDF ou de fichiers image, vous devez accéder à la classification « Nom de fichier » ou aux outils correspondants dans le logiciel et choisir la fonction adaptée au traitement du nom de fichier. Ne confondez pas la fonction de nom de dossier et celle de nom de fichier.
Résumé : utiliser une règle uniforme pour supprimer l'anglais des noms de dossiers par lots
Lorsque de nombreux dossiers utilisent une convention de nommage « anglais + numéro » et que seuls les numéros sont nécessaires au final, l'utilisation d'un outil de traitement par lots est plus efficace que le renommage manuel. Grâce à HeSoft Doc Batch Tool , en accédant successivement à « Nom de dossier » puis « Supprimer le texte du nom de dossier », en ajoutant les répertoires à traiter, en sélectionnant « Toutes les lettres anglaises » dans le type d'opération, puis en complétant les réglages suivants selon l'assistant et en lançant le traitement, vous pouvez rapidement obtenir des dossiers avec des noms purement numériques.
Il est conseillé de vérifier la liste et les règles avant le traitement formel, en prêtant particulièrement attention à l'existence éventuelle de dossiers portant le même nom après traitement. Une fois confirmé, l'exécution par lots peut considérablement réduire les tâches répétitives et rendre l'organisation des données, l'archivage des projets et la livraison de fichiers plus standardisés.