De nombreuses listes de répertoires de bureau utilisent le format « numéro-nom ». Par la suite, si l’on souhaite ajouter un identifiant de projet, un code client ou un champ de version après le numéro, modifier manuellement un grand nombre de dossiers devient très inefficace. Cet article montre, à l’aide de captures d’écran, comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour insérer en masse « ABC- » à une position spécifiée dans les noms de plusieurs dossiers. Il est adapté aux scénarios de réorganisation en lot de répertoires de cours, de dossiers de projet, de dossiers clients, etc.
Dans la gestion des dossiers, "Numéro - Nom" est une méthode de nommage très courante. Par exemple, les répertoires de supports de cours peuvent être "001-CourseProjects", "002-ExamPreparation", les répertoires d'archives de projet "001-Analyse des besoins", "002-Documents de conception", et les répertoires de données clients "001-Contrat", "002-Devis". Cette méthode de nommage est claire et facile à trier, mais elle pose un problème de modification par lot lorsqu'il est nécessaire d'ajouter un identifiant unifié ultérieurement.
Supposons maintenant qu'il faille renommer tous les dossiers de "001-CourseProjects" en "001ABC-CourseProjects", c'est-à-dire insérer uniformément "ABC-" après le numéro. Si l'on modifie manuellement un par un, il faut repositionner le curseur, saisir le texte et confirmer le nom à chaque fois, ce qui prendra du temps pour des dizaines de dossiers ; si le nombre de dossiers atteint une centaine, le taux d'erreur augmentera également de manière significative. Plus problématique encore, une fois que l'emplacement d'insertion d'un dossier est erroné, les recherches et l'archivage ultérieurs seront affectés.
Ce tutoriel se concentre sur le "Renommage de dossiers par lot, insertion de texte après le numéro" et montre comment utiliser le logiciel bureautique HeSoft Doc Batch Tool pour effectuer l'opération. Cet outil est positionné comme un logiciel de traitement par lot pour les scénarios bureautiques, dont la valeur fondamentale réside dans la réduction des tâches répétitives, aidant les utilisateurs à effectuer rapidement des opérations par lot sur des fichiers, des dossiers et divers types de documents de bureau.
Scénarios applicables : Ajout d'un identifiant, d'un code ou d'un champ de version après le numéro
La méthode présentée ici convient à tous les scénarios où il est nécessaire d'insérer du contenu à une position fixe au milieu du nom de dossier. Le cas le plus typique est celui où le nom de dossier commence par un numéro, suivi d'un nom spécifique, avec un tiret ou un autre symbole comme séparateur. Ultérieurement, pour un archivage unifié, il est nécessaire d'ajouter un nouveau champ d'identification après le numéro.
Par exemple, un dossier nommé "001-CourseProjects" doit devenir "001ABC-CourseProjects" ; un dossier "002-ExamPreparation" doit devenir "002ABC-ExamPreparation". Le "ABC-" ici peut être remplacé par le contenu réellement nécessaire, comme "ClientA-", "V2-", "2026-", "VersionFinale-", "Archive-", etc.
Ce type de besoin est particulièrement courant dans les scénarios suivants : des supports de cours organisés par numéro de chapitre nécessitent l'ajout d'un identifiant de classe ou de semestre ; des documents de projet d'entreprise organisés par numéro de série nécessitent l'ajout de l'abréviation du client ; des ressources de conception ou des documents de R&D organisés par module nécessitent l'ajout du numéro de version ; des répertoires existants sur un lecteur partagé nécessitent l'ajout uniforme du code du département. Que les dossiers contiennent des documents Word, des fichiers docx, des tableaux Excel, des fichiers PDF, des images ou des vidéos, standardiser d'abord le nom des dossiers externes améliore l'efficacité de la recherche et de la livraison ultérieure.
Aperçu du résultat : Structure des répertoires avant le traitement par lot
Avant le traitement, les noms de dossiers commencent par un numéro à trois chiffres, suivi d'un nom anglais de répertoire. La capture d'écran montre 10 dossiers, allant de "001-CourseProjects" à "010-WritingPractice". La règle commune à ces dossiers est la suivante : les trois premiers caractères sont un numéro, un séparateur apparaît près du 4ème caractère.
Avec cette structure, s'il faut insérer un texte uniforme après le numéro, il suffit de déterminer une position fixe pour que tous les dossiers soient renommés selon la même règle. Comparé à l'opération manuelle, le traitement par lot du logiciel est plus adapté à ce type de tâche de nommage aux règles claires.
Aperçu du résultat : Noms de dossiers après le traitement par lot
Après le traitement, "ABC-" a été inséré après le numéro dans chaque nom de dossier. Par exemple, "001-CourseProjects" est devenu "001ABC-CourseProjects", "006-ReadingPractice" est devenu "006ABC-ReadingPractice". Le cadre rouge sur la capture d'écran montre clairement que la position du contenu inséré est cohérente.
Ce résultat montre que le renommage par lot peut non seulement ajouter un préfixe ou un suffixe, mais aussi insérer des caractères au milieu du nom de dossier. Pour les scénarios d'ajout d'un identifiant de projet après un numéro, d'un numéro de version après une date, ou d'un type de document après un code départemental, cette méthode est plus flexible qu'un simple préfixe/suffixe.
Étape 1 : Accéder à la fonction d'insertion de texte depuis la catégorie Nom de dossier
Après avoir lancé HeSoft Doc Batch Tool , trouvez "Nom du dossier" dans la barre de navigation de gauche. L'interface du logiciel présente également des catégories comme Nom de fichier, Classement de fichiers, Outils Word, Outils Excel, Outils PowerPoint, Outils PDF, Outils Texte, Outils Image, etc., indiquant qu'il s'agit d'une boîte à outils conçue pour le traitement par lots de fichiers bureautiques. L'objectif ici étant de traiter les noms de dossiers, sélectionnez la catégorie "Nom du dossier".
Dans les cartes de fonctions à droite, cliquez sur "Insérer du texte dans les noms de dossiers". La description sous cette carte de fonction est "Insérer du texte par lot à une position donnée dans le nom des dossiers", ce qui correspond exactement au besoin "d'ajouter un identifiant de projet après le numéro".
Le point crucial ici est de choisir la bonne fonction. Si l'on choisit "Ajouter un préfixe et un suffixe aux noms de dossiers", le texte sera placé au début ou à la fin ; si l'on choisit "Rechercher et remplacer un mot clé dans les noms de dossiers", cela convient pour remplacer un contenu existant. L'objectif ici est d'ajouter de nouveaux caractères au milieu du nom existant, il faut donc entrer dans "Insérer du texte dans les noms de dossiers".
Étape 2 : Ajouter les dossiers à traiter et vérifier les noms et chemins
Une fois dans la page de la fonction, le titre de la tâche en cours affiche "Insérer du texte dans les noms de dossiers". La page suit un processus par assistant, la première étape étant "Sélectionner les enregistrements à traiter". Cliquez sur "Ajouter un dossier" en haut à droite pour ajouter les dossiers à renommer par lot à la liste.
La liste affiche le numéro d'ordre, le nom, le chemin, la date de création, la date de modification et la colonne d'actions pour chaque dossier. La capture d'écran montre 10 enregistrements ajoutés, avec le résumé en bas indiquant "Nombre d'enregistrements : 10". La colonne Nom affiche les noms de dossiers qui seront traités, et la colonne Chemin affiche leur emplacement, par exemple D:\test\001-CourseProjects\.
Avant le traitement par lot, il est conseillé de vérifier attentivement la liste. Premièrement, confirmez que tous les dossiers cibles sont inclus ; deuxièmement, vérifiez qu'aucun autre répertoire n'a été ajouté par erreur ; enfin, confirmez s'il s'agit du répertoire de test ou du répertoire de production actuellement visé. Une fois le renommage par lot exécuté, il affectera plusieurs dossiers simultanément, donc prendre quelques secondes pour vérifier à cette étape peut éviter des corrections ultérieures.
Après confirmation, cliquez sur "Suivant" en bas de la page pour passer aux paramètres des options de traitement. À ce stade, le logiciel a terminé la collecte des objets à traiter, il suffit maintenant de lui indiquer "où insérer" et "quoi insérer".
Étape 3 : Renseigner la position 4 et saisir le texte à insérer
Sur la page "Définir les options de traitement", deux éléments obligatoires sont visibles : "Position" et "Texte à insérer". Ces deux options déterminent le résultat final du renommage par lot.
Dans l'exemple, le champ "Position" est 4, et le champ "Texte à insérer" est "ABC-". Pourquoi la position 4 ? En prenant "001-CourseProjects" comme exemple, les trois premiers caractères du nom de dossier sont 001. Pour insérer le contenu après le numéro, le point d'insertion doit être défini sur la 4ème position. Ainsi, le logiciel insérera "ABC-" après le numéro et conservera la partie "-CourseProjects" existante.
La logique de nommage une fois les paramètres définis peut être comprise ainsi : le nom d'origine "001-CourseProjects" est divisé en deux segments, "001" et "-CourseProjects", puis "ABC-" est inséré au milieu, pour finalement donner "001ABC-CourseProjects". Les autres dossiers seront traités selon la même règle, ainsi "009-StudyNotes" deviendra "009ABC-StudyNotes".
Si vos dossiers réels ne commencent pas par un numéro à trois chiffres, vous devrez ajuster la position en fonction de la situation réelle. Par exemple, pour insérer du contenu après un numéro à deux chiffres, la position pourrait ne pas être 4 ; si le début est une année à quatre chiffres "2026" et que vous voulez insérer après l'année, vous devrez redéterminer la position selon l'ordre des caractères. Ne retenez pas seulement l'exemple numérique, comprenez surtout la signification de la position.
Étape 4 : Suivre l'assistant pour terminer le choix de l'emplacement de sauvegarde et lancer le traitement
Le flux de l'assistant sur la capture d'écran montre qu'après avoir défini les options de traitement, il y a encore deux étapes : "Définir l'emplacement de sauvegarde" et "Lancer le traitement". Après avoir défini la position et le texte à insérer, cliquez sur "Suivant" et suivez les instructions de l'interface pour terminer les étapes restantes.
Comme il s'agit ici de traiter des noms de dossiers, il est conseillé de vérifier à nouveau, avant de lancer le traitement, si la règle d'insertion correspond aux attentes. Vérifiez notamment si le texte à insérer doit contenir des séparateurs comme des tirets, des underscores ou des espaces. Si le résultat souhaité est "001ABC-CourseProjects", il faut saisir "ABC-" ; si le résultat souhaité est "001-ABC-CourseProjects", la combinaison du texte d'insertion et de la position doit être repensée.
Après avoir lancé le traitement, vérifiez le résultat dans le répertoire parent des dossiers. Dans l'exemple, "ABC-" a été inséré avec succès après le numéro dans tous les dossiers, ce qui montre que la règle de lot a été correctement exécutée.
Questions fréquentes et points d'attention
1. Est-il possible d'insérer du texte en chinois ? D'un point de vue logique de la fonction, le "Texte à insérer" est un contenu saisi par l'utilisateur et peut généralement être utilisé pour saisir des identifiants de projet, des noms de département, des descriptions de version, etc. En utilisation réelle, il est conseillé de tester d'abord avec quelques dossiers pour confirmer que l'affichage est conforme à la convention de nommage.
2. La différence de longueur des noms de dossiers affecte-t-elle le résultat ? Tant que la structure avant le point d'insertion est cohérente, le traitement par lot est possible. Par exemple, s'ils commencent tous par un numéro à trois chiffres, la position 4 est assez fiable. Si certains dossiers sont nommés "01-Nom" et d'autres "001-Nom", il est conseillé de les traiter par lots séparés.
3. Faut-il inclure un séparateur dans le texte à insérer ? Cela dépend du format de nommage cible. Dans l'exemple, "ABC-" est inséré, le résultat final étant "001ABC-CourseProjects". Si l'on ne saisit pas le tiret, on pourrait obtenir un résultat comme "001ABCCourseProjects", ce qui nuirait à la lisibilité.
4. Pourquoi vérifier d'abord les chemins ? Parce que le renommage par lot applique une règle uniforme aux dossiers de la liste. Si le chemin est incorrect, cela peut modifier des répertoires non prévus. La vérification du chemin est très importante, surtout si des répertoires similaires existent sur le disque D, un lecteur partagé ou un disque de projet.
5. Que conseiller pour le traitement d'un grand nombre de dossiers ? Il est recommandé de copier d'abord quelques échantillons dans un répertoire de test pour valider la position d'insertion, le texte inséré et le format final. Une fois confirmé, appliquez le traitement par lot au répertoire de production. Cela permet d'utiliser le logiciel bureautique pour gagner en efficacité tout en réduisant le risque d'erreurs.
Résumé : Ajouter rapidement un identifiant unifié aux répertoires numérotés
Lorsque des dossiers sont déjà organisés par numéro, mais qu'il faut ultérieurement ajouter un identifiant de projet, un code client ou un champ de version après ce numéro, les renommer manuellement un par un n'est pas efficace. La fonction "Insérer du texte dans les noms de dossiers" de HeSoft Doc Batch Tool permet d'ajouter plusieurs dossiers à une liste en une seule fois, puis de définir une règle unifiée via "Position" et "Texte à insérer" pour effectuer rapidement le renommage par lot.
Pour les utilisateurs gérant fréquemment des supports de cours, des fichiers de projet, des répertoires clients, des archives bureautiques et des documents de livraison, ce type de fonction de traitement par lot peut réduire considérablement les tâches répétitives. Il est conseillé de confirmer la règle de nommage et de tester avec quelques échantillons avant le traitement officiel ; une fois l'effet validé, appliquez-la par lot à tous les dossiers pour rendre la structure des répertoires plus standardisée et plus facile à explorer.