Lorsqu'il y a des nombres similaires, des abréviations, des codes de format fixe et d'autres contenus qui doivent être supprimés uniformément dans plusieurs documents Word, docx ou doc, il faut beaucoup de temps pour ouvrir les fichiers un par un pour trouver manuellement des substitutions. Cet article avec HeSoft Doc Batch Tool À titer d'exemple, il montre comment utiliser la fonction "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word", utiliser des expressions régulières pour faire correspondre les mots-clés de manière floue et laisser le contenu de remplacement vide, supprimant ainsi le modèle de texte spécifié dans plusieurs fichiers Word par lots, adapté au nettoyage du document, Désensibilisation des données et tri de format par lots.
Lors de l'organisation d'un grand nombre de documents Word, vous rencontrez souvent un type de contenu répétitif mais différent qui doit être supprimé, tel que l'abréviation en majuscule anglaise, le numéro de nombre, le code de cours, le numéro de lot, le numéro de page ou tout autre texte conforme à la règle fixe. Si vous ouvrez les fichiers docx et doc un par un pour rechercher et remplacer manuellement, non seulement l'efficacité est faible, mais il est également facile de manquer. Avec l'aide de la capacité de traitement par lots dans le logiciel bureautique, vous pouvez utiliser des expressions régulières pour brouiller plusieurs fichiers Word et laisser le contenu de remplacement vide pour obtenir la suppression par lots de mots-clés.
Ce qui suit est la capture d'écran" HeSoft Doc Batch Tool "Par exemple, il montre comment utiliser la fonction" Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word "pour supprimer par lots le contenu régulier de plusieurs documents Word.
Scènes applicables
Cette méthode convient au traitement du contenu Word avec "les mots-clés ne sont pas complètement fixes, mais avec des lois évidentes". Par exemple:
- Supprimez par lots les abréviations anglaises en majuscules dans plusieurs documents Word, tels que BOT, ELA, etc.
- Supprime en bloc le contenu numérique du document, tel que 60, 2026, 001, etc.
- Nettoyez les numéros, les codes, les balises temporaires ou les espaces réservés formatés dans les fichiers docx et doc.
- Réduisez les opérations répétitives dans des scénarios tels que l'archivage des données, la désensibilisation des documents, le nettoyage des modèles de contrat et le tri du matériel pédagogique.
Dans cet exemple, vous devez traiter 6 documents Word sous le même dossier.
Aperçu des effets: avant et après traitement
Avant le traitement: plusieurs mots clés réguliers existent dans Word
Dans le document Word avant le traitement, vous pouvez voir que le titer et le corps contiennent du contenu qui doit être supprimé, comme l'abréviation en majuscule "BOT", "ELA" et le numéro "60". Si ce type de contenu est dispersé dans de nombreux fichiers, la suppression manuelle sera très fastidieuse.
Après le traitement: le contenu correspondant régulier est supprimé en masse
Une fois le traitement terminé, le contenu original conforme aux règles a été supprimé. Par exemple, le "BOT" dans le titer est supprimé, et le "ELA" et le numéro "60" dans le corps ne sont plus affichés. La liste des mots-clés remplacés étant vide, le logiciel supprimera directement le texte correspondant.
Étapes opérationnelles: Supprimer le mot-clé Word avec le flou par lots d'expressions régulières
Étape 1: Accédez à l'outil Word, sélectionnez la fonction Rechercher et remplacer
Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Sur le côté gauche, sélectionnez "Outils Word". Trouvez et cliquez sur "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word" dans la liste des outils. Cette fonctionnalité est utilisée pour rechercher et remplacer par lots des mots-clés dans le contenu du fichier Word, et la suppression par lots peut également être réalisée par le biais de "remplacer le contenu comme vide".
Le but de cette étape est d'entrer dans le module fonctionnel spécialisé dans le traitement de la recherche et de la substitution de texte Word, et de se préparer à l'importation ultérieure de plusieurs fichiers docx ou doc.
Étape 2: Ajouter le fichier Word à traiter
Après avoir accédé à la page des fonctionnalités, cliquez sur "Ajouter un fichier" ou "Importer un fichier à partir d'un dossier" pour ajouter le document Word qui doit être traité par lots à la liste. Dans la capture d'écran, 1.docx à 6.docx a été importé, un total de 6 enregistrements. Vous pouvez voir le nom du fichier, le chemin, l'extension, l'heure de création et l'heure de modification dans le tableau.
Après avoir confirmé que la liste de fichiers est correcte, cliquez sur "Suivant" en bas. Si vous ajoutez un fichier par erreur, vous pouvez le supprimer via l'opération de suppression de la liste pour éviter le traitement des documents qui n'ont pas besoin d'être modifiés.
Étape 3: Définir l'utilisation du flou d'expression régulière pour trouver du texte
Sur la page "Définir les options de traitement", sélectionnez "Rechercher du texte avec un flou de formule". Comme vous pouvez le voir à partir de l'écriture de règles dans la capture d'écran, ici est utilisé pour entrer des règles de correspondance similaires aux expressions régulières, telles que:
- [A-Z]{3}: Correspond à 3 lettres anglaises majuscules consécutives, qui peuvent être utilisées pour supprimer des abréviations telles que BOT et ELA.
- \ D: correspond à un ou plusieurs nombres, qui peuvent être utilisés pour supprimer 60, 2026, 001 et ainsi de suite.
Dans la liste des mots clés à rechercher, remplissez les règles à correspondre par ligne. La "Liste des mots-clés remplacés" sur le côté droit reste vide car l'interface indique "Supprimer si vous ne remplissez pas". Autrement dit, le logiciel trouve ce qui correspond aux règles de gauche et les supprime directement.
Une fois la configuration terminée, cliquez sur "Suivant" pour continuer à définir l'emplacement de sauvegarde et commencer le traitement. Étant donné que les captures d'écran de la page suivante ne sont pas affichées, suivez les instructions de l'assistant logiciel pour terminer «Définir l'emplacement d'enregistrement» et «Démarrer le traitement» en fonctionnement réel.
Expressions régulières pour remplir les suggestions
Lors de la suppression par lots de mots-clés Word, les expressions régulières doivent être aussi précises que possible pour éviter de supprimer le texte normal par erreur. Voici quelques idées d'écriture courantes:
- Supprimer les nombres consécutifs: vous pouvez utiliser \ d.
- Supprimer 3 majuscules consécutives: Vous pouvez utiliser [A-Z]{3}.
- Supprimer les numéros avec des préfixes et des nombres: les règles de lettres et de chiffres peuvent être combinées en fonction du contenu réel.
- Lorsque vous souhaitez simplement supprimer un certain type de format, il n'est pas recommandé d'utiliser des expressions trop larges.
Si le contenu du document est compliqué, il est recommandé de tester avec un petit nombre de fichiers Word. Après avoir confirmé que le résultat est conforme aux attentes, tous les fichiers docx ou doc sont traités par lots.
Questions fréquemment posées et considérations
1. Pourquoi le contenu de remplacement peut-il être supprimé s'il est laissé vide?
Dans la logique de recherche de substitution, "Rechercher le contenu" indique le texte à localiser et "remplacer le contenu" indique ce qu'il faut remplacer. Si la liste de mots-clés remplacée n'est pas remplie, l'interface du logiciel vous invite à "Si vous ne remplissez pas, cela signifie la suppression", de sorte que le contenu correspondant sera remplacé par vide, c'est-à-dire supprimé.
2. La règle régulière supprimera-t-elle accidentellement d'autres contenus?
C'est possible. Par exemple, \ d correspondra à tous les nombres. Si le numéro de page, l'année et la quantité dans le corps sont également conformes aux règles, ils peuvent être supprimés ensemble. Par conséquent, avant de traiter un document Word par lots, assurez-vous de vérifier si les règles sont trop larges.
3. doc et docx peuvent-ils tous deux être traités dans cette ligne de pensée?
Un exemple de capture d'écran pour cet article est un fichier docx. Pour le traitement par lots de documents Word, les fichiers correspondants peuvent généralement être importés dans un format de fichier pris en charge par le logiciel. Dans la pratique, veuillez vous référer à l'extension et aux résultats d'importation reconnus dans la liste d'outils.
4. La sauvegarde est-elle nécessaire avant le traitement par lots?
Il est recommandé de sauvegarder d'abord les fichiers d'origine, en particulier lorsque le contenu est supprimé en bloc. De cette façon, même si le paramètre d'expression régulière n'est pas précis, vous pouvez revenir à la version d'origine pour le retraitement.
Résumé
En utilisant des expressions régulières pour supprimer par lots des mots-clés dans Word, vous pouvez convertir le travail en double qui doit être ouvert un par un, recherché un par un et supprimé un par un en un paramètre de règle et une exécution par lots. Pour le nettoyage de documents, la désensibilisation du contenu et le tri des données d'un grand nombre de fichiers docx et doc, ce type de logiciel de bureau peut réduire considérablement le temps de fonctionnement manuel et réduire le risque d'omission.
Si vous travaillez sur des numéros, des abréviations, des nombres ou d'autres textes réguliers dans plusieurs fichiers Word, vous pouvez suivre les étapes de cet article: sélectionnez "Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word", importer des fichiers, activer la règle de recherche floue, laisser le contenu de remplacement vide, puis terminer la suppression par lots.