Cet article explique comment utiliser un logiciel bureautique pour convertir par lots toutes les pages de plusieurs fichiers OFD en images JPG, adaptées aux scènes où les documents gouvernementaux, les factures électroniques, les archives, les bons de contrat, etc. doivent être rapidement convertis en images. L'article combine des captures d'écran de l'interface d'exploitation du logiciel avant et après le traitement pour expliquer le processus complet de sélection des fonctions, d'importer des fichiers OFD, de définir toutes les pages, d'ajuster la densité de pixels de l'image et de commencer le traitement, aidant les utilisateurs à réduire l'ouverture de fichiers un par un, capture d'écran page par page ou exportation manuelle.
Dans le bureau quotidien, les documents OFD apparaissent souvent dans des scènes telles que les factures électroniques, les reçus des affaires gouvernementales, les licences électroniques, l'archivage des contrats et les bons financiers. Bien que le format OFD soit adapté à la mise en page fixe et à la sauvegarde à long terme, si vous devez envoyer du contenu à des collègues qui ne sont pas pratiques pour ouvrir OFD, télécharger sur un système qui ne prend que des images, ou archiver chaque page en tant qu'image, vous devez convertir OFD en images JPG. Ouvrir manuellement un fichier OFD puis exporter page par page prend non seulement du temps, mais il est également facile de rater des pages et de renommer des fichiers. Ce que cet article veut résoudre est le problème: en utilisant HeSoft Doc Batch Tool Ce type de logiciel de bureau convertit toutes les pages de plusieurs fichiers OFD en images JPG à la fois.
À partir de la capture d'écran, vous pouvez voir qu'il y a 4 fichiers OFD avant le traitement dans cet exemple, et le dossier de résultats d'image correspondant ou le résultat de sortie d'image est généré après le traitement. L'ensemble du processus est complété par la fonction de traitement par lots. L'accent est mis sur la sélection de la fonction «Convertir OFD en images JPG», l'importation des fichiers OFD à traiter et la sélection «Toutes les pages» dans les options de traitement. De cette manière, chaque page de chaque document OFD sera convertie en image, évitant simplement d'exporter la page d'accueil ou de manquer la page du milieu.
Scène applicable: Quand avez-vous besoin de convertir toutes les pages OFD en images
OFD à JPG n'est pas une simple conversion de format, il résout les problèmes de compatibilité, de transmission et d'archivage dans de nombreux processus de bureau. Par exemple, lorsque le personnel financier reçoit plusieurs factures électroniques OFD, il est nécessaire de convertir chaque page de facture en image et de télécharger le système de remboursement; le personnel administratif organise les documents gouvernementaux et doit convertir les fichiers OFD en images JPG, ce qui est pratique pour prévisualiser, examiner et laisser des traces dans le système; le personnel de gestion des fichiers doit passer le contrat OFD, les documents de certification, le fichier de réception est divisé en images et enregistré pour une visualisation ultérieure par page; le personnel du service client ou de l'entreprise doit envoyer rapidement le contenu du fichier OFD au client, et le téléphone mobile ou l'ordinateur de l'autre partie n'a pas de lecteur OFD. À ce stade, la polyvalence des images JPG est meilleure.
S'il n'y a qu'un seul fichier OFD et que le nombre de pages est très faible, le traitement manuel peut à peine être accepté. Mais une fois que des dizaines, des centaines de documents OFD apparaissent, ou qu'il y a plusieurs pages dans chaque document, la conversion manuelle un par un générera beaucoup de travail répétitif. HeSoft Doc Batch Tool Il est positionné comme un logiciel de traitement par lots de documents de bureau, qui convient à ce type de traitement de fichiers répétitif, mécanique et sujet aux erreurs en tant qu'outil. En important des fichiers par lots et en définissant uniformément la plage de conversion, l'opération qui nécessitait à l'origine des clics répétés peut être compressée en un seul processus.
Aperçu de l'effet: plusieurs fichiers OFD avant le traitement, obtenez le résultat de l'image JPG après le traitement
Regardez l'état du fichier avant le traitement. Il y a 4 fichiers OFD dans le dossier exemple, les noms de fichiers sont 1.ofd, 2.ofd, 3.ofd et 4.ofd. Ce sont tous des documents originaux à convertir et vous devez convertir les pages de chaque fichier en images au format JPG.
Dans l'effet traité, vous pouvez voir le dossier de résultats correspondant ou le résultat de sortie généré, et le logo de l'image JPG est également affiché dans l'interface. Cela montre qu'après la conversion par lots, le document de mise en page OFD d'origine a été converti en un format d'image plus général, ce qui est pratique pour la prévisualisation, le téléchargement, l'envoi ou l'archivage.
Il est important de noter que l'objectif principal de cet article est de "convertir toutes les pages d'un fichier OFD en images par lots". Si un fichier OFD contient plusieurs pages, après avoir sélectionné toutes les pages, le logiciel convertira par plage de pages; si seules les premières pages, les dernières pages, les pages impaires, les pages paires ou les plages personnalisées sont sélectionnées, le contenu de sortie sera différent. Par conséquent, en fonctionnement réel, le réglage des options de traitement est très critique.
Étape 1: Entrez dans le logiciel de bureau et sélectionnez OFD pour convertir la fonction d'image JPG
Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Plus tard, vous pouvez voir plusieurs catégories d'outils sur la gauche, telles que les noms de fichiers, les noms de dossiers, l'organisation de fichiers, les outils Word, les outils Excel, les outils PowerPoint, les outils PDF, les outils texte, les outils d'image, les outils vidéo, les outils audio et plus d'outils. Attendez. L'exemple actuel se trouve dans la zone "Plus d'outils" et plusieurs cartes de fonction de conversion sont affichées dans l'interface principale, notamment "Convertir OFD en PDF", "Convertir OFD en images JPG", "Convertir XPS en PDF" et ainsi de suite.
Dans cette interface, vous devez cliquer sur "2, OFD Convertir en images JPG". L'astuce rouge dans la capture d'écran indique également clairement que la fonction est utilisée pour "convertir en masse des fichiers OFD en images au format JPG". Le but de cette étape est d'entrer dans la page de tâche de conversion par lots correcte pour s'assurer que les fichiers OFD importés ultérieurs sorteront au format d'image JPG.
Lors de la sélection de la fonction, deux points sont recommandés pour confirmer: Premièrement, le nom de la fonction doit être "OFD converti en image JPG", ne sélectionnez pas par erreur "OFD converti en PDF"; deuxièmement, si vous voulez juste transformer la page OFD en image, vous devez sélectionner la fonction d'image JPG au lieu d'autres fonctions de conversion de format de document. Cela évite que les résultats de conversion ne soient pas cohérents avec les attentes.
Étape 2: Ajouter un fichier OFD ou importer en masse à partir d'un dossier
Après être entré dans la page "Convertir OFD en images JPG", le logiciel affiche un processus étape par étape: sélectionnez l'enregistrement à traiter, définissez les options de traitement, définissez l'emplacement de sauvegarde et démarrez le traitement. Actuellement à l'étape 1 "Sélection des enregistrements à traiter". En haut à droite, vous pouvez voir des boutons tels que "Ajouter des fichiers", "Importer des fichiers à partir d'un dossier", "Vider" et "Plus".
Si le nombre de fichiers OFD en attente est faible, vous pouvez cliquer sur "Ajouter des fichiers" pour sélectionner un ou plusieurs fichiers OFD localement. Si ces fichiers OFD sont déjà concentrés dans le même dossier, il est recommandé d'utiliser "Importer des fichiers à partir d'un dossier", ce qui peut ajouter plus rapidement les fichiers OFD de l'ensemble du dossier à la liste des tâches. 4 fichiers ont été importés avec succès dans la capture d'écran. La liste affiche le numéro de série, le nom, le chemin, l'extension, l'heure de création, l'heure de modification et la colonne d'opération.
On peut voir à partir de la liste que les 4 enregistrements sont 1.ofd, 2.ofd, 3.ofd et 4.ofd. Les chemins sont tous situés dans le répertoire test du disque D. L'extension est ofd et le nombre d'enregistrements affichés en bas est 4. Le résultat attendu de cette étape est que tous les fichiers OFD à convertir apparaissent dans la liste des tâches et que le nombre correspond aux fichiers en attente réels. Après l'importation, il est recommandé de vérifier simplement le nom du fichier et le nombre d'enregistrements pour éviter de manquer des fichiers ou de les induire en erreur dans d'autres fichiers.
Si un fichier qui n'a pas besoin d'être traité apparaît dans la liste, vous pouvez utiliser l'opération de suppression sur le côté droit de la ligne correspondante pour le supprimer; si l'importation est erronée, vous pouvez également utiliser "Vider" pour le sélectionner à nouveau. Des boutons "Filtrer" et "Trier" sont également disponibles sur l'interface pour faciliter la recherche et l'organisation de la liste des tâches lorsqu'il y a plus de fichiers. Après avoir confirmé que la liste de fichiers est correcte, cliquez sur "Suivant" en bas pour accéder aux paramètres des options de traitement.
Étape 3: Sélectionner toutes les pages dans la plage de traitement
Après avoir atteint l'étape 2 "Définir les options de traitement", la page affiche d'abord "Gamme de traitement". Plusieurs options sont disponibles ici, y compris "Toutes les pages", "Les premières pages", "Les dernières pages", "Pages impaires", "Pages paires" et "Personnaliser". Étant donné que l'objectif de cet article est de convertir toutes les pages du fichier OFD en images, «Toutes les pages» doit être sélectionné. La boîte rouge dans la capture d'écran indique "Toutes les pages", qui est également un paramètre clé pour éviter les pages manquantes.
Le but de cette étape est très clair: dites au logiciel de ne pas seulement convertir certaines pages, mais d'exporter toutes les pages de chaque fichier OFD sous forme d'images JPG. Pour un document OFD de plusieurs pages, si vous sélectionnez par erreur la plage "Pages précédentes" ou "Personnalisé", vous ne pouvez produire qu'une partie de l'image; si vous sélectionnez par erreur la page impaire ou la page paire, l'autre moitié de la page manquera. Par conséquent, lors de la tâche d'archivage complète des certificats financiers, des documents de licence, des pièces jointes aux contrats, etc., il est recommandé d'utiliser «toutes les pages» en premier.
Une fois la configuration de la plage de page terminée, vous pouvez continuer à afficher les paramètres de densité de pixels d'image (PPI) ci-dessous. Dans l'exemple, la valeur est 300. De manière générale, les valeurs PPI affectent la clarté de l'image et le volume du fichier. Plus la valeur est élevée, plus l'image est claire, mais le fichier image généré peut également être plus grand; lorsque la valeur est faible, la taille du fichier peut être plus petite, mais les détails et la clarté du texte peuvent diminuer. Le paramètre par défaut ou actuel dans la capture d'écran est 300, ce qui convient à la plupart des scènes de bureau qui nécessitent une lecture claire du texte.
Étape 4 de l'opération: confirmez si la couture est un graphique long selon les besoins
Dans la page des options de traitement, vous pouvez également voir le commutateur "épisser plusieurs pages en une très longue image". Cette option détermine le format de sortie d'un fichier OFD de plusieurs pages. Le commutateur est désactivé dans la capture d'écran, il est donc plus conforme aux exigences habituelles de "toutes les pages converties en images séparément". Pour les scènes de bureau qui doivent être archivées page par page, téléchargées page par page et vérifiées page par page, il est recommandé de rester fermées afin que chaque page puisse générer des images indépendantes, ce qui est plus pratique pour la recherche et la citation ultérieures.
Si l'utilisateur a besoin de synthétiser un OFD de plusieurs pages dans un graphique long, comme faire un aperçu continu et envoyer plusieurs pages de matériaux à d'autres en tant qu'image, le commutateur peut être activé en fonction de la situation réelle. Cependant, du point de vue de l'archivage par lots et de la gestion des pages, la sortie page par page est généralement plus claire et plus propice à l'identification du système et à la vérification manuelle. L'exemple de cet article se concentre sur la conversion de toutes les pages en images, il est donc recommandé de conserver l'état fermé par défaut lorsque vous n'êtes pas sûr des besoins.
Étape 5: Définir l'emplacement de sauvegarde et commencer le traitement
Après avoir terminé le réglage de la plage de traitement et des paramètres d'image, cliquez sur "Suivant" au bas de la page pour passer à l'étape 3 "Définir l'emplacement de sauvegarde". Bien que la capture d'écran ne montre pas l'interface spécifique de l'emplacement de sauvegarde, à partir du processus supérieur du logiciel, vous pouvez voir que cette étape est un lien nécessaire avant la conversion formelle. Les utilisateurs doivent choisir un répertoire de sortie en fonction de leurs propres habitudes de gestion de fichiers, telles que la sélection d'un dossier dédié à l'enregistrement des résultats de conversion, afin d'éviter que les images JPG générées ne soient mélangées avec les fichiers OFD d'origine.
Lors de la définition de l'emplacement de sauvegarde, il est recommandé d'utiliser un nom de répertoire clair, tel que "OFD vers les résultats JPG", "Image de facture électronique", "Archivage d'image OFD", etc. L'avantage de ceci est que le fichier de résultat peut être rapidement localisé une fois la conversion terminée, et il est également pratique pour le téléchargement, la compression, la sauvegarde ou l'envoi ultérieurs. S'il y a beaucoup de fichiers traités par lots, le répertoire de sortie doit être planifié à l'avance pour éviter les difficultés de recherche causées par la dispersion des images dans différents chemins.
Après confirmation de l'emplacement de sauvegarde, entrez l'étape 4 "Démarrer le traitement". Selon le processus d'interface, après avoir cliqué sur Démarrer le traitement, le logiciel effectue la conversion par lots en fonction de la liste des tâches et des options de traitement. Une fois le traitement terminé, ouvrez le répertoire de sortie pour afficher les résultats des images JPG générées. En combinant les captures d'écran après le traitement, vous pouvez voir que les fichiers OFD d'origine ont formé les résultats de sortie d'image correspondants, atteignant l'objectif de conversion par lots.
Questions fréquemment posées et considérations
1. Pourquoi choisir "Toutes les pages"?Étant donné que le document OFD peut contenir plusieurs pages, si seules les premières pages, les dernières pages, les pages impaires, les pages paires ou les plages personnalisées sont sélectionnées, l'image de sortie n'est pas un document complet. Lorsque vous avez besoin d'une archive complète ou d'une soumission complète, vous devez sélectionner «Toutes les pages».
2. Quel est le réglage de l'IPP approprié?La densité de pixels de l'image affichée dans la capture d'écran est de 300. Pour les documents de bureau tels que le texte, les factures, les contrats et les documents de certification, 300 peut généralement prendre en compte la clarté et la disponibilité. Si vous recherchez un volume plus petit, vous pouvez l'ajuster en fonction des besoins réels, mais pas trop bas pour que le texte ne soit pas clair.
3. Besoin d'organiser les fichiers avant d'importer en masse?Il est recommandé de placer les fichiers OFD à traiter dans le même dossier, puis d'utiliser Importer des fichiers à partir du dossier. Il n'est pas facile de rater la sélection et il est également pratique de vérifier le nombre d'enregistrements de suivi. Dans l'exemple, 4 fichiers OFD sont concentrés dans le répertoire D:\ test. Après l'importation, la liste affiche 4 enregistrements pour faciliter la confirmation.
4. Que faire si vous ne trouvez pas l'image après la conversion?Il est généralement nécessaire de vérifier l'emplacement de sauvegarde des paramètres de l'étape 3. Il est recommandé de sélectionner un répertoire de sortie clair avant le traitement et d'aller directement dans ce répertoire pour voir les résultats une fois la conversion terminée. Si vous avez beaucoup de fichiers, vous pouvez trier la recherche par nom de fichier ou heure de build.
5. Est-ce que cela va changer le fichier OFD original?Du point de vue du processus, cette fonction est de convertir OFD en images JPG et de sortir vers l'emplacement de sauvegarde. Le fichier OFD d'origine est utilisé comme enregistrement d'entrée pour participer au traitement. Pour la sécurité des fichiers, il est recommandé de conserver le fichier OFD d'origine et d'enregistrer l'image de sortie dans un répertoire séparé.
Résumé: Utilisez le traitement par lots au lieu d'exporter un par un, complétez rapidement OFD en JPG
La conversion par lots de toutes les pages des fichiers OFD en images JPG est un besoin de bureau très pratique dans des scénarios tels que les finances, l'administration, les archives et le traitement des documents gouvernementaux. Par HeSoft Doc Batch Tool , Les utilisateurs peuvent d'abord sélectionner la fonction "Convertir OFD en images JPG", puis importer des fichiers OFD par lots, sélectionner "Toutes les pages" dans la plage de traitement, confirmer si PPI et épisser des images longues selon les besoins, et enfin définir l'emplacement de sauvegarde et commencer le traitement. L'ensemble du processus est clair, adapté au traitement de plusieurs fichiers à la fois, réduisant les opérations inefficaces d'ouverture répétée, de capture d'écran page par page et de sauvegarde manuelle.
Si vous avez un lot de factures OFD, de licences OFD, de contrats OFD ou de fichiers OFD gouvernementaux à convertir en images, il est recommandé de rassembler les fichiers dans un dossier, puis de suivre les étapes de cet article pour le traitement par lots. Cela peut non seulement améliorer l'efficacité de la conversion, mais également réduire le risque de pages manquantes et de confusion de stockage.