Lorsqu'il y a des dizaines ou des centaines de documents Word dans un dossier qui doivent modifier les mots-clés de manière unifiée, il faut beaucoup de temps pour ouvrir les fichiers docx ou doc un par un, puis rechercher manuellement les substitutions, et il est facile de les manquer. Cet article montre comment utiliser le remplacement par lots de plusieurs mots-clés dans plusieurs fichiers Word HeSoft Doc Batch Tool Importer plusieurs documents à la fois, définir plusieurs ensembles de mots de recherche et de mots de remplacement, et terminer le traitement par lots selon l'assistant, adapté à la maintenance unifiée des contrats, des données, des modèles, des documents produits et d'autres contenus.
Dans le bureau quotidien, de nombreuses personnes rencontreront ce scénario: certains mots dans un lot de fichiers Word doivent être mis à jour de manière unifiée, comme le remplacement de l'ancien nom de zone, l'ancien nom de l'entreprise, l'ancien nom de produit et l'ancien numéro par un nouveau contenu. S'il n'y a qu'un seul fichier, vous pouvez le faire en utilisant la recherche et la substitution de Word; mais s'il existe de nombreux documents docx et doc, et que plusieurs mots-clés doivent être remplacés dans chaque document, ouvrez un par un, entrez un par un et enregistrez un par un.
La question à résoudre dans cet article est la suivante: comment remplacer plusieurs mots-clés dans de nombreux fichiers Word par lots. Par HeSoft Doc Batch Tool , Vous pouvez ajouter plusieurs fichiers Word à la liste de traitement à la fois, puis remplir plusieurs groupes de "Rechercher des mots-clés" et "Remplacer les mots-clés" dans la même page de paramètres, permettant au logiciel de traiter le contenu du fichier par lots conformément aux règles. Ce qui suit est combiné avec des captures d'écran pour expliquer en détail l'effet avant traitement, l'effet après traitement et le processus de fonctionnement spécifique.
Scènes applicables: dans quels cas il est nécessaire de remplacer par lots les mots-clés de fichier Word
La recherche par lots de contenu Word de remplacement est idéale pour les scénarios nécessitant une maintenance unifiée d'un grand nombre de documents. Par exemple, après le changement de nom de la société, l'ancien nom de la société dans le contrat historique, le devis et le manuel doit être remplacé par un nouveau nom; après la mise à jour des informations sur le produit, le modèle, les paramètres, l'origine, la personne de contact et d'autres informations dans plusieurs documents doivent être uniformément modifiés; données de formation, le même lot d'anciens mots clés est apparu dans les documents de projet et les documents d'appel d'offres, vous pouvez également utiliser la substitution par lots pour une correction rapide.
À partir de l'exemple de la capture d'écran, vous pouvez voir que le fichier en attente est un total de 6 documents Word de 1.docx à 6.docx. Le contenu du document contient une introduction aux variétés de pommes, et le nom du pays après "Country of Origin" doit être modifié. Avant le traitement, il y avait des mots-clés tels que Australia et USA dans le document; après le traitement, ces mots ont été remplacés par Canada et Japon. Cet exemple, bien que le nombre de fichiers ne soit pas élevé, fonctionne de la même manière pour plus de fichiers docx ou doc.
Aperçu de l'effet: fichier Word et état de mot-clé avant le traitement
Avant le traitement, plusieurs documents Word sont placés dans un dossier et les noms de fichiers sont affichés dans l'ordre comme 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx, 6.docx. Si ce type de fichier est ouvert un par un, même si chaque fichier ne modifie que deux ou trois mots, cela prendra beaucoup de temps, et il est facile de manquer en raison des étapes de changement de fenêtre, de copier-coller et d'enregistrer le fichier.
Après avoir ouvert l'un des documents Word, vous pouvez voir plusieurs champs d'informations dans le corps, tels que Size, Country of Origin, Colour, Taste, Good for, Availability, etc. Ce qui doit être remplacé est spécifiquement indiqué dans la capture d'écran: Australia dans l'exemple de gauche et USA dans l'exemple de droite. Cela montre que cette fois, il ne s'agit pas seulement de remplacer un mot fixe, mais de traiter plusieurs ensembles de mots-clés différents en même temps.
Aperçu des effets: résultats de remplacement après traitement par lots
Une fois le traitement par lots terminé, ouvrez la vérification du document Word et vous pouvez voir que l'Australie d'origine est devenue Canada et que les États-Unis d'origine sont devenus Japon. Les images, la structure du tableau, le nom du champ et les autres contenus du corps du document restent les mêmes, et seuls les mots-clés définis changent. Pour les tâches de traitement par lots Word qui doivent conserver la composition d'origine et ne modifier que le contenu du texte spécifié, cette méthode peut considérablement réduire l'inspection manuelle et l'édition répétée.
Il convient de noter ici que le noyau de la substitution par lots ne consiste pas simplement à «changer un mot pour l'ensemble du fichier», mais à configurer la relation de substitution à plusieurs groupes à la fois. Par exemple, dans la première ligne, Australia correspond au Canada et dans la deuxième ligne, USA correspond au Japon. Lorsque le logiciel traite chaque fichier Word, il recherche et remplace en fonction de ces correspondances, afin de réaliser une mise à jour unifiée de plusieurs documents et de plusieurs mots-clés.
Étape 1: Accédez à l'outil Word et sélectionnez la fonction de recherche de remplacement
Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Plus tard, vous pouvez voir différents types de catégories d'outils sur le côté gauche, y compris les outils Word, Excel, PowerPoint, PDF, etc. Étant donné que le contenu du fichier Word doit être traité cette fois, vous devez d'abord entrer dans la catégorie "Outils Word".
Dans la liste des outils Word, sélectionnez 1. Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word. À partir des invites de l'interface, vous pouvez voir que cette fonction est utilisée pour "rechercher et remplacer par lots des mots-clés dans le contenu du fichier Word", ce qui correspond exactement aux tâches à traiter dans cet article. Le but de la sélection de cette fonction est d'entrer dans le processus de traitement spécifiquement pour le remplacement du contenu du document Word, plutôt que d'autres tâches telles que la modification du nom de fichier, l'ajustement du format ou le traitement d'image.
Étape 2: Ajouter le fichier Word qui doit être traité en masse
Une fois que vous entrez dans la fonction "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word", l'interface entre dans un processus orienté. La première étape consiste à «sélectionner les enregistrements à traiter». Au-dessus de cette page, vous pouvez voir des boutons tels que "Ajouter des fichiers", "Importer des fichiers à partir d'un dossier", "Vider" et "Plus". Si vous ne devez traiter que quelques documents spécifiés, vous pouvez utiliser «Ajouter des fichiers»; si tous les fichiers docx ou doc sont regroupés dans le même dossier, il est plus pratique d'utiliser «Importer des fichiers à partir d'un dossier».
6 fichiers ont été importés dans la capture d'écran, et la liste affiche des informations telles que le numéro de série, le nom, le chemin, l'extension, l'heure de création et l'heure de modification. Vous pouvez voir que le chemin du fichier est D:\ test \ 1.docx à D:\ test \ 6.docx, et les extensions sont docx. Le rôle de cette liste est de permettre aux utilisateurs de confirmer avant le traitement formel: quels fichiers seront remplacés par lots, si le chemin du fichier est correct et si des documents qui ne devraient pas être traités sont ajoutés. Si vous constatez qu'un fichier n'a pas besoin d'être traité, vous pouvez le supprimer via la zone d'action à droite de la liste; si l'importation est erronée, vous pouvez également utiliser "Vider" pour sélectionner à nouveau.
Après avoir confirmé que la liste des fichiers est correcte, cliquez sur "Suivant" en bas de la page pour accéder aux paramètres de la règle de remplacement de mot-clé. Il est recommandé de ne pas se précipiter pour continuer à cette étape, mais de vérifier d'abord le nombre et le chemin des documents, en particulier lors du traitement de documents importants tels que les contrats, les notifications officielles et les informations client, afin de garantir l'exactitude des documents cibles réduira les retouches ultérieures.
Étape 3: Définir la méthode de recherche et la relation de remplacement de plusieurs groupes de mots-clés
La deuxième étape est "Définir les options de traitement", qui est également l'étape la plus critique pour remplacer les mots-clés Word par lots. Dans la capture d'écran, la «méthode de recherche» sélectionne «Recherche précise du texte», ce qui signifie que le logiciel correspondra avec précision en fonction du contenu du texte saisi. Vous pouvez également voir l'option "Utiliser la formule pour brouiller la recherche de texte" à côté, mais la recherche précise est utilisée dans cet exemple, ce qui convient au cas où vous savez clairement quels mots remplacer.
Dans la zone "Options supplémentaires", vous pouvez voir "Ignorer la casse de la lettre" et "correspondre au mot complet au lieu d'une partie du mot". Ces deux options sont utilisées pour contrôler la plage de correspondance. Par exemple, lors du remplacement de mots-clés anglais, si vous souhaitez que Australia, Australia et AUSTRALIA soient reconnus, vous pouvez envisager des options de casse en fonction des besoins réels; si vous craignez qu'un mot ne fasse partie d'un autre mot plus long, vous pouvez combiner "correspondre à un mot complet au lieu d'une partie du mot" pour réduire le risque de remplacement par erreur. Ces options supplémentaires ne sont pas cochées dans la capture d'écran, indiquant que cette fois, elles sont remplacées par le texte exact par défaut.
Il y a deux listes sous la page: à gauche, "Liste des mots-clés à rechercher" et à droite, "Liste des mots-clés remplacés". Dans cet exemple, indiquez Australia à la ligne 1 à gauche, USA à la ligne 2; Canada à la ligne 1 à droite et Japan à la ligne 2. Le logiciel établira une correspondance par ligne, c'est-à-dire que Australia est remplacé par Canada et USA est remplacé par Japan. Lors du remplissage, faites particulièrement attention à la correspondance des numéros de ligne des deux côtés. Vous ne pouvez pas avoir deux lignes à gauche et une seule ligne à droite, sinon le résultat du remplacement peut ne pas répondre aux attentes.
L'interface affiche également l'invite "Si vous ne remplissez pas, cela signifie que si le mot-clé remplacé sur le côté droit est laissé vide, le contenu trouvé sur le côté gauche peut être supprimé. Cette fonction est utile pour nettoyer le texte du filigrane fixe et supprimer les marques uniformes, mais si vous ne remplacez que les mots-clés, vous devez remplir le nouveau contenu sur la droite.
Étape 4: Continuez à définir l'emplacement de sauvegarde et commencez le traitement par lots
Après avoir terminé les paramètres de la liste des mots-clés, cliquez sur "Suivant" et suivez l'assistant de l'interface pour accéder à "Définir l'emplacement d'enregistrement". Les paramètres de l'emplacement d'enregistrement sont importants car le traitement par lots affecte plusieurs fichiers Word. Dans le travail réel, il est recommandé d'enregistrer les fichiers traités dans un nouveau dossier ou de sauvegarder les fichiers d'origine avant le traitement. De cette façon, même si vous constatez que la configuration du mot-clé est incorrecte, vous pouvez revenir au document d'origine pour le retraitement.
Après avoir défini l'emplacement de sauvegarde, continuez à l'étape "Démarrer le traitement". Le logiciel traite chaque document Word à son tour en fonction de la liste de fichiers précédemment importée et de la correspondance de mots-clés définie. Une fois le traitement terminé, vous pouvez ouvrir plusieurs des documents pour des contrôles ponctuels, en vous concentrant sur la confirmation si les mots de remplacement sont corrects, si la composition du document reste normale et s'il existe un contenu spécial qui nécessite un traitement supplémentaire.
Questions fréquemment posées et considérations
1. Lorsque plusieurs mots-clés sont remplacés, pourquoi devraient-ils correspondre ligne par ligne?Parce que le logiciel doit savoir quel nouveau mot correspond à chaque ancien mot. Les mots de recherche sur les premières lignes de gauche seront associés aux mots de remplacement sur les premières lignes de droite. Par conséquent, lors de la saisie de plusieurs ensembles de mots-clés, il est recommandé de trier l'ordre dans le tableau ou le texte, puis de le copier dans la liste correspondante.
2. doc et docx peuvent-ils gérer cela?D'après la capture d'écran de cet article, l'exemple d'extension de fichier est docx. Pour les autres fichiers au format Word, la prise en charge réelle du logiciel et les résultats d'importation sont recommandés. Si le fichier peut être ajouté à la liste et que l'extension s'affiche, vous pouvez continuer à essayer de le faire en appuyant sur l'assistant.
3. Comment éviter le remplacement par erreur?Essayez d'utiliser du texte complet et clair lors de la définition des mots-clés, ne saisissez pas seulement des fragments trop courts. Lors du traitement du contenu anglais, vous pouvez combiner des options telles que "correspondre au mot complet au lieu d'une partie du mot" pour éviter de remplacer les caractères à l'intérieur d'un certain mot.
4. Une sauvegarde est-elle nécessaire avant le remplacement?La sauvegarde est recommandée. L'avantage du traitement par lots est une efficacité élevée, mais cela signifie également que la configuration à la fois affecte plusieurs fichiers. Pour les documents importants, il est préférable de copier d'abord un test et de confirmer que le résultat répond aux attentes avant de traiter tous les fichiers.
Résumé
Le remplacement par lots de plusieurs mots-clés dans plusieurs fichiers Word réduit essentiellement les opérations manuelles d'ouverture, de recherche, d'entrée et d'enregistrement répétées. Par HeSoft Doc Batch Tool , Vous pouvez d'abord importer un lot de documents docx, puis définir plusieurs ensembles de mots de recherche et de mots de remplacement, et enfin suivre l'assistant pour terminer l'enregistrement et le traitement. Pour les modèles de contrat, les informations sur les produits, les documents de projet, le matériel de formation et d'autres documents qui doivent être mis à jour de manière unifiée, cette méthode peut considérablement améliorer l'efficacité et réduire la probabilité de modifications manquées. Si vous avez un grand nombre de fichiers Word sous la main et que vous devez changer le même lot de mots-clés, vous pouvez d'abord tester les règles avec un petit nombre de fichiers, puis les appliquer par lots au dossier complet.