PDF s'ouvre normalement sur cet ordinateur, mais cela ne garantit pas le même format après l'envoi vers d'autres ordinateurs, téléphones ou systèmes en ligne. L'absence de polices incorporées est une cause majeure de code erroné dans l'aperçu PDF, de substitutions de polices et de variations d'espacement. Cet article, en s'appuyant sur le processus d'optimisation et de compression PDF de HeSoft Doc Batch Tool , explique comment importer plusieurs PDF par lots, configurer le mode d'incorporation des polices et choisir de sous-ensemble toutes les polices, afin de rendre les PDF multiples plus adaptés à l'envoi externe, à l'aperçu en ligne et à l'archivage à long terme.
De nombreux employés de bureau ont vécu une expérience similaire : un PDF exporté depuis Word, docx, doc, PPT ou un logiciel de mise en page semble tout à fait normal sur leur propre ordinateur, mais une fois envoyé au client, ce dernier signale que la police du titre est différente, que l'italique en anglais a disparu, que les symboles sont déformés, voire que la mise en page est décalée lors de la prévisualisation dans le système en ligne. Lorsque ce type de problème survient, il ne s'agit pas nécessairement d'un fichier PDF endommagé ; la cause la plus fréquente est que les polices utilisées dans le PDF ne sont pas intégrées, et l'environnement de lecture ne peut les remplacer que par les polices disponibles sur la machine locale.
S'il n'y a qu'un seul PDF, vous pouvez le réexporter manuellement ou le traiter avec un logiciel PDF professionnel ; mais si un dossier contient des dizaines de contrats, rapports, certificats, supports de cours ou documents produits, les ouvrir un par un pour les traiter ferait perdre énormément de temps. Cet article présente une méthode plus adaptée au contexte bureautique : utiliser les fonctions d'optimisation et de compression PDF de HeSoft Doc Batch Tool pour configurer par lots le mode d'intégration des polices de plusieurs PDF. Il s'agit d'un logiciel bureautique qui se caractérise par son orientation vers le traitement de fichiers par lots, transformant les opérations répétitives en flux unifié, ce qui le rend adapté aux utilisateurs qui ont souvent besoin de gérer des documents PDF, Word, Excel, PowerPoint, etc.
Scénarios d'application : caractères illisibles dans l'aperçu PDF, substitution de polices et distribution multi-appareils
L'intégration ou la création de sous-ensembles de polices PDF par lots répond principalement à la question suivante : « Ce que les autres voient à l'ouverture sera-t-il identique à ce que je vois ? ». Il est particulièrement conseillé de procéder à ce traitement dans les cas suivants :
- Avant l'envoi de documents clients : Les devis, brochures produits et propositions techniques contiennent souvent des polices d'entreprise, des polices anglaises ou des symboles spéciaux qui sont facilement remplacés s'ils ne sont pas intégrés.
- Dossiers d'appel d'offres et de candidature : Plusieurs fichiers PDF doivent être téléchargés sur un système dont l'environnement d'aperçu en ligne n'est pas contrôlable ; l'intégration des polices peut réduire le risque de problème de mise en page.
- Archivage électronique : Un PDF archivé pourrait être ouvert à nouveau des années plus tard ; si sa lisibilité dépend des polices actuellement sur l'ordinateur, sa lisibilité à long terme sera compromise.
- Collaboration interdépartementale : Les bibliothèques de polices sur les ordinateurs des différents collègues sont différentes ; les polices non intégrées entraîneront des résultats de révision incohérents.
- Documents exportés par lots : Les fichiers PDF exportés par lots depuis Word, docx, doc, PPT ou Excel doivent subir un traitement unifié avant distribution.
L'intégration des polices ne vise pas à modifier le contenu du document, mais à faire en sorte que le PDF embarque les informations de police nécessaires. La création de sous-ensembles de polices, quant à elle, tout en garantissant la disponibilité des caractères requis pour l'affichage, n'intègre que la portion effectivement utilisée, ce qui est généralement plus adapté à la diffusion des fichiers.
Aperçu du résultat : plusieurs PDF et leur état de police avant traitement
Avant le traitement, on peut voir qu'il y a 5 fichiers PDF dans le dossier, nommés respectivement 1.pdf à 5.pdf. Ce type de nommage est très courant, par exemple pour des rapports, certificats ou lots de documents générés par lots. Ce qui intéresse vraiment l'utilisateur n'est pas de savoir si un seul fichier peut être traité, mais si cet ensemble de fichiers peut se voir appliquer les mêmes règles de traitement des polices en une seule fois.
En examinant plus avant les propriétés du document PDF avant traitement, dans l'onglet « Polices », on peut voir les polices utilisées dans ce document. Par exemple, les polices telles que TimesNewRomanPS-ItalicMT, TimesNewRomanPSMT n'affichent que des informations comme le nom de la police, le type, l'encodage, la police réelle, etc., mais la capture d'écran n'indique pas « Sous-ensemble intégré ». Cela signifie que ces polices n'ont pas été intégrées dans le PDF sous forme de sous-ensembles.
Lors de l'aperçu sur la machine locale, si les polices correspondantes sont installées sur le système, l'utilisateur peut ne pas remarquer d'anomalie. Mais lorsque le PDF est envoyé à des utilisateurs qui n'ont pas installé ces polices, ou téléchargé sur certaines plateformes d'aperçu en ligne, l'affichage peut être altéré. Les problèmes de polices ne sont souvent pas évidents sur chaque page, mais apparaissent dans des tailles de police spécifiques, pour le gras, l'italique, les caractères spéciaux ou les symboles de formule. Il est donc plus sûr de les traiter de manière unifiée avant distribution.
Aperçu du résultat : après traitement, l'affichage indique le sous-ensemble intégré, adapté à la diffusion et à l'aperçu
Après le traitement par lots, en rouvrant l'onglet des propriétés de police du document PDF, on peut voir que la mention « Sous-ensemble intégré » apparaît après plusieurs noms de polices. Par exemple, TimesNewRomanPS-BoldItalicMT, TimesNewRomanPS-BoldMT, TimesNewRomanPS-ItalicMT et TimesNewRomanPSMT affichent désormais la mention Sous-ensemble intégré, avec le type TrueType(CID) et l'encodage Identity-H.
C'est là l'effet principal du sous-ensemble de polices par lots : le PDF ne dépend plus entièrement de l'environnement de polices de l'ordinateur du lecteur, mais embarque le sous-ensemble de polices nécessaire à l'affichage du document. Pour les PDF destinés à être envoyés aux clients, téléchargés sur un système ou conservés à long terme, cette étape peut réduire significativement les problèmes d'aperçu dus à l'absence de polices.
Étapes de l'opération : intégrer ou créer des sous-ensembles de polices PDF par lots
Étape 1 : Trouver la fonction d'optimisation et de compression des PDF dans le logiciel
Après le lancement de HeSoft Doc Batch Tool , la partie gauche affiche la navigation des catégories de fonctions, incluant Page d'accueil, Flux de tâches, Tous les outils, Nom de fichier, Nom de dossier, Organisation des fichiers, Outils Word, Outils Excel, Outils PowerPoint, Outils PDF, etc. Puisque les objets à traiter sont ici des PDF, il faut d'abord accéder aux Outils PDF.
Dans la page des Outils PDF, trouvez 25. Optimisation et compression de PDF. Sa description indique qu'il permet d'optimiser et de compresser des fichiers PDF par lots et de réduire leur taille. D'après les options de configuration qui suivent, on peut déduire que cette fonction offre simultanément la possibilité de configurer le mode d'intégration des polices, ce qui la rend appropriée pour traiter par lots le problème des polices non intégrées dans les PDF. Après avoir cliqué sur cette fonction, vous entrez dans le flux de la tâche.
Étape 2 : Importer les fichiers ou le dossier PDF à traiter
Après être entré dans la fonction, la première étape est de « Sélectionner les enregistrements à traiter ». En haut à droite de l'interface, on peut voir les boutons Ajouter un fichier, Importer fichiers depuis un dossier, Vider et Plus. Si vos fichiers PDF sont dispersés à différents emplacements, utilisez Ajouter un fichier ; s'ils sont tous dans le même dossier, utiliser Importer fichiers depuis un dossier sera plus efficace.
La capture d'écran montre que 5 enregistrements ont été importés, le tableau listant le nom, le chemin, l'extension, la date de création et la date de modification. Après importation, il faut vérifier deux choses : premièrement, que les extensions sont toutes « pdf » ; deuxièmement, que le chemin correspond bien au répertoire à traiter cette fois-ci. Une fois confirmé, cliquez sur le bouton Suivant en bas. Le but de cette étape est de centraliser les PDF qui devaient auparavant être traités un par un en une seule tâche par lots.
Étape 3 : Configurer le mode d'intégration des polices et choisir de créer un sous-ensemble pour toutes les polices
La deuxième étape consiste à accéder à « Définir les options de traitement ». On y trouve des options pour la qualité de l'image, la résolution maximale de l'image et le mode d'intégration des polices. Pour résoudre le problème des polices non intégrées, la clé est d'activer le Mode d'intégration des polices. Sur la capture, cette option est activée, et deux boutons radio sont proposés en dessous : Intégrer toutes les polices, Créer un sous-ensemble pour toutes les polices.
Si votre besoin est de conserver autant que possible les ressources complètes des polices, vous pouvez choisir d'intégrer toutes les polices ; si votre besoin concerne l'envoi pour aperçu, le téléchargement sur un système ou l'archivage standard, il est conseillé de choisir Créer un sous-ensemble pour toutes les polices. La capture d'écran montre que cette dernière option a été sélectionnée, c'est pourquoi les propriétés du document après traitement indiquent « Sous-ensemble intégré ».
Il est également important de noter ici qu'il ne faut pas considérer que « Optimisation et compression de PDF » se contente de compresser les images. Ses options sont contrôlées par groupes. Si l'accent est mis cette fois sur le traitement des polices, on peut se concentrer sur le mode d'intégration des polices ; la qualité d'image et la résolution maximale de l'image peuvent rester désactivées ou être configurées selon les besoins réels, afin d'éviter un impact supplémentaire sur la netteté des images.
Étape 4 : Choisir l'emplacement de sauvegarde et exécuter le traitement par lots
Après avoir défini les options de traitement, le flux passe à « Définir l'emplacement de sauvegarde ». Il est recommandé de sauvegarder les fichiers traités dans un nouveau répertoire plutôt que d'écraser directement les PDF originaux. Cette approche présente trois avantages : conserver les fichiers originaux ; pouvoir comparer les propriétés des polices avant et après traitement ; si certains fichiers ne répondent pas aux attentes, pouvoir revenir rapidement en arrière.
Enfin, on arrive à l'étape « Démarrer le traitement ». Le logiciel exécute les tâches une par une selon les enregistrements de la liste, mais l'utilisateur n'a pas besoin de cliquer sur chaque PDF individuellement. Une fois le traitement terminé, ouvrez le répertoire de sortie, sélectionnez un PDF et consultez l'onglet des polices dans les propriétés du document. Si la mention « Sous-ensemble intégré » apparaît après le nom de la police, cela signifie que le paramétrage a bien été appliqué. Que ce soit pour 5, 50 ou plus de fichiers PDF, ce flux par lots permet d'économiser un temps considérable en opérations répétitives.
Questions fréquentes ou points d'attention
Si le PDF s'ouvre déjà normalement, est-il encore nécessaire d'intégrer les polices ?
Le fait qu'il s'ouvre normalement sur votre machine signifie seulement que l'ordinateur actuel dispose d'un environnement d'affichage adapté, cela ne garantit pas qu'il en sera de même sur un autre ordinateur, téléphone ou dans un environnement d'aperçu en ligne. Il est plus prudent de vérifier et d'intégrer les polices avant une distribution externe, un téléchargement sur un système ou un archivage.
La création de sous-ensembles pour toutes les polices affectera-t-elle le contenu textuel ?
L'objectif de la création de sous-ensembles de polices est d'intégrer les données de caractères de la police effectivement utilisées dans le document, sans modifier le contenu textuel du PDF. Il est tout de même conseillé de vérifier ponctuellement l'affichage des pages et les propriétés du document après traitement pour s'assurer que le résultat est conforme aux exigences.
Pourquoi le type de police et l'encodage affichés changent-ils après traitement ?
Comme on peut le voir sur la capture d'écran après traitement, le type de police affiché est TrueType(CID), l'encodage est Identity-H, et la mention « Sous-ensemble intégré » figure après le nom de la police. Il s'agit d'une manifestation courante après le traitement des ressources de polices PDF ; l'important est de confirmer que la police a bien été sauvegardée avec le PDF.
Peut-on traiter un dossier entier en une seule fois ?
Comme on peut le voir sur les boutons de l'interface, la fonction « Importer fichiers depuis un dossier » permet d'ajouter facilement à la liste l'ensemble des PDF contenus dans un dossier. Après l'importation, il est tout de même conseillé de vérifier le nombre d'enregistrements et les chemins des fichiers pour éviter de traiter par erreur des fichiers non concernés.
Faut-il écraser les fichiers originaux ?
Il est déconseillé d'écraser directement les fichiers avant d'en connaître le résultat. Une approche plus sûre consiste à sauvegarder dans un nouveau dossier, puis, après avoir vérifié les propriétés des polices et l'affichage des pages, de décider s'il faut remplacer les fichiers originaux ou utiliser la nouvelle version pour la distribution officielle.
Résumé : Résolvez définitivement les problèmes de polices PDF avant la distribution
Les problèmes liés aux polices non intégrées dans un PDF ne se révèlent souvent qu'après l'envoi du fichier, ce qui entraîne un coût de traitement élevé et nuit au professionnalisme des documents. Avec HeSoft Doc Batch Tool , vous pouvez importer plusieurs PDF en une seule fois dans le flux d'optimisation et de compression PDF, et configurer de manière unifiée le mode d'intégration des polices. En choisissant de créer un sous-ensemble pour toutes les polices, le résultat du traitement indiquera « Sous-ensemble intégré » dans les propriétés du document, ce qui est plus adapté à la diffusion multi-appareils et à l'aperçu en ligne.
Si vous êtes en train de préparer un ensemble de PDF à envoyer, soumettre ou archiver, il est conseillé de tester d'abord ce flux avec un petit nombre de fichiers, de confirmer que l'état des polices est correct après traitement, puis de traiter l'intégralité du dossier par lots. Cela permet à la fois de garantir la stabilité de l'affichage des PDF et de réduire considérablement le temps passé à ouvrir, sauvegarder et vérifier chaque fichier de manière répétitive.