Lorsqu'il existe des caractères avec des formats similaires mais des contenus différents dans plusieurs documents Word, docx ou doc, tels que des abréviations anglaises, des nombres, des fragments de code, etc., il faut beaucoup de temps pour ouvrir les fichiers un par un pour rechercher et supprimer. Cet article avec HeSoft Doc Batch Tool Par exemple, montrez comment utiliser la fonction "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word" pour faire correspondre le flou par lots avec des expressions régulières et supprimer les mots-clés de plusieurs fichiers Word, réduisant ainsi les opérations en double et améliorant l'efficacité du nettoyage des documents.
Lorsque vous organisez un grand nombre de documents Word, vous rencontrez souvent une situation: ce qui doit être supprimé n'est pas exactement le même mot fixe, mais un texte avec une certaine régularité. Par exemple, les 3 initiales majuscules avant le titer du document, les numéros dans le corps du texte, les codes ou identifiants qui changent dans différents fichiers, etc. Si vous ouvrez les fichiers docx et doc manuellement pour les rechercher et les supprimer un par un, non seulement l'efficacité est faible, mais il est également facile à supprimer.
La pratique décrite dans cet article consiste à utiliser un logiciel de bureau HeSoft Doc Batch Tool La fonction de recherche et de remplacement par lots Word dans, la correspondance floue via des expressions régulières, et le contenu de remplacement est laissé vide, de sorte que les mots-clés de plusieurs documents Word sont supprimés par lots. Cette méthode est particulièrement adaptée au nettoyage par lots de texte avec une structure similaire et des règles claires mais un contenu spécifique non fixe.
Scènes applicables: quel contenu Word convient pour la suppression par lots d'expressions régulières
Les expressions régulières conviennent au traitement de textes «réguliers mais pas identiques». Par rapport à la recherche précise ordinaire, le régulier peut correspondre à un type de contenu à la fois, il est donc très approprié pour le traitement par lots de plusieurs fichiers Word, docx et doc.
- Abréviations de format fixe avant de supprimer le titer:Par exemple, trois lettres majuscules telles que BOT, ELA et ABC.
- Supprimer les nombres dans le corps:Par exemple, 60 dans 60 hours, ou le numéro de série, le numéro de montant, etc. dans le document.
- Supprimez le code de format cohérent dans différents fichiers:Par exemple, numéro de produit, numéro de cours, numéro de projet.
- Nettoyer les balises redondantes dans les documents générés par lots:Par exemple, les variables de modèle, les identités d'importation, les espaces réservés, etc.
Dans cet exemple, il est nécessaire de traiter 6 documents Word par lots et de supprimer les mots clés qui y sont conformes: 3 majuscules consécutives et contenu numérique.
Aperçu des effets: comparaison avant et après traitement
Avant le traitement: plusieurs fichiers docx contiennent du texte de règle à supprimer
Il y a 6 documents Word dans le dossier exemple avec des noms de fichiers de 1.docx à 6.docx. Ils doivent tous effectuer la même opération de nettoyage de mot-clé.
Ouvrez l'un des documents Word pour voir que le titer contient quelque chose de similaireBOTCes 3 lettres majuscules, le corps contient également60Un tel contenu numérique. Ces contenus ne sont pas nécessairement identiques à tous les fichiers, mais leur format est régulier, ils conviennent donc à la suppression par lots avec des expressions régulières.
Après le traitement: les mots clés correspondants sont supprimés en masse
Une fois le traitement terminé, l'abréviation majuscule dans le titer d'origine a été supprimée et les chiffres dans le texte principal ont également été supprimés. Étant donné que la liste des mots-clés après cette substitution est vide, le contenu correspondant sera effacé directement pour obtenir l'effet de "suppression du mot-clé Word flou par lots".
Étapes opérationnelles: Supprimer le mot-clé Word avec le flou par lots d'expressions régulières
Étape 1: Accédez à l'outil Word, sélectionnez "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word"
Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Après, sélectionnez sur le côté gaucheOutils Word. Trouvez dans la liste des outils et cliquez sur"Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word". Cette fonctionnalité est utilisée pour rechercher et remplacer par lots des mots-clés dans le contenu du fichier Word, et elle peut également être supprimée par "remplacer par vide".
Le but de cette étape est d'entrer dans le module fonctionnel spécialisé dans la gestion du remplacement de recherche de texte Word. Pour les scénarios où vous devez modifier par lots le contenu des fichiers docx et doc, il est important de choisir d'abord le bon outil.
Étape 2: Ajouter le fichier Word à traiter
Après être entré dans la page des fonctionnalités, le logiciel affiche le processus de traitement, y compris "Sélectionner l'enregistrement à traiter", "Définir les options de traitement", "Définir l'emplacement d'enregistrement" et "Démarrer le traitement". Dans la première étape, vous pouvez cliquer surAjouter un fichierPeut également être viaImporter des fichiers à partir d'un dossierImporter des documents Word par lots.
À partir de la capture d'écran, vous pouvez voir que 6 fichiers docx ont été importés dans l'exemple et que la liste affiche des informations telles que le nom du fichier, le chemin, l'extension, l'heure de création et l'heure de modification. Après avoir confirmé que le fichier est correct, cliquez sur en bas de la pageProchaine étapePour accéder aux paramètres des options de traitement.
Si un fichier n'a pas besoin d'être traité, il peut être supprimé dans la colonne Actions à droite de la liste pour éviter toute erreur de traitement.
Étape 3: Choisissez "Rechercher du texte avec le flou de formule"
Sur la page "Définir les options de traitement", trouvezTrouver des moyens. Voici "Recherche précise du texte" etUtiliser le flou de formule pour trouver du texteDeux façons. Étant donné que ce que cet exemple veut supprimer est un contenu régulier mais non fixe, choisissezUtiliser le flou de formule pour trouver du texte.
Le "texte de recherche de flou de formule" ici peut être compris comme une correspondance de texte utilisant des expressions régulières. Il ne recherche pas seulement un mot fixe, mais correspond à un type de texte selon les règles d'entrée.
Étape 4: Remplissez les expressions régulières que vous devez rechercher
Sur la gaucheListe des mots clés à rechercherEntrez la règle à correspondre. Deux lignes sont remplies dans l'exemple:
- [A-Z]{3}: Faites correspondre 3 lettres anglaises majuscules consécutives, telles que BOT, ELA, ABC.
- \ D: correspond à un ou plusieurs nombres, par exemple 60, 100, 2026.
Ces deux règles recherchent séparément le texte éligible dans le document Word. Pour la suppression par lots de mots-clés non fixes, le remplissage de différentes règles peut couvrir plusieurs types de contenu à la fois.
Étape 5: laissez la liste de mots-clés remplacée vide pour obtenir l'effet de suppression
Le côté droit estListe des mots clés après remplacement. Astuce dans la capture d'écran"Ne pas remplir la colonne signifie supprimer"Donc cet exemple ne remplit aucun contenu de remplacement. De cette manière, le logiciel remplacera le contenu correspondant sur le côté gauche par vide lors du traitement, ce qui équivaut à supprimer ces mots-clés du document Word.
Cette étape est la clé pour implémenter la "suppression par lots": si le contenu est rempli à droite, le logiciel exécutera la substitution, si le côté droit n'est pas rempli, la suppression sera effectuée.
Étape 6: passer à l'étape suivante, définir l'emplacement de sauvegarde et commencer le traitement
Après avoir confirmé que la méthode de recherche et l'expression régulière sont correctes, cliquez surProchaine étape. Selon le processus d'interface, vous devez ensuite définir l'emplacement d'enregistrement du fichier traité, puis entrer dans le processus de démarrage.
Il est recommandé d'enregistrer les fichiers traités dans un nouveau dossier pour faciliter la distinction avec les fichiers d'origine, et pour faciliter la vérification aléatoire après le traitement. Une fois terminé, ouvrez l'effet de vérification du document Word généré et confirmez que le mot-clé correspondant a été supprimé.
Questions fréquemment posées et considérations
1. Pourquoi utiliser des expressions régulières au lieu de rechercher avec précision?
Si les mots-clés à supprimer dans chaque document Word sont exactement les mêmes, utilisez la recherche exacte. Mais si le mot-clé change, comme différentes abréviations en majuscules à 3 chiffres, des nombres différents et des nombres différents, il est plus approprié d'utiliser des expressions régulières. Les expressions régulières peuvent correspondre à un type de contenu selon des règles, réduisant le remplissage répété et les opérations répétées.
2. La liste de remplacement est-elle vide doit être supprimée?
À partir de l'invite de capture d'écran, vous pouvez voir que la zone de liste de mots-clés remplacée est marquée "Ne pas remplir la colonne signifie supprimer". Par conséquent, dans la fonction actuelle, si vous souhaitez supprimer le contenu correspondant, n'entrez pas de contenu dans la liste de remplacement à droite.
3. Les expressions régulières doivent être remplies avec soin pour éviter toute suppression accidentelle
Plus la plage de correspondance des expressions régulières est large, plus il est facile de faire correspondre ce que vous ne voulez pas supprimer. Par exemple, \ d correspondra à tous les numéros du document. S'il y a une date, un numéro de page, un montant, un numéro, etc. dans le document, il peut également être supprimé ensemble. Avant le traitement formel par lots, il est recommandé d'utiliser une petite quantité de documents pour tester, puis de traiter tous les documents après avoir confirmé l'effet.
4. Les fichiers Word comme docx, doc, etc. sont-ils pris en charge?
Le fichier docx est traité dans l'exemple de capture d'écran. Lors de l'organisation d'un document Word, les formats de fichiers courants pour les utilisateurs incluent docx et doc. Avant l'opération, vous pouvez placer les fichiers Word à traiter dans le même dossier, puis les importer par lots via "Ajouter des fichiers" ou "Importer des fichiers à partir d'un dossier".
5. Il est recommandé de conserver la sauvegarde du fichier d'origine avant le traitement
Le traitement par lots des fichiers est efficace, mais cela signifie également qu'une fois les règles mal définies, la portée de l'impact sera plus grande. Par conséquent, il est recommandé de sauvegarder le document Word d'origine avant de commencer le traitement ou d'enregistrer le fichier de sortie dans un nouveau répertoire pour éviter d'écraser des données importantes.
Résumé: Réduire le travail répétitif du nettoyage de document Word avec un outil de traitement par lots
Par HeSoft Doc Batch Tool La fonction «Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word» peut convertir le travail qui devait initialement ouvrir les documents Word un par un, les rechercher manuellement et les supprimer manuellement en un traitement par lots unique. Pour les scénarios où il existe des mots-clés normalisés dans plusieurs fichiers docx et doc, des expressions régulières peuvent être utilisées pour obtenir une correspondance floue plus flexible et une suppression par lots.
Si vous avez souvent besoin de nettoyer les numéros, les abréviations, les variables, les nombres ou d'autres textes réguliers dans le document Word, vous pouvez suivre les étapes de cet article dans le fichier, puis sélectionner "Utiliser la formule pour brouiller le texte", remplir l'expression régulière et laisser le contenu de remplacement vide. De cette manière, la suppression floue par lots peut être effectuée rapidement, ce qui réduit considérablement la duplication du travail et améliore l'efficacité du traitement des documents de bureau.