Les polices non incorporées dans un PDF peuvent entraîner un affichage incohérent sur d'autres ordinateurs, téléphones ou systèmes en ligne. Les symptômes courants incluent le remplacement des polices, des modifications de style en anglais, des espacements de ligne irréguliers et des caractères illisibles. Cet article utilise plusieurs fichiers PDF comme exemples pour expliquer comment, à l'aide de HeSoft Doc Batch Tool , activer l'incorporation des polices dans le processus d'optimisation et de compression PDF, et choisir de sous-ensembler toutes les polices, afin de générer par lots des fichiers PDF plus adaptés à la diffusion, à la soumission et à l'archivage.
De nombreux problèmes d'affichage de PDF ne sont pas dus à des fichiers corrompus, mais à des polices qui ne sont pas correctement intégrées. Par exemple, si vous utilisez Times New Roman, des polices d'entreprise, des polices de symboles spéciaux ou certaines polices système lors de l'exportation du PDF sur votre propre machine, l'aperçu ne montre aucune anomalie; mais lorsque vous envoyez le PDF à un client, un collègue, un relecteur, ou le téléchargez sur un système professionnel, un disque réseau ou un aperçu en ligne dans un navigateur, l'apparence de la page peut sembler différente. Dans le meilleur des cas, le style de police est remplacé ; dans le pire des cas, les tableaux sont désalignés, des caractères manquent et les symboles deviennent illisibles, affectant le caractère officiel et la lisibilité du fichier.
Si ce type de problème ne se produit que sur un seul PDF, une correction manuelle peut encore être acceptable ; mais dans un contexte bureautique, c'est souvent un lot de fichiers qui pose problème simultanément, par exemple un projet avec 5, 50 PDF ou plus. Les ouvrir un par un, vérifier les propriétés de police un par un, les réenregistrer un par un, cela prend non seulement du temps mais il est aussi très facile d'oublier des traitements. Cet article présente une méthode plus adaptée au travail par lots : utiliser « HeSoft Doc Batch Tool », via le « mode d'intégration des polices » dans « Optimisation et compression de PDF », pour intégrer ou sous-ensembler les polices pour plusieurs PDF simultanément, rendant les fichiers plus stables lors de la diffusion et de l'aperçu.
Scénarios applicables : Travaux affectés par la non-intégration des polices PDF
Le problème de polices PDF non intégrées apparaît généralement lors des étapes de diffusion formelle, et non durant la phase de création du fichier. Comme les polices sont installées sur l'ordinateur du créateur, il est difficile de détecter le problème immédiatement ; ce n'est qu'une fois le fichier sur l'ordinateur du destinataire, un terminal mobile, une plateforme d'aperçu en ligne ou dans un système d'archivage, lorsque l'environnement de polices change, que le problème se révèle.
Il est recommandé de se concentrer sur l'état d'intégration des polices PDF dans les scénarios de travail suivants :
- Envoi de documents officiels : les contrats, devis, procès-verbaux de réception, lettres d'autorisation, manuels et autres fichiers doivent conserver une mise en page rigoureuse. Les changements de police peuvent affecter l'impression de professionnalisme.
- Soumission pour appels d'offres et documents de projet : les dossiers d'appel d'offres, propositions techniques, et documents commerciaux sont souvent composés de plusieurs PDF. Ils doivent être traités de manière uniforme pour éviter les anomalies d'affichage côté évaluateur.
- Archivage après conversion de Word en PDF : après la conversion de documents doc, docx, wps, etc., en PDF, si les polices ne sont pas intégrées, la mise en page originale pourrait ne pas être restituée lors de la réouverture après un archivage à long terme.
- Téléversement par lots sur un système en ligne : de nombreuses plateformes génèrent un aperçu en ligne ; si le serveur ne possède pas les polices référencées dans le PDF, il peut les remplacer automatiquement.
- Documents multilingues ou avec polices spéciales : les PDF contenant beaucoup de caractères anglais, de symboles mathématiques, de polices de marque ou de caractères spéciaux nécessitent encore plus que les polices soient enregistrées avec le fichier.
Dans ces scénarios, ce n'est pas la difficulté technique qui fait perdre du temps, mais le travail répétitif. En tant que logiciel de traitement de fichiers par lots pour la bureautique, la valeur de HeSoft Doc Batch Tool réside dans sa capacité à appliquer la même règle à plusieurs fichiers, réduisant ainsi les coûts opérationnels humains.
Aperçu du résultat : de polices non intégrées à sous-ensembles intégrés
Dans l'exemple, le dossier avant traitement contient 5 PDF, nommés 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf et 5.pdf. Ce type de nommage est très courant ; il peut s'agir d'un lot de rapports exportés, de pièces jointes numérisées et réorganisées, de documents à soumettre convertis de Word en PDF, ou encore de fichiers de chapitres multiples d'un projet.
Nous vérifions ensuite les propriétés du document PDF avant traitement. Dans l'onglet « Polices », on peut voir la liste des « polices utilisées dans ce document », qui répertorie des informations sur les polices comme TimesNewRomanPS-ItalicMT, TimesNewRomanPSMT, etc. La capture d'écran met en évidence l'emplacement du nom de la police, et on peut voir que ces polices ne sont pas suivies de la mention « Intégré » ou « Sous-ensemble intégré ». Cet état indique que le PDF référence simplement le nom de la police, mais le fichier lui-même ne contient pas nécessairement les données de police. S'il est ouvert sur un autre ordinateur qui ne possède pas ces polices, un remplacement peut se produire.
Après le traitement par lots, en vérifiant le même emplacement, la mention « Sous-ensemble intégré » apparaît maintenant après le nom de la police. Dans la capture d'écran, plusieurs polices de la série TimesNewRoman affichent toutes la mention Sous-ensemble intégré, ce qui indique que les polices ont bien été écrites dans le PDF sous forme de sous-ensembles. Pour le destinataire, même si les polices complètes ne sont pas installées sur sa machine, l'affichage selon les informations de police contenues dans le PDF est plus facilement réalisable.
C'est l'effet principal du sous-ensemblage des polices par lots : inclure dans le PDF les caractères de police réellement utilisés par le document, sans augmenter significativement la taille du fichier, et améliorer la cohérence de l'aperçu sur différents matériels, plateformes et systèmes.
Procédure : Définir le mode d'intégration des polices pour un lot de PDF
Première étape : Ouvrir la catégorie Outils PDF, accéder à Optimisation et compression de PDF.
Après avoir lancé HeSoft Doc Batch Tool , sélectionnez « Outils PDF » dans la barre de navigation à gauche. La zone principale affichera plusieurs fiches de fonctionnalités PDF. D'après la capture d'écran, la sélection actuelle est « 25, Optimisation et compression de PDF », dont la description est « Optimiser et compresser des fichiers PDF par lots, réduire la taille des fichiers ».
Beaucoup d'utilisateurs, en voyant « Optimisation et compression », pensent d'abord à compresser des images, à réduire le volume, mais comme on peut le voir sur l'interface suivante, cette fonctionnalité propose également un paramètre de « mode d'intégration des polices ». Elle est donc non seulement adaptée aux tâches de compression, mais aussi pour traiter le problème d'intégration des polices PDF dans un même flux de travail. Après avoir sélectionné cette fonctionnalité, le logiciel entre dans l'assistant de traitement par lots.
Deuxième étape : Importer les PDF à traiter uniformément
Après être entré dans l'interface de la fonctionnalité, la première étape est de « sélectionner les enregistrements à traiter ». Le haut de la page offre deux entrées principales : « Ajouter un fichier » et « Importer des fichiers depuis un dossier ». Si les PDF sont dispersés à différents endroits, on peut les ajouter un par un ; si les fichiers sont concentrés dans un seul répertoire, il est conseillé d'utiliser « Importer des fichiers depuis un dossier », ce qui permet de créer la tâche par lots plus rapidement.
Dans la capture d'écran, 5 enregistrements ont été importés. La liste affiche le numéro, le nom, le chemin, l'extension, la date de création, la date de modification et l'opération. L'extension est pdf pour tous, et le résumé en bas montre que le nombre d'enregistrements est de 5. Le rôle de cette liste est de permettre à l'utilisateur de confirmer la portée de la tâche avant le traitement : quels fichiers seront traités, d'où viennent-ils, y a-t-il eu un ajout par erreur. Pour les opérations par lots, confirmer la liste avant le traitement est très important, car une fois les paramètres définis, le logiciel exécutera l'opération en continu sur plusieurs fichiers selon la liste.
Si vous devez traiter des dossiers clients, des pièces jointes d'appel d'offres, des PDF financiers ou des fichiers d'archives, il est conseillé de copier d'abord les fichiers originaux dans un répertoire dédié avant de les importer dans l'outil pour traitement. Cela facilite la sélection par lots et permet de conserver la version originale pour une comparaison ultérieure.
Troisième étape : Activer le mode d'intégration des polices et choisir de sous-ensembler toutes les polices
Une fois l'importation des fichiers terminée, cliquez sur « Suivant » en bas pour accéder à « Définir les options de traitement ». L'interface contient « Qualité d'image (1~100) », « Résolution maximale de l'image (PPP) » et « Mode d'intégration des polices ». L'option « Mode d'intégration des polices » est marquée d'un astérisque à gauche, indiquant qu'il s'agit d'un paramètre clé.
Dans la capture d'écran, le commutateur « Mode d'intégration des polices » est activé, et deux options radio s'affichent en dessous : « Intégrer toutes les polices » et « Sous-ensembler toutes les polices ». Dans cet exemple, « Sous-ensembler toutes les polices » est sélectionné. Cette option est adaptée à la plupart des scénarios de diffusion bureautique, car elle intègre dans le fichier uniquement les caractères de police réellement utilisés dans le PDF, au lieu d'écrire la totalité de la police. Après ce traitement, les propriétés du document peuvent afficher « Sous-ensemble intégré », et la taille du fichier est généralement plus facile à contrôler qu'avec une intégration complète.
Si votre PDF contient un grand nombre de polices spéciales et a des exigences claires pour une édition ultérieure ou une livraison normée, vous pouvez également choisir « Intégrer toutes les polices » selon la situation réelle. Il faut cependant noter que l'intégration complète peut entraîner une taille de fichier plus importante. Pour l'objectif de « faciliter la diffusion et l'aperçu », le sous-ensemblage est généralement un choix plus équilibré.
Quatrième étape : Définir l'emplacement de sauvegarde et générer les nouveaux fichiers PDF
Après avoir configuré le mode d'intégration des polices, cliquez à nouveau sur « Suivant ». Le flux de l'interface montre qu'il reste ensuite « Définir l'emplacement d'enregistrement » et « Démarrer le traitement ». Il est conseillé d'enregistrer les fichiers de sortie dans un nouveau répertoire plutôt que de les mélanger avec les fichiers originaux. Par exemple, vous pouvez créer des dossiers comme « PDF_polices_sous-ensembles », « PDF_version_aperçu », « PDF_version_soumise ». L'avantage est que les résultats du traitement sont clairs et que vous pouvez rapidement revenir aux fichiers originaux en cas de problème.
Avant de lancer le traitement, vérifiez trois choses : premièrement, que la liste des fichiers contient bien les PDF à traiter ; deuxièmement, que le mode d'intégration des polices est bien activé et que l'option appropriée est sélectionnée ; troisièmement, que l'emplacement de sauvegarde n'écrasera pas de documents originaux importants. Une fois confirmé, lancez le traitement, le logiciel traitera les PDF un par un selon la file d'attente. L'ensemble du processus illustre l'avantage du logiciel de traitement par lots en bureautique : une seule configuration pour l'exécution sur plusieurs fichiers.
Vérification suggérée après la fin du traitement
La fin d'un traitement par lots ne signifie pas que l'on peut se passer totalement de vérifier le résultat. Afin de garantir la qualité de la soumission formelle, il est conseillé de contrôler au moins quelques fichiers par sondage, en particulier les PDF avec un nombre de pages élevé, des polices complexes ou de sources différentes. La méthode de vérification est simple : ouvrez les propriétés du document du PDF de sortie, allez à l'onglet « Polices » et regardez si la mention « Sous-ensemble intégré » ou un statut d'intégration similaire apparaît après le nom de la police.
Outre les propriétés de la police, vérifiez aussi l'aspect visuel des pages. Concentrez-vous sur les titres, le corps du texte, les numéros de page, les tables des matières, les tableaux, les en-têtes et pieds de page, les noms anglais, les symboles spéciaux et autres emplacements similaires. Ce sont ces emplacements qui sont les plus susceptibles d'être affectés par le remplacement des polices. Si le fichier doit ensuite être téléversé sur une plateforme, il est également conseillé de prévisualiser une fois sur la plateforme cible pour confirmer que le PDF traité s'affiche normalement dans l'environnement d'utilisation réel.
Questions fréquentes et points d'attention
1. Si une police PDF n'est pas intégrée, y aura-t-il forcément des caractères illisibles ?
Pas nécessairement. Si l'ordinateur du destinataire possède exactement la même police installée, l'affichage peut rester normal. Mais il s'agit d'une normalité qui dépend d'un environnement externe ; dès que l'on change d'appareil ou que l'on téléverse sur un serveur qui ne possède pas cette police, un remplacement peut se produire. C'est pourquoi il est recommandé d'intégrer ou de sous-ensembler les polices pour les PDF destinés à être diffusés formellement.
2. Le sous-ensemblage des polices affecte-t-il la lecture par d'autres personnes ?
Généralement non. Le but du sous-ensemblage est d'intégrer dans le fichier les caractères réellement utilisés par le PDF actuel, afin de répondre aux besoins de lecture et d'aperçu. Comparé à l'intégration complète, il permet d'économiser de l'espace, le rendant approprié pour l'envoi, l'archivage et l'aperçu en ligne.
3. Pourquoi voit-on TrueType (CID) et Identity-H s'afficher après le traitement ?
D'après les captures d'écran après traitement, on peut observer que le type de police et les informations de codage ont changé, et que la mention « Sous-ensemble intégré » apparaît après le nom de la police. Il s'agit d'une des manières d'affichage courantes après l'intégration de polices dans un PDF. Les utilisateurs ordinaires doivent surtout vérifier si le statut d'intégration apparaît et si l'affichage de la page est normal.
4. Peut-on compresser les images et intégrer les polices simultanément ?
L'interface affiche effectivement en même temps les options de qualité d'image, de résolution maximale de l'image et de mode d'intégration des polices. La question de les utiliser simultanément dépend de l'objectif de la tâche. S'il s'agit uniquement de résoudre le problème de polices non intégrées, on peut se contenter de régler le mode d'intégration des polices en priorité. Si le fichier est trop volumineux, on peut aussi utiliser les options liées aux images pour l'optimiser, tout en faisant attention aux exigences de netteté.
5. Faut-il faire une sauvegarde avant le traitement par lots ?
C'est conseillé. Toute opération impliquant des modifications par lots devrait conserver les fichiers originaux, en particulier les contrats, dossiers d'appel d'offres, fichiers tamponnés, documents financiers et autres documents ne pouvant être remplacés facilement. Vous pouvez enregistrer le résultat du traitement dans un nouveau dossier et distinguer les versions par le nom de fichier ou de répertoire.
6. Est-ce applicable aux PDF convertis depuis Word, Excel ou PPT ?
C'est applicable. De nombreux problèmes de polices surviennent justement après la conversion de Word (docx, doc), Excel (xlsx), PowerPoint (pptx) vers PDF. Effectuer une vérification des propriétés de police et un traitement d'intégration par lots après la conversion en PDF peut rendre la version finale livrée plus stable.
Résumé : Transformer le traitement manuel des polices PDF en un processus par lots
Le problème des polices PDF non intégrées est facile à négliger mais a un impact considérable. Il ne se manifestera pas toujours sur l'ordinateur du créateur, mais peut causer des différences d'affichage lors de l'aperçu par le client, du téléversement sur une plateforme, de la révision ou de l'archivage à long terme. Grâce à HeSoft Doc Batch Tool , vous pouvez ajouter plusieurs PDF en une seule fois dans une liste de traitement, activer le « Mode d'intégration des polices » dans la fonction « Optimisation et compression de PDF », et choisir « Sous-ensembler toutes les polices » ou « Intégrer toutes les polices », afin de générer par lots des PDF plus adaptés à la diffusion et à l'aperçu.
Si vous avez en main un lot de PDF à envoyer à l'extérieur, il est conseillé de vérifier d'abord les propriétés de police d'un des fichiers. Si vous constatez qu'aucune mention d'intégration ne suit le nom de la police, vous pouvez effectuer un traitement par lots selon la méthode décrite dans cet article. Ceci permet à la fois de réduire le travail répétitif d'ouvrir les PDF un par un, et d'améliorer la cohérence et la fiabilité de la livraison des fichiers.