Lorsque de nombreux fichiers TXT s'accumulent dans un dossier, il est fastidieux de les ouvrir un par un pour vérifier le chemin, le nombre de lignes, le nombre de caractères et l'encodage du texte, et il est facile d'oublier des statistiques. Cet article explique comment utiliser la fonction de statistiques d'informations de fichier du logiciel de bureau " HeSoft Doc Batch Tool " pour résumer en une seule fois dans un tableau Excel le nom, le chemin, l'extension, la taille, la date de création, la date de modification, l'encodage du texte, le nombre de lignes de texte et le nombre de caractères de texte de plusieurs fichiers TXT. Cela convient aux scénarios tels que l'inventaire de données, l'audit de contenu, l'organisation de données textuelles et la remise pour archivage.
Dans le cadre du travail quotidien, de l'organisation de supports pédagogiques, de la gestion de contenu, de l'archivage de données ou de la passation de projets, nous rencontrons souvent un problème apparemment simple mais très chronophage : un dossier contient de nombreux fichiers Bloc-notes txt, et il faut compter le chemin complet, le nom de fichier, le nombre de lignes, le nombre de caractères et l'encodage du texte pour chaque fichier. S'il n'y a qu'un ou deux fichiers, les ouvrir manuellement dans le Bloc-notes pour les vérifier est encore acceptable ; mais lorsque le nombre de fichiers atteint des dizaines, des centaines, voire plus, les ouvrir un par un, copier le chemin, noter le nombre de lignes et de caractères est non seulement inefficace, mais il est aussi très facile de provoquer des omissions ou des erreurs de saisie en raison du travail répétitif.
En particulier pour l'encodage du texte, beaucoup d'utilisateurs n'y prêtent généralement pas attention, mais lors de l'importation en masse dans un système, de la migration de données, de la lecture de texte par un programme ou du diagnostic de problèmes de caractères illisibles, les différences d'encodage comme utf-8, gb18030, windows-1252, utf-16, us-ascii affectent directement le résultat des traitements ultérieurs. Par conséquent, exporter de manière unifiée les informations de base et les informations textuelles détaillées des fichiers TXT dans un tableau Excel permet de clarifier le filtrage, la vérification, l'archivage et l'analyse ultérieurs.
Cet article, accompagné de captures d'écran, expliquera comment utiliser la fonction « Statistiques des informations de fichier » du logiciel de bureau HeSoft Doc Batch Tool pour effectuer des statistiques groupées sur plusieurs fichiers TXT et regrouper les résultats dans Excel. L'ensemble du processus ne nécessite pas d'ouvrir les fichiers un par un, ce qui convient aux utilisateurs de bureau souhaitant réduire les opérations répétitives et améliorer l'efficacité de l'organisation des fichiers.
Scénarios applicables : Quelles situations se prêtent aux statistiques groupées des informations des fichiers TXT ?
Faire des statistiques groupées sur le chemin, le nombre de lignes, le nombre de caractères et l'encodage du texte des fichiers TXT ne vise pas simplement à « voir combien de fichiers il y a ». Dans de nombreux travaux pratiques, ce type de tableau statistique peut directement servir de liste de documents, de document de passation ou de base pour le diagnostic des problèmes.
1. Archivage de documents textuels et création de listes de fichiers
Par exemple, les organismes de formation, les écoles, les gestionnaires de documentation ou les membres d'un projet ont besoin d'organiser un lot de documents TXT comme des notes de cours, des résumés de leçons, des listes de lecture ou du matériel de révision. Grâce aux statistiques groupées, on peut obtenir rapidement le nom de chaque fichier, le chemin du dossier parent, la date de création, la date de modification, la taille du fichier et d'autres informations, ce qui facilite l'archivage et la recherche ultérieurs.
2. Évaluation du volume de travail textuel par les équipes de contenu ou d'édition
Si une équipe conserve un grand nombre de textes, de scripts, de notes et de matériaux au format txt, le comptage du nombre de lignes et de caractères peut aider à évaluer l'ampleur du contenu. Comparé à l'ouverture manuelle de chaque fichier pour vérification, après exportation groupée vers Excel, on peut trier directement par nombre de caractères pour repérer rapidement les fichiers texte trop courts, trop longs ou anormaux.
3. Vérification de l'encodage du texte avant l'importation par un programme
De nombreux systèmes métier exigent un format d'encodage spécifique lors de l'importation de fichiers texte TXT, CSV ou de journaux. Si l'encodage des fichiers n'est pas uniforme, cela peut entraîner des caractères illisibles, des échecs d'importation ou une reconnaissance anormale des champs. En faisant des statistiques ponctuelles sur l'encodage du texte, on peut identifier à l'avance quels fichiers sont en utf-8, lesquels sont en gb18030, utf-16 ou windows-1252, afin de les traiter de manière ciblée.
4. Vérification avant migration, sauvegarde et passation de fichiers
Avant une migration ou une passation de fichiers, il est généralement nécessaire de générer une liste du répertoire des fichiers. Un tableau Excel peut enregistrer le chemin, la taille, la date de création, la date de modification, etc., ce qui permet de comparer facilement si le transfert est complet et aide le destinataire à comprendre rapidement la structure des données.
5. Travail préparatoire avant l'analyse groupée de données textuelles
S'il est prévu d'effectuer ultérieurement une segmentation, des statistiques, un nettoyage ou une importation dans d'autres outils d'analyse sur les textes TXT, connaître à l'avance le nombre de lignes, de caractères et l'encodage de chaque fichier aide à évaluer la qualité des données. Par exemple, si le nombre de caractères de certains fichiers est de 0 ou anormalement bas, ils peuvent nécessiter une vérification séparée.
Aperçu du résultat : Avant traitement, un ensemble de fichiers TXT dispersés ; après traitement, un tableau récapitulatif Excel
Avant traitement : De nombreux fichiers Bloc-notes TXT dans le dossier
La capture d'écran avant traitement montre que le dossier contient plusieurs fichiers txt, par exemple ReadingJournalNotes.txt, VocabularyPracticeText.txt, GrammarReviewLines.txt, StudyPlanningNotes.txt, CourseSummaryText.txt, etc. À ce stade, nous ne pouvons voir que le nom du fichier et certaines informations temporelles dans l'explorateur de fichiers, sans pouvoir voir directement l'encodage du texte, le nombre de lignes et le nombre de caractères de chaque fichier.
S'il fallait compter ces informations une par une, la méthode traditionnelle consisterait à ouvrir le fichier, vérifier le contenu, copier le chemin du fichier, puis remplir manuellement un tableau Excel. Plus le nombre de fichiers est élevé, plus le temps nécessaire est important.
Après traitement : Toutes les informations des fichiers TXT regroupées dans un tableau Excel
Une fois le traitement terminé, le logiciel exporte les résultats statistiques dans un tableau Excel. La capture d'écran après traitement montre que le tableau a généré plusieurs colonnes d'informations, notamment : Chemin, Nom, Nom (sans extension), Extension, Taille (octets), Taille, Nom du dossier parent, Chemin du dossier parent, Date de création, Date de modification, ainsi que les colonnes liées au fichier texte : « Texte - Encodage du texte », « Texte - Nombre de lignes », « Texte - Nombre de caractères ».
Un tel résultat est très adapté pour le filtrage et l'analyse ultérieurs. Par exemple, on peut dans Excel trier par « Texte - Nombre de lignes » pour trouver les fichiers avec le plus de lignes ; filtrer par « Texte - Encodage du texte » pour localiser rapidement les fichiers dont l'encodage est incohérent ; classer par « Chemin du dossier parent » pour voir la situation des fichiers dans différents répertoires.
Étapes opérationnelles : Utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour les statistiques groupées d'informations de fichiers TXT
Voici, en suivant l'ordre des captures d'écran, comment effectuer des statistiques groupées. Cet article utilise HeSoft Doc Batch Tool , un logiciel de traitement par lots de documents orienté vers les scénarios de bureau, adapté à la gestion de grandes quantités de tâches répétitives telles que l'organisation, les statistiques, la classification et la conversion de fichiers. Cette opération se concentre principalement sur l'utilisation de sa fonction « Statistiques des informations de fichier ».
Étape 1 : Aller dans « Organisation de fichiers » et sélectionner la fonction « Statistiques des informations de fichier »
Après avoir ouvert le logiciel, on peut voir plusieurs catégories de fonctions dans la barre de navigation de gauche, telles que Page d'accueil, Flux de tâches, Tous les outils, Nom de fichier, Nom de dossier, Organisation de fichiers, Outils Word, Outils Excel, Outils PowerPoint, Outils PDF, Outils texte, Outils image, Outils vidéo, Outils audio, etc.
L'objectif ici est de faire des statistiques sur le chemin, la taille, la date et les informations textuelles détaillées des fichiers TXT, il faut donc entrer dans la catégorie Organisation de fichiers à gauche. Dans les cartes de fonctions à droite, trouvez et cliquez sur « 3. Statistiques des informations de fichier ». L'info-bulle sur la capture d'écran indique que cette fonction sert à « compter en masse les noms, chemins, tailles, dates et métadonnées de divers fichiers », ce qui correspond à notre besoin d'exporter une liste de fichiers TXT et les résultats des statistiques textuelles.
Le but de cette étape est de choisir le bon point d'entrée pour le traitement par lots. Après avoir sélectionné cette fonction, le logiciel affiche une page d'assistant par étapes, le processus se poursuivant par « Sélectionner les enregistrements à traiter », « Définir les options de traitement », « Définir l'emplacement de sauvegarde » et « Démarrer le traitement ».
Étape 2 : Importer les fichiers TXT à analyser
Une fois dans la page « Statistiques des informations de fichier », on peut voir en haut des boutons d'action, notamment Ajouter des fichiers, Importer des fichiers depuis un dossier, Vider et Plus. Si le nombre de fichiers TXT est faible et qu'ils sont dispersés à différents emplacements, on peut utiliser « Ajouter des fichiers » pour sélectionner des fichiers spécifiques ; si ces fichiers Bloc-notes txt sont tous enregistrés dans le même dossier, il est plus recommandé d'utiliser « Importer des fichiers depuis un dossier », ce qui permet d'importer en une seule fois tous les fichiers du dossier dans la liste.
La capture d'écran montre qu'après l'importation, plusieurs enregistrements sont apparus dans la liste, contenant des champs comme le numéro d'ordre, le nom, le chemin, l'extension, la date de création, la date de modification. Par exemple, les fichiers ClassNotesArchive.txt, CourseSummaryText.txt, ExamPreparationText.txt, etc., ont tous été ajoutés à la liste de traitement, le chemin affiché étant le fichier txt correspondant sous D:\test\folders\.
La clé de cette étape est de confirmer que la liste des fichiers est complète. Le bas de la capture d'écran indique « Nombre d'enregistrements : 20 », ce qui signifie que 20 fichiers ont été importés. L'utilisateur peut vérifier dans la liste si les noms et chemins sont corrects. Si des fichiers ont été sélectionnés par erreur, on peut les supprimer via l'opération de suppression à droite de la liste ; si l'on souhaite refaire la sélection, on peut utiliser « Vider » puis importer à nouveau.
Une fois l'importation terminée et vérifiée, cliquez sur le bouton Suivant en bas de la page pour accéder aux options de traitement.
Étape 3 : Cocher « Informations détaillées du fichier texte » dans les informations supplémentaires
Après être passé à la deuxième étape « Définir les options de traitement », la section « Informations supplémentaires » apparaît sur la page. La capture d'écran montre plusieurs options disponibles, notamment Informations détaillées du fichier Word, Informations détaillées du fichier Excel, Informations détaillées du fichier PPT, Informations détaillées du fichier PDF, Informations détaillées du fichier texte, Informations détaillées du fichier image, etc.
Étant donné que les fichiers traités ici sont des fichiers texte TXT et que l'objectif est de compter l'encodage du texte, le nombre de lignes et le nombre de caractères, il est nécessaire de cocher « Informations détaillées du fichier texte ». Sur la capture, cette option est déjà cochée, ce qui signifie que le logiciel, lors de la génération des résultats statistiques, exportera non seulement les informations de base du fichier, mais analysera également les propriétés détaillées des fichiers de type texte.
Cette étape est très importante. Si l'on se contente de faire des statistiques sur les informations générales du fichier, on n'obtient généralement que les champs de base comme le nom, le chemin, la taille et la date ; en cochant « Informations détaillées du fichier texte », les colonnes liées au contenu TXT comme « Texte - Encodage du texte », « Texte - Nombre de lignes », « Texte - Nombre de caractères » apparaîtront dans l'export Excel.
Après avoir confirmé la sélection, cliquez sur Suivant pour continuer.
Étape 4 : Définir l'emplacement de sauvegarde et démarrer le traitement
En haut de l'assistant, on peut voir les deux étapes suivantes : « Définir l'emplacement de sauvegarde » et « Démarrer le traitement ». Bien que la capture d'écran ne montre pas la page de l'emplacement de sauvegarde, on peut raisonnablement déduire du flux de la page que l'utilisateur doit spécifier le répertoire de sauvegarde des résultats à l'étape suivante. Il est conseillé de choisir un répertoire facile à trouver, comme le dossier du projet en cours, un répertoire temporaire sur le bureau ou un dossier dédié à la sortie des rapports.
Après avoir défini l'emplacement de sauvegarde, passez à « Démarrer le traitement ». Le logiciel lira en masse les propriétés de base et les informations textuelles détaillées de chaque fichier TXT selon la liste importée précédemment, puis générera les résultats récapitulatifs. Une fois le traitement terminé, ouvrez l'Excel exporté pour voir le tableau statistique similaire à l'aperçu du résultat.
Il est conseillé, après le traitement, de vérifier d'abord les points suivants : si le nombre de fichiers correspond au nombre d'enregistrements importés ; si la colonne « Texte - Encodage du texte » contient des valeurs vides ou anormales ; si les colonnes « Texte - Nombre de lignes » et « Texte - Nombre de caractères » correspondent aux attentes ; si la colonne Chemin pointe vers l'emplacement correct du fichier source.
Comment interpréter les résultats Excel : Se concentrer sur ces champs clés
L'export Excel n'est pas qu'une simple liste de fichiers, il aide l'utilisateur à examiner les fichiers TXT sous plusieurs angles. Voici la signification de quelques champs couramment utilisés.
Chemin
Le chemin indique l'emplacement complet de chaque fichier sur le disque. Il est très utile pour la passation de documents, la vérification des sauvegardes et la localisation de fichiers anormaux. Si l'on découvre ultérieurement qu'un fichier texte a un mauvais encodage ou un nombre de caractères anormal, on peut retrouver rapidement le fichier source via le chemin.
Nom et Nom (sans extension)
« Nom » inclut généralement l'extension .txt, tandis que « Nom (sans extension) » ne conserve que le nom principal du fichier. Le premier convient pour vérifier le fichier réel, le second pour créer des répertoires, des étiquettes ou analyser les règles de nommage.
Extension
Dans cet exemple, toutes les extensions sont txt. Si le dossier importé en masse contient un mélange d'autres types de fichiers, cette colonne peut aider à filtrer rapidement les fichiers txt, ou à vérifier si des fichiers doc, docx, xlsx, pdf, etc., ont été importés par erreur.
Taille (octets) et Taille
La taille du fichier peut refléter indirectement l'ampleur du contenu textuel. Le nombre de caractères et la taille du fichier sont généralement liés, mais pas toujours identiques, car les différents encodages de texte occupent un nombre d'octets différent. Par exemple, les règles d'occupation d'octets pour utf-8, utf-16 et gb18030 présentent des différences.
Date de création et Date de modification
Ces deux colonnes conviennent pour analyser le cycle de vie des fichiers, par exemple pour voir quels fichiers ont été mis à jour récemment et lesquels n'ont pas été modifiés depuis longtemps. Dans les scénarios d'archivage, la date de modification est aussi souvent utilisée pour déterminer la version d'un fichier.
Texte - Encodage du texte
C'est une colonne très importante dans les statistiques groupées TXT. La capture d'écran montre que différents fichiers peuvent être reconnus avec des encodages comme utf-8, gb18030, windows-1252, utf-16, us-ascii. S'il est nécessaire d'importer ultérieurement dans un système unique, on peut d'abord filtrer les fichiers avec un encodage incohérent selon cette colonne pour éviter les caractères illisibles lors de l'importation.
Texte - Nombre de lignes
Le nombre de lignes est utile pour les statistiques sur la structure du texte. Par exemple, pour un fichier de données TXT avec un enregistrement par ligne, on peut estimer le nombre d'enregistrements via le nombre de lignes ; pour des notes de cours, des listes de tâches ou des fichiers journaux, le nombre de lignes permet de juger de l'ampleur du contenu.
Texte - Nombre de caractères
Le nombre de caractères est utile pour quantifier le volume du contenu textuel. Pour le contenu de rédaction, les descriptions, les scripts, les notes, etc., le nombre de caractères est plus intuitif que la taille du fichier. Une fois exporté vers Excel, on peut utiliser les fonctions de tri, de filtre et de synthèse pour approfondir l'analyse.
Questions fréquentes et points d'attention
1. Pourquoi faut-il absolument cocher « Informations détaillées du fichier texte » ?
Parce que l'encodage du texte, le nombre de lignes et le nombre de caractères sont des informations supplémentaires liées au contenu textuel, et non des propriétés de fichier ordinaires. Si cette option n'est pas cochée, les résultats exportés peuvent ne contenir que des informations de base comme le nom, le chemin, l'extension, la taille et la date, et ne pourront pas répondre au besoin de statistiques du contenu des fichiers TXT.
2. Peut-on analyser les fichiers TXT dans plusieurs sous-dossiers ?
La capture d'écran montre l'importation de fichiers depuis un dossier. L'inclusion ou non des sous-dossiers dépend des options et règles spécifiques du logiciel lors de l'importation. Pour garantir l'exactitude des résultats, il est recommandé de vérifier la liste de traitement après l'importation pour confirmer que tous les fichiers à analyser y figurent bien.
3. Que faire si la colonne de date dans Excel affiche « ####### » ?
Sur la capture d'écran après traitement, certaines colonnes de date affichent des dièses, ce qui est généralement un problème d'affichage dans Excel dû à une largeur de colonne insuffisante, et n'indique pas nécessairement une erreur de données. Vous pouvez élargir la colonne correspondante dans Excel, ou ajuster le format de cellule pour voir la date complète.
4. À quoi servent les résultats de la reconnaissance de l'encodage du texte ?
L'encodage du texte peut aider à déterminer si un fichier risque de produire des caractères illisibles. Par exemple, si certains fichiers sont en utf-8 et d'autres en gb18030 ou utf-16, et que le système cible ne prend en charge qu'un seul encodage, il faudra les convertir ou les traiter par groupes au préalable. Faire les statistiques d'encodage avant de traiter les fichiers est plus efficace que de diagnostiquer après l'apparition de caractères illisibles.
5. Peut-on continuer à filtrer et trier les résultats statistiques ?
Oui. Une fois exporté vers Excel, l'utilisateur peut continuer à analyser en utilisant les fonctions de filtre, de tri, de formatage conditionnel, de tableau croisé dynamique d'Excel. Par exemple, trier par ordre décroissant de nombre de caractères, grouper par encodage, filtrer par chemin de dossier parent, ou rechercher les fichiers récemment mis à jour par date de modification.
6. Faut-il sauvegarder les fichiers sources avant les statistiques groupées ?
Les statistiques d'informations de fichiers consistent généralement à lire les informations du fichier et à générer un rapport, sans modifier le contenu du fichier source. Cependant, avant toute opération par lots, surtout lorsqu'il s'agit de données importantes, il est toujours conseillé de conserver une sauvegarde des fichiers originaux et de tester d'abord le processus avec un petit échantillon, en confirmant que les champs exportés répondent aux besoins avant de traiter tous les fichiers.
Résumé : Remplacer l'enregistrement manuel par des statistiques groupées pour une gestion plus efficace des fichiers TXT
Lorsque le nombre de fichiers TXT est élevé, compter manuellement le chemin, le nombre de lignes, le nombre de caractères et l'encodage du texte n'est pas seulement chronophage, mais aussi sujet aux oublis, aux erreurs de saisie et aux doubles comptages. Grâce à la fonction « Statistiques des informations de fichier » de HeSoft Doc Batch Tool , il est possible de regrouper en une seule fois les propriétés de base et les informations textuelles détaillées de plusieurs fichiers Bloc-notes txt dans un tableau Excel.
L'ensemble du processus peut se résumer ainsi : entrer dans « Statistiques des informations de fichier » sous « Organisation de fichiers », importer les fichiers TXT à traiter, cocher « Informations détaillées du fichier texte », définir l'emplacement de sauvegarde et démarrer le traitement. Le rapport Excel final peut servir à la fois de liste de fichiers et de base pour la vérification de l'encodage du texte, l'analyse de l'ampleur du contenu, l'archivage de documents et la passation de projets.
Si vous organisez actuellement une grande quantité de fichiers txt, de journaux textuels, de notes de cours ou de fichiers de documentation, il est conseillé de faire un essai avec un petit nombre de fichiers, de confirmer que les champs du résultat répondent à vos exigences, puis d'importer en masse tous les fichiers pour les statistiques. Cela peut réduire considérablement le travail répétitif, transformant une tâche qui nécessitait auparavant d'ouvrir les fichiers un par un en un traitement groupé unique suivi d'une analyse Excel.