Lorsque des dépages indésirables existent dans plusieurs documents Word, le nettoyage des fichiers est une perte de temps considérable en ouvrant un par un. Cet article explique comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool , Grâce à la fonction "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word" dans l'outil Word, utilisez des variables de pagination pour localiser les délocalisateurs par lots et définir le contenu de remplacement comme vide, afin d'implémenter plusieurs délocalisateurs de docx et doc. Suppression ou remplacement par lots.
De nombreuses personnes rencontreront un problème de composition lors du traitement d'un document Word: il est évident qu'il y a encore de la place sous la page, mais le contenu passe soudainement à la page suivante; après avoir ouvert la balise d'édition, on constate qu'une pagination est insérée au milieu. Une petite quantité de pagination peut être supprimée manuellement, mais s'il y a des dizaines de documents docx ou doc dans un dossier, et que chacun contient une pagination similaire, le traitement manuel deviendra un travail répétitif, inefficace et sujet aux erreurs.
Ce type de problème est particulièrement évident lors du tri des données par lots. Par exemple, après avoir tourné du PDF vers Word, les dépages peuvent être conservées avec la mise en page originale; après avoir copié du contenu de la page Web vers Word, un contrôle de pagination supplémentaire peut également apparaître; dans les documents d'édition collaborative multi-personnes, les dépages peuvent également être différents. L'éditeur a inséré à plusieurs reprises. Pour les utilisateurs qui ont besoin d'unifier la composition, de fusionner des fichiers et de créer une compilation de données, le remplacement ou la suppression par lots de la pagination Word est un besoin de bureau très pratique.
Cet article combinera des captures d'écran pour vous présenter comment utiliser" HeSoft Doc Batch Tool "Terminez cette opération. Il s'agit d'un logiciel pour le traitement par lots de fichiers de bureau. La valeur fondamentale est de centraliser le traitement des opérations de fichiers en double et de réduire les modifications manuelles une par une. La fonction utilisée dans cet article est "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word" dans l'outil Word, localiser la pagination via des variables spéciales, puis supprimer ou remplacer la pagination par du contenu vide selon les besoins.
Scène applicable: Quand faut-il remplacer la pagination Word par lots
La pagination elle-même n'est pas une erreur. L'utilisation raisonnable de la pagination permet aux nouveaux chapitres, couvertures, catalogues ou annexes de commencer à partir de la nouvelle page. Mais le problème est que la pagination dans de nombreux documents n'est pas nécessaire pour la composition, mais pour les symboles redondants laissés par l'édition historique, la conversion de format ou le copier-coller.
Si vous faites ce qui suit, il est bon de gérer les délocaliseurs par lots.
Premièrement, vous devez fusionner plusieurs documents Word en un seul fichier complet. Si la pagination n'est pas nettoyée avant la fusion, le document fusionné peut avoir un grand nombre de pages vitales, des pages cassées non naturelles et une connexion de chapitre chaotique.
Deuxièmement, il est nécessaire d'ajuster uniformément la mise en page d'un grand nombre de documents. La pagination obligera à changer la position du contenu. Même si les marges de page, les tailles de police et les distances de ligne sont ajustées, l'effet de composition continue peut ne pas être obtenu en raison de l'existence de la pagination.
Troisièmement, vous devez traiter les fichiers Word exportés à partir de PDF, de pages Web et de l'ancien système. Ce type de fichier est généralement livré avec un grand nombre de formats cachés, et la pagination n'est que la catégorie la plus courante. Supprimez d'abord la pagination pour rapprocher le document de l'état rémodifiable.
Quatrièmement, il est nécessaire de générer par lots du matériel de formation, des documents de projet, des documents de conférence ou des compilations de documents. La suppression unifiée des séparateurs de page inutiles peut rendre les paramètres ultérieurs du répertoire, du numéro de page et du pied de l'en-tête plus stables.
Aperçu de l'effet: vous pouvez voir la balise de pagination avant le traitement
Dans la capture d'écran avant le traitement, la marque d'édition est affichée dans le document Word, et le mot «pagination» peut être vu à la position inférieure au milieu de la page. La case rouge et la flèche marquent cette pagination. Sa fonction est de forcer le contenu suivant à partir de la page suivante, de sorte qu'il interrompra le texte original continu.
Si ce type de pagination existe dans un grand nombre de documents, le processus de suppression manuelle est généralement: ouvrir le fichier, localiser la pagination, appuyer sur la touche de suppression, enregistrer, fermer, puis répéter la copie suivante. Ce processus semble simple, mais le nombre de documents prendra beaucoup de temps et il n'est pas propice à garantir la cohérence des résultats de traitement.
Aperçu de l'effet: la pagination n'est plus affichée après le traitement
Dans la capture d'écran traitée, la balise de pagination n'est plus affichée à l'endroit où le "pagination" apparaît. La zone de la boîte rouge affiche l'effet supprimé et le contenu ne sera plus séparé de force par cette pagination.
Il convient de noter qu'après la suppression de la pagination, le contenu du document est automatiquement réorganisé en fonction de l'espace de page actuel. C'est généralement le résultat que l'utilisateur souhaite voir, car il permet au corps du texte de revenir à un flux continu, ce qui est pratique pour une composition unifiée ultérieure. Cependant, il n'est pas recommandé de supprimer tous les onglets indifféremment si certains sont initialement nécessaires pour la séparation des chapitres. Par conséquent, il est recommandé de confirmer le type de document et la cible de traitement avant le traitement par lots.
Étapes: Rechercher et remplacer par lots des séparateurs de page dans un document Word
Suivez ci-dessous la capture d'écran de l'interface du logiciel pour expliquer le processus d'exploitation. Bien que l'objectif de cet article soit de supprimer la pagination, il s'agit essentiellement d'une opération "Rechercher et remplacer": l'objet de recherche est une pagination et l'objet de remplacement est vide. Après avoir maîtrisé cette logique, vous pouvez également comprendre pourquoi la même fonction peut être utilisée pour remplacer par lots d'autres mots-clés dans Word.
Étape 1: Trouver la fonction de remplacement dans l'outil Word
Démarrage HeSoft Doc Batch Tool Après cela, sélectionnez "Outils Word" dans la catégorie Outils de gauche. La droite affichera plusieurs fonctions par lots liées au document Word, telles que l'ajout de filigranes, la suppression des blancs, la conversion des formats, la suppression d'images, etc.
Cette fois, vous voulez cliquer sur la première carte de fonction: "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word". La description de la fonction est "Rechercher et remplacer par lots des mots-clés dans le contenu du fichier Word". Bien que la pagination ne soit pas du texte ordinaire, les variables du logiciel peuvent être reconnues et traitées par cette fonction.
Le but de cette étape est de choisir la bonne entrée de traitement. Les utilisateurs ne doivent pas confondre le nettoyage de la pagination avec un problème de mise en page, il est en fait plus proche de la «recherche de symboles spéciaux dans le contenu». Après avoir sélectionné la fonction de recherche de remplacement, le logiciel passe à l'assistant étape par étape.
Étape 2: Importer le fichier Word qui nécessite un traitement par lots
Après être entré dans la page "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word", vous devez d'abord sélectionner les enregistrements en attente. En haut de l'interface, il y a des boutons "Ajouter des fichiers" et "Importer des fichiers à partir de dossiers". Pour un petit nombre de fichiers, vous pouvez utiliser "Ajouter des fichiers"; pour un lot de fichiers docx ou doc placés dans le même répertoire, il est recommandé d'utiliser "Importer des fichiers à partir d'un dossier", qui est plus conforme à l'utilisation du traitement par lots.
6 fichiers Word ont été importés dans la capture d'écran, les extensions de fichier sont docx et le chemin se trouve dans D:\ test \. Le tableau répertorie les informations telles que le numéro de série, le nom, le chemin, l'extension, l'heure de création, l'heure de modification, etc., afin que les utilisateurs puissent vérifier les résultats d'importation.
Après avoir importé le fichier, il est recommandé de vérifier deux points: l'un est de savoir si le nombre d'enregistrements est cohérent avec les attentes, et l'autre est de savoir si le chemin du fichier est correct. Si le dossier est mélangé avec des documents qui n'ont pas besoin d'être traités, vous devez d'abord les supprimer de la liste pour éviter de supprimer les fichiers qui ne devraient pas être supprimés. Après confirmation, cliquez sur "Suivant" en bas pour accéder aux paramètres des options.
Étape 3: Choisissez une recherche précise du texte pour éviter les erreurs de traitement
Dans la page "Définir les options de traitement", vous pouvez voir la zone "Comment trouver". La coche dans la capture d'écran est "Recherche précise du texte". Pour des tâches telles que la suppression de la pagination, il est plus sûr d'utiliser une recherche précise, car nous ne voulons pas brouiller un certain paragraphe de texte, mais positionner un symbole spécial Word clair.
Des options supplémentaires telles que "Ignorer la casse de la lettre", "correspondre au mot complet au lieu d'une partie du mot" sont également affichées dans l'interface. Ces options sont plus adaptées au traitement des mots anglais ou des substitutions de texte ordinaires. Étant donné que les variables de pagination ne reposent pas sur la logique de correspondance des mots majuscules et minuscules, elles restent généralement par défaut et ne nécessitent pas de coches supplémentaires.
Étape 4: Utiliser la variable de pagination comme mot-clé de recherche
Dans la "Liste des mots-clés à rechercher" sur le côté gauche, entrez la variable comme indiqué dans la capture d'écran:{Hesoft. word.page}. Cette variable est utilisée pour représenter un séparateur de page dans un document Word. Lorsque le logiciel est exécuté, il utilisera cette variable pour identifier la pagination dans le document, au lieu de rechercher une chaîne de caractères ordinaires.
Cette étape est très sujette aux erreurs. Certains utilisateurs essaieront de saisir les trois caractères chinois de "pagination", mais ils ne recherchent que du texte ordinaire et ne correspondent pas nécessairement à l'objet de pagination dans Word. La bonne approche consiste à utiliser les variables fournies par l'outil. L'entrée «variable» dans la capture d'écran montre également comment cette zone prend en charge les variables, ce qui est la clé du traitement du contenu spécial comme la pagination.
Étape 5: Laissez le contenu de remplacement vide pour terminer la logique de suppression
La zone de droite est "Liste des mots-clés remplacés", et la capture d'écran indique "Supprimer si vous ne remplissez pas". Par conséquent, lorsque vous souhaitez supprimer la pagination par lots, ne remplissez aucun texte sur le côté droit. La règle finale peut être comprise comme: mettre tout trouvé{Hesoft. word.page}Remplacer par vide.
Si votre objectif est "remplacer" plutôt que "supprimer", vous pouvez remplir le contenu de remplacement en fonction de la situation réelle. Mais pour le nettoyage de la pagination, il est recommandé de laisser vide dans la plupart des cas, car les utilisateurs veulent généralement éliminer la pagination forcée afin que le texte soit naturellement continu.
Une fois les paramètres terminés, cliquez sur "Suivant", suivez l'assistant pour accéder aux paramètres de l'emplacement de sauvegarde, puis entrez le processus de démarrage. La barre de processus en haut de l'interface affiche deux étapes suivantes, "Définir l'emplacement de sauvegarde" et "Démarrer le traitement". Pour des raisons de sécurité, il est recommandé d'enregistrer les fichiers traités dans un répertoire séparé et de ne pas écraser directement les originaux importants sans sauvegarde.
Questions fréquentes ou considérations
La pagination et la nouvelle ligne sont-elles la même chose?
Non. Les sauts de ligne ou les marqueurs de paragraphe permettent simplement au texte de passer à la ligne suivante ou au paragraphe suivant, et la pagination obligera le contenu ultérieur à entrer dans la page suivante. Variables utilisées dans cet article{Hesoft. word.page}Il s'agit d'une pagination, pas d'un retour normal ou d'une marque de paragraphe.
Pourquoi la composition de page change-t-elle beaucoup après la suppression de la pagination?
C'est normal. La pagination est à l'origine utilisée pour contrôler l'emplacement de la pagination, et le contenu recirculera après la suppression. Si la pagination d'origine a créé artificiellement une page vierge ou une page cassée, le nombre de pages peut diminuer après le nettoyage et la position du corps sera ajustée. Avant le traitement, vous devez confirmer que ces délocalisations n'ont pas vraiment besoin d'être conservées.
Est-il possible de gérer à la fois doc et docx?
Du point de vue du positionnement fonctionnel, il s'agit d'un outil de traitement par lots de fichiers Word, et le fichier docx est affiché dans la capture d'écran. En pratique, si vous devez traiter doc ou docx, le résultat d'identification de l'importation de logiciel prévaudra. Après l'importation, vous pouvez vérifier le type de fichier dans le classement étendu pour confirmer que le fichier cible est entré dans la liste de traitement.
Comment réduire le risque de mauvaise opération par lots?
Il est recommandé d'utiliser la vérification en trois étapes: copiez d'abord un fichier d'origine dans le répertoire de test; puis importez un petit nombre de documents d'échantillon pour effectuer la suppression de la pagination; enfin, ouvrez le fichier Word traité pour vérifier si la pagination disparaît comme prévu. Après avoir confirmé que les règles sont correctes, traitez tous les fichiers par lots. Les logiciels de bureau par lots peuvent améliorer considérablement l'efficacité, mais le principe est que les règles sont définies avec précision.
Le remplacement de la liste vide à droite supprimera-t-il l'intégralité du contenu?
Le contenu entier ne sera pas supprimé car il est laissé vide. Le logiciel localisera l'objet de recherche en fonction du mot-clé de gauche, et le côté droit sera vide pour remplacer l'objet trouvé par vide. Tant que la variable de pagination est définie sur la gauche, la logique de suppression est exécutée pour la pagination. Bien entendu, il est toujours recommandé de tester d'abord l'échantillon de documents pour confirmer que l'effet réel répond aux exigences.
Résumé: Utiliser la recherche par lots pour remplacer l'efficacité du nettoyage de la composition Word
La clé pour remplacer ou supprimer la pagination Word par lots est de traiter la pagination comme un objet de recherche spécial qui peut être reconnu par des variables. Dans HeSoft Doc Batch Tool Dans, entrez "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word", importer les fichiers docx, doc qui doivent être traités, sélectionnez "Rechercher le texte précisément", entrez dans la liste de recherche{Hesoft. word.page}, Et laisser la liste de mots-clés remplacée vide, vous pouvez implémenter la suppression par lots de la pagination.
Par rapport au nettoyage manuel des documents ouverts un par un, cette méthode est plus adaptée au traitement unifié d'un grand nombre de fichiers, en particulier pour le tri des données, la fusion de documents, la normalisation des formats et la préparation avant la composition par lots. Si vous avez un lot de fichiers Word sous la main et que vous devez effacer la pagination supplémentaire, vous pouvez d'abord vérifier l'effet avec un petit nombre de fichiers, puis appliquer la même règle à l'ensemble du dossier, compressant ainsi le travail en double en une opération standardisée.