Cet article explique comment supprimer les mots-clés spécifiés dans le document en remplaçant par lots les mots-clés vides autour de plusieurs fichiers Word. Par HeSoft Doc Batch Tool , L'utilisateur peut importer plusieurs fichiers docx, sélectionner la recherche exacte dans la fonction "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word", écrire les mots à supprimer dans la liste de mots-clés et laisser le contenu vide après le remplacement. L'article combine des captures d'écran des étapes de pré-traitement, post-traitement et d'opération pour aider les utilisateurs à comprendre le fonctionnement réel de la suppression par lots de mots sensibles, d'anciens noms, de noms de régions et d'autres contenus.
De nombreux documents de bureau doivent nettoyer une partie du texte avant d'être envoyés, archivés ou triés. Par exemple, supprimer des mots sensibles, supprimer des noms de version plus anciens, supprimer des informations de zone, supprimer des remarques internes ou vider certaines valeurs de champ de manière uniforme. S'il n'y a qu'un seul fichier Word, il est acceptable de rechercher et de remplacer manuellement; s'il existe de nombreux fichiers docx et doc, le traitement un par un sera très inefficace. Cet article présente une méthode par lots: remplacez uniformément les mots-clés de plusieurs fichiers Word par vides, c'est-à-dire supprimez les mots-clés par lots.
Dans l'exemple, plusieurs documents Word contiennent des noms de pays tels que Australia, USA, etc. Nous voulons supprimer ces mots. Le logiciel de bureau utilisé est HeSoft Doc Batch Tool , Il est orienté vers la scène de traitement par lots de fichiers, qui peut effectuer des opérations de documents répétitives de manière centralisée et réduire le nombre d'ouvertures manuelles, de recherches et d'enregistrement. Ci-dessous, les effets et le processus de fonctionnement sont décrits dans l'ordre des captures d'écran.
Scène applicable: pourquoi remplacer le mot-clé Word par lot vide
"Remplacer par vide" est une astuce très courante dans le nettoyage de documents. Il est différent de la substitution ordinaire. La substitution ordinaire change A en B, et la substitution vide supprime A. Pour la suppression par lots des mots-clés Word, cette méthode est plus flexible: vous pouvez supprimer un mot ou plusieurs groupes de mots; vous pouvez supprimer le chinois ou supprimer l'anglais, les numéros numériques ou les symboles fixes.
Les scénarios appropriés pour utiliser cette méthode comprennent: la suppression par lots de l'ancien nom de partie A dans le contrat; la suppression de l'ancien modèle dans les données de produit; le nettoyage des mots de réponse dans les données de formation; la suppression du nom du pays, de la ville ou du département dans le rapport; la suppression des marques internes dans la version externe; vider les valeurs de champ dans plusieurs modèles Word. Tant que le contenu cible est un mot-clé clair, il peut être traité en recherchant et en remplaçant par vide.
Aperçu de l'effet: le traitement de plusieurs fichiers Word précédents contient des mots-clés du même type
Avant le traitement, il y a un ensemble de documents Word dans le dossier, les captures d'écran sont affichées sous 1.docx à 6.docx. Ils appartiennent au même lot de documents à traiter. La méthode manuelle doit ouvrir ces fichiers un par un pour vérifier les mots-clés, et le traitement par lots peut être effectué uniformément après une importation.
Ouvrez l'exemple de document Word pour voir le contenu contenant des images, des tableaux et des descriptions textuelles. La flèche rouge indique Australia, USA est le mot clé à supprimer. Ils se trouvent dans le contenu du corps et ne sont pas des noms de fichiers ou des annotations. Pour les mots clés dans ce corps, il est plus approprié d'utiliser la fonction de recherche et de remplacement de contenu Word.
Il ressort également de la capture d'écran qu'il y a d'autres mots autour du mot-clé, tels que "Country of Origin:". Notre objectif n'est pas de supprimer le nom du champ entier, mais de supprimer uniquement les valeurs spécifiques derrière le champ. Par conséquent, les règles de traitement doivent être définies pour rechercher ces mots-clés et les remplacer par vide.
Effet post-traitement: les mots-clés disparaissent, les tableaux et les images restent
La capture d'écran après le traitement montre que les positions d'origine d'Australie et de USA sont devenues vides. Les images Apple, les bordures de tableau, les titers et autres textes explicatifs du document existent toujours.
Cet effet montre que le remplacement par lots par vide convient au nettoyage partiel du texte. Il n'oblige pas les utilisateurs à supprimer manuellement les paragraphes et ne change pas tout, mais effectue un traitement précis basé sur une liste de mots-clés. Cette méthode est très efficace pour les tâches de bureau qui doivent conserver la structure du document Word et ne nettoyer qu'une partie du contenu.
Étape 1: Sélectionnez "Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word"
Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Après cela, sélectionnez "Outils Word" dans la navigation de gauche. Trouvez et cliquez sur "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word" dans la liste des fonctionnalités. Dans la capture d'écran, cette fonctionnalité se trouve dans le premier élément de l'outil Word, indiquant qu'elle est utilisée pour rechercher et remplacer par lots des mots-clés dans le contenu du fichier Word.
Pour la demande de "suppression de mots clés par lots", il est raisonnable de choisir cette fonctionnalité. Parce que la suppression des mots-clés peut être comprise comme une substitution spéciale: remplacer les mots-clés par du contenu vide. La suppression peut être réalisée tant que le mot-clé remplacé n'est pas rempli.
Étape 2: Ajouter plusieurs fichiers docx à la liste de traitement
Après être entré dans la page des fonctionnalités, la première étape consiste à sélectionner les enregistrements à traiter. Dans le coin supérieur droit, vous pouvez voir "Ajouter des fichiers" et "Importer des fichiers à partir de dossiers". Si vos fichiers sont dispersés dans différents emplacements, vous pouvez utiliser Ajouter des fichiers pour sélectionner un par un; si les fichiers sont concentrés dans un dossier, utiliser l'importation à partir d'un dossier sera plus rapide.
6 fichiers docx ont été ajoutés à la liste dans la capture d'écran, et le logiciel affiche le nom, le chemin, l'extension, l'heure de création et l'heure de modification. La vérification ici est très importante: le traitement par lots appliquera la même règle pour les fichiers de la liste, vous devez donc vous assurer qu'il n'y a pas de mauvais fichier dans la liste et que le fichier cible n'est pas manqué. Après avoir confirmé que le nombre d'enregistrements est de 6, le nom du fichier et le chemin sont corrects, cliquez sur "Suivant" en bas.
Étape 3: Définir la recherche précise et saisir les mots-clés à supprimer
Sur la page "Définir les options de traitement", sélectionnez d'abord la méthode de recherche. "Recherche précise du texte" est sélectionné dans la capture d'écran, qui convient à la suppression de mots fixes explicites. Entrez ensuite le mot à supprimer dans la liste des mots-clés à rechercher, un par ligne.
Deux lignes sont entrées dans l'exemple: Australia et USA. De cette façon, le logiciel recherche ces deux mots-clés dans chaque document Word importé. Si vous devez supprimer plus de mots, vous pouvez également continuer à ajouter des lignes. Il est recommandé de ne pas mélanger des mots non pertinents et de ne pas saisir des mots trop courts et trop courants pour éviter de les supprimer par erreur.
La liste des mots-clés remplacés à droite reste vide. La capture d'écran indique clairement "Si vous ne remplissez pas, cela signifie supprimer". Cette étape est la clé pour réaliser la suppression par lots: il y a des mots-clés à gauche et aucune valeur de remplacement à droite. Le résultat final est de supprimer les mots-clés correspondants.
Étape 4 de l'opération: commencer le traitement après avoir défini la position de sortie
Après avoir terminé les paramètres de mot-clé, cliquez sur "Suivant". Le processus d'interface indique ensuite "Définir l'emplacement de sauvegarde" et "Démarrer le traitement". Il est recommandé d'enregistrer le fichier de sortie dans un nouveau dossier, tel que "post-traitement" ou "mot-clé supprimé", afin que le fichier d'origine et le fichier traité puissent être gérés séparément.
Effectuez le traitement de démarrage après avoir défini l'emplacement de sauvegarde. Le logiciel traitera plusieurs fichiers Word dans l'ordre de la liste et remplacera Australia et USA correspondants par vide. Une fois le traitement terminé, ouvrez plusieurs documents de sortie pour des contrôles ponctuels, en vous concentrant sur la vérification si les mots-clés ont été supprimés et si les autres contenus du texte sont normaux. Si les résultats du traitement sont conformes aux attentes, continuez à utiliser des volumes de fichiers plus importants.
Questions fréquemment posées et considérations
1. Le remplacement par vide laissera-t-il un espace?S'il y a des espaces ou des ponctuations avant et après le mot-clé, l'espace ou la ponctuation d'origine peut être conservé après la suppression du mot-clé. La nécessité d'un nettoyage supplémentaire doit être jugée en fonction de la composition réelle du document.
2. Trouver exactement quelle situation convient?Convient aux scènes avec des mots cibles fixes et une orthographe claire. Par exemple, le nom de l'entreprise, le nom de la région, le numéro, le mot anglais, etc. C'est le cas de Australia et USA dans la capture d'écran.
3. Peut-il être utilisé pour les fichiers doc?Un exemple dans la capture d'écran est docx. Pour les fichiers doc, il est recommandé d'essayer d'importer dans le logiciel et de voir si l'extension est reconnue. Une fois l'importation réussie, le test est effectué.
4. Que dois-je faire avant de traiter un grand nombre de fichiers?Sauvegardez d'abord le fichier d'origine, puis testez-le avec un petit échantillon de document. Étant donné que la règle de remplacement par lot est mal définie, tous les fichiers importés sont affectés.
Résumé: Implémenter la suppression par lots de mots clés Word avec le remplacement par vide
La suppression par lots de mots-clés dans les fichiers Word consiste essentiellement à remplacer ces mots-clés par des mots vides. HeSoft Doc Batch Tool Fournit la fonction "Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word", qui convient à la gestion de tâches de nettoyage répétées dans plusieurs documents docx et doc. En sélectionnant la fonction, en important des fichiers, en définissant une recherche précise, en remplissant la liste de mots-clés, en gardant la liste de remplacement vide, puis en définissant l'emplacement d'enregistrement et en commençant le traitement, vous pouvez rapidement terminer la suppression par lots. Pour les utilisateurs qui organisent fréquemment des documents, nettoient des modèles et publient des données externes, cette méthode peut considérablement gagner du temps et améliorer la cohérence du traitement.