In diesem Artikel wird erläutert, wie bestimmte Schlüssel wörter im Dokument gelöscht werden, indem Schlüssel wörter in mehreren Word-Dateien durch leere Stapel ersetzt werden. Durch HeSoft Doc Batch Tool , Benutzer können mehrere docx-Dateien importieren, die genaue Suche in der Funktion "Schlüssel wörter in Word suchen und ersetzen" auswählen, die zu löschenden Wörter in die Schlüssel wort liste schreiben und den Inhalt nach dem Ersetzen leer lassen. Der Artikel kombiniert Screenshots vor, nach der Verarbeitung und den Betriebs schritten, um Benutzern zu helfen, den tatsächlichen Vorgang des Batch-Löschens vertraulicher Wörter, alter Namen, regionaler Namen und anderer Inhalte zu verstehen.
Viele Büro dokumente müssen einen Teil des Textes bereinigen, bevor sie nach außen gesendet, archiviert oder zum zweiten Mal sortiert werden. Löschen Sie beispiels weise vertrauliche Wörter, löschen Sie alte Versions namen, löschen Sie regionale Informationen, löschen Sie interne Notizen oder löschen Sie einige Feld werte einheitlich. Wenn es nur eine Word-Datei gibt, ist das manuelle Suchen und Ersetzen akzeptabel. Wenn viele Docx-und Doc-Dateien vorhanden sind, ist die Verarbeitung nacheinander sehr ineffizient. In diesem Artikel wird eine Stapel methode vorgestellt: Ersetzen Sie die Schlüssel wörter in mehreren Word-Dateien einheitlich durch leere, dh löschen Sie die Schlüssel wörter stapel weise.
Im Beispiel enthalten mehrere Word-Dokumente Ländernamen wie Australia, USA usw., die wir löschen möchten. Die verwendete Office-Software ist HeSoft Doc Batch Tool , Es ist auf Datei-Batch-Verarbeitung szenarien ausgerichtet und kann doppelte Dokument vorgänge zentral ausführen, wodurch die Anzahl der manuellen Öffne, Suchen und Speichern verringert wird. Im Folgenden werden der Effekt und der Betriebs ablauf in der Reihenfolge der Screenshots erläutert.
Anwendbares Szenario: Warum Word-Schlüssel wörter stapel weise durch leer ersetzen
"Ersetzen durch leer" ist ein sehr häufiger Trick bei der Dokumenten bereinigung. Es unter scheidet sich von der normalen Ersetzung. Die normale Ersetzung besteht darin, A in B zu ändern, und das Ersetzen durch leer bedeutet, A zu löschen. Diese Methode ist flexibler, um Word-Schlüssel wörter in Stapeln zu löschen: Sie können entweder ein Wort oder mehrere Wort gruppen löschen, Sie können Chinesisch oder Englisch, Zahlen oder feste Symbole löschen.
Zu den geeigneten Szenarien für die Verwendung dieser Methode gehören: Löschen des alten Namens der Partei A im Vertrag stapel weise, Löschen des alten Modells in den Produkt informationen, Bereinigen der Antwort wörter in den Schulungs materialien, Löschen des Namens des Landes, der Stadt oder der Abteilung im Bericht, Entfernen in der externen Version Interne Markierungen: Löschen Sie die Feldwerte in mehreren Word-Vorlagen. Solange der Ziel inhalt ein klares Schlüssel wort ist, kann er durch Suchen und Ersetzen durch leer verarbeitet werden.
Effekt vorschau: Mehrere Word-Dateien mit demselben Schlüssel wort typ vor der Verarbeitung
Vor der Verarbeitung enthält der Ordner eine Reihe von Word-Dokumenten, und die Screenshots werden als 1.docx bis 6.docx angezeigt. Sie gehören zum selben Stapel von Dokumenten, die verarbeitet werden müssen. Die manuelle Methode muss diese Dateien einzeln öffnen, um die Schlüssel wörter zu überprüfen, und die Stapel verarbeitung kann nach einem Import einheitlich ausgeführt werden.
Öffnen Sie das Beispiel-Word-Dokument, und Sie können sehen, dass der Inhalt Bilder, Tabellen und Text beschreibungen enthält. Der rote Pfeil markiert Australia und USA als Schlüssel wörter, die gelöscht werden sollen. Sie befinden sich im Inhalt des Textes und sind keine Dateinamen oder Anmerkungen. Für Schlüssel wörter in diesem Text ist es besser, die Funktion zum Suchen und Ersetzen von Word-Inhalten zu verwenden.
Wie aus dem Screenshot hervor geht, gibt es auch andere Texte um das Schlüssel wort wie „ Land des origins: “. Unser Ziel ist es nicht, den gesamten Feld namen zu löschen, sondern nur den spezifischen Wert hinter dem Feld zu löschen. Daher müssen Verarbeitung regeln festgelegt werden, um diese Schlüssel wörter zu finden und durch leer zu ersetzen.
Effekt nach der Verarbeitung: Schlüssel wörter verschwinden, Tabellen und Bilder bleiben erhalten
Der Screenshot nach Abschluss der Verarbeitung zeigt, dass die ursprüngliche Position von Australien und USA leer geworden ist. Das Apple-Bild, der Tabellen rand, der Titel und andere Beschreibung stexte im Dokument sind noch vorhanden.
Dieser Effekt zeigt, dass das Ersetzen von Chargen durch leere Teile für die teilweise Text bereinigung geeignet ist. Der Benutzer wird nicht aufgefordert, Absätze manuell zu löschen oder alles zu ändern. Stattdessen wird eine genaue Verarbeitung basierend auf der Liste der Schlüssel wörter durchgeführt. Diese Methode ist sehr effizient bei Office-Aufgaben, bei denen die Word-Dokumenten struktur beibehalten und nur ein Teil des Inhalts bereinigt werden muss.
Schritt 1: Wählen Sie "Schlüssel wörter in Word suchen und ersetzen".
Öffnen HeSoft Doc Batch Tool Danach wählen Sie in der linken Navigation "Word Tools". Suchen Sie in der Liste der Funktionen und klicken Sie auf "Schlüssel wörter in Word suchen und ersetzen". Diese Funktion befindet sich im ersten Element des Word-Tools im Screenshot und zeigt an, dass sie zum Batch-Suchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern im Word-Datei inhalt verwendet wird.
Für die Anforderung "Batch-Löschen von Schlüssel wörtern" ist die Auswahl dieser Funktion angemessen. Da das Löschen von Schlüssel wörtern als spezielle Substitution verstanden werden kann: Ersetzen Sie Schlüssel wörter durch leeren Inhalt. Solange die ersetzten Schlüssel wörter nicht eingegeben werden, können sie gelöscht werden.
Schritt 2: Fügen Sie der Verarbeitung liste mehrere Docx-Dateien hinzu
Nach dem Aufrufen der Funktions seite ist der erste Schritt die Auswahl der Datensätze, die verarbeitet werden müssen. In der oberen rechten Ecke sehen Sie "Dateien hinzufügen" und "Dateien aus Ordnern importieren". Wenn Ihre Dateien an verschiedenen Speicherorten verteilt sind, können Sie Dateien hinzufügen, um sie einzeln auszuwählen. Wenn die Dateien in einem Ordner zusammen gefasst sind, ist die Verwendung des Imports aus dem Ordner schneller.
6 Docx-Dateien wurden der Liste im Screenshot hinzugefügt, und die Software zeigt den Namen, den Pfad, die Erweiterung, die Erstellung szeit und die Änderungs zeit an. Die Überprüfung hier ist sehr wichtig: Bei der Stapel verarbeitung wird dieselbe Regel für die Dateien in der Liste ausgeführt. Stellen Sie daher sicher, dass keine falsch ausgewählten Dateien in der Liste vorhanden sind und keine Ziel dateien fehlen. Nachdem Sie bestätigt haben, dass die Anzahl der Datensätze 6 ist und der Dateiname und der Pfad korrekt sind, klicken Sie unten auf "Weiter".
Schritt 3: Legen Sie die genaue Suche fest und geben Sie die zu löschenden Schlüssel wörter ein
Wählen Sie auf der Seite "Verarbeitung optionen festlegen" zunächst die Such methode aus. Im Screenshot wurde "Text genau suchen" ausgewählt, um explizit feste Wörter zu entfernen. Geben Sie dann das zu löschende Wort in die "Liste der gesuchten Schlüssel wörter" ein, eines pro Zeile.
Im Beispiel wurden zwei Zeilen eingegeben: Australia und USA. Auf diese Weise sucht die Software diese beiden Schlüssel wörter in jedem importierten Word-Dokument. Wenn Sie weitere Wörter entfernen müssen, können Sie auch Zeilen hinzufügen. Es wird empfohlen, nicht verwandte Wörter zu mischen und keine zu kurzen oder zu häufigen Wörter einzugeben, um versehen tliches Löschen zu vermeiden.
Die "Liste der ersetzten Keywords" auf der rechten Seite bleibt leer. Der Screenshot fordert eindeutig "Nicht ausfüllen bedeutet Löschen" auf. Dieser Schritt ist der Schlüssel zum Löschen von Chargen: Links befinden sich Schlüssel wörter, und rechts werden keine Ersatz werte eingegeben. Das Endergebnis besteht darin, die übereinstimmen den Schlüssel wörter zu löschen.
Schritt 4: Starten Sie die Verarbeitung nach dem Einstellen der Ausgabe position
Klicken Sie nach Abschluss der Keyword-Einstellungen auf "Weiter". Der Interface-Prozess zeigt an, dass als nächstes "Speicherort festlegen" und "Verarbeitung starten". Es wird empfohlen, die Ausgabe datei in einem neuen Ordner wie "Nach der Verarbeitung" oder "Gelöschte Schlüssel wörter" zu speichern, damit die Original datei und die verarbeitete Datei getrennt verwaltet werden können.
Starten Sie die Verarbeitung, nachdem Sie den Speicherort festgelegt haben. Die Software verarbeitet mehrere Word-Dateien entsprechend der Reihenfolge der Liste und ersetzt die übereinstimmen den Australia und USA durch leere. Öffnen Sie nach Abschluss der Verarbeitung mehrere Ausgabe dokumente für Stichproben und konzentrieren Sie sich darauf, ob die Schlüssel wörter gelöscht wurden und ob der andere Inhalt des Textes normal ist. Wenn die Verarbeitung sergeb nisse den Erwartungen entsprechen, verwenden Sie sie für größere Dateien.
Häufig gestellte Fragen und Vorsicht maßnahmen
1. Wird durch Leerzeichen ersetzt?Wenn vor und nach dem Schlüssel wort Leerzeichen oder Inter punktion vorhanden sind, können die ursprünglichen Leerzeichen oder Inter punktion nach dem Löschen des Schlüssel worts beibehalten werden. Ob eine weitere Bereinigung erforderlich ist, hängt vom tatsächlichen Satz des Dokuments ab.
2. Für welche Situation ist es geeignet, genau zu finden?Geeignet für Szenen mit festen und klar geschriebenen Zielwörtern. Zum Beispiel Firmenname, Region name, Nummer, englische Wörter usw. Dies ist bei Australia und USA im Screenshot der Fall.
3. Kann es für doc-Dateien verwendet werden?Das Beispiel im Screenshot ist docx. Bei doc-Dateien wird empfohlen, den Import in der Software zu versuchen und zu prüfen, ob die Erweiterung erkannt wird. Nach erfolgreichem Import wird die Test verarbeitung durchgeführt.
4. Was sollte vor dem Umgang mit einer großen Anzahl von Dateien getan werden?Sichern Sie zuerst die Original datei und testen Sie sie dann mit einer kleinen Anzahl von Beispiel dokumenten. Denn sobald die Regeln falsch eingestellt sind, wirkt sich der Stapel austausch auf alle importierten Dateien aus.
Zusammenfassung: Ersetzen Sie es durch leer, um das Batch-Löschen von Word-Schlüssel wörtern zu erreichen
Das Batch-Löschen von Schlüssel wörtern in Word-Dateien bedeutet im Wesentlichen, diese Schlüssel wörter durch leere zu ersetzen. HeSoft Doc Batch Tool Bietet die Funktion "Suchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern in Word", die für die Verarbeitung wiederholter Bereinigung aufgaben in mehreren Docx-und Doc-Dokumenten geeignet ist. Durch Auswählen von Funktionen, Importieren von Dateien, Festlegen einer genauen Suche, Ausfüllen der Keyword-Liste, Ausfüllen der Ersatz liste, Festlegen des Speicherorts und Starten der Verarbeitung können Sie das Batch-Löschen schnell abschließen. Für Benutzer, die häufig Dokumente organisieren, Vorlagen bereinigen und externe Informationen veröffentlichen, kann diese Methode erheblich Zeit sparen und die Verarbeitung konsistenz verbessern.