여러 docx 또는 doc 문서에 유사한 키워드가 많은 경우 수동 교체를 위해 Word를 하나씩 여는 것은 매우 비효율적입니다. 이 기사 HeSoft Doc Batch Tool 예를 들어, Word 도구에서 "Word에서 키워드 찾기 및 대체" 를 사용하고, 공식 퍼지 찾기 텍스트 함수를 통해 정사이즈 식 와일드 카드를 채우고, 3 개의 대문자를 a로 바꾸고, 연속 숫자를 B로 대체하는 방법을 보여줍니다. 이 기사는 적용 가능한 시나리오, 처리 전후의 효과, 운영 단계 및 예방 조치를 자세히 설명하고 일괄 처리, 탈감작 자료 및 템플릿 내용을 통합해야하는 사용자에게 적합합니다.
기업 관리, 교육 관리, 프로젝트 데이터 대조, 계약 템플릿 유지 보수 및 기타 작업에서 Word 문서 배치를 통합하여 내용을 변경해야하는 경우가 종종 있습니다. 예를 들어 여러 docx 문서에는 영어 약어, 코스 코드, 번호, 페이지 참조, 수업 시간 번호 또는 기타 키워드가 있습니다. 수동으로 처리 할 때 첫 번째 파일을 열고 찾아서 교체하고 저장하고 닫아야합니다. 그런 다음 두 번째 파일을 열고 동일한 작업을 반복하십시오. 문서가 많을수록 노동의 중복이 더 분명 해지고 피로로 인해 교체 또는 오해를 놓치기 쉽습니다.
교체 할 내용이 정확히 동일하면 일반 배치 교체 도구가 이미 일부 문제를 해결할 수 있습니다. 그러나 실제로는 "유사하지만 정확히 동일하지 않은" 콘텐츠를 찾는 것이 더 일반적입니다. 예를 들어, BOT, ELA 및 ABC는 모두 3 개의 대문자이며 60, 3 및 5 는 모두 숫자입니다. 이 시점에서 정사이즈 표현식 또는 와일드 카드 공식을 사용하여 소프트웨어가 규칙에 따라 찾을 수 있도록해야합니다. 이 기사에서는 스크린 샷을 결합하여 사용 방법을 설명합니다. HeSoft Doc Batch Tool 이 오피스 소프트웨어는 사용자가 docx 문서의 내용을 신속하게 표준화하는 데 도움이 배치 키워드로 여러 Word 파일을 대체합니다.
적용 가능한 시나리오: 여러 Word 파일에서 정사이즈 텍스트를 일괄 수정해야 함
이 논문에 소개 된 방법은 특정 단어뿐만 아니라 법에 부합하는 일종의 텍스트를위한 것입니다. 예를 들어 스크린 샷의 문서에는 BOT 및 ELA와 같은 세 가지 대문자 영어 약어와 60, 3 및 5 와 같은 숫자가 포함되어 있습니다. 세 가지 대문자 약어를 모두 A로, 모든 연속 숫자를 B로 대체하려고합니다. 이러한 요구 사항은 "공식 퍼지 찾기 텍스트" 를 사용하는 데 매우 적합합니다.
다음 시나리오는이 작업 아이디어를 참조 할 수 있습니다.
- Word에서 일괄 교체 코드:부서 코드, 코스 번호, 프로젝트 코드, 제품 약어 등
- Docx의 일괄 교체 번호:작업, 페이지 번호, 일련 번호, 통계 값, 숫자 필드 등
- 배치 탈감작 워드 문서:이니셜, 숫자 및 디지털 조각을 균일 한 문자로 교체하여 데이터 보관 또는 발행을 용이하게합니다.
- 배치 유지 보수 템플릿 문서:이전 자리 표시자, 이전 필드 규칙을 여러 템플릿의 새 자리 표시자로 바꿉니다.
- 영어 정보의 일괄 처리:논문, 코스 자료 및 문서의 규칙을 준수하는 영어 약어를 찾아 대체하십시오.
Word의 단일 파일 검색 및 교체와 비교하여 일괄 처리 도구의 가치는 "파일 수준 배치" 에 있습니다. 한 조각의 콘텐츠를 대체 할 수있을뿐만 아니라 파일을 자주 처리하는 사무원에게 적합한 여러 docx 파일에 동일한 규칙 세트를 적용합니다.
효과 미리보기: 여러 보류 파일에서 균일 한 교체 결과까지
처리하기 전에: 폴더에 여러 Word 문서
처리 전 스크린 샷은 폴더에 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx 및 6.docx 6 개의 Word 파일이 있음을 보여줍니다. 여기에는 6 개의 문서 만 있지만 실제 사무실에서는 유사한 작업에는 수십 개의 회의 분, 수백 개의 학생 자료, 배치 계약 첨부 파일 또는 많은 프로젝트 사양이 포함될 수 있습니다.
Word 문서 중 하나를 열면 콘텐츠에 교체해야하는 텍스트가 많이 있음을 알 수 있습니다. 제목에 BOT가 나타나고, 텍스트에 ELA가 나타나고, 단락에 60 시간이 나타납니다. 적색 화살표는 대체될 콘텐츠가 상이한 단락들 및 상이한 포맷 영역들에 분포된다는 것을 나타내는 몇몇 전형적인 위치들을 표시한다.
이 경우 수동으로 키워드를 하나씩 교체하는 경우 적어도 여러 약어와 여러 번호를 처리해야합니다. 더 문제가되는 약어 및 숫자는 다른 문서에서 정확히 동일하지 않을 수 있습니다. 정사이즈 표현 와일드 카드는 "구체적인 단어" 를 "일치하는 규칙" 으로 추상화하여 여러 키워드를 입력하는 작업량을 줄일 수 있습니다.
처리 후: 수식과 일치하는 내용이 균일하게 대체됩니다.
처리 된 스크린 샷에서 원래 세 가지 대문자 약어는 A로 변경되었으며 연속 번호는 B로 변경되었습니다. 예를 들어, BOT는 A로 대체되고, ELA는 A로 대체되고, 60 은 B로 대체된다. 규칙과 일치하는 문서의 다른 위치도 동기화됩니다.
즉, 일괄 교체는 제목뿐만 아니라 본문 단락 및 목록 항목과 같은 텍스트 위치에도 적용될 수 있습니다. 균일 한 콘텐츠 규칙이 필요한 Word 문서의 경우이 방법은 수동 검색 시간을 크게 줄일 수 있습니다.
작업 단계: 워드 와일드 카드 배치 교체를 완료하기 위해 마법사에 따라
1 단계: Word 도구에서 대량 찾기 대체 기능 찾기
시작 HeSoft Doc Batch Tool 그 후 왼쪽에는 도구 범주 탐색이 있습니다. 스크린 샷에서 "Word Tool" 이 선택되었고 오른쪽에 여러 Word 일괄 처리 기능이 표시되었음을 알 수 있습니다. 이 선택은 첫 번째 기능입니다.Word에서 키워드 찾기 및 교체.
이 기능의 목적은 분명합니다. Word 파일의 내용에서 대량 검색 및 키워드 교체. 이 기사에서는 파일 이름, 이미지, 워터 마크 또는 페이지 레이아웃이 아닌 여러 docx 파일의 텍스트 내용을 다루고 있으므로이 기능을 선택하는 것이 좋습니다. 입력 후 소프트웨어는 단계별 프로세스를 사용하며 사용자는 파일을 순서대로 추가하고 규칙을 설정하고 저장 위치를 설정하고 처리를 시작하면됩니다.
2 단계: 일괄 적으로 교체해야하는 docx 파일 가져오기
"Word에서 키워드 찾기 및 바꾸기" 를 입력 한 후 먼저 "처리 할 레코드 선택" 으로 이동하십시오. 페이지 오른쪽 상단에는 "파일 추가" 와 "폴더에서 파일 가져오기" 라는 두 개의 공통 항목이 있습니다. 스크린 샷에서 1.docx ~ 6.docx가 목록에 추가되었고 경로는 D:\ test \ 이며 확장자는 docx입니다.
파일이 다른 위치에 흩어져있는 경우 파일 추가 를 사용하여 일괄 적으로 선택할 수 있습니다. 파일이 하나의 폴더에 집중되어있는 경우 "폴더에서 파일 가져 오기" 를 사용하는 것이 더 편리합니다. 가져온 후에는 세 가지 항목에 초점을 맞추는 것이 좋습니다. 첫째, 파일 수가 올바른지 여부 둘째, 파일 경로가 대상 디렉터리인지 여부, 셋째, 확장자가이 처리 범위를 충족하는지 여부. 스크린 샷 하단에 표시된 레코드 수는 6 이며, 현재 작업이 6 개의 레코드를 처리 할 것임을 나타냅니다.
파일 목록이 올바른지 확인한 후 페이지 하단의 "다음" 을 클릭하십시오. 이 단계의 목적은 즉시 교체하는 것이 아니라 잘못된 파일에 규칙을 계속 적용하지 않도록 먼저 처리 할 객체를 결정하는 것입니다.
3 단계: "수식 퍼지를 사용하여 텍스트를 찾기" 로 검색 방법을 설정합니다.
2 단계 "처리 옵션 설정" 을 입력하면 "방법 찾기" 를 볼 수 있습니다. 다음은 텍스트 정확한 찾기 및 수식으로 텍스트 퍼지 찾기 "입니다. 대체 할 내용이 "이전 회사 이름" 을 "새 회사 이름" 으로 대체하는 것과 같이 고정 된 단어 인 경우 정확한 조회를 사용할 수 있습니다. 그러나이 예제는 여러 가지 약어와 숫자와 일치하므로 선택해야합니다.수식이있는 흐림 찾기 텍스트.
왼쪽의 "찾을 키워드 목록" 에는 스크린 샷에 두 가지 수식이 채워집니다.
- [A-Z]{3}: 3 개의 연속 대문자 영어 글자와 일치하는 것을 의미합니다.
- \ D: 하나 이상의 연속 숫자가 일치함을 나타냅니다.
오른쪽의 "교체 후 키워드 목록" 에서 두 가지 대체 내용을 채우십시오.
- A: 왼쪽의 첫 번째 수식과 일치하는 내용을 대체합니다.
- B왼쪽의 두 번째 수식이 일치하는 것을 대체하는 데 사용됩니다.
이 단계는 중요합니다. 이 소프트웨어는 왼쪽의 각 줄의 규칙에 따라 Word 내용을 찾아 오른쪽의 같은 줄의 텍스트로 바꿉니다. 즉,[A-Z]{3} 은 A에 대응하고, \ d는 B에 대응한다. 채울 때 수식과 결과를 같은 열에 혼합하지 말고 왼쪽과 오른쪽의 행 수를 놓지 마십시오.
4 단계: 체크 케이스 및 교체 범위
스크린 샷에서 볼 수 있듯이 "글자의 경우 무시" 옵션은 확인되지 않습니다. [A-Z]{3} 과 같은 공식의 경우 이는 주로 대문자를 다루는 것을 의미합니다. 소문자 약어가 문서에 존재하는 경우 현재 규칙이 반드시 일치하지는 않습니다. 이 설정의 장점은 더 정확하고 일반 영어 단어의 소문자 단편을 잘못 처리 할 수 있다는 것입니다.
공식 일괄 처리 전에 모든 숫자와 세 가지 자본 약어를 모두 교체할지 여부를 명확히하는 것이 좋습니다. 예를 들어, \ d는 연속적인 숫자와 일치하며, 문서에 날짜, 페이지 번호 또는 버전 번호가 있는 경우 대체될 수 있다. 스크린 샷 예제의 목표는 연속 숫자를 B로 바꾸는 것이므로이 규칙을 사용하는 것이 좋습니다. 실제 요구 사항이 더 미세한 경우 수식을 조정해야합니다.
5 단계: 저장 위치를 설정하고 시작 처리를 실행합니다.
규칙 설정을 완료 한 후 다음 "을 계속 클릭하십시오. 마법사의 맨 위에는 "위치 저장 설정" 과 "처리 시작" 이 표시됩니다. 출력 파일을 별도의 "교체 후" 폴더와 같은 새 디렉토리에 저장하는 것이 좋습니다. 이러한 방식으로 원본 docx 파일을 보존 할 수 있으며 처리 전후의 차이점을 쉽게 비교할 수 있습니다.
시작 처리를 입력하면 소프트웨어는 목록의 파일에 따라 교체 작업을 하나씩 수행합니다. 처리가 완료되면 출력 디렉토리에서 Word 문서를 열고 제목, 본문, 목록 및 기타 위치가 규칙에 따라 교체되었는지 확인하십시오. 결과가 예상대로라면 더 많은 문서에 방법을 적용하십시오.
와일드 카드 공식을 사용하는 것이 수동 대체보다 효율적인 이유
수동 교체에는 세 가지 주요 문제가 있습니다. 첫째, 더 많은 반복이 있습니다. 각 Word 파일을 열고, 찾고, 교체하고, 저장합니다. 둘째, 키워드 유지 보수가 복잡합니다. 약어 나 숫자가 많으면 별도로 입력해야합니다. 셋째, 변경하기 쉽습니다. 문서가 길수록 파일이 많을수록 생략 확률이 높아집니다.
와일드 카드 공식은 "규칙 일치" 문제를 해결합니다. [A-Z]{3} 을 예로 들어 보면 3 개의 대문자의 규칙과 일치하는 한 BOT인지 ELA인지 상관하지 않습니다. \ D를 예로 들면 60 또는 5 인지 상관하지 않습니다. 연속 숫자 인 한 인식 할 수 있습니다. 일괄 처리 소프트웨어와 결합하여 동일한 규칙 세트를 여러 docx 파일에 한 번에 적용 할 수 있습니다.
이것은 또한 일괄 처리 파일에서 사무실 소프트웨어의 핵심 가치입니다. 규칙 구성 및 자동 실행에 대한 많은 반복적이고 기계적이며 오류가 발생하기 쉬운 작업입니다. Word 문서를 자주 다루는 사람들에게이 방법은 효율성을 크게 향상시킬 수 있습니다.
자주 묻는 질문과주의 사항
1. 잘못된 수식 쓰기가 모든 파일에 영향을 줍니까?
여러 파일에서 직접 처리를 수행하는 경우 오류 수식이 모든 출력 파일에 영향을 미칠 수 있습니다. 따라서 먼저 1 ~ 2 개의 샘플 문서를 사용하여 교체 결과가 올바른지 확인한 다음 모든 문서를 일괄 처리하는 것이 좋습니다. 또한 원본 파일을 보관하거나 새 디렉토리로 내보내는 것이 좋습니다.
2. [A-Z]{3} 는 교체하고 싶지 않은 것과 일치합니까?
그럴 수도 있습니다. 3 개의 연속 대문자와 일치합니다. 문서에 다른 세 개의 대문자 코드가있는 경우에도 교체됩니다. 따라서 사용하기 전에 문서 규칙을 확인하십시오. 특정 범위의 약어 만 교체하려면 더 정확한 수식을 사용해야합니다.
3. \ d는 모든 숫자를 대체합니까?
연속 숫자와 일치하므로 문서, 페이지 번호, 번호, 날짜의 숫자 조각을 인식 할 수 있습니다. 스크린 샷 예제의 숫자는 데모 목표와 일치하는 B로 대체되지만 실제 작업에는주의해서 사용해야합니다.
4. 교체 된 내용이 비어 있으면 어떻게됩니까?
인터페이스 텍스트에서 알 수 있듯이 오른쪽 영역은 "채워지지 않으면 삭제" 를 의미합니다. 이는 대체된 키워드 리스트의 행이 공백으로 남겨지면, 매칭 컨텐츠가 삭제될 수 있음을 의미한다. 키워드를 삭제해야 할 때이 논리를 사용할 수 있습니다. 삭제하지 않으려는 경우 대체 콘텐츠를 기입해야 합니다.
5. 여러 규칙을 동시에 설정할 수 있습니까?
할 수 있습니다. 스크린 샷에서 왼쪽과 오른쪽 목록은 멀티 라인 입력을 지원합니다. 이 예에서는 대문자 약어를 A로 바꾸고 숫자를 B로 대체하는 두 가지 규칙이 동시에 설정됩니다. 실제 사용에서는 더 많은 규칙을 설정할 수도 있지만 각 줄의 정확도에주의를 기울여야합니다.
요약: 배치 교체 프로세스를 사용하여 docx 문서의 정규화를 완료합니다.
이 기사에서는 사용 방법을 보여줍니다. HeSoft Doc Batch Tool 여러 Word 문서에서 정사이즈 식 와일드 카드 교체를 수행합니다. 전체 프로세스는 다음과 같이 요약 할 수 있습니다. Word 도구를 입력하고 "Word에서 키워드 찾기 및 교체" 를 선택하십시오. 처리해야하는 docx 파일 가져 오기 "공식 퍼지를 사용하여 텍스트 찾기" 를 선택하십시오. 검색 수식을 채우고 결과를 교체하십시오. 저장 위치를 설정하십시오. 처리를 시작하고 결과를 확인하십시오.
일괄 적으로 Word 키워드를 수정하거나, docx 콘텐츠를 일괄 적으로 교체하거나, 일괄 적으로 숫자를 민감하지 않거나, 문서 템플릿을 통합해야하는 사용자에게이 방법은 파일별로 수동 수정보다 효율적이고 안정적입니다. 많은 수의 파일을 공식적으로 처리하고 샘플 파일로 수식을 확인하기 전에 백업을 준비하는 것이 좋습니다. 그것이 옳다는 것을 확인한 후에, 그것은 일괄 적으로 실행될 수 있으며, 지루한 Word 교체 작업은 자동 완성을 위해 사무실 소프트웨어로 넘겨 질 수 있습니다.