複数のword文書に英語の略語、数字番号、コースコード、その他の規則的なテキストが同時に存在する場合、ファイルを1つずつ開くのは置換効率が低い。 この記事では、6つのdocxファイルを例にして、どのように HeSoft Doc Batch Tool で「Wordのキーワードを検索して置換」機能を使用して、式のあいまいな検索方法で正規表現を入力し、3桁の大文字をAに、数字をBに置き換えます。 文章は処理前後の効果、詳細な操作手順と注意事項をカバーし、Wordの内容を一括修正する必要があるオフィスユーザーに適している。
英語の資料、授業の説明、プロジェクト文書や契約書の添付書類を整理するとき、「同じ種類の内容が多くのWord文書に分散している」という状況に遭遇することが多い。 たとえば、複数のdocxドキュメントには、英語の略語、数字番号、時間数、ページ番号、内部コードが3桁あります。 手動処理の方法は、通常、最初のWordを開いて、置換を探して、閉じて保存することです2番目のWordを開いて、同じアクションを繰り返します。 書類が多いほど、重複労働が明らかになり、しかもすべての書類が一致していることを保証するのは難しい。
これらのキーワードに明確な規則がある場合は、正規表現のワイルドカード式を使用して一括置換を完了できます。 この記事では HeSoft Doc Batch Tool Wordのキーワードを一括して検索して置換する方法を示します。 このソフトウェアはオフィスソフトツールで、Word、Excel、PDFなどのファイルの一括処理シーンに向けて、核心的な価値は重複、機械の文書操作を一つのタスクプロセスに集中して完成することである。
適用シーン: Wordの規則的なテキストを一括して置き換える
本論文の方法は、固定語を置き換えるだけでなく、大量のWord、docx、doc文書の規則的なキーワードを扱うのに適している。 例えば、文書にはABC、BOT、ELAなどの3桁の大文字の略語がある60、100、2026という数字があります項目番号、コース番号、条項番号などがあります。 これらのコンテンツを統一的に置換したり、脱感したり、プレースホルダに変更したりする必要がある場合は、式を使用してあいまいに検索できます。
手動交換に比べて、一括ツールの優位性は主に三つの方面に現れている。 第一に、ファイルは一度にインポートでき、一つずつ開く必要はありません。 2番目に、ルックアップルールは一度だけ設定され、すべてのファイルに適用できます。 第三に、複数のルールを同時に処理することができます。例えば、一つのルールは大文字の略語を処理し、もう一つのルールは数字を処理します。 テンプレート、規則制度、授業資料、英語の文書を頻繁に整理する人にとって、このような操作は多くの時間を節約できる。
強調すべき点は、正規表現は「規則に基づいてテキストを一致させる」方法である。 それは非常に强力ですが、ユーザーは自分が何をマッチさせるのかを明确に知ることも求められます。 ルール設定が正確であればあるほど、一括置換結果は制御可能になります。
効果プレビュー: 処理前のファイルとドキュメントの内容
処理前のスクリーンショットから、今回のサンプルフォルダには6つのword文書があり、ファイル名は1.Docx、2.Docx、3.Docx、4.Docx、5.Docx、6.Docxの順である。 これらのファイルは、同じバッチのタスクの処理対象となります。
ドキュメントの1つを開くと、本文の内容に置換が必要な複数のターゲットが含まれていることがわかります。 見出しの位置にBOTが現れ、本文の段落にELAが現れ、文には60 hrという数字の内容がある。 赤い矢印は、一部の代表的な目標を指しており、これらのキーワードが1つの位置に集中するのではなく、タイトル、段落、説明テキストに分散していることを示しています。
1つのドキュメントだけを処理する場合、手動検索は受け入れられますしかし、これらのコンテンツが6、60、それ以上のファイルに存在する場合、手動操作は効率的ではありません。 さらに重要なのは、BOTとELAは具体的な内容は違うが、いずれも「三桁大文字」というテキストに属し、同じ公式で統一的にマッチングできることだ。
効果プレビュー: 処理後に英語の略語と数字が統一されて置き換えられます。
処理が完了したら、文書の効果を見ると、元の3桁の大文字がAに、数字がBに置き換えられていることがわかります。 例えば、見出しの先頭位置がBOTからAに、本文中のELAに関する内容がAに、元の60、2、5などの数字位置がBになった。
これは、一括置換ルールがドキュメントの内容に対して有効になっていることを示しています。 実際のオフィスシーンでは、AとBを「ある機関」「ある数字」「番号が隠されている」「項目番号」など、必要な内容に置き換えることができます。 重要なのは、左側の検索式と右側の置換テキストを1対1で対応することです。
操作手順1: Wordツールで検索置換機能を開く
開く HeSoft Doc Batch Tool その後、左側のナビゲーションバーで「Wordツール」を選択します。 メインインタフェースには複数のWord一括処理機能が表示されていますが、今回は「Wordのキーワードを検索して置換」を使用します。 スクリーンショットから分かるように、この機能はWordツールリストの第1項にあり、その用途はWordファイルの内容のキーワードを一括検索して置換することである。
この機能を選択すると、ソフトウェアは特別な処理フローに入ります。 インタフェースは段階的な操作に設計されており、ユーザーはファイルの選択、処理オプション、保存場所、処理を順番に完了するだけです。 バッチ処理に慣れていない人にとって、このプロセス設計は手順漏れを減らすことができる。
操作手順2: 処理が必要なdocxドキュメントをインポートします
機能ページに入ると、最初のステップは「処理するレコードを選択する」です。 ページの右上には、「ファイルを追加」と「フォルダからファイルをインポート」の2つの主要な入り口があります。 ファイル数が少ない場合は、「ファイルを追加」をクリックしますファイルが同じフォルダにある場合は、「フォルダからファイルをインポート」をクリックすることをお勧めしますこれは、バッチ処理の使用方法に適しています。
スクリーンショットにインポートしたリストには6つのdocxファイルが含まれており、ソフトウェアはシリアル番号、名前、パス、拡張子、作成時間、変更時間を示しています。 下部に表示されるレコード数は6で、今回のタスクを確認するためのファイル数です。 インポート後、2つのポイントをチェックする必要があります。1つはファイルパスが正しいかどうか、2つは拡張子が期待されるWordファイルタイプかどうかです。
処理しないファイルがインポートされた場合は、操作列から単一のレコードを削除できますリスト全体を再選択する必要がある場合は、「クリア」をクリックします。 間違いがないことを確認したら、ページ下部の「次へ」をクリックしてルール設定に入ります。
操作手順3: 式を有効にしてテキストを検索する
ステップ2は「処理オプションの設定」です。 「検索方法」領域では、「テキストを正確に検索」と「式を使用してテキストをあいまいに検索」の2つのオプションがあります。 この例では、固定語ではなくテキストの種類にマッチするため、「式を使用してテキストをあいまいに検索」を選択する必要があります。
テキストを正確に検索することは、「古い名前」を「新しい名前」に置き換えるなど、明確なキーワードを処理するのに適しています。 式のあいまいな検索テキストは、すべての数字、すべての3桁の大文字、ある番号構造などの変化を処理するのに適しています。 この例では、BOTとELAは3桁の大文字の式で一致させることができる60、2、5などの数字は数字式で一致させることができる。
操作手順4: 正規表現のワイルドカード式を入力します
左側の「検索するキーワードのリスト」に、検索する式を行ごとに入力します。 スクリーンショットの1行目に [A-Z]{3} 、2行目に \ dを記入します。
[A-Z]{3} は、AからZまでの大文字が3回連続して現れると理解できます。 BOT、ELAのような3桁の大文字の略語にマッチします。 \ Dは、1つ以上の数字と理解できる。 60、2、5などのデジタルコンテンツにマッチします。
この設定方法の利点は、発生する可能性のあるすべての略語と数字を事前にリストする必要がないことです。 公式に記述されている規則に従っていれば、ソフトウェアはword文書の内容を見つけ、右側の規則に置き換えることができる。
操作手順5: 置換結果を設定し、対応関係をチェックする
右側の「置換後のキーワードリスト」に、スクリーンショットの例の1行目にA、2行目にBを記入します。 つまり、 [A-Z]{3} にマッチするすべてのテキストはAに置き換えられ、 \ dにマッチするすべてのテキストはBに置き換えられます。
ここでは必ず行番号の対応関係をチェックしなければならない。 左側の1行目は右側の1行目に対応し、左側の2行目は右側の2行目に対応する。 ルールをもっと増やすには、このような1行対1行の構造も維持しなければならない。 例えば、3行目で番号を探すには、右側の3行目に対応する置換内容を記入する必要があります。
「アルファベットの大文字と小文字を無視する」オプションも画面に表示されます。 チェックするかどうかは、実際のニーズに基づいて決定します。 大文字の略語だけを一致させたい場合は、通常、大文字と小文字を無視することはお勧めしません文書の大文字と小文字を混在させ、処理する必要がある場合は、サンプル文書と組み合わせてテストすることができます。
操作手順6: 出力場所を設定し、一括処理を実行します
ルールの入力が完了したら、「次へ」をクリックします。 トップフローには、その後に「保存場所の設定」と「処理の開始」が表示されます。 処理されたファイルは、元のファイルを直接上书きするのではなく、新しいフォルダに保存することをお勧めします。 これにより、式の範囲が大きすぎたり、置換内容が間違っていたりしても、元のファイルでタスクを再実行できます。
処理を開始すると、インポートリストのファイルごとに同じ検索置換ルールセットが実行されます。 処理が終わったら、結果ファイルを開いてチェックします。 チェックするときは、最初の箇所だけを見て置換しないでください。タイトル、本文、リスト、括弧内の説明などの複数の場所を見て、置換範囲が期待通りであることを確認してください。
よくある質問と注意事項
1.例の数字がBになったのはなぜですか左側の2行目は \ dを使用したので、右側の2行目はBを記入します。 1つ以上の数字にマッチする位置は、Bに置き換えられます。
2.60だけを置き換えたいが、他の数字を置き換えたくない場合はどうすればいいですか?それはあまりにも広い \ dを使用してはいけません。 より正確な検索内容を使用したり、実際のフォーマットに基づいてより厳しい式を設計したりできます。 一括交換前に一致範囲を判断してください。
3.3桁の大文字の公式は、他の略語を誤って置き換えることはありませんか?可能です。 [A-Z]{3} は連続した3つの大文字と一致します。 文書に置き換えたくない3桁の略語があると、影響されます。 そのため、正式に処理する前に、サンプル文書で検証する必要があります。
4.置換リストが空白とはどういう意味ですか?画面ヒント「入力しない場合は削除」。 右側の行に内容が記入されていない場合、対応するマッチが削除される可能性があります。 一括処理時には右側のリストをチェックして、記入漏れを避ける必要があります。
5.書類の数が多いとき、どのように操作するのが安全ですか?まず、1 ~ 2つの代表的なファイルテストをインポートし、ルールが正しいことを確認してから、すべてのファイル一括処理をインポートすることをお勧めします。 これにより、一度に多くのドキュメントに影響を与えないようにすることができます。
まとめ: 一括ツールで重複交換を一回の設定にします。
複数のword文書がキーワードを一括交換する難点は、単一の交換動作ではなく、重複回数が多く、内容が分散し、ルールが漏れやすいことである。 HeSoft Doc Batch Tool 「Wordのキーワードを検索して置換」機能を使用して、複数のdocxファイルを1つのタスクにまとめて処理し、式を使用してテキストをあいまいに検索することができます。
この記事の例では、ユーザーは6つのdocxファイルをインポートし、式の検索方法を選択し、 [A-Z]{3} と \ dを入力して、置換結果A、Bを設定するだけです英語の略語と数字の一括置換が完了します。 大量のWord、docx、doc文書を処理する必要があるオフィススタッフには、この方法をテンプレートの更新、資料の脱感、番号の規範、一括コンテンツの整理に使用して、重複労働を著しく減らすことをお勧めします。