Le remplacement manuel de Word ouvert un par un est inefficace lorsqu'il existe un grand nombre de mots-clés similaires dans plusieurs documents docx ou doc. Cet article avec HeSoft Doc Batch Tool Par exemple, montrez comment utiliser "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word" dans l'outil Word, remplissez le caractère générique de l'expression régulière via la fonction de recherche de texte flou de formule, remplacez les trois lettres majuscules par A et remplacez les nombres consécutifs par B. L'article explique en détail les scènes applicables, les effets avant et après le traitement, les étapes opérationnelles et les précautions, et convient aux utilisateurs qui ont besoin d'organiser par lots des documents, des données de désensibilisation et d'unifier le contenu du modèle.
Dans l'administration d'entreprise, la gestion des affaires académiques, le tri des données de projet, la maintenance des modèles de contrat, etc., un lot de fichiers Word doit souvent être unifié et modifié. Par exemple, plusieurs documents docx ont des abréviations anglaises, des codes de cours, des numéros, des références de numéros de page, des numéros de temps ou d'autres mots-clés. Lors du traitement manuel, vous devez ouvrir le premier fichier, rechercher la substitution, enregistrer la fermeture; ouvrir le deuxième fichier et répéter la même action. Plus il y a de documents, plus le travail répétitif est évident et il est facile de manquer le remplacement ou le stockage par erreur en raison de la fatigue.
Si ces éléments à remplacer sont exactement les mêmes, l'outil de remplacement par lots normal peut déjà résoudre une partie du problème. Mais en réalité, le contenu le plus courant est «similaire mais pas exactement le même». Par exemple, BOT, ELA et ABC sont tous trois majuscules, et 60, 3 et 5 sont tous des nombres. À ce stade, vous devez utiliser des expressions régulières ou des formules de caractère générique pour laisser le logiciel le rechercher selon des règles. Cet article combinera des captures d'écran pour expliquer comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool Ce logiciel bureautique permet de remplacer par lots plusieurs fichiers Word pour aider les utilisateurs à normaliser rapidement le contenu du document docx.
Scène applicable: nécessité de modifier par lots le texte régulier dans plusieurs fichiers Word
La méthode présentée dans cet article ne vise pas seulement un certain mot, mais un type de texte conforme à la loi. Par exemple, le document dans la capture d'écran contient trois abréviations en majuscules telles que BOT et ELA, ainsi que des chiffres tels que 60, 3 et 5. Nous voulons remplacer uniformément les trois abréviations en majuscules par A et tous les nombres consécutifs par B. Une telle demande est idéale pour utiliser la «formule pour la recherche de texte flou».
Les scènes suivantes peuvent faire référence à cette idée d'opération:
- Remplacer le code dans Word par lots:Tels que le code du département, le numéro de cours, le code du projet, l'abréviation du produit, etc.
- Remplacement par lots des nombres dans docx:Tels que les heures de travail, les numéros de page, les numéros de série, les valeurs statistiques, les champs de numérotation, etc.
- Désensibilisation par lots Document Word:Remplacez les initiales, les numéros et les fragments numériques par des caractères uniformes pour faciliter l'archivage ou la publication des données.
- Documentation de modèle de maintenance par lots:Remplacez les anciens espaces réservés et les anciennes règles de champ dans plusieurs modèles par les nouveaux espaces réservés.
- Traitement par lots des données en anglais:Recherchez les abréviations anglaises conformes aux règles dans les documents, les documents de cours et les documents explicatifs et les remplacez-les uniformément.
Par rapport au remplacement de recherche de fichier unique de Word, la valeur de l'outil de traitement par lots réside dans le "lot de niveau fichier". Il peut non seulement remplacer un contenu, mais également appliquer le même ensemble de règles à plusieurs fichiers docx, ce qui convient au personnel de bureau qui traite fréquemment des fichiers.
Aperçu des effets: de plusieurs fichiers en attente aux résultats de remplacement unifiés
Avant le traitement: plusieurs documents Word dans un dossier
La capture d'écran avant le traitement montre qu'il y a 6 fichiers Word dans le dossier: 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx et 6.docx. Bien qu'il n'y ait que 6 documents ici, dans le bureau réel, des tâches similaires peuvent impliquer des dizaines de procès-verbaux de réunion, des centaines de documents étudiants, des lots d'accessoires de contrat ou un grand nombre de fiches de projet.
Après avoir ouvert l'un des documents Word, vous pouvez voir plusieurs textes dans le contenu qui doivent être remplacés. BOT apparaît dans le titer, ELA apparaît dans le texte principal et 60 heures apparaissent dans le paragraphe. La flèche rouge indique certaines positions typiques, indiquant que le contenu à remplacer est distribué dans différents paragraphes et différentes zones de format.
Dans ce cas, si vous remplacez manuellement mot-clé par mot, vous devez traiter au moins plusieurs abréviations et plusieurs chiffres. Ce qui est plus gênant, c'est que les abréviations et les nombres dans différents documents peuvent ne pas être exactement les mêmes. Les caractères génériques des expressions régulières peuvent résumer les «mots spécifiques» en «règles de correspondance», réduisant ainsi la charge de travail de saisie de plusieurs mots-clés.
Après le traitement: le contenu auquel la formule correspond est remplacé uniformément
Dans la capture d'écran traitée, l'abréviation majuscule d'origine à trois chiffres est devenue A et le nombre continu est devenu B. Par exemple, BOT est remplacé par A,ELA est remplacé par A et 60 est remplacé par B. D'autres emplacements conformes aux règles du document sont également synchronisés.
Cela montre que la substitution par lots peut non seulement agir sur le titer, mais aussi sur les positions de texte telles que les paragraphes du corps et les éléments de liste. Pour les documents Word qui nécessitent des règles de contenu unifiées, ce traitement peut réduire considérablement le temps de recherche manuelle.
Étapes: Appuyez sur l'assistant pour terminer le remplacement par lots du caractère générique Word
Étape 1: Trouver la fonction de remplacement par lots dans l'outil Word
Démarrage HeSoft Doc Batch Tool Après, le côté gauche est la navigation de classification des outils. Dans la capture d'écran, vous pouvez voir que "Word Tool" a été sélectionné, et plusieurs capacités de traitement par lots Word sont affichées à droite. Cette fois, le choix est la première fonction:Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word.
Le but de cette fonctionnalité est clair: rechercher et remplacer par lots des mots clés dans le contenu du fichier Word. Étant donné que cet article traite du contenu textuel de plusieurs fichiers docx et non du nom du fichier, de l'image, du filigrane ou de la mise en page, il convient de sélectionner cette fonction. Une fois entré, le logiciel adopte un processus étape par étape. Les utilisateurs n'ont qu'à ajouter des fichiers dans l'ordre, définir des règles, définir l'emplacement d'enregistrement et commencer le traitement.
Étape 2: Importer le fichier docx qui doit être remplacé par lots
Après être entré dans "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word", commencez par "Choisir les enregistrements à traiter". En haut à droite de la page, vous trouverez deux entrées communes, "Ajouter des fichiers" et "Importer des fichiers à partir de dossiers". 1.docx à 6.docx a été ajouté à la liste dans la capture d'écran, le chemin est D:\ test \, et les extensions sont docx.
Si les fichiers sont dispersés dans différents emplacements, vous pouvez utiliser Ajouter des fichiers pour les sélectionner par lots. Si les fichiers sont concentrés dans un dossier, il est plus pratique d'utiliser Importer des fichiers à partir d'un dossier. Après l'importation, il est recommandé de vérifier trois éléments: premièrement, si le nombre de fichiers est correct; deuxièmement, si le chemin du fichier est le répertoire cible; troisièmement, si l'extension est conforme à cette plage de traitement. Le bas de la capture d'écran montre que le nombre d'enregistrements est de 6, ce qui signifie que la tâche actuelle traitera 6 enregistrements.
Après avoir confirmé que la liste des fichiers est correcte, cliquez sur "Suivant" en bas de la page. Le but de cette étape n'est pas de remplacer immédiatement, mais de déterminer d'abord l'objet de traitement pour éviter l'application ultérieure des règles au mauvais fichier.
Étape 3: Définir la méthode de recherche comme "Recherche de texte flou avec la formule"
Après être entré à l'étape 2 "Définir les options de traitement", vous pouvez voir "Trouver le moyen". Ici, il y a "Recherche précise du texte" et "Recherche de texte flou à l'aide de formules". Si le contenu que vous souhaitez remplacer est un mot fixe, par exemple en remplaçant «ancien nom de société» par «nouveau nom de société», vous pouvez utiliser une recherche précise. Mais les exemples de cet article doivent correspondre à plusieurs abréviations et nombres différents, vous devez donc choisirUtiliser le flou de formule pour trouver du texte.
Dans la "Liste des mots-clés à rechercher" à gauche, la capture d'écran remplit deux formules:
- [A-Z]{3}Signifie correspondre à trois lettres anglaises en majuscules consécutives.
- \ DSignifie correspondre à un ou plusieurs nombres consécutifs.
Dans la liste des mots clés remplacés à droite, deux remplacements sont remplis:
- AUtilisé pour remplacer ce qui correspond à la première formule à gauche.
- BUtilisé pour remplacer le contenu correspondant à la deuxième formule à gauche.
Cette étape est très critique. Le logiciel recherche le contenu Word en fonction de chaque ligne de règles à gauche et le remplace par du texte sur la même ligne à droite. Autrement dit,[A-Z]{3} correspond à A et \ d correspond à B. Ne mélangez pas la formule et le résultat dans la même colonne lors du remplissage, et ne laissez pas le nombre de lignes sur les côtés gauche et droit mal aligné.
Étape 4: Vérifiez la casse et la plage de remplacement
Dans la capture d'écran, vous pouvez voir que l'option "Ignorer la casse de la lettre" n'est pas cochée. Pour des formules telles que [A-Z]{3}, cela signifie que les lettres majuscules sont principalement traitées. Si des abréviations minuscules existent dans le document, les règles actuelles ne correspondent pas nécessairement. L'avantage de cette configuration est qu'elle est plus précise et peut éviter le mauvais traitement des fragments minuscules dans les mots anglais ordinaires.
Avant le traitement formel par lots, il est recommandé de préciser si vous souhaitez remplacer tous les chiffres et les trois initiales majuscules. Par exemple, \ d correspond à des nombres consécutifs. S'il y a une date, un numéro de page ou un numéro de version dans le document, il peut également être remplacé. Le but de l'exemple de capture d'écran est de remplacer le nombre continu par B, il est donc raisonnable d'utiliser la règle. Si vos besoins réels sont plus fins, vous devez ajuster la formule.
Étape 5: Définir l'emplacement de sauvegarde, effectuer le traitement de démarrage
Une fois la règle définie, continuez à cliquer sur "Suivant". La partie supérieure de l'assistant affiche également "Définir l'emplacement de sauvegarde" et "Démarrer le traitement". Il est recommandé d'enregistrer le fichier de sortie dans un nouveau répertoire, par exemple en créant un dossier séparé "post-remplacement". Cela permet non seulement de conserver le fichier docx original, mais facilite également la comparaison des différences avant et après le traitement.
Après avoir commencé le traitement, le logiciel effectue les tâches de remplacement un par un selon les fichiers de la liste. Une fois le traitement terminé, ouvrez le document Word dans le répertoire de sortie et vérifiez si le titer, le corps, la liste et d'autres positions ont été remplacés selon les règles. Si les résultats sont conformes aux attentes, appliquez cette méthode à plus de fichiers.
Pourquoi utiliser des formules génériques est plus efficace que le remplacement manuel
Il y a trois problèmes principaux avec le remplacement manuel. Premièrement, il y a de nombreuses actions répétées. Chaque fichier Word doit être ouvert, recherché, remplacé et enregistré. Deuxièmement, la maintenance des mots clés est compliquée. S'il y a beaucoup d'abréviations ou de chiffres, vous devez les saisir séparément. Troisièmement, il est facile de manquer des changements. Plus le document est long et plus il y a de fichiers, plus la probabilité d'omission est élevée.
La formule de caractère générique résout le problème de "correspondance de règles". Prenons l'exemple de [A-Z]{3}. Il ne se soucie pas de la question de la BOT ou de l'ELA, tant qu'il respecte les règles des trois majuscules, il correspondra. Prenons l'exemple de \ d, il ne se soucie pas de savoir si c'est 60 ou 5, tant qu'il s'agit d'un nombre continu, il peut être identifié. Combiné avec le logiciel de traitement par lots, le même ensemble de règles peut être appliqué à plusieurs fichiers docx à la fois.
C'est également la valeur fondamentale des logiciels de bureau dans le traitement par lots de fichiers: transformer un grand nombre d'opérations répétitives, mécaniques et sujettes aux erreurs en une seule configuration de règles et exécution automatique. Pour les personnes qui traitent fréquemment des documents Word, cette méthode peut améliorer considérablement l'efficacité.
Questions fréquemment posées et considérations
1. Une mauvaise écriture de la formule affecte-t-elle tous les fichiers?
Si vous effectuez un traitement direct sur plusieurs fichiers, la formule d'erreur peut en effet affecter tous les fichiers de sortie. Par conséquent, il est recommandé d'utiliser 1 à 2 exemples de documents pour tester, confirmer que le résultat de remplacement est correct, puis traiter tous les fichiers par lots. Il est également recommandé de conserver le fichier d'origine ou de le produire dans un nouveau répertoire.
2. [A-Z]{3} va-t-elle correspondre au contenu que vous ne voulez pas remplacer?
Probablement. Il correspondra à trois lettres anglaises consécutives en majuscules. Si le document contient trois autres majuscules, il est également remplacé. Par conséquent, confirmez les règles de document avant de les utiliser. Si vous souhaitez simplement remplacer les abréviations d'une plage spécifique, vous devez utiliser une formule plus précise.
3. \ d remplacera-t-il tous les chiffres?
Il correspondra à des nombres continus, de sorte que les fragments numériques dans le temps, le numéro de page, le numéro et la date du document peuvent tous être identifiés. Le remplacement du nombre par B dans l'exemple de capture d'écran est conforme à l'objectif de démonstration, mais doit être utilisé avec prudence dans le travail réel.
4. Que se passe-t-il lorsque le contenu de remplacement est vide?
Vous pouvez voir à partir du texte de l'interface que la zone de droite indique "Si vous ne remplissez pas, cela signifie supprimer". Cela signifie que si une ligne de la liste de mots-clés remplacée est laissée vide, le contenu correspondant peut être supprimé. Vous pouvez utiliser cette logique lorsque vous devez supprimer un mot-clé; assurez-vous de remplir le contenu de remplacement lorsque vous ne souhaitez pas le supprimer.
5. Est-il possible de définir plusieurs règles en même temps?
Peut. À partir de la capture d'écran, la liste des côtés gauche et droit prend en charge plusieurs lignes d'entrée. Cet exemple définit deux règles en même temps: l'abréviation majuscule est remplacée par A et le nombre est remplacé par B. Vous pouvez également définir plus de règles lors de l'utilisation réelle, mais notez que chaque ligne doit correspondre avec précision.
Résumé: Terminer le traitement normalisé des documents docx avec le processus de remplacement par lots
Cet article montre comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool Pour remplacer le caractère générique d'expression régulière sur plusieurs documents Word. L'ensemble du processus peut être résumé comme suit: entrez dans l'outil Word, sélectionnez "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word"; importer le fichier docx qui doit être traité; sélectionnez "Utiliser le flou de formule pour trouver du texte"; remplir la formule de recherche et remplacer le résultat; définir l'emplacement de sauvegarde; commencer le traitement et vérifier les résultats.
Pour les utilisateurs qui doivent modifier les mots-clés Word par lots, remplacer le contenu docx par lots, les numéros de désensibilisation par lots ou les modèles de documents unifiés, cette méthode est plus efficace et plus stable que la modification manuelle de fichier par fichier. Il est recommandé de préparer une sauvegarde avant de traiter officiellement un grand nombre de fichiers et de vérifier la formule avec des exemples de fichiers. Après avoir confirmé qu'il est correct et exécuté par lots, le travail de remplacement répété de Word peut être automatiquement effectué par le logiciel de bureau.