Wenn in mehreren Docx-oder Doc-Dokumenten eine große Anzahl ähnlicher Schlüssel wörter vorhanden ist, ist das manuelle Ersetzen von Word nach dem anderen ineffizient. Dieser Artikel basiert auf HeSoft Doc Batch Tool Zeigen Sie beispiels weise, wie Sie "Schlüssel wörter in Word suchen und ersetzen" im Word-Tool verwenden, die Platzhalter für reguläre Ausdrücke über die Formel-Fuzzy-Suchtext funktion ausfüllen, drei Großbuchstaben durch A ersetzen und aufeinander folgende Zahlen durch B ersetzen. Der Artikel beschreibt die anwendbaren Szenarien, die Auswirkungen vor und nach der Verarbeitung, die Betriebs schritte und Vorsicht maßnahmen. Er eignet sich für Benutzer, die Dokumente, Desensi bilisierungs daten und einheitliche Vorlagen inhalte stapel weise organisieren müssen.
In der Unternehmens verwaltung, im Bildungs management, in der Projekt daten erfassung, in der Wartung von Vertrags vorlagen usw. muss häufig eine Reihe von Word-Dokumenten einheitlich geändert werden. Beispiels weise enthalten mehrere Docx-Dokumente englische Abkürzungen, Kurscodes, Nummern, Seitenzahlen, Stunden nummern oder andere Schlüssel wörter. Bei der manuellen Verarbeitung müssen Sie die erste Datei öffnen, Ersatz suchen, speichern und schließen, dann die zweite Datei öffnen und dieselbe Aktion wiederholen. Je mehr Dateien vorhanden sind, desto offen sichtlicher ist die sich wiederholende Arbeit, und es ist leicht, aufgrund von Müdigkeit ersetzt oder versehen tlich gespeichert zu werden.
Wenn diese genau gleich zu ersetzen sind, kann ein gewöhnliches Massen ersatz werkzeug bereits einen Teil des Problems lösen. In der Realität ist der Inhalt jedoch häufiger "ähnlich, aber nicht genau gleich". Beispiels weise sind BOT, ELA und ABC alle drei Großbuchstaben, und 60, 3 und 5 sind alle Zahlen. Zu diesem Zeitpunkt müssen Sie reguläre Ausdrücke oder Platzhalter formeln verwenden, um die Software gemäß den Regeln suchen zu lassen. In diesem Artikel werden Screenshots kombiniert, um die Verwendung zu erklären HeSoft Doc Batch Tool Diese Office-Software ersetzt Batch-Schlüssel wörter für mehrere Word-Dateien und hilft Benutzern, den Inhalt von Docx-Dokumenten schnell zu standardisieren.
Anwendbares Szenario: Regelmäßiger Text in mehreren Word-Dateien muss stapel weise geändert werden
Die in diesem Artikel vorgestellte Methode ist nicht nur für ein bestimmtes Wort, sondern für eine Art Text, der dem Gesetz entspricht. Zum Beispiel enthält das Dokument im Screenshot drei große englische Abkürzungen wie BOT und ELA sowie Zahlen wie 60, 3 und 5. Wir hoffen, alle drei Großbuchstaben durch A und alle aufeinander folgenden Zahlen durch B zu ersetzen. Ein solches Bedürfnis eignet sich hervorragend für die Verwendung von "Formel-Fuzzy-Suche nach Text".
Die folgenden Szenarien können sich auf diese Betriebs idee beziehen:
- Batch-Ersetzen von Code in Word:Wie Abteilungs code, Kurs nummer, Projekt code, Produkt abkürzung usw.
- Ersetzen Sie die Zahlen in docx in großen Mengen:Wie Arbeitszeit, Seitenzahl, Seriennummer, Statistik wert, Nummerierung felder usw.
- Stapel desensi bilisierung Word-Dokument:Ersetzen Sie die Initialen, Nummern und digitalen Fragmente durch einheitliche Zeichen, um die Archivierung oder das Ausstellen von Daten zu erleichtern.
- Stapel wartung von Vorlagen dokumenten:Ersetzen Sie den alten Platzhalter und die alte Feld regel in mehreren Vorlagen durch den neuen Platzhalter.
- Stapel verarbeitung von englischen Materialien:Suchen Sie nach den englischen Abkürzungen, die den Regeln entsprechen, und ersetzen Sie sie einheitlich in Papieren, Kurs materialien und erklären den Dokumenten.
Im Vergleich zur Suche und Ersetzung einzelner Dateien, die mit Word geliefert werden, liegt der Wert von Batch-Tools im "Batch auf Datei ebene". Es kann nicht nur einen Inhalt ersetzen, sondern auch denselben Regel satz auf mehrere Docx-Dateien anwenden, was für Büro mitarbeiter geeignet ist, die häufig Dateien verarbeiten.
Effekt vorschau: Von mehreren ausstehenden Dateien zu einem einheitlichen Ersetzung serge bnis
Vor der Verarbeitung: Mehrere Word-Dokumente im Ordner
Der Screenshot vor der Verarbeitung zeigt, dass der Ordner 6 Word-Dateien enthält, darunter 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx und 6.docx. Obwohl es hier nur 6 Dokumente gibt, können ähnliche Aufgaben im tatsächlichen Büro Dutzende von Sitzungs protokollen, Hunderte von Studenten materialien, Chargen von Vertrags anhängen oder eine große Anzahl von Projekt handbüchern umfassen.
Nach dem Öffnen eines der Word-Dokumente können Sie sehen, dass der Inhalt viele Texte enthält, die ersetzt werden müssen. BOT erscheint im Titel, ELA erscheint im Text und 60 Stunden erscheinen im Absatz. Der rote Pfeil markiert einige typische Positionen und zeigt an, dass der zu ersetzende Inhalt in verschiedenen Absätzen und verschiedenen Format bereichen verteilt ist.
In diesem Fall müssen Sie, wenn Sie jedes Schlüssel wort manuell ersetzen, mindestens mehrere englische Abkürzungen und mehrere Zahlen verarbeiten. Noch problema tischer ist, dass die Abkürzungen und Zahlen in verschiedenen Dokumenten möglicher weise nicht genau gleich sind. Platzhalter für reguläre Ausdrücke können "bestimmte Wörter" in "Übereinstimmung regeln" abstrahieren, wodurch der Arbeits aufwand für die Eingabe mehrerer Schlüssel wörter verringert wird.
Nach der Verarbeitung: Der Inhalt der Formel wird einheitlich ersetzt
Im verarbeiteten Screenshot wurde die ursprüngliche dreistellige Abkürzung in Großbuchstaben zu A und die fortlaufende Zahl zu B. Beispiels weise wird BOT durch A,ELA durch A und 60 durch B ersetzt. Andere regel konforme Positionen im Dokument werden ebenfalls synchron verarbeitet.
Dies zeigt, dass die Batch-Ersetzung nicht nur auf den Titel, sondern auch auf Text positionen wie Text absätze und Listen elemente angewendet werden kann. Bei Word-Dokumenten, die einheitliche Inhalts regeln erfordern, kann diese Art der Verarbeitung die Zeit für die manuelle Suche erheblich verkürzen.
Betriebs schritte: Befolgen Sie den Assistenten, um die Stapel ersetzung von Word-Platzhaltern abzuschließen
Schritt 1: Suchen Sie die Substitution funktion für die Stapel suche im Word-Tool
Starten Sie HeSoft Doc Batch Tool Später ist links die Werkzeug klassifizierung navigation. Im Screenshot sehen Sie, dass das "Word-Tool" ausgewählt wurde. Auf der rechten Seite werden mehrere Word-Stapel verarbeitung funktionen angezeigt. Diesmal ist die erste Funktion ausgewählt:Suchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern in Word.
Der Zweck dieser Funktion ist klar: Suchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern in Word-Datei inhalten. Da es sich in diesem Artikel um Textinhalte in mehreren Docx-Dateien handelt, nicht um Dateinamen, Bilder, Wasser zeichen oder Seiten layout, ist es angebracht, diese Funktion auszuwählen. Nach der Eingabe verwendet die Software einen schrittweisen Prozess. Benutzer müssen nur Dateien hinzufügen, Regeln festlegen, den Speicherort festlegen und mit der Verarbeitung beginnen.
Schritt 2: Importieren Sie die Docx-Datei, die in großen Mengen ersetzt werden muss
Nachdem Sie "Schlüssel wörter in Word suchen und ersetzen" eingegeben haben, gehen Sie zuerst zu "Auswählen des Datensatzes, der verarbeitet werden muss". Oben rechts auf der Seite stehen zwei häufig verwendete Eingänge zum Hinzufügen von Dateien und zum Importieren von Dateien aus Ordnern zur Verfügung. 1.docx zu 6.docx wurde der Liste im Screenshot hinzugefügt, der Pfad lautet D:\ test \ und die Erweiterung ist docx.
Wenn die Dateien an verschiedenen Speicherorten verteilt sind, können Sie mithilfe der Datei hinzufügen stapel weise auswählen. Wenn sich die Dateien in einem Ordner befinden, ist es bequemer, "Dateien aus einem Ordner importieren" zu verwenden. Nach dem Import wird empfohlen, sich auf drei Inhalte zu konzentrieren: Erstens, ob die Anzahl der Dateien korrekt ist, zweitens, ob der Datei pfad das Ziel verzeichnis ist, und drittens, ob die Erweiterung dem Umfang dieser Verarbeitung entspricht. Der untere Teil des Screenshots zeigt, dass die Anzahl der Datensätze 6 beträgt, was darauf hinweist, dass die aktuelle Aufgabe 6 Datensätze verarbeitet.
Nachdem Sie bestätigt haben, dass die Liste der Dateien korrekt ist, klicken Sie unten auf der Seite auf "Weiter". Der Zweck dieses Schritts besteht nicht darin, ihn sofort zu ersetzen, sondern zuerst das Verarbeitung objekt zu bestimmen, um zu vermeiden, dass die Regeln später auf die Fehler datei angewendet werden.
Schritt 3: Stellen Sie die Such methode auf "Text mit Formel unschärfe finden" ein.
Wenn Sie zu Schritt 2 "Verarbeitung optionen festlegen" gehen, sehen Sie "Suchen nach dem Weg". Hier gibt es "Text genau suchen" und "Text mit Formel unschärfe finden". Wenn der Inhalt, den Sie ersetzen möchten, ein festes Wort ist, z. B. "alter Firmenname" durch "neuer Firmenname", können Sie die genaue Suche verwenden. Das Beispiel in diesem Artikel soll jedoch mit mehreren verschiedenen Abkürzungen und Zahlen übereinstimmen. Wählen Sie daherText mit Formel unschärfe finden.
In der linken "Liste der zu suchen den Schlüssel wörter" füllt der Screenshot zwei Formeln aus:
- [A-Z]{3}: Bedeutet, dass drei aufeinander folgende englische Großbuchstaben übereinstimmen.
- \ D: Bedeutet, dass eine oder mehrere aufeinander folgende Zahlen übereinstimmen.
Auf der rechten Seite "Liste der ersetzten Schlüssel wörter" werden zwei Ersetzungen ausgefüllt:
- A.: Wird verwendet, um den Inhalt zu ersetzen, mit dem die erste Formel auf der linken Seite überein stimmt.
- B.: Wird verwendet, um den Inhalt der zweiten Formel links zu ersetzen.
Dieser Schritt ist sehr kritisch. Die Software sucht nach Word-Inhalten gemäß jeder Regel zeile auf der linken Seite und ersetzt sie durch Text in derselben Zeile auf der rechten Seite. Das heißt,[A-Z]{3} entspricht A und \ d entspricht B. Mischen Sie beim Ausfüllen nicht die Formel und das Ergebnis in derselben Spalte und lassen Sie die Anzahl der Zeilen auf der linken und rechten Seite nicht falsch aus.
Schritt 4: Überprüfen Sie den Groß-und Kleinschreibung-und Ersetzung bereich
Im Screenshot sehen Sie, dass die Option "Groß-und Kleinschreibung von Buchstaben ignorieren" nicht aktiviert ist. Für Formeln wie [A-Z]{3} bedeutet dies, dass haupt sächlich Großbuchstaben behandelt werden. Wenn im Dokument Abkürzungen in Klein buchstaben vorhanden sind, stimmt die aktuelle Regel nicht unbedingt überein. Der Vorteil dieser Einstellung ist, dass sie genauer ist und die Fehl verarbeitung von Klein buchstaben in gewöhnlichen englischen Wörtern vermeiden kann.
Vor der formellen Stapel verarbeitung wird empfohlen, zu klären, ob Sie alle Zahlen und alle drei Großbuchstaben ersetzen möchten. Beispiels weise stimmt \ d mit fortlaufenden Zahlen überein. Wenn das Dokument Datum, Seitenzahl oder Versions nummer enthält, kann es auch ersetzt werden. Das Ziel des Screenshot-Beispiels ist es, die fortlaufenden Zahlen durch B zu ersetzen. Daher ist es sinnvoll, diese Regel zu verwenden. Wenn Ihre tatsächlichen Bedürfnisse detaillierter sind, müssen Sie die Formel anpassen.
Schritt 5: Legen Sie den Speicherort fest, führen Sie die Start verarbeitung aus
Wenn Sie die Regeln festgelegt haben, klicken Sie auf "Weiter". Oben im Assistenten wird angezeigt, dass es auch "Speicherort festlegen" und "Verarbeitung starten" geben wird. Es wird empfohlen, die Ausgabe datei in einem neuen Verzeichnis zu speichern, z. B. einen separaten Ordner nach dem Ersetzen zu erstellen. Dies kann nicht nur die ursprüngliche Docx-Datei beibehalten, sondern auch den Vergleich der Unterschiede vor und nach der Verarbeitung erleichtern.
Nach dem Aufrufen von „ Verarbeitung starten “führt die Software die Ersetzung aufgaben nacheinander gemäß den Dateien in der Liste aus. Öffnen Sie nach Abschluss der Verarbeitung das Word-Dokument im Ausgabe verzeichnis und prüfen Sie, ob Titel, Text, Liste und andere Positionen gemäß den Regeln ersetzt wurden. Wenn die Ergebnisse den Erwartungen entsprechen, wenden Sie diese Methode auf weitere Dateien an.
Warum die Verwendung von Platzhalter formeln effizienter ist als die manuelle Ersetzung
Es gibt drei Hauptprobleme bei der manuellen Ersetzung. Erstens gibt es viele wiederholte Aktionen. Jede Word-Datei muss geöffnet, gesucht, ersetzt und gespeichert werden. Zweitens ist die Keyword-Wartung kompliziert. Wenn es viele Abkürzungen oder Zahlen gibt, müssen Sie diese separat eingeben. Drittens ist es leicht zu übersehen. Je länger das Dokument ist, desto mehr Dateien und desto höher ist die Wahrscheinlichkeit von Auslassungen.
Die Platzhalter formel löst das Problem "Regel übereinstimmung". Nehmen Sie als Beispiel [A-Z]{3}. Es ist egal, ob es sich um BOT oder ELA handelt. Solange die Regel der drei Großbuchstaben erfüllt ist, stimmt sie überein. Nehmen Sie als Beispiel \ d. Es ist egal, ob es sich um 60 oder 5 handelt, solange es sich um eine fortlaufende Zahl handelt, die erkannt werden kann. In Kombination mit der Stapel verarbeitung software können Sie denselben Regel satz gleichzeitig auf mehrere Docx-Dateien anwenden.
Dies ist auch der Kernwert von Office-Software bei der Stapel verarbeitung von Dateien: Konvertieren Sie eine große Anzahl wiederholter, mechanischer und fehler anfälliger Vorgänge in eine Regel konfiguration und automatische Ausführung. Für diejenigen, die häufig mit Word-Dokumenten arbeiten, kann diese Methode die Effizienz erheblich verbessern.
Häufig gestellte Fragen und Vorsicht maßnahmen
1. Beeinflusst ein Formel fehler alle Dateien?
Die Fehler formel kann sich auf alle Ausgabe dateien auswirken, wenn die Verarbeitung direkt an mehreren Dateien durchgeführt wird. Daher wird empfohlen, zuerst mit 1 bis 2 Beispiel dokumenten zu testen, zu bestätigen, dass das Ersetzung serge bnis korrekt ist, und dann alle Dateien stapel weise zu verarbeiten. Gleichzeitig wird empfohlen, die Original datei beizu behalten oder in ein neues Verzeichnis auszugeben.
2. Wird [A-Z]{3} mit dem übereinstimmen, was Sie nicht ersetzen möchten?
Wahr schein lich. Es wird mit drei aufeinander folgenden englischen Großbuchstaben übereinstimmen. Wenn das Dokument weitere drei Großbuchstaben enthält, wird es ebenfalls ersetzt. Bestätigen Sie daher die Dokument regeln, bevor Sie sie verwenden. Wenn Sie nur die Abkürzungen eines bestimmten Bereichs ersetzen möchten, müssen Sie eine genauere Formel verwenden.
3. Ersetzen \ d alle Zahlen?
Es stimmt mit fortlaufenden Zahlen überein, sodass die Ziffern fragmente in den Stunden, Seitenzahlen, Nummern und Datums angaben im Dokument erkannt werden können. Das Ersetzen der Zahl durch B im Screenshot-Beispiel entspricht den Demonstration zielen, sollte jedoch in der tatsächlichen Arbeit mit Vorsicht verwendet werden.
4. Was passiert, wenn der Inhalt nach dem Ersetzen leer ist?
Aus dem Text der Benutzer oberfläche ist ersichtlich, dass im rechten Bereich die Eingabe aufforderung "Nicht ausfüllen bedeutet Löschen" angezeigt wird. Dies bedeutet, dass, wenn eine Zeile in der Liste der ersetzten Schlüssel wörter leer bleibt, der entsprechende Inhalt möglicher weise gelöscht wird. Sie können diese Logik verwenden, wenn Sie Schlüssel wörter löschen müssen. Wenn Sie sie nicht löschen möchten, müssen Sie den Ersatz inhalt ausfüllen.
5. Ist es möglich, mehrere Regeln gleichzeitig festzulegen?
Kann. Aus den Screenshots geht hervor, dass die Liste auf der linken und rechten Seite mehrere Eingabe zeilen unterstützt. In diesem Beispiel werden zwei Regeln gleichzeitig festgelegt: Ersetzen Sie die Abkürzung in Großbuchstaben durch A und die Zahl durch B. Bei der tatsächlichen Verwendung können auch weitere Regeln festgelegt werden. Beachten Sie jedoch, dass jede Zeile genau sein muss.
Zusammenfassung: Vervollständigen Sie die standard isierte Verarbeitung von Docx-Dokumenten mit einem Batch-Ersetzung prozess
Dieser Artikel zeigt, wie man verwendet HeSoft Doc Batch Tool , Ersetzen Sie Platzhalter für reguläre Ausdrücke für mehrere Word-Dokumente. Der gesamte Prozess kann wie folgt zusammen gefasst werden: Geben Sie das Word-Tool ein, wählen Sie "Suchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern in Word", importieren Sie die zu verarbeiten den Docx-Dateien, wählen Sie "Text mit Formel fuzzy suchen", füllen Sie die Such formel aus und ersetzen Sie das Ergebnis, legen Sie den Speicherort fest, starten Sie die Verarbeitung und überprüfen Sie die Ergebnisse.
Für Benutzer, die Word-Schlüssel wörter stapel weise ändern, docx-Inhalte stapel weise ersetzen, stapel weise Desensi bilisierungs nummern oder einheitliche Dokument vorlagen verwenden müssen, ist diese Methode effizienter und stabiler als manuelle Datei änderungen. Es wird empfohlen, die Sicherung vor zubereiten, bevor eine große Anzahl von Dateien formell verarbeitet wird, und die Formel mit einer Beispiel datei zu überprüfen. Nachdem Sie bestätigt haben, dass es korrekt ist, führen Sie es in Stapeln aus, und der umständliche wiederholte Austausch von Word kann an die Office-Software übergeben werden, um es automatisch abzuschließen.