複数のword文書で固定語ではなく、同じ種類のテキストを置き換える必要がある場合は、正規表現のワイルドカードを使用して一括処理を行うことができます。 本文は HeSoft Doc Batch Tool 例として、複数のdocxファイルをインポートする方法を説明し、式を選択してテキストをあいまいに検索し、英語の略語と数字の内容を [A-Z]{3} と \ dなどのルールで一括して置き換えますユーザーが効率的に文書の正規化処理を完了できるようにします。
多くのオフィス文書の修正作業は複雑ではないが、非常に重複している。 例えば、一つのプロジェクトのフォルダには複数のword文書があり、各文書には英語の略語、番号、ページ番号、コースコード、統計数字などが含まれています。 本当に厄介なのは、これらのコンテンツがまったく同じキーワードではなく、「フォーマットが似ている」テキストであることです。 手作業で検索して交換するだけでは、キーワードを試し続ける必要があり、効率が悪く、見逃しやすい。
この記事では、一括オフィスシーンに適した方法を紹介します HeSoft Doc Batch Tool を選択します。複数のWord、docxファイルで、正規表現のワイルドカード式を使用して、同じ種類のテキストを一括して検索し、置き換えます。 例では、連続した3つの大文字をAに、連続した数字をBに、一連のルールで複数のword文書の複数のコンテンツを処理する方法を示します。
適用シーン: 置換が必要なのは単語ではなくテキストです
Word文書処理では、「キーワード置換」は通常、2つのケースに分けられます。 1つ目は正確な置換で、例えば「甲」を「依頼者」に、「2025」を「2026」に置き換える。 2つ目は規則的な置換で、例えば、すべての3桁の大文字の略語を置換し、すべての連続した数字を置換し、ある書式に合った番号を置換する。 本稿では2つ目に焦点を当てた。
正規表現のワイルドカードは、次のオフィスシーンに適用されます
- 複数のdocxファイルに異なる略語が存在するため、指定したタグに統一的に置き換える必要があります。
- ドキュメントには多くのデジタルコンテンツがあり、統合的に脱感するか、プレースホルダに置き換える必要があります。
- 授業資料、制度書類、説明書には類似のコードが含まれており、一括規範が必要である。
- 古いテンプレートから生成された新しいWordファイルには、番号、略語、または特殊なテキストを統一的にクリーンアップする必要があります。
- Wordの内容を一括して置き換える必要がありますが、文書を一つずつ開いて繰り返し操作したくありません。
HeSoft Doc Batch Tool の位置付けはオフィスソフトの一括処理ツールで、核心的な価値はユーザーが重複労働を減らすのを助けることである。 1つのファイルだけを処理するのではなく、複数のドキュメント、複数のタスク、統一ルールを中心に処理効率を向上させます。
エフェクトプレビュー: 処理前のファイルとコンテンツのステータス
処理前に、サンプルフォルダには6つのword文書が含まれていました。ファイル名はそれぞれ1.docx、2.docx、3.docx、4.docx、5.docx、6.docxです。 これは、今回のタスクは単一のWord文書を修正するのではなく、同じ置換ルールセットを複数の文書に適用することを示しています。
いずれかの文書を開くと、本文に英語の略語と数字の内容が複数存在していることがわかります。 タイトルのBOT、本文のELA、数字60など。 タイトル、段落、リストテキストに分布しているので、手動で1つずつ検索すると、速度が遅いだけでなく、繰り返し確認する必要があります。
スクリーンショットによると、文書の内容は単純な置換ではなく、複数の、複数のタイプのテキストを処理する必要がある。 このような場合、「式あいまい検索テキスト」を使用すると、通常の正確な検索よりも効率的になります。
処理後の効果: ルールに適合した内容が統一的に置き換えられました。
一括置換が完了したら、ドキュメントを再度確認します。元の3桁の大文字の略語はAに、連続した数字はBに置き換えられています。 黄色のマークは置換後の位置を示し、タイトル、段落、リスト内の一致する内容が変化していることがわかります。
この効果は、ソフトウェアがある固定語を置き換えるのではなく、正規表現のルールに従って同種の内容を一致させたことを示している。 この方式は、一括洗浄、脱感作、標準化されたword文書が必要なユーザーにとって、キーワードを1つずつ入力するよりも柔軟である。
操作手順1: Wordツールで一括検索置換ポータルを見つけます
開く HeSoft Doc Batch Tool 、左側のナビゲーションバーで「Wordツール」を選択します。 メインインタフェースには、検索置換、段落処理、透かし、ページレイアウト、画像処理、フォーマット変換など、複数のWordファイルの一括処理機能が表示されます。 この記事では、「Wordのキーワードを検索して置き換える」を使用しています。
この機能を選択する目的は、ソフトウェアをWordコンテンツ置換プロセスに入れることです。 ここでは、Wordファイルの内容のキーワードを扱っており、ファイル名の変更ではなく、フォルダ名の処理でもないことに注意してください。 したがって、docx本文、タイトル、段落のテキストを変更することを目標としている場合は、この機能を選択する必要があります。
機能に入ると、ソフトウェアは手順に沿ってユーザーに処理を案内し、複雑なバッチスクリプトに慣れていないオフィスユーザーに適しています。
操作手順2: 処理するWordまたはdocxファイルをインポートします
機能ページに入ると、最初のステップは「処理するレコードを選択する」です。 画面の右上に「ファイルを追加」と「フォルダからファイルをインポート」ボタンがあります。 前者は少量のファイルに適しており、後者は1つのフォルダに複数のword文書がある場合に適している。 例では、6つのdocxファイルがインポートされており、リストにファイル名、パス、拡張子が表示されます。
ファイルをインポートした後、第一に、レコード数が正しいかどうか、例の合計レコード数が6であるかどうかをチェックすることをお勧めします2つ目は、パスが宛先フォルダを指しているかどうかです3つ目は拡張子が処理が必要なWord形式かどうか。 スクリーンショットの拡張子はすべてdocxで、新しいword文書がインポートされたことを示しています。
ファイルインポートエラーが見つかった場合は、操作列から処理を必要としないレコードを削除するか、 [クリア] を使用して再選択できます。 ファイルリストに間違いがないことを確認したら、下部の「次へ」をクリックして、キーワードルール設定に入ります。
操作手順3: 式を使用してテキスト設定ルールをあいまいに検索します
ステップ2の「処理オプションの設定」で最も重要なのは、正しい検索方法を選択することです。 インタフェースには、「テキストを正確に検索」と「式を使用してテキストをあいまいに検索」の2つのオプションが表示されます。 固定文字を置き換える場合は、正確な検索を使用できます規則に合ったテキストを置き換える場合は、「式を使用してテキストをあいまいに検索」を選択する必要があります。
この例では、検索するキーワードのリストに2行を入力します
- [A-Z]{3}: 連続する3つの大文字のアルファベットにマッチすることを示します。
- \ D: マッチする連続した数字を表します。
置換後のキーワードリストにも2行入力します
- A: 最初のルールがマッチした内容を置き換えることに対応します。
- B: 第2条ルールがマッチした内容に対応する。
つまり、ソフトウェアはまずword文書で [A-Z]{3} に該当するすべてのテキストを検索し、Aに置き換えます \ dに該当するすべてのテキストを検索し、Bに置き換えます。 複数のファイルがインポートされたため、このルールはリスト内のword文書に一括して適用されます。
ここに1つの重要な詳細があります: 左右のリストは行ごとに対応しています。 1行目の検索ルールは1行目の置換結果に対応し、2行目の検索ルールは2行目の置換結果に対応する。 実際に使用する場合、より多くのルールが設定されている場合は、行数と順序を一致させておく必要があります。
操作手順4: 出力場所を選択して処理を実行します
ルールを設定したら、「次へ」をクリックします。 プロセスの上部には、「保存場所の設定」と「処理の開始」の次のステップが表示されます。 保存場所では、処理した文書を新しいディレクトリに保存して、元のWord文書と比較しやすいようにすることをお勧めします。 ルールの設定が間違っていても、いつでも元のファイルに戻って再処理できます。
「処理開始」の手順に入ると、インポートリストにあるファイルを1つずつ検索して置換します。 複数のdocxファイルの場合、ユーザーは各ドキュメントを手動で開く必要はなく、Wordで置換を検索するコマンドを繰り返し実行する必要もありません。 処理が完了したら、出力ファイルを開いて、重要な内容が期待通りかどうかを確認するだけです。
このような一括処理方式は行政、人事、教務、法務、プロジェクト管理などの職場に特に適している。これらの職場は多くの形式が似ているが内容が少し違うWord文書に直面するからである。
よくある質問と注意事項
1. [A-Z]{3} はどのようなものにマッチしますか?
3つの大文字のアルファベットにマッチします。 BOTやELAなどのコンテンツはルールに合っている。 ドキュメントに他の3桁の大文字の略語がある場合は、一致する可能性もあります。 そのため、正式に処理する前に、少量のファイルでテストすることをお勧めします。
2. \ dはすべての数字を置き換えますか?
連続した数字にマッチします。 つまり、本文、番号、ページ番号スタイルのテキストでは、連続した数字であれば置換される可能性があります。 このルールが適切かどうかは、あなたの文書の内容に基づいて判断します。
3.英語の略語だけ、数字だけを置き換えることはできますか?
いいですよ。 左側に [A-Z]{3} を残し、右側に対応する置換内容を記入すればいいです。 複数行ルールはすべて使用する必要はなく、実際のニーズに合わせて設定します。
4.置換結果が空白の場合、削除を表しますか?
インタフェースのヒントから見ると、「入力しないと削除を意味します」。 そのため、行の右側が空白の場合は、一致するコンテンツが削除される可能性があります。 一括処理前に必ず置換リストが漏れていないかチェックしてください。
5.元のファイルを保持することを推奨するのはなぜですか?
正規表現のマッチング範囲は通常広く、ルールが正確に書かれていないと、予想以上のテキストに影響を与える可能性があります。 元のWordファイルを保持して、問題が見つかったらすぐに復元できます。
まとめ
複数のword文書で「同じ種類のテキスト」を置き換える必要がある場合、正規表現のワイルドカード式は非常に効率的なツールです。 通過 HeSoft Doc Batch Tool 、ユーザーは複数のdocxファイルをインポートし、「式を使用してテキストをあいまいに検索」を選択して、検索ルールと置換結果を入力し、一括置換を一度に完了できます。
大量のWordレポート、契約書、コース資料、テンプレートファイルを処理している場合は、一致するテキストの規則を整理し、少量のサンプル文書でルールをテストすることをお勧めします。 結果が正しいことを確認した後、フォルダ全体を一括処理することで、効率が向上し、誤変更リスクも低減できる。