여러 Word 문서가 고정 된 단어가 아닌 동일한 유형의 텍스트를 대체해야하는 경우 정사이즈 식 와일드 카드를 사용하여 일괄 처리를 완료 할 수 있습니다. 이 기사 HeSoft Doc Batch Tool 예를 들어, 이 항목에서는 여러 docx 파일을 가져와서 텍스트를 검색할 수식을 선택한 다음 [A-Z]{3} 및 \ d를 사용하여 영어 약어와 디지털 콘텐츠를 일괄 적으로 대체하여 사용자가 문서 정규화를 효과적으로 완료하는 방법을 설명합니다.
많은 사무실 문서의 수정은 복잡하지 않지만 매우 반복적입니다. 예를 들어, 프로젝트 폴더에는 여러 Word 문서가 있으며 각 문서에는 영어 약어, 숫자, 페이지 번호, 코스 코드, 통계 등이 포함되어 있습니다. 실제 문제는 동일한 키워드가 아니라 "유사한 형식의" 텍스트라는 것입니다. 수동 검색 및 교체에만 의존하는 경우 매우 비효율적이며 놓치기 쉬운 다른 키워드를 지속적으로 시도해야합니다.
이 기사에서는 배치 오피스 시나리오에 더 적합한 방법을 소개합니다. HeSoft Doc Batch Tool , 여러 Word에서 정사이즈 식 와일드 카드 공식 배치를 통해 docx 파일을 찾아 동일한 종류의 텍스트를 대체합니다. 이 예에서는 3 개의 연속 대문자를 A로, 연속 숫자를 B로 대체하여 일련의 규칙을 사용하여 Word 문서의 여러 부분을 처리하는 방법을 보여줍니다.
적용 가능한 시나리오: 대체해야 할 것은 단어 대신 일종의 텍스트입니다.
Word 문서 처리에서 "키워드 교체" 는 일반적으로 두 가지 경우로 나뉩니다. 첫 번째는 "Party A" 를 "Client" 로, "2025" 를 "2026" 으로 대체하는 것과 같은 정확한 대체입니다. 두 번째는 세 가지 대문자 영어 약어를 모두 대체하고 모든 연속 숫자를 대체하고 특정 형식을 따르는 숫자를 대체하는 등 정사이즈 대체입니다. 이 기사는 두 번째에 중점을 둡니다.
정사이즈 표현 와일드 카드는 다음 사무실 시나리오에 적합합니다.
- 지정된 태그로 대체해야하는 여러 docx 파일에는 다른 영어 약어가 있습니다.
- 문서에는 균일하게 민감하지 않거나 자리 표시자로 대체해야하는 많은 디지털 콘텐츠가 있습니다.
- 코스 자료, 시스템 문서 및 설명 문서에는 유사한 코드가 포함되어 있으며 일괄 적으로 표준화해야합니다.
- 이전 템플릿에서 생성 된 새 Word 파일은 번호 지정, 약어 또는 특수 텍스트를 균일하게 정리해야합니다.
- Word 콘텐츠를 대량으로 교체해야하지만 문서를 하나씩 열고 작업을 반복하지 마십시오.
HeSoft Doc Batch Tool 포지셔닝은 오피스 소프트웨어의 일괄 처리 도구이며 핵심 가치는 사용자가 작업 중복을 줄일 수 있도록 돕는 것입니다. 단일 파일을 처리 할뿐만 아니라 여러 문서, 여러 작업, 통합 규칙을 처리하여 처리 효율성을 향상시킵니다.
효과 미리보기: 처리 전 파일 및 내용 상태
처리하기 전에 예제 폴더에는 파일 이름이 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx 및 6.docx 인 6 개의 Word 문서가 포함되어 있습니다. 즉, 이 작업은 단일 Word 파일을 수정하는 것이 아니라 여러 문서에 동일한 대체 규칙 집합을 적용하는 것입니다.
문서 중 하나를 열면 본문에 많은 약어와 숫자가 있음을 알 수 있습니다. 예를 들어, 제목의 BOT, 본문의 ELA 및 숫자 60. 제목, 단락 및 목록 텍스트로 배포됩니다. 수동으로 하나씩 검색하면 느릴뿐만 아니라 반복적 인 확인이 필요합니다.
스크린 샷에서 알 수 있듯이 문서 내용은 간단한 대체가 아니지만 다중 유형 텍스트를 처리해야합니다. 이러한 경우 Formula Fuzzy Find Text를 사용하는 것이 일반적인 정확한 검색보다 효율적입니다.
처리 효과 후: 규칙에 따른 내용이 균일하게 교체되었습니다.
배치 교체를 완료 한 후 문서를 다시 확인하십시오. 원래 3 개의 대문자 영어 약어는 A로 대체되었으며 연속 번호는 B로 대체되었습니다. 노란색 마커는 교체 위치를 보여 주며 제목, 단락 및 목록에서 일치하는 내용이 변경되었음을 알 수 있습니다.
이 효과는 소프트웨어가 고정 된 단어를 대체하는 것이 아니라 정사이즈 식 규칙에 따라 동일한 종류의 콘텐츠와 일치한다는 것을 보여줍니다. Word 문서의 일괄 처리, 탈감작 및 표준화가 필요한 사용자에게이 방법은 키워드를 하나씩 입력하는 것보다 유연합니다.
작업 1 단계: Word Tool에서 배치 검색 및 항목 교체 찾기
오픈 HeSoft Doc Batch Tool 왼쪽의 탐색 창에서 Word Tools "를 선택하십시오. 메인 인터페이스는 검색 및 교체, 단락 처리, 워터 마크, 페이지 레이아웃, 이미지 처리, 형식 변환 등을 포함한 여러 Word 파일 배치 처리 기능을 표시합니다. 이 기사에서는 "Word에서 키워드 찾기 및 교체" 를 사용합니다.
이 기능을 선택하는 목적은 소프트웨어가 Word 콘텐츠 교체 프로세스에 들어가도록하는 것입니다. Word 파일의 내용에있는 키워드는 파일 이름 수정 또는 폴더 이름 처리가 아니라 여기에서 처리됩니다. 따라서 docx 본문, 제목 또는 단락에서 텍스트를 수정하는 것이 목표 인 경우이 기능을 선택해야합니다.
이 기능을 입력 한 후, 소프트웨어는 복잡한 배치 처리 스크립트에 익숙하지 않은 사무실 사용자에게 적합한 단계별로 처리 단계를 완료하도록 사용자를 안내합니다.
작업 단계 2: 처리 할 Word 또는 docx 파일을 가져옵니다.
기능 페이지를 입력 한 후 첫 번째 단계는 "처리 할 레코드를 선택" 하는 것입니다. 인터페이스의 오른쪽 상단에 "파일 추가" 및 "폴더에서 파일 가져 오기" 버튼이 있습니다. 전자는 적은 수의 파일에 적합하지만 후자는 하나의 폴더에 여러 Word 문서가있는 상황에 적합합니다. 이 예에서는 6 개의 docx 파일을 가져 왔습니다. 파일 이름, 경로 및 확장자가 목록에 표시됩니다.
파일을 가져온 후에는 세 가지 검사를 수행하는 것이 좋습니다. 첫째, 레코드 수가 올바른지, 예제의 총 레코드 수는 6 입니다. 둘째, 경로가 대상 폴더를 가리키는지 여부; 셋째, 확장자가 처리해야하는 Word 형식인지 여부. 스크린 샷의 확장은 docx이며, 새 버전의 Word 문서가 가져온 것을 나타냅니다.
파일 가져오기 오류가 발견되면 작업 열을 통해 처리할 필요가 없는 레코드를 삭제하거나 "비어 있음" 을 사용하여 다시 선택할 수 있습니다. 파일 목록이 올바른지 확인한 후 하단의 "다음" 을 클릭하여 키워드 규칙 설정을 입력하십시오.
작업 단계 3: 공식 퍼지 찾기 텍스트를 사용하여 규칙을 설정하십시오.
"처리 옵션 설정" 의 두 번째 단계에서 가장 중요한 것은 올바른 검색 방법을 선택하는 것입니다. 인터페이스에는 두 가지 옵션이 표시됩니다. 텍스트 정보 찾기 및 Formula Blur를 사용하여 텍스트 찾기 ". 고정 텍스트를 교체하려면 정확한 찾기를 사용할 수 있습니다. 정사이즈 텍스트 유형을 바꾸려면 "수식 퍼지 찾기 텍스트 사용" 을 선택해야합니다.
이 예에서 찾을 키워드 목록은 두 줄로 채워집니다.
- [A-Z]{3}: 3 개의 연속 대문자와 일치합니다.
- \ D: 일치하는 연속 숫자를 나타냅니다.
대체 키워드 목록은 두 줄로 채워집니다.
- A: 그에 따라 첫 번째 규칙과 일치하는 콘텐츠를 대체합니다.
- B: 그에 따라 제 2 규칙에 의해 매칭된 콘텐츠를 교체한다.
즉, 소프트웨어는 먼저 Word 문서에서 [A-Z]{3} 을 충족하는 모든 텍스트를 찾아 A로 대체합니다. 그런 다음 \ d를 충족하는 모든 텍스트를 찾아 B로 바꿉니다. 여러 파일을 가져 오므로 이 규칙 집합은 목록의 Word 문서에 대량으로 적용됩니다.
중요한 세부 사항은 다음과 같습니다. 왼쪽 및 오른쪽 목록은 행별로 일치합니다. 검색 규칙의 첫 번째 행은 교체 결과의 첫 번째 행에 해당하고 검색 규칙의 두 번째 행은 교체 결과의 두 번째 행에 해당합니다. 실제 사용시 더 많은 규칙이 설정되면 행 수와 순서를 일관되게 유지하십시오.
4 작업: 출력 위치를 선택하고 처리 수행
규칙을 설정 한 후 다음 "을 클릭하십시오. 프로세스 상단에 표시된 다음 단계는 "Set Save Location" 및 "Start Processing" 입니다. 위치 저장 링크에서 원래 Word 파일과의 비교를 용이하게하기 위해 처리 된 문서를 새 디렉토리에 저장하는 것이 좋습니다. 규칙이 잘못 설정된 경우 언제든지 원본 파일로 돌아가서 다시 처리 할 수 있습니다.
처리 시작 단계를 입력하면 소프트웨어는 가져오기 목록의 파일에 대한 찾기 대체를 하나씩 수행합니다. 여러 docx 파일의 경우 사용자는 각 문서를 수동으로 열 필요가 없으며 Word에서 대체 찾기 명령을 반복적으로 실행할 필요가 없습니다. 처리가 완료되면 출력 파일을 열어 키 내용이 예상대로인지 확인하십시오.
이 배치 처리 방법은 관리, 인력, 교육, 법률, 프로젝트 관리 및 기타 직책에 특히 적합합니다. 이러한 직책은 종종 유사한 형식이지만 약간 다른 내용을 가진 많은 수의 Word 문서에 직면하기 때문입니다.
자주 묻는 질문과주의 사항
1. [A-Z]{3} 는 무엇을 일치합니까?
3 개의 연속 대문자 영어 문자와 일치합니다. 예를 들어, BOT, ELA, 이러한 종류의 콘텐츠는 규칙을 준수합니다. 문서에 다른 세 가지 대문자 약어가 있으면 일치 할 수도 있습니다. 따라서 공식 처리 전에 적은 수의 문서로 테스트하는 것이 좋습니다.
2. \ d는 모든 숫자를 대체합니까?
연속 숫자와 일치합니다. 즉, 텍스트, 숫자, 페이지 번호 스타일 텍스트가 연속적인 숫자라면, 대체될 수 있다. 이 규칙을 사용하는 것이 적절한지 여부는 문서의 내용에 따라 다릅니다.
3. 숫자가 아닌 영어 약어 만 대체 할 수 있습니까?
할 수 있습니다. 왼쪽에만 [A-Z]{3} 을 유지하고 오른쪽에 해당 교체 내용을 채 웁니다. 멀티 라인 규칙은 모두 사용할 필요가 없으며 실제 요구 사항에 따라 설정됩니다.
4. 빈 교체 결과는 삭제를 의미합니까?
인터페이스 프롬프트에서 "입력하지 않으면 삭제를 의미합니다". 따라서, 행의 우변이 비어 있는 경우, 매칭 컨텐츠는 삭제될 수 있다. 일괄 처리 전에 교체 목록이 누락되었는지 확인하십시오.
5. 원본 문서를 보관하는 것이 왜 권장됩니까?
정사이즈 표현식은 일반적으로 다양한 일치 범위를 가지며 규칙이 충분히 정확하게 작성되지 않으면 예상보다 많은 텍스트에 영향을 줄 수 있습니다. 원본 Word 파일은 보존되어 있으며 문제가 발견 된 후 신속하게 복원 할 수 있습니다.
요약
여러 Word 문서가 하나의 고정 단어 대신 "동일한 종류의 텍스트" 를 대체해야하는 경우 정사이즈 식 와일드 카드 공식은 매우 효율적인 도구입니다. 에 의해 HeSoft Doc Batch Tool , 사용자는 여러 docx 파일을 가져와서 "수식을 사용하여 텍스트를 fuzzy 찾기" 를 선택하고 찾기 규칙 및 교체 결과를 기입 한 다음 일괄 교체를 한 번에 완료 할 수 있습니다.
많은 수의 Word 보고서, 계약, 코스 자료 또는 템플릿 파일을 작업하는 경우 적은 수의 샘플 문서로 규칙을 테스트하기 전에 일치하는 텍스트 규칙을 정렬하는 것이 좋습니다. 결과가 올바른지 확인한 후 전체 폴더에서 일괄 처리가 수행되어 효율성을 높이고 오정의 위험을 줄일 수 있습니다.