Lorsque le remplacement de plusieurs documents Word n'est pas un mot fixe, mais le même type de texte, le traitement par lots peut être effectué à l'aide d'expressions régulières. Cet article avec HeSoft Doc Batch Tool À titer d'exemple, expliquez comment importer plusieurs fichiers docx, sélectionner des formules pour rechercher le texte de manière floue et remplacer l'abréviation anglaise et le contenu numérique par lots par des règles telles que [A-Z]{3} et \ d pour aider les utilisateurs à terminer efficacement le traitement de normalisation du document.
La modification de nombreux documents de bureau n'est pas compliquée, mais très répétitive. Par exemple, il y a plusieurs documents Word dans un dossier de projet, et chaque document contient des abréviations anglaises, des numéros, des numéros de page, des codes de cours, des statistiques, etc. Ce qui est vraiment gênant, c'est que ce contenu n'est pas exactement le même mot-clé, mais un texte "dans un format similaire". Si vous ne comptez que sur la recherche manuelle et la substitution, vous devez constamment essayer différents mots clés, ce qui est très efficace et facile à manquer.
Cet article présente une méthode plus adaptée aux scènes de bureau en bloc: en utilisant HeSoft Doc Batch Tool , Dans plusieurs fichiers Word et docx, utilisez la formule de caractère générique d'expressions régulières pour rechercher et remplacer le texte similaire par lots. Dans l'exemple, nous remplacons 3 lettres majuscules consécutives par A et les nombres continus par B, montrant ainsi comment utiliser un ensemble de règles pour gérer plusieurs contenus dans plusieurs documents Word.
Scène applicable: ce qui doit être remplacé est une classe de texte au lieu d'un mot
Dans le traitement des documents Word, le «remplacement par mot-clé» est généralement divisé en deux cas. Le premier type est un remplacement précis, par exemple, remplacer «partie A» par «partie mandataire» et «2025» par «2026». Le deuxième type est la substitution régulière, comme le remplacement des abréviations anglaises à trois majuscules, le remplacement de tous les nombres consécutifs et le remplacement de numéros conformes à un certain format. Cet article se concentre sur le deuxième type.
Le caractère générique des expressions régulières s'applique aux scènes de bureau suivantes:
- Il existe différentes abréviations anglaises dans plusieurs fichiers docx, qui doivent être uniformément remplacées par des balises spécifiées.
- Il y a beaucoup de contenu numérique dans le document qui doit être uniformément désensibilisé ou remplacé par un espace réservé.
- Le matériel du cours, les documents du système et les documents explicatifs contiennent des codes similaires et nécessitent des spécifications par lots.
- Les nouveaux fichiers Word générés à partir de l'ancien modèle nécessitent un nettoyage unifié des numéros, des abréviations ou du texte spécial.
- Vous devez remplacer le contenu Word par lots, mais vous ne voulez pas ouvrir les documents un par un et répéter l'opération.
HeSoft Doc Batch Tool Le positionnement est l'outil de traitement par lots dans les logiciels de bureau, et la valeur fondamentale est d'aider les utilisateurs à réduire la duplication du travail. Il ne traite pas seulement un seul fichier, mais tourne autour de plusieurs documents, de plusieurs tâches et de règles unifiées pour améliorer l'efficacité du traitement.
Aperçu des effets: état des fichiers et du contenu avant le traitement
Avant le traitement, le dossier exemple contient 6 documents Word, les noms de fichiers sont 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx, 6.docx. Cela montre que cette tâche n'est pas de modifier un seul fichier Word, mais d'appliquer le même ensemble de règles de remplacement à plusieurs documents.
Après avoir ouvert l'un des documents, vous pouvez voir qu'il existe de nombreuses abréviations anglaises et contenus numériques dans le corps. Par exemple, BOT dans le titer, ELA dans le corps et le numéro 60. Ils sont distribués dans les titers, les paragraphes et le texte de la liste. S'ils sont trouvés manuellement un par un, ils sont non seulement lents, mais doivent également être confirmés à plusieurs reprises.
On peut voir à partir de la capture d'écran que le contenu du document n'est pas un simple remplacement, mais un texte multiple et multi-types doit être traité. Dans ce type de cas, l'utilisation de la formule «recherche de texte flou» est plus efficace que la recherche exacte normale.
Effet post-traitement: le contenu conforme aux règles a été remplacé de manière uniforme
Après avoir terminé le remplacement par lots, consultez à nouveau le document. Les abréviations anglaises majuscules d'origine à trois chiffres ont été remplacées par A et les nombres consécutifs ont été remplacés par B. Le marqueur jaune indique la position de remplacement et vous pouvez voir que le titer, le paragraphe et le contenu correspondant de la liste ont tous changé.
Cet effet montre que le logiciel ne remplace pas seulement un mot fixe, mais correspond à un contenu similaire selon les règles d'expression régulière. Pour les utilisateurs qui ont besoin de nettoyage par lots, de désensibilisation et de normalisation des documents Word, cette méthode est plus flexible que la saisie de mots-clés un par un.
Étape 1: Trouver l'entrée de remplacement par lots dans l'outil Word
Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Dans la barre de navigation de gauche, sélectionnez "Outils Word". L'interface principale affichera plusieurs fonctions de traitement par lots de fichiers Word, y compris la recherche et le remplacement, le traitement de paragraphes, le filigrane, la mise en page, le traitement d'image, la conversion de format, etc. Cet article utilise "Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word".
Le but du choix de cette fonction est de laisser le logiciel entrer dans le processus de remplacement de contenu Word. Il convient de noter que le traitement ici est le mot clé dans le contenu du fichier Word, pas la modification du nom du fichier, ni le traitement du nom du dossier. Par conséquent, si votre objectif est de modifier le texte dans le corps, le titer et le paragraphe de docx, vous devez sélectionner cette fonction.
Une fois entré dans la fonction, le logiciel guidera l'utilisateur dans le traitement étape par étape, ce qui convient aux utilisateurs de bureau qui ne sont pas familiers avec les scripts de traitement par lots complexes.
Étape 2: Importer le fichier Word ou docx à traiter
Après être entré dans la page des fonctionnalités, la première étape consiste à sélectionner les enregistrements à traiter. Dans le coin supérieur droit de l'interface se trouvent les boutons "Ajouter des fichiers" et "Importer des fichiers à partir d'un dossier". Le premier convient à une petite quantité de fichiers et le second à une situation où il y a plusieurs copies de documents Word dans un dossier. Dans l'exemple, six fichiers docx ont été importés et le nom du fichier, le chemin et l'extension sont visibles dans la liste.
Après avoir importé le fichier, il est recommandé de faire trois vérifications: premièrement, si le nombre d'enregistrements est correct, le nombre total d'enregistrements dans l'exemple est de 6; deuxièmement, si le chemin pointe vers le dossier cible; troisièmement, si l'extension est un format Word qui doit être traité. L'extension dans la capture d'écran est docx, indiquant que la nouvelle version du document Word est importée.
Si vous constatez une erreur d'importation de fichier, vous pouvez supprimer les enregistrements qui ne nécessitent pas de traitement via la colonne d'action ou utiliser "Vider" pour les sélectionner à nouveau. Après avoir confirmé que la liste de fichiers est correcte, cliquez sur "Suivant" en bas pour accéder aux paramètres de règle de mot-clé.
Étape 3: Utilisez la formule pour brouiller les règles de configuration du texte de recherche
Dans la deuxième étape "Définir les options de traitement", le plus important est de choisir la bonne méthode de recherche. L'interface affiche deux options: "Recherche précise du texte" et "Recherche de texte avec un flou de formule". Si vous souhaitez remplacer du texte fixe, vous pouvez utiliser une recherche précise; si vous souhaitez remplacer un type de texte conforme à la loi, vous devez sélectionner "Utiliser la formule pour brouiller le texte pour trouver du texte".
Dans cet exemple, la liste des mots clés à rechercher est remplie de deux lignes:
- [A-Z]{3}: signifie correspondre à trois lettres anglaises majuscules consécutives.
- \ D: signifie correspondre à un nombre continu.
La liste des mots clés après le remplacement est également remplie en deux lignes:
- A: Remplacez le contenu correspondant à la première règle.
- B: Remplacez le contenu correspondant à la deuxième règle.
En d'autres termes, le logiciel trouvera d'abord tout le texte conforme à [A-Z]{3} dans le document Word et le remplacera par A, puis trouvera tout le texte conforme à \ d et le remplacera par B. Étant donné que plusieurs fichiers sont importés, cet ensemble de règles est appliqué par lots au document Word de la liste.
Voici un détail important: la liste des côtés gauche et droit correspond par ligne. La règle de recherche de ligne 1 correspond au résultat de substitution de ligne 1 et la règle de recherche de ligne 2 correspond au résultat de remplacement de ligne 2. En utilisation réelle, si vous définissez plus de règles, assurez-vous de garder le nombre de lignes et l'ordre cohérents.
Étape 4: Choisissez l'emplacement de sortie et effectuez le traitement
Après avoir défini les règles, cliquez sur "Suivant". Les étapes suivantes sont affichées en haut du processus, notamment "Définir l'emplacement de sauvegarde" et "Démarrer le traitement". Lors de la session d'enregistrement de l'emplacement, il est recommandé d'enregistrer le document traité dans un nouveau répertoire pour faciliter la comparaison avec le fichier Word d'origine. Si la règle est mal définie, vous pouvez toujours revenir au fichier d'origine pour le retraitement.
Après avoir franchi l'étape «Démarrer le traitement», le logiciel recherche et remplace les fichiers dans la liste d'importation un par un. Pour plusieurs fichiers docx, les utilisateurs n'ont pas besoin d'ouvrir chaque document manuellement, ni d'effectuer à plusieurs reprises des commandes de recherche de remplacement dans Word. Une fois le traitement terminé, ouvrez simplement le fichier de sortie pour vérifier si le contenu critique répond aux attentes.
Cette méthode de traitement par lots est particulièrement adaptée à des postes tels que l'administration, le personnel, les affaires académiques, les affaires juridiques, la gestion de projet, etc., car ces postes sont souvent confrontés à un grand nombre de fichiers Word avec des formats similaires mais un contenu légèrement différent.
Questions fréquemment posées et considérations
1. À quoi [A-Z]{3} correspond-t-il?
Il correspond à trois lettres anglaises en majuscules consécutives. Par exemple, des contenus tels que BOT, ELA sont conformes aux règles. S'il y a trois autres abréviations en majuscules dans le document, elles peuvent également être appariées. Par conséquent, il est recommandé de tester avec un petit nombre de fichiers avant le traitement formel.
2. \ d remplacera-t-il tous les chiffres?
Fera correspondre les nombres consécutifs. En d'autres termes, tant que le texte principal, le numéro et le texte de style de numéro de page sont des nombres continus, ils peuvent être remplacés. La pertinence de l'utilisation de la règle dépend du contenu de votre document.
3. Est-il possible de remplacer uniquement les abréviations anglaises, pas les nombres?
Peut. Conservez uniquement [A-Z]{3} sur le côté gauche et remplissez le contenu de remplacement correspondant sur le côté droit. Les règles à plusieurs lignes ne doivent pas toutes être utilisées, elles sont définies en fonction des besoins réels.
4. Si le résultat de remplacement est vide, cela signifie-t-il supprimer?
D'après les invites de l'interface, "Si vous ne remplissez pas, vous supprimez". Par conséquent, si le côté droit d'une ligne est vide, le contenu correspondant peut être supprimé. Assurez-vous de vérifier si la liste de remplacement est manquante avant le traitement par lots.
5. Pourquoi est-il recommandé de conserver le fichier d'origine?
La plage de correspondance des expressions régulières est généralement plus large: une fois que les règles ne sont pas écrites avec précision, elles peuvent affecter le texte au-delà des attentes. Conservez le fichier Word d'origine, qui peut être récupéré rapidement après la découverte du problème.
Résumé
La formule de caractère générique des expressions régulières est un outil très efficace lorsque ce qui doit être remplacé dans plusieurs documents Word est un "texte du même genre" au lieu d'un seul mot fixe. Par HeSoft Doc Batch Tool , L'utilisateur peut importer plusieurs fichiers docx, sélectionner "Rechercher du texte avec le flou de formule", remplir la règle de recherche et remplacer le résultat, puis terminer la substitution par lots en une seule fois.
Si vous travaillez sur un grand nombre de rapports Word, de contrats, de données de cours ou de fichiers modèles, il est recommandé de trier les règles de texte à faire correspondre, puis de tester les règles avec une petite quantité de documents échantillons. Après avoir confirmé que le résultat est correct, effectuez un traitement par lots sur l'ensemble du dossier, ce qui peut améliorer l'efficacité et réduire le risque d'erreurs.