複数のWord、docxまたはdoc文書に類似したキーワード、番号、略語を統一的に置換する必要がある場合、ファイルを1つずつ開いて手動で置換を探すのは時間がかかるだけでなく、改ざんも容易である。 本文は HeSoft Doc Batch Tool 例えば、式ファジー検索、つまり正規表現のワイルドカードルールを使用して、複数のWordファイルの内容を一括検索して置換する方法を示します。 検索ルールと置換内容を一度に設定することで、条件を満たすテキストを統一的に指定結果に置き換えることができ、資料の洗浄、テンプレートの改訂、文書の標準化などの場面に適している。
日常業務では、多くの人がこのような状況に遭遇します。一つのフォルダには数十個から数百個のword文書があります。各文書には、統一的に修正する必要があるキーワード、英語の略語、番号、年、金額、コードが含まれています。 ただの単語であれば、Wordに付属している検索で置き換えることができますしかし、すべての連続大文字、すべての数字、ある番号の書式などのコンテンツを置き換える場合は手動処理は非常に非効率的です。
本稿で解決すべき問題は、正規表現のワイルドカード式をどのように使用して、多くのWordのキーワードを一括して置き換えるかである。 ここは HeSoft Doc Batch Tool たとえば、複数のdocxファイルで式を使用してテキストをあいまいに検索し、ルールに準拠したコンテンツを指定したテキストに一括置換することを示します。 スクリーンショットの例は、Word本文の大文字のルールに合った内容をA、数字の内容をBに置き換えることです。 サンプルファイル数は6つですが、より多くのdoc、docxドキュメントの一括処理にも同じです。
適用シーン: 正規表現で一括置換するのに適したWordコンテンツ
一般的なキーワードは、会社の古い名前を新しい名前に置き換え、ある製品名を新しい書き方に統一するなど、明確な固定テキストを扱うのに適しています。 しかし、実際の仕事では、多くの内容は固定語ではなく、共通の法則を持つテキストで、正規表現やワイルドカード式を使うのに適している。
1.番号、数字、年などの可変コンテンツの一括差し替え
例えば、契約書、コース資料、トレーニングマニュアル、プロジェクト文書には多くの数字が存在する可能性がある。 セッション数、ページ番号、番号、金額、パーセントなどがあります。 すべての連続した数字をあるプレースホルダに統一的に置き換えたい場合は、式 \ dを使用する方が、数字を1つずつ入力するよりも効率的です。
2.英語の略語またはコードの一括置換
スクリーンショットのWordの例にはBOT、ELAなどの大文字の略語が含まれています。 3桁の大文字の略語をすべて一括して処理する必要がある場合は、 [A-Z]{3} のようなルールを使用して一致させることができます。 この方式は複数の異なる略語をカバーすることができ、BOT、ELA、BUDなどの言葉を一つずつ入力する必要はない。
3.テンプレート文書中のプレースホルダーの内容の一括クリーニング
多くの企業内部テンプレート、コース資料、プロジェクト説明書には、ABC、2026、No.001などの固定形式のプレースホルダが使用されています。 正規表現のワイルドカード式を使用すると、これらのフォーマットに合った内容を迅速に統一された新しいテキストに置き換えることができ、重複労働を減らすことができる。
4.複数のdocx、docファイルを一括処理する
Wordファイルが1つしかない場合は、手動で置き換えることもできますしかし、スクリーンショットの1.docxから6.docxなどのWord文書がある場合は、1つずつ開いたり、検索したり、置換したり、保存したりするプロセスが非常に重複しています。 オフィスソフトの一括処理能力はこれらのステップを一度のタスクに集中して完成させ、効率を高め、見逃し確率を下げることができる。
効果プレビュー: 処理前と処理後の変化
処理前: 複数のWord文書は一括して内容を置き換える必要があります。
処理前に、フォルダに複数のword文書があります。例には、1.docx、2.docx、3.docx、4.docx、5.docx、6.docxが含まれます。 これらのdocxファイルはすべて、同じ種類のキーワード置換ルールを実行する必要があります。
Word文書の1つを開くと、本文に処理が必要な英語の略語と数字の内容があることがわかります。 例えば、タイトルにBOT、本文にELA、60などの内容がある。 赤い矢印は、規則的に一致するテキストの位置を示しています。
従来の方法で処理する場合は、各Wordファイルを開いて、BOT、ELA、60などのコンテンツをドキュメントで検索し、別々に置き換える必要があります。 問題は、異なるファイルの略語と数字が完全に同じではない可能性があり、すべてのキーワードを手動でリストすることは非常に見逃しやすいことです。
処理後: ルールに適合したテキストが一括置換されます
処理が完了すると、数式のルールに準拠したドキュメント内のコンテンツがすでに置き換えられています。 スクリーンショットによると、3桁の大文字のルールに合っていた内容がAに置き換えられ、数字のルールに合っていた内容がBに置き換えられている。 黄色のハイライトは、交換後の変化位置を示すため、照合効果が容易です。
効果的には、置換はある固定語だけではなく、ルールを満たすテキストについてである。 たとえば、 [A-Z]{3} は3つの連続した大文字のアルファベットにマッチし、 \ dは連続した数字にマッチします。 そのため、word文書の多くの規則的な内容を一括処理するのに適しています。
操作手順: 用 HeSoft Doc Batch Tool Wordキーワードを一括置換します
スクリーンショットの順番で完全な操作の流れを説明します。 主な考え方は、Wordツールの検索置換機能に入ってから、処理が必要なファイルをインポートし、式を選択してテキストをあいまいに検索し、最後に検索ルールと置換内容を記入することです。
手順1: Wordツールに入り、「置換機能の検索」を選択します
開く HeSoft Doc Batch Tool その後、左側のリボンでWordツールを選択します。 メイン画面には、透かしの追加、フォントの段落形式の変更、画像のエクスポート、WordからPDFへの変換など、Word文書に関連する複数の一括処理機能が表示されます。 今回は、Wordのキーワードを検索して置き換えるという第1の機能を使用します。
この手順の目的は、Wordのコンテンツを一括検索して置換するためのタスクページにアクセスすることです。 Wordに付属している機能とは異なり、ここでは現在開いている1つのドキュメントだけを処理するのではなく、複数のWordファイルに対して代替タスクを一括して実行します。
手順2: 処理が必要なWordファイルを追加する
Wordのキーワードを検索して置き換えるページに入ると、画面上部にファイルの追加、フォルダからのファイルのインポート、空にする、その他のボタンが表示されます。 例では、6つのdocxファイルがインポートされています。ファイルリストには、シリアル番号、名前、パス、拡張子、作成時間、変更時間などの情報が表示されます。
ファイル数が少ない場合は、追加ファイルを使用して1つずつ選択できます1つのフォルダに処理待ちのword文書がある場合は、フォルダからファイルをインポートすることができ、一括タスクに適しています。 インポート後にファイルのリストをチェックして、処理する必要があるすべてのdocxまたはdocファイルがすでにリストに表示されていることを確認することをお勧めします。
このステップで予想される結果は、処理待ちファイルがすべてタスクリストに入り、ページの下部にレコード数が表示されることです。 スクリーンショットの合計記録数は6で、今回は6つのword文書に対して同じキーワード置換ルールが実行されることを示している。
ステップ3: 処理オプションの設定に進む
ファイルリストに間違いがないことを確認したら、ページ下部の「次へ」をクリックして、処理オプションの設定に進みます。 インタフェース上部のプロセスの進行状況は、処理するレコードの選択から処理オプションの設定に進みます。 このプロセス設計は、現在のタスクがどのステップにあるかを明確にし、ルールが設定されていないまま処理を開始しないようにするのに役立ちます。
ステップ4: 式を使用してテキストをあいまいに検索することを選択します
「キーワードの設定」オプションでは、検索方法でテキストを正確に検索し、式を使用してテキストをあいまいに検索します。 本稿では、単一の固定キーワードではなく、規則的な内容を扱うため、式を使ってテキストをあいまいに検索する必要がある。
ここでの式ファジー検索は、正規表現のワイルドカード規則を使用すると理解できる。 この方法を選択すると、左側に検索するキーワードのリストが入力され、右側には置換されたキーワードのリストが入力されます。 ソフトウェアは左右の対応する行関係に基づいて置き換えられます。
ステップ5: 正規表現のワイルドカード式と置換内容を入力する
スクリーンショットでは、左側に検索するキーワードのリストに2行のルールが入力されています
- 1行目:[A-Z]{3}
- 2行目: \ d
右側の置換後のキーワードリストにも2行の内容が記入されています。
- 1行目: A
- 2行目: B
これは、1行目のルール [A-Z]{3} にマッチする内容をAに、2行目のルール \ dにマッチする内容をBに置き換えます。 左右の行番号は1対1で対応しなければならない。そうしないと、交換内容が期待通りにならない可能性がある。
ここで、 [A-Z]{3} の意味は、BOT、ELAなど、連続した3つの大文字の英字にマッチすることです \ dの意味は連続した数字にマッチし例えば60、2、5など。 このようにして、ユーザーはドキュメント内の具体的な略語や数字を事前に知る必要がなく、ルールを満たしていれば一括処理できます。
ステップ6: 保存場所の設定を続けて処理を開始する
検索ルールと置換内容の設定が完了したら、「次へ」をクリックします。 インタフェースフローに応じて、保存場所の設定と処理を開始します。 スクリーンショットにはこの2つのステップ名が表示されるので、実際に操作するときは、インタフェースの指示に従って処理後のファイルの保存場所を選択し、一括処理タスクを開始してください。
一括置换前に元のファイルのバックアップを残しておくか、処理结果を新しいフォルダに保存することをお勧めします。 これにより、正規表現のルールが不適切に設定されていても、元のファイルに戻って再調整し、重要なドキュメントを直接上書きしないようにすることができます。
よくある質問と注意事項
1.正規表現のルールはまず狭い範囲でテストします。
正規表現の利点は、マッチング範囲が広いことだが、そのため、ルールが広く書かれすぎると、交換すべきでない内容を置き換える可能性がある。 たとえば、 [A-Z]{3} は連続した3つの大文字と一致し、ドキュメントに類似したフォーマットがある限り置換される可能性があります。 そのため、まず少量のWordファイルでテストし、効果を確認してから、すべてのファイルを一括処理することをお勧めします。
2. 左右の両側のリストは行ごとに対応しなければならない
検索リストと置換リストは、行ごとに対応します。 1行目の検索ルールは1行目の置換内容に対応し、2行目の検索ルールは2行目の置換内容に対応する。 左側に2行があり、右側に1行だけ入力すると、一部のルールに置換値がないか、結果が期待に合わない可能性があります。
3.大文字と小文字の一致オプションに注意してください
インタフェースには、追加のオプションに無視された文字の大文字と小文字が表示されます。 [A-Z]{3} という大文字と明示的に一致するルールでは、大文字と小文字の関連オプションをチェックするかチェックしないと、実際の一致範囲が影響を受ける可能性があります。 英語の略語を扱う場合は、実際のニーズに応じて大文字と小文字を無視するかどうかを決定することをお勧めします。
4. docファイルとdocxファイルの互換性をチェックする必要があります
スクリーンショットのサンプルファイル拡張子はdocxです。 実際のタスクに古いdocファイルが含まれている場合は、まず少量のファイルで処理効果を検証することをお勧めします。 異なるバージョンのword文書は、フォーマット、互換性、コンテンツ構造に違いがある可能性があり、一括処理前の検査はリスクを減らすことができる。
5.複雑なルールは一度にあまり書かないでください
置換が必要なルールが多い場合は、分割して設定し、処理することをお勧めします。 まず最も明確で、リスクが最も低いルールを処理してから、複雑なルールを処理する。 これにより、問題の特定が容易になり、処理されたWordの内容が期待通りになっているかどうかもチェックしやすくなります。
まとめ: 式あいまい検索でWordの一括置換効率を高める
正規表現のワイルドカード式を使ってWordキーワードを一括して置き換える最大の価値は、重複、機械、間違いやすい手動操作をオフィスソフトに任せることである。 複数のdocx、doc文書の英語の略語、数字番号、テンプレートプレースホルダなどの規則的な内容については HeSoft Doc Batch Tool ファイルのインポート、ルールの設定、一括実行を一度に行うことで、ファイルを繰り返し開く必要があった作業を完了できます。
大量のword文書を処理していて、置換が必要な内容に明確な規則がある場合は、式を使ってテキストをあいまいに検索することを優先してみてください。 ファイルのバックアップを用意してから、この記事の手順に従ってファイルをインポートし、 [A-Z]{3}、 \ dなどのルールを設定して結果を照合することをお勧めします。 間違いがないことを確認した後、すべての文書を一括処理することで、効率が向上し、交換品質も保証できる。