Wenn in mehreren Word-Dokumenten kein festes Wort, sondern dieselbe Art von Text ersetzt werden muss, kann die Stapel verarbeitung mit Hilfe von Platzhaltern für reguläre Ausdrücke abgeschlossen werden. Dieser Artikel basiert auf HeSoft Doc Batch Tool Erklären Sie als Beispiel, wie Sie mehrere Docx-Dateien importieren, Formeln zum Suchen von Text auswählen und englische Abkürzungen und digitale Inhalte stapel weise durch Regeln wie [A-Z]{3} und \ d ersetzen, damit Benutzer die standard isierte Verarbeitung von Dokumenten effizient abschließen können.
Die Überarbeitung vieler Büro dokumente ist nicht kompliziert, aber sehr dupliziert. Beispiels weise gibt es in einem Projekt ordner mehrere Word-Dokumente, und jedes Dokument enthält englische Abkürzungen, Nummern, Seitenzahlen, Kurscodes, Statistiken usw. Das eigentliche Problem ist, dass es sich nicht um genau dieselben Schlüssel wörter handelt, sondern um "ähnlich formatierte" Texte. Wenn Sie sich nur auf die manuelle Suche und Ersetzung verlassen, müssen Sie ständig verschiedene Schlüssel wörter ausprobieren, was sehr ineffizient und leicht zu übersehen ist.
In diesem Artikel wird eine Methode vorgestellt, die für Batch-Office-Szenarien besser geeignet ist: Verwenden HeSoft Doc Batch Tool , Suchen und ersetzen Sie ähnlichen Text in mehreren Word-und docx-Dateien durch Platzhalter formeln für reguläre Ausdrücke. Im Beispiel ersetzen wir die aufeinander folgenden 3 Großbuchstaben einheitlich durch A und die aufeinander folgenden Zahlen durch B, um zu demonstrieren, wie mehrere Inhalte in mehreren Word-Dokumenten mit einer Reihe von Regeln behandelt werden.
Anwendbares Szenario: Was ersetzt werden muss, ist eine Klasse von Text anstelle eines Wortes
Bei der Verarbeitung von Word-Dokumenten wird "Keyword-Substitution" normaler weise in zwei Situationen unterteilt. Die erste ist eine präzise Ersetzung, z. B. das Ersetzen von "Partei A" durch "anvertraute Partei" und das Ersetzen von "2025" durch "2026". Die zweite ist die regelmäßige Ersetzung, z. B. das Ersetzen aller drei englischen Abkürzungen in Großbuchstaben, das Ersetzen aller fortlaufenden Zahlen und das Ersetzen von Nummern, die einem bestimmten Format entsprechen. Dieser Artikel konzentriert sich auf den zweiten Typ.
Platzhalter für reguläre Ausdrücke gelten für folgende Office-Szenarien:
- In mehreren Docx-Dateien gibt es unterschied liche englische Abkürzungen, die durch die angegebenen Tags ersetzt werden müssen.
- Das Dokument enthält viele digitale Inhalte, die eine einheitliche Desensi bilisierung erfordern oder durch Platzhalter ersetzt werden.
- Kurs materialien, System dokumente und Beschreibung dokumente enthalten ähnliche Codes, die stapel weise standard isiert werden müssen.
- Neue Word-Dateien, die aus alten Vorlagen generiert werden, erfordern eine einheitliche Bereinigung von Nummern, Abkürzungen oder speziellen Texten.
- Word-Inhalte müssen stapel weise ersetzt werden, aber Sie möchten das Dokument nicht einzeln öffnen und wiederholen.
HeSoft Doc Batch Tool Die Position ierung ist ein Batch-Verarbeitung werkzeug in Office-Software, und der Kernwert besteht darin, Benutzern dabei zu helfen, Doppel arbeit zu reduzieren. Es verarbeitet nicht nur eine einzelne Datei, sondern verbessert die Verarbeitung effizienz um mehrere Dokumente, mehrere Aufgaben und einheitliche Regeln.
Effekt vorschau: Datei-und Inhalts status vor der Verarbeitung
Vor der Verarbeitung enthält der Beispiel ordner 6 Word-Dokumente mit den Dateinamen 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx, 6.docx. Dies zeigt, dass diese Aufgabe nicht darin besteht, eine einzelne Word-Datei zu ändern, sondern denselben Satz von Ersatz regeln auf mehrere Dokumente anzuwenden.
Nach dem Öffnen eines der Dokumente sehen Sie, dass der Text viele englische Abkürzungen und digitale Inhalte enthält. Zum Beispiel der BOT im Titel, der ELA im Text und die Nummer 60 usw. Sie sind in Überschriften, Absätzen und Listen text verteilt. Wenn Sie nacheinander von Hand suchen, ist dies nicht nur langsam, sondern erfordert auch eine wiederholte Bestätigung.
Aus dem Screenshot geht hervor, dass der Inhalt des Dokuments keine einfache Ersetzung ist, sondern mehrere Texts orten und Typen, die verarbeitet werden müssen. In solchen Fällen ist die Verwendung von "Formel-Fuzzy-Suche nach Text" effizienter als die normale präzise Suche.
Effekt nach der Verarbeitung: Der regel konforme Inhalt wurde einheitlich ersetzt
Überprüfen Sie nach Abschluss des Batch-Ersatzes das Dokument erneut. Die ursprünglichen drei großen englischen Abkürzungen wurden durch A und die fortlaufenden Zahlen durch B ersetzt. Die gelbe Markierung zeigt die Position nach dem Ersetzen an, und Sie können sehen, dass sich der passende Inhalt in Titel, Absatz und Liste geändert hat.
Dieser Effekt zeigt, dass die Software nicht nur ein bestimmtes festes Wort ersetzt, sondern ähnliche Inhalte gemäß den Regeln für reguläre Ausdrücke abstimmt. Für Benutzer, die Word-Dokumente stapel weise reinigen, desensi bilisieren und standardisieren müssen, ist diese Methode flexibler als die Eingabe von Schlüssel wörtern nacheinander.
Schritt 1: Suchen Sie den Ersatz eintrag für die Stapel suche im Word-Tool
Öffnen HeSoft Doc Batch Tool Wählen Sie "Word Tools" in der linken Navigations leiste. Auf der Haupt oberfläche werden mehrere Stapel verarbeitung funktionen für Word-Dateien angezeigt, darunter Suchen und Ersetzen, Absatz verarbeitung, Wasser zeichen, Seiten layout, Bild verarbeitung, Format konvertierung usw. In diesem Artikel wird "Suchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern in Word" verwendet.
Der Zweck dieser Funktion besteht darin, die Software in den Word-Inhalts ersatz prozess zu bringen. Es ist zu beachten, dass hier die Schlüssel wörter im Inhalt der Word-Datei verarbeitet werden, nicht die Änderung des Dateinamens oder die Verarbeitung des Ordnern amens. Wenn es Ihr Ziel ist, den Text im Text, Titel und Absatz von docx zu ändern, sollten Sie diese Funktion auswählen.
Nach dem Aufrufen der Funktion führt die Software den Benutzer durch die Schritte, um die Verarbeitung abzuschließen, die für Büro benutzer geeignet ist, die mit komplexen Batch-Skripten nicht vertraut sind.
Schritt 2: Importieren Sie die zu verarbeiten den Word-oder Docx-Dateien
Nach dem Aufrufen der Funktions seite besteht der erste Schritt darin, "die zu verarbeiten den Datensätze auszuwählen". In der oberen rechten Ecke der Benutzer oberfläche befinden sich die Schaltflächen "Dateien hinzufügen" und "Dateien aus Ordnern importieren". Ersteres eignet sich für eine kleine Anzahl von Dateien, während letzteres für Fälle geeignet ist, in denen sich mehrere Word-Dokumente in einem Ordner befinden. Im Beispiel wurden 6 docx-Dateien importiert. In der Liste sehen Sie den Dateinamen, den Pfad und die Erweiterung.
Nach dem Import der Datei wird empfohlen, drei Inspektionen durch zuführen: Erstens, ob die Anzahl der Datensätze korrekt ist, die Gesamtzahl der Datensätze im Beispiel 6 beträgt, zweitens, ob der Pfad auf den Ziel ordner verweist, drittens, ob die Erweiterung im Word-Format ist, das verarbeitet werden muss. Die Erweiterungen im Screenshot sind alle docx, was darauf hinweist, dass die neue Version des Word-Dokuments importiert wird.
Wenn Sie einen Datei import fehler feststellen, können Sie Datensätze löschen, die nicht über die Aktions spalte verarbeitet werden müssen, oder mithilfe von "Leeren" erneut auswählen. Nachdem Sie bestätigt haben, dass die Datei liste korrekt ist, klicken Sie unten auf "Weiter", um die Keyword-Regel einstellungen aufzurufen.
Schritt 3: Verwenden Sie die Formel, um den Text zu finden und Regeln festzulegen
Im zweiten Schritt "Verarbeitung optionen festlegen" ist es am wichtigsten, die richtige Such methode zu wählen. Die Benutzer oberfläche zeigt zwei Optionen an: "Text genau suchen" und "Text mit Formel unschärfe suchen". Wenn Sie festen Text ersetzen möchten, können Sie eine präzise Suche verwenden. Wenn Sie eine Art von Text ersetzen möchten, der dem Gesetz entspricht, sollten Sie "Text mit Formel fuzzy suchen" auswählen.
In diesem Beispiel wird die Liste der zu suchen den Schlüssel wörter mit zwei Zeilen ausgefüllt:
- [A-Z]{3}: bedeutet, dass drei aufeinander folgende englische Großbuchstaben übereinstimmen.
- \ D: bedeutet, dass aufeinander folgende Zahlen übereinstimmen.
Die Liste der ersetzten Schlüssel wörter wird ebenfalls in zwei Zeilen ausgefüllt:
- A: Ersetzen Sie den Inhalt, der mit der ersten Regel überein stimmt.
- B: Entspricht dem Inhalt, der mit der zweiten Regel überein stimmt.
Mit anderen Worten, die Software sucht zuerst nach dem gesamten Text, der [A-Z]{3} im Word-Dokument entspricht, und ersetzt ihn durch A, sucht dann nach dem gesamten Text, der \ d entspricht, und ersetzt ihn durch B. Da mehrere Dateien importiert werden, werden die Regeln stapel weise auf Word-Dokumente in der Liste angewendet.
Hier ist ein wichtiges Detail: Die linke und rechte Seite der Liste entsprechen in Zeilen. Die Such regel in Zeile 1 entspricht dem Ersetzung serge bnis in Zeile 1 und die Such regel in Zeile 2 entspricht dem Ersetzung serge bnis in Zeile 2. Wenn Sie bei der tatsächlichen Verwendung weitere Regeln festlegen, müssen Sie die Anzahl der Zeilen und die Reihenfolge konsistent halten.
Schritt 4: Wählen Sie die Ausgabe position aus und führen Sie die Verarbeitung durch
Klicken Sie nach dem Festlegen der Regeln auf "Weiter". Am oberen Rand des Prozesses werden folgende Schritte angezeigt, darunter "Speicherort festlegen" und "Verarbeitung starten". Beim Speichern des Speicherorts wird empfohlen, das verarbeitete Dokument zum einfachen Vergleich mit der ursprünglichen Word-Datei in einem neuen Verzeichnis zu speichern. Wenn die Regeln falsch eingestellt sind, können Sie jederzeit zur Original datei zurückkehren und diese erneut verarbeiten.
Nach dem Schritt „ Verarbeitung starten “führt die Software die Suche und Ersetzung der Dateien in der Import liste nacheinander durch. Bei mehreren Docx-Dateien muss der Benutzer nicht jedes Dokument manuell öffnen und den Such ersatz befehl in Word nicht wiederholt ausführen. Sobald die Verarbeitung abgeschlossen ist, öffnen Sie einfach die Ausgabe datei, um zu überprüfen, ob der kritische Inhalt den Erwartungen entspricht.
Diese Stapel verarbeitung methode eignet sich besonders für Verwaltungs-, Personal-, Bildungs-, Rechts-, Projekt management-und andere Positionen, da diese Positionen häufig mit einer großen Anzahl von Word-Dateien mit ähnlichen Formaten, aber leicht unterschied lichen Inhalten konfrontiert sind.
Häufig gestellte Fragen und Vorsicht maßnahmen
1. Was passt zu [A-Z]{3}?
Es wird mit drei Großbuchstaben hintere in ander übereinstimmen. Inhalte wie BOT und ELA entsprechen den Regeln. Wenn das Dokument weitere drei Großbuchstaben enthält, kann es auch übereinstimmen. Daher wird empfohlen, vor der formalen Verarbeitung mit einer kleinen Anzahl von Dateien zu testen.
2. Wird \ d alle Zahlen ersetzen?
Wird mit aufeinander folgenden Zahlen übereinstimmen. Mit anderen Worten, solange es sich im Text, in der Nummer und im Seitenzahl stil um fortlaufende Zahlen handelt, können sie ersetzt werden. Ob diese Regel geeignet ist, hängt vom Inhalt Ihres Dokuments ab.
3. Ist es möglich, nur englische Abkürzungen zu ersetzen, ohne Zahlen zu ersetzen?
Kann. Behalten Sie nur [A-Z]{3} auf der linken Seite und geben Sie den entsprechenden Ersatz inhalt auf der rechten Seite ein. Mehrz zeile regeln müssen nicht alle verwendet werden und werden entsprechend den tatsächlichen Anforderungen festgelegt.
4. Stellt das Ersetzen eines leeren Ergebnisses eine Löschung dar?
Auf der Eingabe aufforderung der Benutzer oberfläche bedeutet "Nicht ausfüllen bedeutet Löschen". Wenn also die rechte Seite einer Zeile leer ist, kann der passende Inhalt gelöscht werden. Überprüfen Sie, ob die Ersatz liste vor der Stapel verarbeitung fehlt.
5. Warum wird empfohlen, die Original dokumente beizu behalten?
Der Übereinstimmung bereich regulärer Ausdrücke ist normaler weise relativ breit. Sobald die Regeln nicht genau genug geschrieben sind, kann dies den Text beeinflussen, der die Erwartungen übertrifft. Behalten Sie die ursprüngliche Word-Datei bei, die nach dem Auffinden des Problems schnell wieder hergestellt werden kann.
Zusammenfassung
Die Platzhalter formel für reguläre Ausdrücke ist ein sehr effizientes Werkzeug, wenn in mehreren Word-Dokumenten "ähnlicher Text" anstelle eines einzelnen festen Wortes ersetzt werden muss. Durch HeSoft Doc Batch Tool , Der Benutzer kann mehrere Docx-Dateien importieren, "Text mit Formel unschärfe suchen" auswählen, die Such regeln und das Ersetzung serge bnis ausfüllen und dann den Stapel austausch auf einmal abschließen.
Wenn Sie sich mit einer großen Anzahl von Word-Berichten, Verträgen, Kurs materialien oder Vorlagen dateien befassen, wird empfohlen, zuerst die zu übereinstimmenden Text regeln zu sortieren und dann eine kleine Anzahl von Beispiel dokumenten zum Testen der Regeln zu verwenden. Nachdem Sie bestätigt haben, dass die Ergebnisse korrekt sind, führen Sie eine Stapel verarbeitung für den gesamten Ordner durch, um die Effizienz zu verbessern und das Risiko von Fehlfunktionen zu verringern.