多くのword文書に統一的に修正する必要があるキーワードがある場合、docxまたはdocファイルを一つずつ開いて検索して置換するのは時間がかかり、改ざんも容易である。 本文は HeSoft Doc Batch Tool 例えば、一度に複数のWordファイルをインポートし、複数の「キーワードを検索」と「置換後キーワード」を設定して、Wordファイルの内容の複数のキーワードを一括置換する方法を示します資料の更新、テンプレートの改訂、契約フィールドの調整、製品コピーの統一的な交換などの場面に適している。
日常業務では、1つのファイルに数十個から数百個のword文書があり、中にはいくつかの固定語を統一的に修正する必要がある状況がよくある。 たとえば、旧国名、旧会社名、旧製品モデル、旧部門名、期限切れフィールドを新しいコンテンツに置き換えます。 1つのword文書で「検索と置換」を使用するだけでは、1つのファイルを処理することも受け入れられますしかし、ファイル数が多く、ファイルごとに置換するキーワードが複数ある場合手動操作は非常に非効率的になります。
本論文で解決すべき問題は次の通りである多くのWordファイルの複数のキーワードを一括して置き換える方法。 例では、6つのdocxファイルを処理し、ドキュメントの内容をAustraliaに置き換えますCanada、をUSAに置き換えますJapan。 助けを借りる HeSoft Doc Batch Tool 、一度に複数のWord文書をインポートし、複数のグループの検索と置換ルールを集中的に設定して、一括して処理を完了し、重複労働を減らし、改ざんリスクを減らすことができる。
このような文書を一括処理するオフィスソフトは、Word自体に代わるものではなく、「一つ一つ開いて、一つ一つ探して、一つ一つ置き換えて、一つ一つ保存する」という繰り返し動作をまとめて実行する。 Docx、docなどのword文書を頻繁に扱う人にとって、一括検索置換は明らかに効率を高めることができる。
適用シーン: Wordファイル内の複数のキーワードを一括置換するのに適した状況
Wordキーワードを一括置換するのは、ある文書だけではなく、多くのオフィスシーンでよく見られる。 複数のWord文書に同一または類似した文字内容が存在し、統一的に更新する必要がある限り、一括検索置換機能を使用することが考えられる。
1.資料中の古い名称を一括更新する
例えば、会社の名前変更、ブランドのアップグレード、部門の調整後も、大量のword文書に古い名前が残っている。 ファイルごとの修正は漏れやすいので、一括置換を使用して古い名前を新しい名前に統一的に置き換えることができます。
2.契約、契約、テンプレートの固定フィールドを一括修正する
契約テンプレート、見積書の説明、プロジェクト文書には、甲の名称、プロジェクト名、地域、連絡先などのフィールドがよく含まれる。 同じロットのファイルが複数のグループの内容を置き換える必要がある場合は、一度に複数のキーワードの対応関係を設定できます。
3.製品資料、トレーニング資料、説明文書を一括処理する
製品パラメータ、型番、バージョン番号、国、日付などの情報が変化した場合、複数のword文書は同期して更新しなければならない。 一括置換機能を使用すると、異なるファイルを切り替えることができません。
4.文書中の誤語や不規範表現を一括修正する
一部の文書は長期的にコピーして使用する可能性があり、中には固定的な誤語、古い表現、または不統一な英語の書き方がある。 一括検索置換により、複数のdocxまたはdocファイル内の文字を一度に仕様することができます。
5.複数のキーワードを同時に置き換える
本稿では、単語を1つだけ置き換えるのではなく、複数のキーワードを同時に置き換えることに重点を置いている。 例えば、オーストラリアはCanada、USAはJapanに対応しています。 複数の置換ルールセットをセットにして設定すると、インポートしたWordファイルがルールに従って一括処理されます。
効果プレビュー: 処理前と処理後のWordコンテンツの変化
処理前: 複数のWordファイルに置換対象キーワードが含まれています
処理前のファイルのリストから、今回の例では、1.docx、2.docx、3.docx、4.docx、5.docx、6.docxという6つのword文書が用意されています。 これらのファイルはすべて一括処理に参加する必要があります。
Wordファイルの1つを開くと、ドキュメントの内容はリンゴの品種の紹介で、「Country of origin」フィールドが含まれています。 処理前、左側の内容の国はAustralia、右側の内容の国はUSA。 スクリーンショットの赤い矢印は、交換が必要な位置を示しています。
これだけの場合、手動で置き換えるのは複雑ではありませんしかし、実際の作業では、複数のWord文書、複数の段落、複数の表、または複数ページの文書に類似するコンテンツが分散される可能性があります。 人工的に一つずつ検索するだけで、あるファイルが開かれていない、あるキーワードが置換されていない、ある場所が漏れているなどの問題が起こりやすい。
処理後: 複数のキーワードがルールに置き換えられました
一括処理が完了したら、word文書の内容を見ると、元のものが見えますAustraliaになりましたCanada、元のUSAになりましたJapan。 文書中の画像、表構造、その他の文字内容は元のレイアウトのままで、設定ルールで指定されたキーワードを重点的に修正した。
前後の対比から、一括置換の結果は非常に直感的で、処理前に修正が必要な二つのキーワードは、処理後に対応する新語になった。 大量のWordファイルを統一的に更新する必要がある場合は、ファイルを1つずつ開くよりも適切です。
操作手順: 使用 HeSoft Doc Batch Tool Wordキーワードを一括検索して置き換えます
スクリーンショットの順番で、どのようにして HeSoft Doc Batch Tool で完了しました。 この記事では、docxファイルを例にして、実際のオフィスでよく見られるword文書にはdoc形式も含まれており、ソフトウェアインタフェースがサポートするファイルタイプに応じて処理することができます。
手順1: Wordツールに入り、「Wordのキーワードを検索して置換」を選択します
開く HeSoft Doc Batch Tool その後、左側には、Wordツール、Excelツール、PowerPointツール、PDFツールなど、さまざまな種類のオフィスファイルツールの分類が表示されます。 今回はワード文书を扱うので、まず左侧のWordツール分類。
Wordツールのリストで、を見つけてクリックします「Wordのキーワードを検索して置き換えます」。 スクリーンショットのこの機能カードはWordツールの第1項にあり、Wordファイルの内容のキーワードを一括検索して置き換えることを目的としていることを示しています。
このステップの目的は、Wordコンテンツのキーワード置換に特化した処理プロセスに入ることである。 入ったら、ソフトウェアはウィザード形式で処理手順を示し、ファイルのインポート、ルール設定、保存場所の設定、処理を順番に完了します。
ステップ2: 一括処理が必要なWordファイルを追加する
「Wordのキーワードを検索して置換」機能に入ると、画面の上部に表示されますファイルを追加、フォルダからファイルをインポートする、クリア、もっとなどのボタン。 少量のファイルについては、「ファイルを追加」をクリックして一つずつ選択できますWordファイルが同じフォルダにある場合は、「フォルダからファイルをインポート」を使用して一度にインポートできます。
この例では、6つのdocxファイルがインポートされています。リストには、ファイル番号、名前、パス、拡張子、作成時間、変更時間などの情報が表示されます。 ファイルパスがD:\ test \ にあり、拡張子がdocxであることがわかります。 一番下の要約領域には、これらのファイルが処理待ちリストに正常に追加されたことを示すレコード数が6と表示されています。
このステップの目的は、ソフトウェアに「どのWordファイルを処理する必要があるか」を明確に伝えることです。 インポートが完了したら、まずファイル数とファイル名が正しいかチェックすることをお勧めします。 処理しないファイルがインポートされた場合は、リストの右側にある操作領域で対応するレコードを削除できますファイルを再選択する必要がある場合は、「クリア」を使用して再インポートすることもできます。
ファイルを一括処理する場合、ファイル選択は非常に重要なステップです。 ソフトウェアは、その後に設定されたキーワードルールに従って、リスト内のWordファイルを処理するからです。 ファイル範囲が正確であることを確認することで、無関係な文書を誤って処理しないようにすることができます。
ステップ3: 検索方式と複数のキーワード置換ルールの設定
ファイルのインポートが完了したら、下部のをクリックします次へを選択します。 スクリーンショットによると、現在の手順はステップ2で、インタフェースタイトルは「キーワードオプションを設定」です。
「検索方法」領域で、例はテキストを正確に検索します。 これは、ソフトウェアが入力したキーワードテキストに従って正確に検索することを示しています。 「式を使用してテキストをあいまいに検索」オプションも表示されますが、この例では正確な検索方法を使用しているため、置換する単語が明示的にわかっているシーンに適しています。
キーワード設定エリアで、左側は検索するキーワードのリスト、右側は置換後のキーワードリスト。 例では、左側の1行目にオーストラリア、右側の1行目にカナダを入力します左側の2行目にUSA、右側の2行目にJapanと入力します。
ここで特に注意が必要です: 左右のキーワードは、通常、行ごとに対応する必要があります。 つまり、1行目のオーストラリアは1行目のカナダに、2行目のUSAは2行目のJapanに置き換えられます。 より多くのキーワードを置き換える必要がある場合は、行ごとに追加を続けることができます。 例えば、旧製品名は新製品名、旧部門名は新部門名、旧日付は新日付などに対応する。
スクリーンショットには、次のような追加オプションも表示されますアルファベットの大文字と小文字を無視する、単語の一部ではなく、完全な単語をマッチさせます。 これらのオプションをチェックするかどうかは、実際のニーズに基づいて判断します。 例えば、英語の内容を扱うとき、オーストラリア、オーストラリア、オーストラリアが認識されることを望むなら、大文字と小文字のオプションに注目することができる完全な単語だけを置き換え、他の単語の一部に置き換えないようにしたいなら完全な単語マッチングオプションに注目できます。
このステップの目的は、「何を探すか」と「何に置き換えるか」を明確にすることです。 Wordファイル内の複数のキーワードを一括して置き換える場合、キーワードリストは最も中核的な構成である。 正式に処理する前に、すべての行をよくチェックして、交換関係を逆に書いたり、間違ったりしないようにすることをお勧めします。
ステップ4: 保存場所の設定を続けて処理を開始する
キーワードルールの設定が完了したら、下部のをクリックします次へ。 インタフェースの流れから見ると、次は保存先の設定と処理を開始する2つのステップ。 スクリーンショットは保存場所ページと最終実行ページを展開していないが、ウィザードの手順から合理的に判断でき、ソフトウェアは処理後のファイル保存場所を確認してから一括処理を開始するようにユーザーに要求する。
このステップでは、仕事の習慣に基づいて結果を照合しやすい場所を選ぶことをお勧めします。 元のファイルを保護するために、実際のオフィスでは、処理されたファイルを別のフォルダに保存することが多く、元のファイルと比較しやすい。 設定が完了したら、処理開始手順に進み、ソフトウェアに先にインポートしたファイルリストとキーワード置換ルールで一括処理を実行させる。
処理が完了したら、出力されたWordファイルを開いて抽出することができます。 本論文の例では、処理後のスクリーンショットによると、オーストラリアはカナダになり、USAはJapanになり、複数のキーワードの交換が有効になったことを示している。
よくある質問と注意事項
1.複数のキーワードを置き換える場合、左右のリストは1対1で対応します
複数のキーワードを一括置換する場合、最もエラーが発生しやすいのは、置換関係が対応していないことです。 例えば、左側の1行目はオーストラリアで、右側の1行目はカナダでなければならない左側の2行目はUSA、右側の2行目はJapanでなければならない。 途中で1行の入力が漏れたり、順序がずれたりすると、置換結果が期待通りにならない可能性があります。
2.処理前に元のWordファイルのバックアップを推奨する
一括処理の特徴は、一度に複数のファイルに影響を与え、効率が高いことであるが、前期の設置も正確であることが要求される。 本番実行前に元のファイルのバックアップを保持するか、処理結果を別の場所に出力することをお勧めします。 これでキーワードの設定に誤りがあっても、元のファイルに戻って再処理できます。
3.大文字と小文字が完全な単語と一致することに注意する
英語のキーワードを置き換えると、大文字と小文字と単語の境界が結果に影響します。 完全に一致したテキストのみを置き換える場合は、正確な検索を使用し、追加オプションを慎重に設定する必要があります。 大文字と小文字の違いの書き方も置き換えたい場合は、インタフェース内の関連オプションに基づいて選択する必要があります。
4.少量のファイルでテストしてから、すべてのファイルを一括処理する
処理するWordファイルの数が多い場合や、キーワードルールが複雑な場合は、まずサンプルファイルを1、2つインポートしてテストすることができます。 結果が期待通りになったことを確認したら、完全なフォルダをインポートして一括実行します。 これにより、大量のエラー交換によるやり直しコストを削減できます。
5.文書に類似しているが置き換えてはならない内容がないかチェックする
たとえば、USAは本文、表、タイトル、説明文に表示されることがあります。 一部の位置だけを置き換える必要があり、他の位置を修正しない場合は、キーワードを設定するときに注意する必要があります。 全体的な統一が非常に明確なシーンを置き換えるために、バッチ処理は最も効率的なメリットを発揮します。
まとめ: 一括処理ツールでword文書の重複修正作業を減らす
多くのWordファイルの複数のキーワードを一括して置き換えることは、本質的に重複したオフィスの問題を解決している。 手動処理では、ファイルを開いたり、キーワードを検索したり、置換内容を入力したり、閉じたりする必要があります HeSoft Doc Batch Tool 、複数のdocx、doc文書をまとめてインポートし、複数のセットの検索と置換ルールを一度に設定して、ソフトウェアが自動的に一括処理を完了できるようにすることができます。
この記事の例では、6つのWordファイルのうち、オーストラリアとUSAがそれぞれカナダとJapanに置き換えられている。 この過程は、書類が多いほど、キーワードが多いほど、節約の時間が明らかになると同時に、人工的に改ざんする確率を下げることができる。
契約テンプレート、プロジェクト資料、製品説明、トレーニング文書、その他の大量のWord文書を処理していて、複数のキーワードを統一的に置き換える必要がある場合この記事の手順に従って、まずファイルリストと置換ルールを準備してから、オフィスソフトウェアの一括処理機能を使用して操作を完了することをお勧めします。 これにより、効率が向上し、ドキュメントの更新プロセスがより規範的で制御可能になります。