Wenn in vielen Word-Dokumenten Schlüssel wörter vorhanden sind, die einheitlich geändert werden müssen, ist es zeit aufwändig, Docx-oder Doc-Dateien nacheinander zu öffnen, um sie zu finden und zu ersetzen, und es ist leicht, Änderungen zu verpassen. Dieser Artikel basiert auf HeSoft Doc Batch Tool Zeigen Sie beispiels weise, wie mehrere Word-Dateien gleichzeitig importiert werden, und richten Sie mehrere Gruppen von "Such schlüssel wörtern" und "Ersatz schlüssel wörtern" ein, um mehrere Schlüssel wörter im Inhalt der Word-Datei stapel weise zu ersetzen, die für Daten aktualisie rungen, Vorlagen änderungen und Verträge geeignet sind Szenen wie Feld anpassung und einheitlicher Austausch von Produkt kopien.
Im täglichen Büro treten häufig Situationen auf: In einem Ordner befinden sich Dutzende oder sogar Hunderte von Word-Dokumenten, und es gibt einige feste Wörter, die einheitlich geändert werden müssen. Ersetzen Sie beispiels weise den alten Ländernamen, den alten Firmennamen, das alte Produkt modell, den alten Abteilungs namen oder abgelaufene Felder durch neue Inhalte. Wenn Sie nur "Suchen und Ersetzen" in einem einzelnen Word-Dokument verwenden, ist die Verarbeitung einer Datei akzeptabel. Wenn jedoch die Anzahl der Dateien groß ist und in jeder Datei mehr als ein Schlüssel wort ersetzt werden muss, wird der manuelle Vorgang sehr ineffizient.
Das Problem, das in diesem Artikel gelöst werden soll, ist:So ersetzen Sie mehrere Schlüssel wörter in vielen Word-Dateien in großen Mengen. Im Beispiel müssen Sie 6 Docx-Dateien verarbeiten und dieAustraliaErsetzen Sie durchCanada,USAErsetzen Sie durchJapan. Mit Hilfe von HeSoft Doc Batch Tool , Sie können mehrere Word-Dateien gleichzeitig importieren, mehrere Such-und Ersetzung regeln zentral festlegen und die Verarbeitung dann stapel weise abschließen, um Doppel arbeit zu reduzieren und das Risiko fehlender Änderungen zu verringern.
Der Kernwert dieser Art von Office-Software für die Stapel verarbeitung von Dateien besteht nicht darin, Word selbst zu ersetzen, sondern die wiederholten Aktionen "nacheinander öffnen, nacheinander suchen, nacheinander ersetzen und nacheinander speichern" zentral auszuführen. Für Personen, die häufig mit Word-Dokumenten wie Docx und Doc arbeiten, kann die Stapel suche und-ersetzung die Effizienz erheblich verbessern.
Anwendbares Szenario: Welche Situationen eignen sich zum Batch-Ersetzen mehrerer Schlüssel wörter in Word-Dateien
Das Batch-Ersetzen von Word-Schlüssel wörtern gilt nicht nur für eine bestimmte Art von Dokument, sondern ist in vielen Office-Szenarien üblich. Solange in mehreren Word-Dateien derselbe oder ein ähnlicher Textinhalt vorhanden ist und ein einheitliches Update erforderlich ist, können Sie die Substitution funktion für die Massen suche in Betracht ziehen.
1. Der alte Name im Bulk-Update-Profil
Beispiels weise bleibt der alte Name nach der Namensänderung des Unternehmens, dem Marken-Upgrade und der Abteilungs anpassung in einer großen Anzahl von Word-Dokumenten erhalten. Das Ändern von Datei zu Datei ist leicht zu übersehen. Die Verwendung des Batch-Ersatzes kann den alten Namen durch den neuen Namen ersetzen.
2. Ändern Sie feste Felder in Verträgen, Vereinbarungen und Vorlagen stapel weise
Vertrags vorlagen, Angebots beschreibungen und Projekt dokumente enthalten häufig den Namen von Partei A, den Projektnamen, die Region, die Kontakt person und andere Felder. Wenn mehrere Inhalts gruppen durch denselben Datei stapel ersetzt werden müssen, können Sie mehrere Keyword-Entsprechungen gleichzeitig festlegen.
3. Produkt materialien, Schulungs materialien und Dokumentation stapel weise verarbeiten
Wenn sich Produkt parameter, Modell, Versions nummer, Land und Region, Datum und andere Informationen ändern, müssen mehrere Word-Dokumente gleichzeitig aktualisiert werden. Mit der Batch-Substitution funktion können Sie vermeiden, zwischen verschiedenen Dateien hin und her zu wechseln.
4. Korrigieren Sie falsche Wörter oder unregelmäßige Ausdrücke in Dokumenten stapel weise
Einige Dokumente können lange Zeit kopiert und verwendet werden, und es gibt feste falsche Wörter, alte Ausdrücke oder inkonsistenten englischen Schrift. Sie können Text in mehreren Docx-oder Doc-Dateien gleichzeitig durch Batch-Such substitutionen regulieren.
5. Ersetzen Sie mehrere Sätze von Schlüssel wörtern gleichzeitig
In diesem Beispiel geht es nicht darum, nur ein Wort zu ersetzen, sondern mehrere Schlüssel wörter gleichzeitig zu ersetzen. Zum Beispiel entspricht Australia Kanada und die USA Japan. Nachdem mehrere Gruppen von Ersatz regeln zentral eingerichtet wurden, verarbeitet die Software die importierten Word-Dateien gemäß den Regeln.
Effekt vorschau: Änderungen des Word-Inhalts vor und nach der Verarbeitung
Vor der Verarbeitung: Mehrere Word-Dateien enthalten Schlüssel wörter, die ersetzt werden sollen
Aus der Liste der Dateien vor der Verarbeitung ist ersichtlich, dass in diesem Beispiel 6 Word-Dokumente mit den Dateinamen 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx und 6.docx vorbereitet wurden. Diese Dateien müssen in die Stapel verarbeitung einbezogen werden.
Wenn Sie eine der Word-Dateien öffnen, können Sie sehen, dass der Inhalt des Dokuments eine Einführung in die Apfels orte ist, die das Feld "Land der Ordnung" enthält. Vor der Verarbeitung ist das Land im linken InhaltAustraliaDas Land im Inhalt rechts istUSA. Der rote Pfeil im Screenshot markiert, wo er ersetzt werden muss.
Wenn es nur diesen Inhalt gibt, ist das manuelle Ersetzen nicht kompliziert. Bei der tatsächlichen Arbeit kann ein ähnlicher Inhalt jedoch auf mehrere Word-Dateien, mehrere Absätze, mehrere Tabellen oder mehrseitige Dokumente verteilt werden. Wenn Sie sich nur auf die manuelle Suche nacheinander verlassen, können leicht Probleme auftreten, z. B. wenn eine bestimmte Datei nicht geöffnet wird, ein bestimmtes Schlüssel wort nicht ersetzt wird und ein bestimmter Speicherort übersehen wird.
Nach der Verarbeitung: Mehrere Schlüssel wörter wurden nach Regeln ersetzt
Überprüfen Sie nach Abschluss der Stapel verarbeitung den Inhalt des Word-Dokuments. Sie können das Original anzeigenAustraliaHat sich geändertCanadaDas OriginalUSAHat sich geändertJapan. Die Bilder, die Tabellen struktur und andere Textinhalte im Dokument behalten weiterhin das ursprüngliche Layout bei, und die wichtigsten Änderungen sind die in den Einstellungs regeln angegebenen Schlüssel wörter.
Aus dem Vergleich vorher und nachher ist ersichtlich, dass die Ergebnisse der Batch-Ersetzung sehr intuitiv sind: Die beiden Schlüssel wörter, die vor der Verarbeitung geändert werden müssen, werden nach der Verarbeitung zu entsprechenden neuen Wörtern. In Fällen, in denen eine große Anzahl von Word-Dateien einheitlich aktualisiert werden muss, ist diese Methode besser geeignet, als die Datei einzeln zu öffnen und zu ersetzen.
Betriebs schritte: Verwenden HeSoft Doc Batch Tool Word-Schlüssel wörter in Stapeln finden und ersetzen
In der Reihenfolge der Screenshots zeigen wir, wie es geht HeSoft Doc Batch Tool Schließen Sie "Ersetzen mehrerer Schlüssel wörter in vielen Word-Dateien stapel weise" ab. In diesem Artikel wird die Docx-Datei als Beispiel verwendet. Zu den gängigen Word-Dokumenten im tatsächlichen Büro gehört auch das Doc-Format, das je nach Dateityp ausgewählt werden kann, der während der Verarbeitung von der Softwares chnitt stelle unterstützt wird.
Schritt 1: Gehen Sie zum Word-Tool und wählen Sie "Schlüssel wörter in Word suchen und ersetzen".
Öffnen HeSoft Doc Batch Tool Später sehen Sie auf der linken Seite verschiedene Arten von Tools für Office-Dateien, z. B. Word-Tools, Excel-Tools, PowerPoint-Tools, PDF-Tools usw. Da ich dieses Mal ein Word-Dokument verarbeiten möchte, geben Sie zuerst das linke einWord-ToolsKlassifizierung.
Suchen Sie in der Liste der Word-Tools und klicken Sie auf"Suchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern in Word". Die Funktions karte im Screenshot befindet sich im ersten Punkt des Word-Tools, was darauf hinweist, dass der Zweck darin besteht, Schlüssel wörter im Word-Datei inhalt in Stapeln zu finden und zu ersetzen.
Der Zweck dieses Schritts besteht darin, den Verarbeitung prozess speziell für die Ersetzung von Word-Inhalts schlüssel wörtern einzugeben. Nach der Eingabe zeigt die Software die Verarbeitung schritte in Form eines Assistenten an, mit dem der Datei import, die Regel einstellung, die Speicher platz einstellung und die Verarbeitung in der richtigen Reihenfolge abgeschlossen werden können.
Schritt 2: Fügen Sie Word-Dateien hinzu, die in großen Mengen verarbeitet werden müssen
Nach dem Aufrufen der Funktion "Suchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern in Word" sehen Sie oben auf der Benutzer oberflächeDateien hinzufügen,Dateien aus Ordnern importieren,Entleeren,MehrWarten Sie auf die Tasten. Für eine kleine Anzahl von Dateien können Sie auf "Dateien hinzufügen" klicken, um nacheinander auszuwählen. Wenn sich alle Word-Dateien im selben Ordner befinden, können Sie mit "Dateien aus Ordnern importieren" auf einmal importieren.
Im Beispiel wurden 6 docx-Dateien importiert. In der Liste werden Informationen wie Seriennummer, Name, Pfad, Erweiterung, Erstellung szeit und Änderungs zeit angezeigt. Sie können sehen, dass sich der Datei pfad in D:\ test \ befindet und die Erweiterung docx ist. Der zusammenfassende Bereich unten zeigt, dass die Anzahl der Datensätze 6 beträgt, was darauf hinweist, dass diese Dateien erfolgreich in die ausstehende Liste aufgenommen wurden.
Der Zweck dieses Schritts besteht darin, der Software klar mitzuteilen, "welche Word-Dateien verarbeitet werden müssen". Nach Abschluss des Imports wird empfohlen, zuerst die Anzahl der Dateien und den richtigen Dateinamen zu überprüfen. Wenn Sie feststellen, dass Dateien importiert werden, die nicht verarbeitet werden müssen, können Sie den entsprechenden Datensatz im Aktions bereich auf der rechten Seite der Liste löschen. Wenn Sie die Datei erneut auswählen müssen, können Sie sie auch mit "Löschen" erneut importieren.
Die Datei auswahl ist ein sehr wichtiger Schritt beim Stapeln von Dateien. Weil die Software die Word-Datei in der Liste gemäß den später festgelegten Keyword-Regeln verarbeitet. Stellen Sie sicher, dass der Umfang der Datei korrekt ist, um irrelevante Dokumente zu vermeiden.
Schritt 3: Legen Sie die Such methode und die Regeln für das Ersetzen mehrerer Sätze von Schlüssel wörtern fest
Klicken Sie nach Abschluss des Datei imports unten aufWeiter, Geben Sie "Verarbeitung optionen festlegen" ein. Wie Sie im Screenshot sehen können, ist der aktuelle Schritt Schritt 2 und die Benutzer oberfläche trägt den Titel "Keyword-Optionen festlegen".
Im Bereich "Suchen nach dem Weg" wählt das BeispielText genau finden. Dies bedeutet, dass die Software eine genaue Suche gemäß dem eingegebenen Schlüssel wort text durchführt. Sie können auch die Option "Text mit Formel unschärfe finden" daneben sehen. In diesem Beispiel wird jedoch die genaue Such methode verwendet, sodass Sie sich für Szenarien eignen, in denen Sie genau wissen, welche Wörter ersetzt werden sollen.
Im Bereich der Keyword-Einstellungen ist die linke SeiteListe der Schlüssel wörter, die gesucht werden müssenDie rechte Seite istListe der Stichwörter nach Ersetzen. Geben Sie im Beispiel Australien in der linken Zeile 1 und Kanada in der rechten Zeile 1 ein, USA in der linken Zeile 2 und Japan in der rechten Zeile 2.
Besondere Aufmerksamkeit ist hier erforderlich: Die Schlüssel wörter auf der linken und rechten Seite sollten normaler weise in Zeilen entsprechen. Mit anderen Worten, Australia in Zeile 1 wird durch Canada in Zeile 1 ersetzt, und USA in Zeile 2 wird durch Japan in Zeile 2 ersetzt. Wenn weitere Schlüssel wörter ersetzt werden müssen, können Sie sie weiter nach Zeilen hinzufügen. Beispiels weise entspricht der alte Produktname dem neuen Produktnamen, der alte Abteilungs name entspricht dem neuen Abteilungs namen und das alte Datum entspricht dem neuen Datum.
Im Screenshot sind auch zusätzliche Optionen zu sehen, z.Ignorieren Sie die Groß-und Kleinschreibung von Buchstaben,Übereinstimmen mit einem vollständigen Wort anstelle eines Teils eines Wortes. Ob diese Optionen aktiviert werden sollen, hängt von den tatsächlichen Anforderungen ab. Wenn Sie beispiels weise beim Umgang mit englischen Inhalten australia, Australia und AUSTRALIA erkannt werden möchten, können Sie auf die Optionen für Groß-und Kleinschreibung achten. Wenn Sie nur vollständige Wörter ersetzen und vermeiden möchten, Teile anderer Wörter zu ersetzen, können Sie auf die Optionen für vollständige Wort übereinstimmungen achten.
Der Zweck dieses Schritts besteht darin, klar festzulegen, "was zu suchen ist" und "was zu ersetzen". Für das Batch-Ersetzen mehrerer Schlüssel wörter in Word-Dateien ist die Keyword-Liste die Kern konfiguration. Es wird empfohlen, jede Zeile vor der formalen Verarbeitung sorgfältig zu überprüfen, um zu vermeiden, dass die Ersatz beziehung umgekehrt oder falsch geschrieben wird.
Schritt 4: Setzen Sie den Speicherort fort und beginnen Sie mit der Verarbeitung
Klicken Sie nach dem Einstellen der Keyword-Regeln unten aufWeiter. Aus dem Schnitts telle prozess geht hervor, dass esStellen Sie den Speicherort einUndBeginnen Sie mit der VerarbeitungZwei Schritte. Obwohl der Screenshot die Speicherort-Seite und die endgültige Ausführungs seite nicht erweitert, kann anhand der Assistenten schritte festgestellt werden, dass die Software den Benutzer auffordert, den Speicherort der verarbeiteten Datei zu bestätigen und dann mit der Stapel verarbeitung zu beginnen.
In diesem Schritt wird empfohlen, einen Ort auszuwählen, an dem die Ergebnisse entsprechend den Arbeits gewohnheiten überprüft werden können. Um die Original datei zu schützen, werden die verarbeiteten Dateien normaler weise in einem separaten Ordner im tatsächlichen Büro gespeichert, um den Vergleich mit der Original datei zu erleichtern. Geben Sie nach Abschluss der Einstellung den Schritt zum Starten der Verarbeitung ein und lassen Sie die Software die Stapel verarbeitung gemäß der zuvor importierten Datei liste und den Regeln zum Ersetzen von Schlüssel wörtern ausführen.
Nach Abschluss der Verarbeitung können Sie die Ausgabe Word-Datei für eine Stichprobe öffnen. In diesem Beispiel zeigt der Screenshot nach der Verarbeitung, dass Australia Kanada und USA Japan geworden sind, was darauf hinweist, dass mehrere Sätze von Keyword-Ersetzungen wirksam geworden sind.
Häufig gestellte Fragen und Vorsicht maßnahmen
1. Wenn mehrere Sätze von Schlüssel wörtern ersetzt werden, muss die linke und rechte Liste eins zu eins entsprechen
Wenn Sie mehrere Schlüssel wörter stapel weise ersetzen, ist es am anfällig sten, Fehler zu machen, dass die Ersetzung beziehung nicht überein stimmt. Zum Beispiel ist die erste Zeile links Australien, die erste Zeile rechts sollte Kanada sein, die zweite Zeile links ist USA und die zweite Zeile rechts sollte Japan sein. Wenn eine Zeile in der Mitte fehlt oder die Reihenfolge falsch ausgerichtet ist, kann dies dazu führen, dass das Ersetzung serge bnis nicht den Erwartungen entspricht.
2. Es wird empfohlen, die ursprüngliche Word-Datei vor der Verarbeitung zu sichern
Die Massen verarbeitung zeichnet sich dadurch aus, dass sie mehrere Dateien gleichzeitig beeinflusst, was sehr effizient ist, aber auch eine genaue vorherige Einstellung erfordert. Es wird empfohlen, die Original datei vor der offiziellen Ausführung zu sichern oder die Verarbeitung sergeb nisse an einem separaten Speicherort auszugeben. Selbst wenn Sie feststellen, dass die Keyword-Einstellungen falsch sind, können Sie zur Original datei zurückkehren und diese erneut verarbeiten.
3. Achten Sie auf die Übereinstimmung von Groß-und Kleinschreibung und vollständigen Wörtern
Beim Ersetzen englischer Schlüssel wörter wirken sich Groß-und Kleinschreibung sowie Wort grenzen auf das Ergebnis aus. Wenn Sie nur einen vollständig konsistenten Text ersetzen möchten, sollten Sie präzise suchen und zusätzliche Optionen sorgfältig festlegen. Wenn Sie möchten, dass auch die Groß-und Kleinschreibung ersetzt wird, müssen Sie die entsprechenden Optionen in der Benutzer oberfläche auswählen.
4. Testen Sie zuerst mit einer kleinen Anzahl von Dateien und verarbeiten Sie dann alle Dateien stapel weise
Wenn die Anzahl der zu verarbeiten den Word-Dateien groß ist oder die Keyword-Regeln komplizierter sind, können Sie zunächst ein oder zwei Beispiel datei tests durchführen. Nachdem Sie bestätigt haben, dass die Ergebnisse den Erwartungen entsprechen, importieren Sie den vollständigen Ordner für die Stapel ausführung. Dies reduziert die Nacharbeit kosten, die durch einen fehlerhaften Ersatz in großen Mengen entstehen.
5. Überprüfen Sie das Dokument auf etwas Ähnliches, das jedoch nicht ersetzt werden sollte
Beispiels weise können die USA im Haupt text, in der Tabelle, im Titel oder in bestimmten Beschreibung texten erscheinen. Wenn nur ein Teil der Position ersetzt werden muss und andere Positionen nicht geändert werden sollten, müssen Sie beim Festlegen von Schlüssel wörtern vorsichtiger sein. Für Szenarien, in denen der globale einheitliche Ersatz sehr klar ist, bietet die Stapel verarbeitung den größten Effizienz vorteil.
Zusammenfassung: Verwenden Sie Stapel verarbeitung werkzeuge, um wiederholte Änderungen an Word-Dokumenten zu reduzieren
Das Batch-Ersetzen mehrerer Schlüssel wörter in vielen Word-Dateien löst im Wesentlichen das Problem des wiederholten Büros. Bei der manuellen Verarbeitung müssen Sie Dateien ständig öffnen, nach Schlüssel wörtern suchen, Ersatz inhalte eingeben, speichern und schließen und verwenden HeSoft Doc Batch Tool , Sie können mehrere Docx-und Doc-Dokumente zentral importieren und dann mehrere Such-und Ersetzung regeln gleichzeitig festlegen, damit die Software die Stapel verarbeitung automatisch abschließen kann.
In diesem Beispiel wurden Australia und USA in 6 Word-Dateien durch Canada bzw. Japan ersetzt. Dieser Prozess zeigt deutlich den Wert der Batch-Suche und-Ersetzung: Je mehr Dateien und je mehr Schlüssel wörter vorhanden sind, desto offen sichtlicher ist die Zeiters parnis und es kann auch die Wahrscheinlichkeit manueller fehlender Änderungen verringern.
Wenn Sie mit Vertrags vorlagen, Projekt informationen, Produkt beschreibungen, Schulungs dokumenten oder einer großen Anzahl anderer Word-Dateien arbeiten und mehrere Schlüssel wörter einheitlich ersetzen müssen, wird empfohlen, die Schritte in diesem Artikel zu befolgen, um zuerst die Datei liste und die Ersatz regeln vor der Stapel verarbeitung der Office-Software vor zubereiten Die Funktion ist abgeschlossen. Dies kann nicht nur die Effizienz verbessern, sondern auch den Dokument aktualisierungs prozess standard isierter und kontroll ierbarer machen.