1つのフォルダに数十個、数百個のword文書がキーワードを統一的に修正する必要がある場合、docxまたはdocファイルを1つずつ開いて手動で検索して置換するのは時間がかかり、改ざんも容易である。 この記事では、複数のWordファイルの複数のキーワードを一括して置き換えることを例に、どのように使用するかを示します HeSoft Doc Batch Tool 一度に複数の文書をインポートし、複数の検索語と置換語を設定し、契約書、資料、テンプレート、製品文書などの内容の統一的なメンテナンスに適したウィザードに従って一括処理を完了します。
日常業務では、多くの人がWord文書の中のいくつかの言葉を統一的に更新する必要がある場面に遭遇している例えば、旧地域名、旧会社名、旧製品名、旧番号を新しい内容に置き換えます。 ファイルが1つしかない場合は、Wordに付属している検索で置き換えることができますしかし、docx、doc文書が多く、文書ごとに複数のキーワードを置き換えると一つずつ開けたり、一つずつ入力したり、一つずつ保存したりすると、重複労働になります。
本論文で解決すべき問題は、多くのWordファイルの複数のキーワードを一括して置き換える方法である。 通過 HeSoft Doc Batch Tool 、複数のWord文書を一度に処理リストに追加し、同じ設定ページに複数の「キーワードを検索」と「置換後キーワード」を記入することができますソフトウェアにルールに従ってファイルの内容を一括処理させる。 以下、スクリーンショットと合わせて、処理前の効果、処理後の効果、具体的な操作の流れを完全に説明する。
適用シーン: Wordファイルのキーワードを一括置換する必要がある場合
Wordのコンテンツを一括検索することは、大量のドキュメントを一括して維持する必要があるシーンに適しています。 例えば会社の名前を変更した後、歴史契約書、見積書、説明書の古い会社名を新しい名前に置き換える必要がある製品資料が更新された後複数の文書の中の型番、パラメータ、産地、連絡先などの情報を統一的に修正する必要があるトレーニング資料、プロジェクト文書、入札文書に同じ古いキーワードが現れた一括置換を使用して迅速に修正することもできます。
スクリーンショットの例から分かるように、処理待ちファイルは1.docxから6.docxまでの合計6つのword文書である。 文書の内容にはリンゴの品種紹介が含まれており、その中で「Country of origin」の後の国の名称は修正する必要がある。 処理する前に、文書にオーストラリア、USAなどのキーワードが存在する処理後、これらの言葉はカナダ、Japanに置き換えられた。 この例では、ファイル数は少ないが、より多くのdocxまたはdocファイルにも同様に適用されます。
効果プレビュー: 処理前のWordファイルとキーワードステータス
処理前に、1つのフォルダに複数のword文書が置かれ、ファイル名は順に1.docx、2.docx、3.docx、4.docx、5.docx、6.docxと表示される。 このようなファイルを一つずつ開いて処理すると、ファイルごとに2、3つの単語しか修正しなくても、多くの時間がかかり、ウィンドウの切り替え、コピー貼り付け、ファイルの保存などの手順で漏れが生じやすい。
Word文書の1つを開くと、Size、Country of origin、color、Taste、Good for、Availabilityなど、本文に複数の情報フィールドがあることがわかります。 スクリーンショットには、特に置換が必要な内容が表示されています。左側の例のクラッチと右側の例のUSAです。 これは、今回は固定語を一つだけ置き換えるのではなく、複数の異なるキーワードを同時に処理することを示している。
効果プレビュー: 一括処理後の置換結果
一括処理が完了した後、word文書を開いてチェックすると、元のオーストラリアがカナダになり、元のUSAがJapanになったことがわかります。 ドキュメント内の画像、表構造、フィールド名、その他の本文の内容はそのままで、設定したキーワードだけが変化します。 元のレイアウトを保持し、指定されたテキストコンテンツのみを変更する必要があるWord一括処理タスクでは、手動チェックや重複編集を大幅に減らすことができます。
ここで注意が必要なのは、一括置換の中核は「全文書を単語に変える」だけではなく、複数の置換関係を一度に配置できることだ。 例えば、1行目はオーストラリアを書いてカナダに対応し、2行目はUSAを書いてJapanに対応します。 ソフトウェアは、各Word文書を処理するときに、これらの対応関係に基づいて検索と置換を行い、複数の文書、複数のキーワードの統一的な更新を実現します。
操作手順1: Wordツールに入り、「置換機能の検索」を選択します
開く HeSoft Doc Batch Tool 左側には、Wordツール、Excelツール、PowerPointツール、PDFツールなど、さまざまな種類のツール分類が表示されます。 今回はWordファイルの内容を扱うので、まず「Wordツール」のカテゴリに入る必要があります。
Wordツールのリストで、「1、Word内のキーワードを検索して置換」を選択します。 インタフェースのヒントから、この機能は「Wordファイルの内容のキーワードを一括検索して置換する」ために使用され、本稿で処理するタスクに完全に対応していることがわかります。 この機能を選択する目的は、ファイル名の修正、フォーマット調整、画像処理などの他のタスクではなく、word文書の内容の置換に特化した処理プロセスに入ることです。
操作手順2: 一括処理が必要なWordファイルを追加します
「Wordのキーワードを検索して置換」機能に入ると、インタフェースはガイドフローに入ります。 最初のステップは「処理するレコードを選択する」です。 このページの上部には、「ファイルを追加」「フォルダからファイルをインポート」「空にする」「その他」などのボタンが表示されます。 指定されたドキュメントをいくつか処理するだけで、「ファイルの追加」を使用できますすべてのdocxまたはdocファイルが同じフォルダに集中している場合「フォルダからファイルをインポート」を使用すると、より便利です。
スクリーンショットにはすでに6つのファイルがインポートされており、リストにはシリアル番号、名前、パス、拡張子、作成時間、修正時間などの情報が表示されています。 ファイルパスがD:\ test \ 1.docxからD:\ test \ 6.docxで、拡張子はdocxです。 このリストの役割は、正式に処理する前に、どのファイルが一括置換されるか、ファイルパスが正しいか、処理すべきでないドキュメントが追加されているかをユーザーに確認させることです。 ファイルを処理する必要がない場合は、リストの右側にある操作領域から削除できますインポートが間違っている場合は、「クリア」を使用して再度選択することもできます。
ファイルリストに間違いがないことを確認したら、ページ下部の「次へ」をクリックして、キーワード置換ルール設定に入ります。 このステップでは、ファイルの数とパスをチェックすることをお勧めします。特に契約書、正式な通知、顧客資料などの重要なドキュメントを処理する場合はターゲットファイルが正確であることを確認すると、後続のやり直しが減少します。
操作手順3: 検索方式と複数グループのキーワード置換関係を設定する
2つ目のステップは「処理オプションの設定」で、Wordキーワードを一括置換する最も重要なステップでもある。 スクリーンショットの「検索方法」は「テキストを正確に検索」を選択し、入力したテキストの内容に応じてソフトウェアが正確に一致することを示します。 「式を使ってテキストをあいまいに検索」オプションも表示されますが、この例では正確な検索を使用しており、どの単語を置き換えるかを明確に知るのに適しています。
「追加オプション」領域には、「文字の大文字と小文字を無視する」と「単語の一部ではなく完全な単語に一致する」が表示されます。 この2つのオプションは、一致する範囲を制御するために使用されます。 例えば、英語のキーワードを置き換える場合、オーストラリア、オーストラリア、オーストラリアが認識されることを望むなら、実際の必要に応じて大文字と小文字の選択肢を考えることができるある単語が別のより長い単語の一部であることを心配すると「単語の一部ではなく完全な単語をマッチングする」と組み合わせて、誤置換リスクを下げることができる。 スクリーンショットのこれらの追加オプションはチェックされていません。今回はデフォルトの正確なテキストで置き換えられます。
ページの下には、左側が「検索するキーワードリスト」、右側が「置換されたキーワードリスト」の2つのリストがあります。 この例では、左側の1行目にオーストラリア、2行目にUSAを記入します右側の1行目にカナダ、2行目にJapanを記入します。 ソフトウェアは行ごとに対応関係を確立します。つまり、オーストラリアはカナダに、USAはJapanに置き換えます。 記入するときは、両側の行番号が1対1で対応することに注意してください。左側に2行、右側に1行しか記入できません。そうしないと、交換結果が期待通りにならない可能性があります。
画面には「入力しないと削除を表示する」というメッセージも表示され、右側の置換後のキーワードが空白になっていると、左側で見つかったコンテンツが削除される可能性があることを意味します。 この機能は、固定透かし文字を整理したり、統一タグを削除したりするときに便利ですが、キーワードを置き換えるだけでは、右側の新しい内容を完全に記入する必要があります。
操作手順4: 保存場所の設定を続け、一括処理を開始します
キーワードリストの設定が完了したら、「次へ」をクリックし、画面ガイドに従って「保存場所の設定」に進みます。 バッチ処理は複数のWordファイルに影響を与えるため、保存場所の設定は重要です。 実際のオフィスでは、処理したファイルを新しいフォルダに保存するか、処理前に元のファイルをバックアップすることをお勧めします。 これにより、キーワードの配置が間違っていても、元のドキュメントに戻って再処理できます。
保存先を設定したら、「処理開始」の手順に進みます。 ソフトウェアは、前にインポートしたファイルリストと設定したキーワードの対応関係に基づいて、各word文書を順次処理します。 処理が完了したら、いくつかの文書を開いて抽出し、置換語が正しいかどうか、文書のレイアウトが正常であるかどうか、追加の処理が必要な特別な内容があるかどうかを重点的に確認することができる。
よくある質問と注意事項
1.複数のキーワードを置き換える場合、なぜ1行ずつ対応するのか?ソフトウェアは古い単語がどの単語に対応するかを知る必要があるからです。 左側の数行目の検索語は、右側の数行目の置換語とペアになります。 そのため、複数のキーワードを入力する場合は、まず表やテキストで順序を整理してから、対応するリストにコピーすることをお勧めします。
2. docとdocxの両方をこのように扱うことはできますか?この記事のスクリーンショットから見ると、サンプルファイル拡張子はdocxです。 その他のWord形式のファイルについては、ソフトウェアの実際のサポートとインポート結果を基準にすることをお勧めします。 ファイルがリストに追加され、拡張子が表示される場合は、ウィザードを押して処理を試みることができます。
3.間違った交換を避けるにはどうすればいいですか?キーワードを設定するときは、できるだけ完全で明確なテキストを使用し、短い断片だけを入力しないでください。 英語の内容を扱うときは、「単語の一部ではなく完全な単語にマッチする」などの選択肢を組み合わせて、ある単語の内部の文字も置き換えないようにすることができる。
4.置き換えの前にバックアップが必要ですか?バックアップを推奨します。 バッチ処理の利点は、効率が高いことですが、一度の設定で複数のファイルに影響を与えることも意味します。 重要な文書については、まずテストをコピーして、結果が期待通りであることを確認してから、すべての文書を処理することをお勧めします。
まとめ
複数のWordファイルの複数のキーワードを一括して置き換えるのは、本質的に重複して開く、検索、入力、保存する手動操作を減らすことである。 通過 HeSoft Doc Batch Tool 、Docxドキュメントをインポートしてから、複数の検索語と置換語を設定し、最後にウィザードに従って保存と処理を完了できます。 契約テンプレート、製品資料、プロジェクト文書、トレーニング資料などの統一的な更新が必要な文書に対して、この方式は効率を著しく高め、改ざんの確率を下げることができる。 もし手元に大量のWord文書があるなら、同じキーワードを変更する必要がある場合は、まず少量の文書でルールをテストしてから、完全なフォルダに一括して適用することができます。