大量のdocxファイルに削除が必要な固定キーワードが含まれている場合、Wordを1つずつ開いて手動で修正する必要はありません。この記事では、6つのWordファイルを例に、 HeSoft Doc Batch Tool を使用してWordツールに入り、キーワードの検索と置換を選択し、ファイルリストをインポートし、テキストの完全一致検索を設定し、置換後のキーワードリストを空白にすることで、Australia、USAなどのコンテンツを一括削除する方法を説明します。ドキュメントの一括整理、機密ワードの削除、資料の統一整理に適しています。
Word 文書を一括処理する際、最も非効率な操作は、ファイルを開く、文字を検索する、削除する、保存する、閉じる、という操作を繰り返すことです。削除するキーワードがいくつか決まっているだけなら、こうした繰り返し作業はオフィスソフトに任せることができます。この記事では、docx ファイルからキーワードを一括削除する例を通じて、 HeSoft Doc Batch Tool を使用して、複数の Word ファイルから Australia、USA などの指定コンテンツを一度に削除する方法を説明します。
適用シーン
以下のような状況に遭遇した場合、この記事の方法を利用できます。フォルダ内に多数の docx ファイルがあり、同じキーワードを削除する必要がある場合、文書に外部に表示すべきでない地域、会社、担当者、プロジェクト名が含まれている場合、テンプレートから生成された Word ファイルにサンプルコンテンツが残っている場合、画像、表、その他の本文を保持したまま、指定されたテキストのみを消去したい場合などです。一つずつ修正するよりも、一括処理の方が操作が標準化され、確認も容易になります。
効果プレビュー：一括処理前後の文書比較
処理前、処理対象のファイルは一箇所にまとめられており、サンプルでは 1.docx、2.docx、3.docx、4.docx、5.docx、6.docx を確認できます。
文書内容には、削除すべきキーワードが含まれています。例えば、リンゴのデータシートでは、Country of origin の後に Australia と USA がそれぞれ表示されています。スクリーンショットの赤い矢印は、これらの消去対象テキストを示しています。
一括処理後、Australia と USA は表示されなくなり、元の位置は空になりました。文書内の画像、タイトル、フィールド名、段落の配置は保持されており、この操作が特定のキーワードを対象とした削除であることが示されています。
操作手順
手順1：一括検索置換機能を開く。 HeSoft Doc Batch Tool を起動し、左側のツール分類から「Word ツール」を選択し、「Word 内のキーワードを検索して置換」を見つけてクリックします。機能名は「置換」ですが、置換結果を空に設定することで、削除効果が得られます。
手順2：複数の Word 文書を追加する。「処理が必要なレコードを選択」画面で、「ファイルを追加」をクリックして単一または複数の文書を選択するか、「フォルダからファイルをインポート」をクリックして一括インポートします。インポート後、リスト内のファイル名とパスを確認し、処理対象の docx ファイルがすべて含まれていることを確認します。スクリーンショットでレコード数が 6 となっているのは、6 つのファイルが正常にインポートされたことを示しています。
手順3：削除するキーワードを入力する。「次へ」をクリックすると、「処理オプションの設定」に進みます。検索方法で「テキストを正確に検索」を選択し、「検索するキーワードリスト」に削除する内容を入力します。この例では、Australia、USA の 2 行を入力しています。複数のキーワードは改行して入力することで、一括実行しやすくなります。
手順4：置換内容を空にする。右側の「置換後のキーワードリスト」には何も入力しないでください。画面のヒントに「入力しない場合は削除を示します」とあるように、ソフトウェアが Word 文書内で Australia または USA を見つけると、それらを空白に置き換え、削除を完了します。問題がなければ次のステップに進みます。
手順5：保存して処理を開始する。フローに従って保存場所を設定し、処理の開始を実行します。出力ファイルは新しいフォルダに保存することを推奨します。処理が完了したら、いくつかの文書をランダムに開いて確認し、キーワードの削除効果が期待どおりであることを確認します。
よくある質問と注意事項
行全体が削除されますか？サンプル効果を見ると、削除されるのは入力したキーワード自体であり、行全体や段落全体ではありません。Country of origin フィールドは保持され、後ろの国名のみが空になっています。
キーワードが表の中にある場合も処理できますか？サンプル文書の内容は表レイアウト内にありますが、処理後に対応するキーワードが削除されていることから、この機能で対応できるシナリオであることがわかります。
キーワードと置換語の数はどのように対応しますか？この記事のシナリオは削除のため、置換後のキーワードリストは空です。他の文字に置換する場合は、実際のルールに従って置換内容を入力する必要がありますが、削除シナリオでは空のままで問題ありません。
誤削除を防ぐには？できるだけ完全で明確なキーワードを入力します。短い単語や、他の単語の一部として出現しやすい内容については、「単語の一部ではなく、完全な単語に一致」などのオプションを併用し、慎重に設定してください。
まとめ
Word をひとつずつ開かなくても、docx ファイルからキーワードを一括削除できます。重要なのは、 HeSoft Doc Batch Tool の「Word 内のキーワードを検索して置換」機能を使い、削除したいテキストをキーワードリストに入力し、置換リストを空にしておくことです。大量の文書を一括してクリーンアップする場合、この一括処理方式はより高速で制御しやすく、効率的なオフィスワークのニーズにも合致します。事前に処理対象フォルダを整理してから、手順に沿ってインポートと実行を行うことを推奨します。