プロジェクトテンプレートフォルダを複数のプロジェクトディレクトリにコピーする必要がある場合、手動でのコピーと名前変更は非常に非効率です。本記事では、2026年1月から12月までのフォルダを生成する例を用いて、 HeSoft Doc Batch Tool を使用し、既存のフォルダを複数の新しいフォルダとして一括作成し、名前リストに従って自動的に命名する方法を説明します。チュートリアルには、処理前後の効果、具体的な手順、名前リストの記入方法、および一括操作の注意点が含まれており、プロジェクトのアーカイブやオフィス資料の管理に適しています。
多くのチームがプロジェクト資料を管理する際、まず標準テンプレートフォルダを準備します。このテンプレートフォルダには、「契約資料」「コミュニケーション記録」「納品ファイル」「請求書証憑」「画像素材」などの固定ディレクトリや、Word文書、Excelシート、PDF説明ファイル、テキストテンプレートが含まれることがあります。新しいプロジェクトが追加されるたびに、テンプレートフォルダをコピーし、プロジェクト名や月名に変更する必要があります。
プロジェクトが1つか2つだけなら手動コピーでも大きな問題はありませんが、一度に12個、30個、さらには数百個のディレクトリを生成する必要がある場合、繰り返しのコピーと名前変更に多大な時間を浪費します。本記事では、オフィスシーンにより適した方法を紹介します： HeSoft Doc Batch Tool を使用し、既存のフォルダを一括で複数の新しいフォルダにコピーし、名称リストに従って自動的に名前を変更します。例では、New folder を2026-01から2026-12までの月次ディレクトリとして一括生成します。
適用シーン：テンプレートディレクトリの一括再利用、フォルダ作成の繰り返し削減
テンプレートフォルダを一括コピーするニーズは、通常、標準化管理が比較的強い業務で発生します。例えば、プロジェクト管理部門は各プロジェクトに同じ構造の資料ディレクトリを作成する必要があり、財務部門は毎月証憑保管用のディレクトリをコピーする必要があり、管理部門は各従業員の入社資料フォルダを作成する必要があり、営業チームは異なる顧客向けに統一フォーマットのフォローアップ資料フォルダを作成する必要があります。
この種の作業には2つの共通点があります。第一に、フォルダ構造が繰り返されること、第二に、最終的な名称が異なることです。手動操作の場合、ユーザーはコピー、貼り付け、名前変更を絶えず実行する必要があり、どの手順も機械的です。 HeSoft Doc Batch Tool はオフィスソフトウェアとして、ユーザーがファイルやフォルダを一括処理し、これらのルール化可能な反復作業をツールに任せることを重点的に支援します。
本例の月次ディレクトリ以外にも、名称リストはプロジェクト番号、顧客名、契約番号、従業員名、店舗コードなどに置き換えることができます。事前に名称リストを整理しておけば、同じ考え方で一括ディレクトリ生成に利用できます。
効果プレビュー：1つのソースフォルダと名称リストから開始
処理前、デスクトップにはNew folderという名前のソースフォルダが1つだけあります。右側のテキストには、生成する新しいフォルダ名として、2026-01、2026-02、2026-03から2026-12までがリストされています。この画面は、一括タスク全体のロジックを表現しています。New folderをベースに、右側のリストにある名前でコピーを1つずつ作成します。
実際の業務では、右側の名称リストは必ずしも月ではなく、「プロジェクト001」「プロジェクト002」や「顧客A」「顧客B」である場合もあります。処理前に名前を1行に1つずつ整理しておくことをお勧めします。そうすることで、ソフトウェアに貼り付ける際により明確になり、数の確認も容易になります。
効果プレビュー：一括作成後のディレクトリはより整然
処理完了後、リソースマネージャーには複数の新しいフォルダが表示され、名前は2026-01から2026-12まで整然と並んでいます。各フォルダの種類は「File folder」であり、それらが全て作成済みのフォルダディレクトリであることを示しています。
この結果は、資料のアーカイブに直接適しています。月次の例で言えば、後は各月の関連ファイルを対応するディレクトリに入れるだけです。プロジェクトの例で言えば、各プロジェクトが同じ初期ディレクトリ構造を使用できるため、異なるメンバーが自由にディレクトリを作成して管理が混乱するのを防ぎます。
操作手順：テンプレートフォルダを一括コピーしリストに従って名前を付ける
手順1：ファイル整理機能を開く
HeSoft Doc Batch Tool を起動後、左側のナビゲーションバーで「ファイル整理」を選択します。このページに入ると、複数のファイル整理関連機能が表示されます。今回クリックするのは「既存のフォルダに基づいて新しいフォルダを一括作成」です。
この機能を選択する目的は、現在のタスクが通常のファイル分類や拡張子による分類ではなく、既存のフォルダに基づく一括作成であることをソフトウェアに伝えることです。スクリーンショットの機能カードの説明文も、既存のフォルダを複数一括コピーし、カスタム名をサポートするのに適していることを示唆しています。
手順2：テンプレートフォルダを追加する
機能に入ったら、まず処理が必要なレコードを選択する必要があります。右上の「フォルダを追加」をクリックし、テンプレートとなるソースフォルダを選択します。例では、リストに既にNew folderが追加されており、そのパス、作成日時、更新日時が表示されています。
この手順で特に注意すべき点：追加するのは「コピーされるテンプレートフォルダ」であり、最終的な出力先ディレクトリではありません。つまり、特定の標準プロジェクトテンプレートを複数のプロジェクトディレクトリにコピーしたい場合は、その標準プロジェクトテンプレートを追加する必要があります。追加後、リスト内の名前とパスで確認できます。問題がなければ、下部の「次へ」をクリックします。
手順3：新しいフォルダ名リストを入力する
「処理オプションを設定」ページで、「新しい名前リスト」を見つけます。ここには最終的に生成する新しいフォルダの名前を記入します。例では、2026-01から2026-12までの12行の月次名が入力されています。
名前リストの品質は最終結果に直接影響します。以下の原則に従うことをお勧めします：1行に1つの名前だけを記述する；名前にシステムがサポートしない特殊文字を含めない；同じバッチの名前はできるだけ形式を統一する；順番に並べる必要がある場合は、01、02、03のように固定長の番号を使用し、ソート時の混乱を避ける。
ページには「すべてのファイルを無視し、フォルダ構造のみを保持」するオプションも表示されています。テンプレートディレクトリにとって、このオプションは非常に便利です。テンプレートフォルダにいくつかのサンプルファイルが含まれており、ディレクトリ階層だけをコピーしたい場合は、必要に応じてこのオプションを使用できます。テンプレートフォルダ内のWord、Excel、PDF、その他のファイルも各新規ディレクトリに一緒にコピーしたい場合は、処理結果が期待通りになるように慎重に選択する必要があります。
手順4：保存場所を設定して実行する
名前リストの設定が完了したら、続けて「次へ」をクリックします。ページの流れから、この後「保存場所の設定」と「処理開始」に進むことがわかります。保存場所は一括生成された新しいフォルダをどこに配置するかを決定し、処理開始は一括作成タスクを実行します。
初めて使用する際は、まず一時ディレクトリを選んでテストし、生成効果が期待通りであることを確認してから、正式な資料ディレクトリに使用することをお勧めします。特にソースフォルダに大量のファイルが含まれている場合、コピープロセスに一定の時間がかかることがあり、保存場所にも十分な空き容量を確保する必要があります。
よくある質問と注意事項
1. Excelの表にある名前を使用できますか？
可能です。スクリーンショットには名前リスト入力エリアが表示されていますが、実際に名前を整理する際は、事前にExcelで1列のデータを準備し、それを名前リストにコピーすることができます。貼り付け後、1行に1つの名前が保持されていれば、一括作成に適しています。
2. 名前の数と生成数はどのような関係ですか？
通常、名前リストに有効な名前がある数だけ、新しいフォルダが生成されます。例では12個の名前があるため、12個のフォルダが生成されます。処理前に行数を確認し、空白行の過剰コピーや名前の欠落を避けることをお勧めします。
3. 統一された命名形式の使用が推奨される理由は？
統一された形式はソートと検索に便利です。例えば、月は「2026-1」ではなく「2026-01」と表記することを推奨し、プロジェクト番号は「P1、P2」ではなく「P001、P002」と表記することを推奨します。これにより、Windowsのエクスプローラーで表示した際により明確になります。
4. 一括処理前にバックアップは必要ですか？
ソースフォルダに重要なファイルが含まれている場合は、元のテンプレートを保持し、唯一の重要なディレクトリで直接繰り返しテストしないことをお勧めします。一括操作は効率を向上させることができますが、一度に複数の結果に影響を与えるため、事前のバックアップと小規模なテストがより安全なアプローチです。
まとめ：テンプレートディレクトリを一度に生成しきる
HeSoft Doc Batch Tool を使用することで、「テンプレートフォルダをコピーし、一つずつ名前を変更する」といった反復操作を標準化されたプロセスに変えることができます。ユーザーはソースフォルダを追加し、名前リストを記入し、保存場所を設定して処理を開始するだけで、命名規則に則った複数の新しいフォルダを素早く取得できます。
プロジェクト資料、月次アーカイブ、顧客档案、部門フォルダなどのオフィスシーンにおいて、この一括処理方法は手動操作時間を大幅に削減し、命名の一貫性も向上させることができます。正式に処理する前に、名前リストを整理し、少量のデータで一度テストし、問題がないことを確認してから完全なディレクトリを一括生成することをお勧めします。