프로젝트 템플릿 폴더를 여러 프로젝트 디렉터리로 복사해야 할 때, 수동으로 복사하고 이름을 변경하는 것은 매우 비효율적입니다. 이 글에서는 2026년 1월부터 12월까지의 폴더를 생성하는 예시를 통해 HeSoft Doc Batch Tool 를 사용하여 기존 폴더를 여러 개의 새 폴더로 일괄 생성하고 이름 목록에 따라 자동으로 이름을 지정하는 방법을 설명합니다. 튜토리얼에는 처리 전후 효과, 구체적인 단계, 이름 목록 작성 방법 및 일괄 작업 시 주의 사항이 포함되어 있어 프로젝트 아카이빙 및 사무 자료 관리에 적합합니다.
많은 팀에서 프로젝트 자료를 관리할 때 먼저 표준 템플릿 폴더를 준비합니다. 이 템플릿 폴더에는 '계약 자료', '소통 기록', '제출 파일', '청구서 증빙', '이미지 소재' 등의 고정 디렉터리가 포함될 수 있으며, Word 문서, Excel 표, PDF 설명 파일 또는 텍스트 템플릿이 포함될 수도 있습니다. 새 프로젝트가 생길 때마다 템플릿 폴더를 복사한 후 프로젝트 이름이나 월 이름으로 변경해야 합니다.
프로젝트가 한두 개뿐이라면 수동 복사가 큰 문제는 아니지만, 한 번에 12개, 30개, 심지어 수백 개의 디렉터리를 생성해야 한다면 반복적인 복사와 이름 변경에 많은 시간이 낭비됩니다. 이 글에서는 사무 환경에 더 적합한 방법을 소개합니다. 바로 HeSoft Doc Batch Tool 을 사용하여 기존 폴더 하나를 여러 개의 새 폴더로 일괄 복사하고, 이름 목록에 따라 자동으로 이름을 변경하는 것입니다. 예시에서는 New folder를 2026-01부터 2026-12까지의 월별 디렉터리로 일괄 생성해 보겠습니다.
적용 시나리오: 템플릿 디렉터리 일괄 재사용, 폴더 반복 생성 감소
템플릿 폴더를 일괄 복사해야 하는 요구는 주로 표준화 관리가 강하게 요구되는 작업에서 발생합니다. 예를 들어, 프로젝트 관리 부서는 각 프로젝트마다 동일한 구조의 자료 디렉터리를 생성해야 하고, 재무 부서는 매달 증빙 자료 보관 디렉터리 세트를 복사해야 하며, 행정 부서는 각 직원의 입사 자료 폴더를 만들어야 하고, 영업 팀은 여러 고객을 위해 통일된 형식의 후속 자료 폴더를 만들어야 합니다.
이러한 작업에는 두 가지 공통점이 있습니다. 첫째, 폴더 구조가 반복됩니다. 둘째, 최종 이름이 다릅니다. 수동 작업 시 사용자는 복사, 붙여넣기, 이름 변경을 끊임없이 반복해야 하며, 모든 단계가 매우 기계적입니다. 사무용 소프트웨어인 HeSoft Doc Batch Tool 의 핵심은 사용자가 파일과 폴더를 일괄 처리하도록 도와, 규칙화할 수 있는 이러한 반복 노동을 도구에 맡기는 것입니다.
본 예시의 월별 디렉터리 외에도 이름 목록은 프로젝트 번호, 고객 이름, 계약 번호, 직원 성명, 매장 코드 등으로 대체할 수 있습니다. 사전에 이름 목록을 정리할 수 있다면 동일한 방식을 사용하여 디렉터리를 일괄 생성할 수 있습니다.
효과 미리보기: 하나의 원본 폴더와 이름 목록에서 시작
처리 전, 바탕화면에는 New folder라는 이름의 원본 폴더 하나만 있습니다. 오른쪽 텍스트에는 2026-01, 2026-02, 2026-03부터 2026-12까지 생성해야 할 새 폴더 이름이 나열되어 있습니다. 이 화면은 전체 일괄 작업의 논리를 표현합니다. 즉, New folder를 기반으로 오른쪽 목록의 이름에 따라 사본을 하나씩 생성하는 것입니다.
실제 작업에서는 오른쪽 이름 목록이 반드시 월별일 필요는 없으며, '프로젝트001', '프로젝트002', 또는 '고객A', '고객B' 등이 될 수 있습니다. 처리 전에 이름을 한 줄에 하나씩 정리하는 것이 좋습니다. 그래야 소프트웨어에 붙여넣을 때 더 명확하고 수량을 확인하기도 쉽습니다.
효과 미리보기: 일괄 생성 후 디렉터리가 더 정돈됩니다
처리가 완료되면 파일 탐색기에 2026-01부터 2026-12까지 정렬된 여러 개의 새 폴더가 표시됩니다. 각 폴더의 유형은 File folder로, 이미 생성이 완료된 폴더 디렉터리임을 나타냅니다.
이 결과는 자료 보관에 직접 사용하기에 적합합니다. 월별 예시라면 이후 각 월의 관련 파일을 해당 디렉터리에 넣기만 하면 됩니다. 프로젝트 예시라면 모든 프로젝트가 동일한 초기 디렉터리 구조를 사용할 수 있어, 여러 구성원이 임의로 디렉터리를 만들어 관리가 혼선되는 것을 방지할 수 있습니다.
작업 단계: 템플릿 폴더 일괄 복사 및 목록 기반 이름 변경
1단계: 파일 정리 기능 열기
HeSoft Doc Batch Tool 을 시작한 후, 왼쪽 탐색 모음에서 '파일 정리'를 선택합니다. 해당 페이지로 이동하면 여러 파일 정리 관련 기능을 볼 수 있습니다. 이번에 클릭할 것은 '기존 폴더 기반으로 새 폴더 일괄 생성'입니다.
이 기능을 선택하는 목적은 소프트웨어에게 현재 작업이 일반적인 파일 분류나 확장자별 분류가 아닌, 이미 존재하는 폴더를 기반으로 일괄 생성하는 것임을 알려주기 위함입니다. 스크린샷의 기능 카드 설명 문구도 기존 폴더를 여러 개로 복사하고 사용자 정의 이름을 지원하기에 적합하다고 안내합니다.
2단계: 템플릿 폴더 추가
기능에 진입하면 먼저 처리해야 할 레코드를 선택해야 합니다. 오른쪽 상단의 '폴더 추가'를 클릭하고, 템플릿이 될 원본 폴더를 선택합니다. 예시에서는 목록에 이미 New folder가 추가되어 있으며, 해당 경로, 생성 시간 및 수정 시간이 표시되어 있습니다.
이 단계에서 특별히 주의할 점: 추가해야 할 것은 '복사될 템플릿 폴더'이지, 최종 출력 디렉터리가 아닙니다. 즉, 특정 표준 프로젝트 템플릿을 여러 프로젝트 디렉터리로 복사하려 한다면, 그 표준 프로젝트 템플릿을 추가해야 합니다. 추가 후 목록의 이름과 경로를 통해 대조할 수 있습니다. 확인이 완료되면 하단의 '다음'을 클릭합니다.
3단계: 새 폴더 이름 목록 입력
'처리 옵션 설정' 페이지에서 '새 이름 목록'을 찾습니다. 여기에 최종적으로 생성될 새 폴더의 이름을 입력합니다. 예시에는 2026-01부터 2026-12까지 12줄의 월 이름이 입력되었습니다.
이름 목록의 품질은 최종 결과에 직접적인 영향을 미칩니다. 다음 원칙을 따르는 것이 좋습니다: 한 줄에 하나의 이름만 작성; 시스템에서 지원하지 않는 특수 문자를 포함하지 않도록 주의; 동일 배치(batch)의 이름은 형식을 일관되게 유지; 순서대로 정렬해야 하는 경우 01, 02, 03과 같이 고정 길이 번호를 사용하여 정렬 시 혼동을 피합니다.
페이지에는 '모든 파일을 무시하고 폴더 구조만 유지' 옵션이 표시되어 있습니다. 템플릿 디렉터리의 경우 이 옵션이 매우 유용합니다. 템플릿 폴더에 일부 샘플 파일이 포함되어 있고 디렉터리 계층 구조만 복사하려는 경우, 필요에 따라 사용할 수 있습니다. 템플릿 폴더 안의 Word, Excel, PDF 또는 기타 파일도 각각의 새 디렉터리에 함께 복사해야 한다면, 처리 결과가 예상에 부합하도록 신중하게 선택해야 합니다.
4단계: 저장 위치 설정 및 실행
이름 목록 설정이 완료되면 계속해서 '다음'을 클릭합니다. 페이지 흐름을 보면 이후 '저장 위치 설정'과 '처리 시작' 단계로 진행됨을 알 수 있습니다. 저장 위치는 일괄 생성된 새 폴더가 어디에 위치할지 결정하며, 처리를 시작하면 일괄 생성 작업이 실행됩니다.
처음 사용할 때는 먼저 임시 디렉터리를 선택하여 테스트하는 것을 권장합니다. 생성 효과가 예상과 일치하는지 확인한 후 공식 자료 디렉터리에 적용하십시오. 특히 원본 폴더에 대량의 파일이 포함된 경우 복사 과정에 시간이 다소 소요될 수 있으며, 저장 위치 공간도 충분히 확보해야 합니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
1. Excel 표에 있는 이름을 사용할 수 있나요?
가능합니다. 스크린샷에는 이름 목록 입력 영역이 보이지만, 실제로 이름을 정리할 때는 먼저 Excel에서 한 열의 데이터를 준비한 다음 이름 목록에 복사하면 됩니다. 붙여넣은 후 한 줄에 하나의 이름으로 유지되면 일괄 생성에 적합합니다.
2. 이름 수량과 생성 수량은 어떤 관계인가요?
일반적으로 이름 목록에 유효한 이름이 있는 수만큼 새 폴더가 생성됩니다. 예시에는 12개의 이름이 있으므로 12개의 폴더가 생성됩니다. 처리 전 줄 수를 확인하여 빈 줄이 중복 복사되거나 특정 이름이 누락되지 않도록 하는 것이 좋습니다.
3. 통일된 명명 형식을 사용하는 것이 권장되는 이유는 무엇인가요?
통일된 형식은 정렬과 검색에 용이합니다. 예를 들어 월은 2026-1이 아닌 2026-01로, 프로젝트 번호는 P1, P2가 아닌 P001, P002로 작성하는 것이 권장됩니다. 이렇게 하면 Windows 파일 탐색기에서 볼 때 더 명확합니다.
4. 일괄 처리 전에 백업이 필요한가요?
원본 폴더에 중요한 파일이 포함된 경우, 원본 템플릿을 유지하고 유일한 중요 디렉터리에서 직접 반복 테스트하지 않는 것이 좋습니다. 일괄 작업은 효율성을 높일 수 있지만 한 번에 여러 결과에 영향을 미치므로, 사전 백업과 소규모 범위 테스트가 더 안전한 방법입니다.
요약: 템플릿 디렉터리를 한 번에 제대로 생성
HeSoft Doc Batch Tool 을 사용하면 '템플릿 폴더 복사, 일일이 이름 변경'과 같은 반복 작업을 표준화된 프로세스로 전환할 수 있습니다. 사용자는 원본 폴더 추가, 이름 목록 작성, 저장 위치 설정 및 처리 시작만으로 명명 규칙이 잘 지켜진 여러 개의 새 폴더를 빠르게 얻을 수 있습니다.
프로젝트 자료, 월별 보관, 고객 파일, 부서 폴더 등의 사무 시나리오에서 이러한 일괄 처리 방식은 수동 조작 시간을 크게 줄이고 명명 일관성도 높일 수 있습니다. 정식 처리 전에 이름 목록을 잘 정리하고 소량의 데이터로 한 번 테스트하여 이상이 없는지 확인한 후 전체 디렉터리를 일괄 생성하는 것이 좋습니다.