フォルダーテンプレートを多数コピーし、それぞれ指定の名前に変更するには、フォルダーの一括処理機能を使用します。この記事では、月ごとに2026-01から2026-12のフォルダーを生成する例を基に、名前リストの準備方法、既存フォルダーの追加、フォルダー構造のみ保持する設定、保存と処理の続行方法を説明し、プロジェクトのアーカイブ、顧客資料管理、月次ディレクトリ作成における繰り返し作業の削減を支援します。
多くの事務担当者が資料を整理する際、一見簡単そうに見えて実際には時間のかかる問題に直面します。それは、同じフォルダを複数コピーし、それぞれ名前を変更しなければならないことです。例えば、経理部門が12か月分のレポートフォルダを作成する場合、プロジェクトマネージャーが複数のプロジェクトに統一された資料ディレクトリをコピーする場合、人事部門が複数の従業員向けに同じ構造の入社手続き資料フォルダを準備する場合などです。手作業で行うと、コピー、貼り付け、右クリックでの名前変更を繰り返す必要があり、数が多くなると疲れやミスが生じやすくなります。
本記事では、よりバッチ処理に適した方法を紹介します。 HeSoft Doc Batch Tool を使用し、「既存のフォルダに基づいて新しいフォルダを一括作成」機能を利用して、既存のフォルダを複数の新しいフォルダとして一括コピーし、指定した名前リストに従って自動的に名前を変更します。例では、New folder というフォルダから、2026-01 から 2026-12 までの合計12個のフォルダを一括生成します。この方法は、顧客名、注文番号、プロジェクト番号、部署名などのフォルダ一括作成ニーズにも同様に適用できます。
活用シーン：月次アーカイブからプロジェクト資料テンプレートまで
フォルダを一括コピーして名前を変更する主な価値は、反復的なファイル管理作業を自動化することにあります。「同じフォルダ構造で、異なる名前のコピーを複数生成する必要がある」という状況が業務にあれば、この方法の使用を検討できます。
以下にいくつかの典型的な応用例を示します。
- 月次フォルダの一括作成：2026-01、2026-02、2026-03などの月次ディレクトリを一度に生成し、各月の契約書、請求書、レポート、docx文書、xlsx表、PDFファイルの保存に使用します。
- プロジェクトフォルダテンプレートのコピー：プロジェクトテンプレートフォルダを複数のプロジェクト番号に対応するフォルダにコピーし、プロジェクト資料を統一的に管理しやすくします。
- 顧客資料ディレクトリの作成：顧客リストに基づいて顧客フォルダを一括生成します。営業、カスタマーサポート、法務などの職種でよく利用されます。
- 研修・コース資料の配布：コーステンプレートディレクトリを、異なるクラス、受講者、日付のフォルダに一括コピーします。
- 年間アーカイブディレクトリの準備：標準化された年次、四半期、月次フォルダを事前に作成しておくと、後でWord、Excel、PPT、PDFなどのオフィスファイルを保存する際に便利です。
これらのシナリオは内容が異なりますが、操作のロジックは同じです。まずソースフォルダを準備し、次に新しい名前のセットを準備し、最後にオフィスソフトウェアにターゲットフォルダを一括生成させます。手動操作と比較して、バッチ処理は時間を大幅に節約し、命名形式の統一も保証します。
効果のプレビュー：処理前にソースフォルダと名前リストを準備
処理前のスクリーンショットでは、デスクトップにソースフォルダ New folder があり、右側のテキストには生成される新しいフォルダ名（2026-01から2026-12）がリストされています。この名前リストが一括名前変更の基準となります。
ここでは、名前リストを1行に1つの名前の形式で整理することをお勧めします。例えば、月ごとに作成する場合は1行に1か月を、プロジェクトごとに作成する場合は1行に1つのプロジェクト番号を、顧客ごとに作成する場合は1行に1つの顧客名を記述します。後でソフトウェアに貼り付ける際、ソフトウェアは行ごとに各ターゲットフォルダ名を認識できます。
普段Excelでリストを管理している場合は、あらかじめExcelで名前の列を整理してから、処理ツールにコピーすることもできます。名前が標準化されているほど、一括作成後のフォルダは整理され、後での検索やアーカイブも容易になります。
効果のプレビュー：処理後にリスト名に従って生成された複数のフォルダ
処理が完了すると、ファイルエクスプローラーに12個の新しいフォルダが表示され、名前はそれぞれ2026-01、2026-02、2026-03、・・・2026-12となります。すべてのフォルダの更新日時が近いことから、同じバッチ処理で生成されたことがわかります。
この結果は、本来であれば手動で12回繰り返す必要があったコピーと名前変更の作業が、一度のバッチ操作で完了できることを示しています。名前リストが50、100、あるいはそれ以上に拡大すると、効率の差はさらに顕著になります。頻繁に資料を整理したり、大量のフォルダを管理したりするユーザーにとって、この種のバッチファイル処理能力は機械的な作業を大幅に削減できます。
操作手順：名前リストに従ってフォルダを一括コピーし自動名前変更
以下、ソフトウェアのスクリーンショットに沿って手順を説明します。プロセス全体は、機能の選択、フォルダの追加、名前リストの記入、保存先の設定と処理の続行、という4つの主要な段階に分けられます。
手順1：ファイル整理モジュールを開き、対応する機能を選択
HeSoft Doc Batch Tool を起動後、左側のナビゲーションバーで ファイル整理 を見つけてクリックします。ファイル整理ページに入ったら、機能カード 既存のフォルダに基づいて新しいフォルダを一括作成 を選択します。
機能名からわかるように、その処理対象は「既存のフォルダ」であり、処理目標は「新しいフォルダを一括作成」することです。したがって、本記事で扱うような、1つのテンプレートフォルダを複数のコピーとして作成し、リストに従って名前変更するというニーズに非常に適しています。
同一ページには、ファイル名による分類、拡張子による分類など、他のファイル整理機能も表示されています。本記事では機能を間違えずに選択する必要があり、「既存のフォルダに基づいて一括作成」に関連する入り口を選択することで、後続の手順でフォルダの追加と新しい名前リストの入力が表示されます。
手順2：テンプレートとして使用するフォルダを追加
機能に入ると、ソフトウェアは第1ステップ 処理が必要なレコードを選択 に進みます。右上の フォルダを追加 をクリックし、コピー元のソースフォルダを選択します。スクリーンショットではデスクトップ上の New folder が追加されています。
追加が完了すると、テーブルに番号、名前、パス、作成日時、更新日時などの情報を含むレコードが表示されます。ここで重要なのは、パスが正しいかどうかを確認することです。例えば、スクリーンショットのパスはデスクトップのNew folderディレクトリを示しており、ソフトウェアが処理すべきフォルダを認識していることがわかります。
この手順の期待される結果は、ソースフォルダが処理待ちリストに正常に追加されることです。後続の一括生成される新しいフォルダは、このレコードをベースとします。誤って別のフォルダを選択した場合、処理結果が期待どおりにならない可能性があるため、次の手順に進む前にかならず確認してください。
手順3：処理オプションを設定し、各新規フォルダの名前を入力
下部の 次へ をクリックすると、第2ステップ 処理オプションを設定 に進みます。スクリーンショットには重要なオプション すべてのファイルを無視し、フォルダ構造のみを保持 が表示されています。このオプションは、新しいフォルダを生成する際にソースフォルダ内のファイルを含めるかどうかを制御します。
ソースフォルダに旧月の資料、過去のプロジェクト文書、テストファイルなどが含まれており、必要なのがディレクトリの枠組みだけである場合、「フォルダ構造のみを保持」する方法を利用できます。これにより、作成される新しいフォルダはよりクリーンになり、後で新しいWord文書、Excel表、PDF資料、画像ファイルを再配置するのに適しています。
次に、新しい名前リスト 入力ボックスにターゲットフォルダ名を記入します。例では、12個の新しいフォルダに対応する12行を入力しています：
- 2026-01
- 2026-02
- 2026-03
- 2026-04
- 2026-05
- 2026-06
- 2026-07
- 2026-08
- 2026-09
- 2026-10
- 2026-11
- 2026-12
記入の際は、1行が1つの新しいフォルダを表すことに注意してください。30個のフォルダを生成する場合は30行の名前を、100個のフォルダを生成する場合は100行の名前を入力します。ソフトウェアはリストの順序に従って処理を行うため、貼り付ける前に、名前が完全かどうか、空行がないか、重複した名前がないかを確認することをお勧めします。
手順4：次へ進み、保存場所を設定してバッチ処理を開始
名前リストに間違いがないことを確認したら、次へ をクリックします。インターフェース上部のフローから、後続に 保存場所を設定 および 処理を開始 の2段階があることがわかります。保存場所を設定する際は、ソースフォルダや他の資料と混在しないように、専用の出力ディレクトリを選択することをお勧めします。
保存場所が確定したら、処理開始段階に進みます。ソフトウェアは、前に設定した名前リストに従って、ソースフォルダを複数の新しいフォルダとして一括作成します。完了後、保存先ディレクトリを開くと処理結果を確認できます。
本例では、最終的に2026-01から2026-12までの合計12個のフォルダが生成されました。顧客名で処理した場合、結果は複数の顧客フォルダになり、プロジェクト番号で処理した場合は、複数のプロジェクト番号で命名されたフォルダが生成されます。
よくある質問と注意事項
1. 一括作成前にソースフォルダをバックアップする必要がありますか？
ソースフォルダは変更せずに保持し、一括生成結果は新しい保存場所に出力することを推奨します。これにより、万が一名前リストの記入を誤っても、元のテンプレートフォルダに影響を与えず、後で再処理できます。
2. 名前リストに重複した名前があるとどうなりますか？
重複した名前は、ターゲット場所で同名の競合を引き起こす可能性があります。システムやツールによって競合の処理方法が異なる場合があるため、処理前にリストをチェックし、重複した名前を可能な限り避けることを推奨します。特に顧客名やプロジェクト番号などのデータは、事前にExcelで重複を削除しておくのが良いでしょう。
3. フォルダ名に日付形式を使用できますか？
可能です。例にある2026-01、2026-02は一般的な年月形式です。2026年01月、2026_Q1、プロジェクト-001 などの形式も使用できますが、Windowsでフォルダ名に使用できない特殊文字は避ける必要があります。
4. 「フォルダ構造のみを保持」はどのような場合に有効にするのが適していますか？
ディレクトリ構造のみが必要で、ソースフォルダ内の古いファイルをコピーしたくない場合に、このオプションを使用できます。例えば、ソースフォルダに元々doc、docx、xls、xlsx、pdfなどのファイルが含まれているが、新月や新規プロジェクトではこれらの古い内容が不要な場合、構造のみを保持するのが適しています。
5. 大量のフォルダのバッチ処理に使用できますか？
この種のオフィスソフトウェアの利点は、まさに反復作業を減らすことにあります。名前リストが適切に準備されていれば、大量の反復的なフォルダ作成と名前変更作業を集中処理できます。ただし、処理数が非常に多い場合は、最初に少数の名前でフローをテストし、出力結果が期待どおりであることを確認してから一括実行することをお勧めします。
まとめ：バッチ処理でフォルダ管理効率を向上
フォルダを複数のコピーとして一括作成し、自動で名前を変更することは、非常に実用的なオフィス自動化シナリオです。月次レポート、顧客資料、プロジェクトアーカイブ、あるいはWord、Excel、PowerPoint、PDFなどのファイルを含む総合的な資料ディレクトリのいずれを管理する場合でも、名前リストとバッチ処理ツールを標準化することで効率を向上させることができます。
本記事の手順を通じて、 HeSoft Doc Batch Tool のファイル整理機能を使用し、既存のフォルダを追加し、新しい名前リストを入力し、最後に保存場所を設定して処理を開始できます。処理が完了すると、システムはリストに従って命名された複数の新しいフォルダを生成し、手動でのコピーと個別の名前変更を回避します。
同じ構造で異なる名前のフォルダを大量に作成する必要が頻繁にある場合は、名前リストを固定テンプレートとして整理し、バッチ処理方式を優先的に使用して完了させることをお勧めします。これにより、時間を節約できるだけでなく、ファイルの命名がより統一され、後での検索、アーカイブ、共同作業がよりスムーズになります。