언제키워드를 수정하려면 여러 Word 파일을 통합해야합니다. 문서를 하나씩 여는 효율성은 매우 낮습니다. 이 기사에서는 사무실 시나리오에 적합한 일괄 처리 방법을 소개합니다. HeSoft Doc Batch Tool 한 번에 여러 개의 docx 파일을 가져오고 Word 콘텐츠에서 통합 된 단어 변경을 달성하기 위해 여러 세트의 검색 단어 및 대체 단어를 설정하십시오. 이 예에서 호주를 캐나다와 미국을 일본으로 대체하여 사용자가 처리 전후의 변경 사항, 작업 단계 및 배치 교체 중에주의가 필요한 세부 사항을 이해할 수 있도록 도와줍니다.
많은 사무원이 이러한 상황에 직면하게 될 것입니다. Word 문서가 일괄 처리되었지만 일부 키워드는 갑자기 균일하게 수정해야합니다. 예를 들어, 고객 프로필의 국가 이름이 변경되고 제품 설명에서 모델을 업데이트해야하며 계약 템플릿의 회사 이름을 교체해야하며 교육 자료의 용어를 통합해야합니다. 문서가 하나만 있으면 Word에서 직접 찾아서 바꿀 수 있습니다. 그러나 docx 및 doc 파일이 많으면 하나씩 열고 수정하는 것이 반복적이고 지루하며 오류가 발생하기 쉬운 작업이됩니다.
이 논문에 소개 된 핵심 방법은 사무실 소프트웨어를 사용하는 것입니다." HeSoft Doc Batch Tool "일괄 적으로 Word 파일의 내용에서 키워드를 찾아 대체합니다. 한 번에 여러 Word 파일을 가져오고 여러 세트의 키워드 통신을 설정하면 소프트웨어가 자동으로 통합 교체를 완료 할 수 있습니다. 6 개의 docx 파일을 예로 들어 문서에서 호주를 캐나다 및 미국으로 일본으로 변경하는 방법을 보여줍니다.
해당 시나리오: Word 여러 키워드를 일괄 교체해야하는 이유
Word 키워드의 일괄 교체는 기술자에게 적합 할뿐만 아니라 일상 사무실에서 더 일반적입니다. 관리자는 시스템 문서의 부서 이름을 일괄 적으로 업데이트해야 할 수 있습니다. 영업 사원은 일괄 적으로 견적에서 고객 이름과 지역 이름을 수정해야 할 수 있습니다. 교사 또는 트레이너는 유인물의 용어를 균일하게 조정해야 할 수 있습니다. 기업 문서 관리자는 많은 양의 과거 데이터를 표준화해야 할 수 있습니다.
이러한 시나리오에는 일반적인 기능이 있습니다. 문서 수는 많지만 수정 규칙은 비교적 명확합니다. 예를 들어 이전 이름을 새 이름으로 바꾸고 이전 주소를 새 주소로 바꾸고 이전 번호를 새 번호로 바꿉니다. 수동으로 처리하면 각 파일은 열기, 찾기, 교체, 저장 및 닫는 프로세스를 거칩니다. 6 개의 파일과 2 개의 키워드 그룹이 있다고 가정하면 수동 작업은 이미 상대적으로 번거 롭습니다. 수십 개의 파일과 12 개 이상의 키워드 그룹으로 확장되면 수동 처리 비용이 크게 증가합니다.
일괄 처리 도구의 가치는 노력의 중복을 줄이는 것입니다. 단순히 Word를 대체하는 것이 아니라 많은 수의 반복적 인 파일 작업을 완료하는 프로세스로 대체합니다. Word, Excel 및 PDF와 같은 사무실 문서를 자주 처리해야하는 사용자의 경우 이러한 도구는 문서 정렬 및 콘텐츠 업데이트를 더 제어 할 수 있습니다.
효과 미리보기: 사전 처리에서 사후 처리 변경 사항
이 예제의 원본 파일은 6 개의 Word 문서 그룹입니다. Docx 파일 확장자. 1.docx 에서 6.docx 까지의 파일 이름은 동일한 테스트 디렉토리에 저장됩니다. 이 파일 구조는 "폴더에서 파일 가져오기" 방법을 사용하여 일괄 추가에 매우 적합합니다.
처리하기 전에 Word 문서를 열면 페이지에 사과 품종의 소개가 포함되어 있음을 알 수 있습니다. 빨간색 화살표로 표시된 필드는 원산지, 즉 원산지 정보의 국가입니다. 왼쪽 내용의 원산지는 호주이며, 오른쪽 내용의 원산지는 미국이다. 이 두 단어는 이번에 대체해야하는 대상 키워드입니다.
일괄 처리가 완료된 후 해당 문서를 다시 열면 호주를 표시하는 원래 위치가 캐나다로 변경되었으며 미국을 표시하는 원래 위치가 일본으로 변경되었음을 알 수 있습니다. 즉, 소프트웨어는 사용자에 의해 설정된 두 세트의 대체 관계에 따라 콘텐츠 업데이트를 완료한다.
효과 다이어그램에서 볼 수 있듯이 일괄 대체는 텍스트 단락, 테이블의 일반 텍스트 등을 처리하는 데 적합합니다. 실제 사무실 문서의 경우 교체 규칙이 정확하게 설정되면 여러 파일에서 통합 수정 결과를 얻을 수 있습니다.
작업 단계: 일괄 찾기 및 Word 파일 내용 교체
다음은 소프트웨어 조작 스크린 샷에 따른 설명이다. 오작동을 피하기 위해 공식 처리 전에 원본 파일의 복사본을 백업으로 복사하고 "단어 찾기" 및 "단어 교체" 목록을 준비하는 것이 좋습니다.
첫 번째 단계: Word 도구에서 일괄 교체 기능을 찾습니다.
오픈 HeSoft Doc Batch Tool 그 후 왼쪽 기능 모음에는 다양한 유형의 도구가 있습니다. 이 처리의 개체가 Word 문서이기 때문에 "Word Tool" 이 여기에서 선택됩니다. Word 도구를 입력 한 후 "기능 카드에서" Word 파일 내용에서 키워드를 찾아서 교체하십시오 "를 찾으십시오.
이 단계의 목표는 올바른 기능 항목을 입력하는 것입니다. 기능 카드는 스크린 샷에 명확하게 표시되어 Word 텍스트 콘텐츠의 일괄 수정을위한 입력임을 나타냅니다. 이 기능을 선택하면 소프트웨어는 파일 선택, 옵션 설정 처리, 위치 설정 저장 및 처리 시작 처리를 통해 사용자를 안내하는 마법사 스타일 페이지를 입력합니다.
두 번째 단계: docx 파일을 수정해야하는 가져 오기
기능 페이지를 입력 한 후 먼저 처리 할 레코드를 선택해야합니다. 인터페이스 상단에는 "파일 추가" 와 "폴더에서 파일 가져오기" 의 두 가지 공통 항목이 있습니다. 파일이 다른 위치에 흩어져있는 경우 하나씩 추가 할 수 있습니다. 파일이 하나의 폴더에 집중되어 있으면 폴더에서 직접 가져 오면 시간이 절약됩니다.
스크린 샷에서 6 개의 Word 파일을 성공적으로 가져 왔습니다. 목록에는 파일 이름, 경로, 확장자, 생성 시간 및 수정 시간이 표시됩니다. 예를 들어, 1.docx 및 2.docx와 같은 파일은 확장자가 docx 인 D:\ test \ 경로에 있습니다. 하단 요약 영역은 레코드의 수가 6 인 것을 나타내며, 처리 할 파일의 수가 6 임을 나타냅니다.
수입 후 다음 단계로 서두르지 마십시오. 먼저 세 가지 사항을 확인하는 것이 좋습니다. 첫째, 파일 수가 올바른지 여부, 둘째, 파일 경로가 대상 폴더인지 여부, 셋째, 확장자가 처리 요구 사항을 충족하는지 여부. 그것이 올바른지 확인한 후 "다음" 을 다시 클릭하십시오.
3 단계: 정확한 검색 텍스트를 선택하고 키워드 목록을 채우십시오.
처리 옵션 설정 페이지에서 검색 방법을 설정하고 콘텐츠를 교체해야합니다. 텍스트 찾기는 스크린 샷에서 정확히 선택됩니다." 이 방법은 호주, 미국, 회사 이름, 제품 이름, 일련 번호 등과 같은 명확하고 고정 된 키워드를 대체하는 데 적합합니다.
페이지의 왼쪽에는 "찾을 키워드 목록" 이 있고 오른쪽에는 "교체 후 키워드 목록" 이 있습니다. 이 예에서 왼쪽의 첫 번째 줄은 호주로 채워지고 두 번째 줄은 미국으로 채워집니다. 오른쪽 첫 번째 줄은 캐나다로, 두 번째 줄은 일본으로 가득 차 있습니다. 소프트웨어는 라인 번호에 따라 해당 관계를 설정합니다. 즉, 호주는 캐나다에 해당하고 미국은 일본에 해당합니다.
이 디자인은 여러 키워드의 배치 교체에 매우 적합합니다. 20 개의 새로운 단어로 업데이트해야하는 20 개의 오래된 단어가 있다고 가정하면 왼쪽 및 오른쪽 목록에 순서대로 배치되면 한 번에 구성을 완료 할 수 있습니다. 오른쪽의 행이 채워지지 않으면 인터페이스는 "채워지지 않으면 교체 대신 해당 키워드가 삭제 될 수 있음을 의미합니다. 따라서 새 콘텐츠로 바꾸려면 오른쪽의 해당 줄이 완료되었는지 확인하십시오.
추가 옵션 중 인터페이스에는 "문자의 경우 무시" 및 "단어의 일부 대신 완전한 단어를 일치" 도 표시됩니다. 키워드가 영어 사례 차이를 포함하거나 다른 단어의 일부를 대체하는 것에 대해 걱정하는 경우 실제 상황에 따라 선택할 수 있습니다. 이 예제에서는 스크린 샷의 설정을 유지하고 정확한 키워드 대체에 중점을 둡니다.
4 단계: 저장 위치를 설정하고 프로세스를 시작하십시오.
키워드 구성이 완료되면 "다음" 을 클릭하십시오. 상단 흐름에서 볼 수 있듯이 다음 단계에는 "위치 저장 설정" 및 "처리 시작" 이 포함됩니다. 일괄 대체는 파일 내용에 실질적인 영향을 미치므로 처리 결과를 새 디렉토리로 출력하여 원본 파일과 구별하는 것이 좋습니다.
저장 위치를 설정 한 후 시작 처리 단계를 입력하십시오. 이 소프트웨어는 이전에 가져온 파일 목록을 기반으로 각 Word 문서를 찾아서 바꿉니다. 처리 후 출력 디렉토리에서 파일을 열어 결과를 확인할 수 있습니다. 이 예에서 처리 결과는 호주가 캐나다로 대체되었고 미국이 일본으로 대체되었음을 보여 주며, 이는 여러 세트의 키워드가 대체되었음을 나타냅니다.
더 많은 파일을 처리해야하는 경우 방법은 동일합니다. 먼저 파일을 가져온 다음 키워드 해당 목록을 유지 한 다음 마지막으로 일괄 처리를 수행하십시오. 핵심은 정확한 초기 규칙에 있습니다.
자주 묻는 질문과주의 사항
1.한 번에 여러 키워드를 대체 할 수 있습니까?
할 수 있습니다. 스크린 샷의 설정 방법에서 알 수 있듯이 소프트웨어는 교체 후 "찾을 수있는 키워드 목록" 및 "키워드 목록" 에 여러 줄을 입력하는 것을 지원합니다. 각 행은 대체 관계의 집합입니다. 왼쪽과 오른쪽의 행 수와 해당 순서가 올바른 한 여러 키워드를 동시에 대체 할 수 있습니다.
2. docx 및 doc 파일을 처리 할 수 있습니까?
스크린 샷 예제에서 docx 파일을 가져옵니다. 실제 사용에서는 소프트웨어 인터페이스에서 지원하는 파일 형식이 우선하는 것이 좋습니다. 파일에 docx와 doc 모두 있는 경우 대량으로 처리하기 전에 형식 지원 및 교체 결과가 정상인지 확인하기 위해 소량을 테스트 할 수 있습니다.
3. 원래 파일을 덮어 쓰지 않습니다.
위치 저장 설정 단계는 소프트웨어 흐름에 포함됩니다. 안전한쪽에 있으려면 원본 파일을 직접 덮어 쓰는 대신 처리 된 파일을 새 위치에 저장하는 것이 좋습니다. 이러한 방식으로, 키워드 설정이 부정확한 것으로 판명되더라도, 백업 파일은 재처리에 사용될 수 있다.
4. 주요 단어 사례 다른 방법
문자 무시 옵션은 설정 페이지에서 볼 수 있습니다. 미국, 미국, 미국 및 기타 양식이 동시에 문서에 나타날 수 있다면 필요에 따라이 옵션을 확인할지 여부를 고려할 수 있습니다. 엄격한 케이스 감도가 필요한 경우 임의로 사용하지 마십시오.
5. 교체를 피하는 방법
거짓 대체를 피하는 열쇠는 키워드를 가능한 한 명확하게 만드는 것입니다. 매우 짧은 약어, 단일 글자 또는 다른 말로 쉽게 나타나는 내용은주의해서 다루어야 한다. 적은 수의 파일로 먼저 테스트하고 교체 결과를 확인하는 데 집중할 수 있습니다. 단어의 일부를 교체하는 것이 우려되는 경우 인터페이스의 전체 단어 일치 관련 옵션에 집중할 수 있습니다.
6. 어떤 준비를 할 필요가 있기 전에 일괄 처리
세 가지 항목을 준비하는 것이 좋습니다. 첫째, 원본 Word 파일을 백업하십시오. 둘째, 검색 단어 및 대체 단어 목록을 구성하십시오. 셋째, 파일이 Word 또는 다른 프로그램에 의해 점유되지 않았는지 확인하십시오. 전체 준비 후 일괄 실행은 재 작업을 줄일 수 있습니다.
요약: 일괄 처리를 사용하여 Word 문서 유지 관리 효율성 향상
여러 Word 문서의 내용은 통일 된 방식으로 변경되며 이는 일반적인 반복 사무실 작업입니다. 수동 처리의 사용, 낮은 효율뿐만 아니라 누설, 오류 및 혼란의 보존이 쉽습니다. 도움으로 HeSoft Doc Batch Tool 한 번에 여러 개의 docx 파일을 가져오고 다중 줄 키워드 목록을 통해 대체 관계를 설정하여 소프트웨어가 자동으로 일괄 검색 및 교체를 완료 할 수 있습니다.
이 예는 6 Word 파일에서 호주와 미국을 일괄 대체하는 전체 프로세스를 보여줍니다. 처리하기 전에 호주와 미국이 문서에 표시됩니다. 처리 후 해당 콘텐츠가 캐나다와 일본이됩니다. 전체 프로세스는 명확하고 제어 가능하며 Word 내용을 일괄 적으로 유지해야하는 사무실 직원에게 적합합니다.
통합 된 방식으로 키워드를 수정해야하는 Word 문서 배치를 처리하는 경우이 문서의 단계를 따라 파일을 구성하고 소프트웨어에서 배치 작업을 완료하기 전에 목록을 교체 할 수 있습니다. 문서 수정을 하나씩 여는 것과 비교할 때이 방법은 시간을 크게 절약하고 파일 업데이트를보다 균일하고 효율적으로 만들 수 있습니다.