여러 PDF 파일에 동일한 날짜, 이름, 번호 또는 고정 표현이 있어 일괄 수정이 필요한 경우, 파일을 하나씩 열어 찾아 바꾸는 작업은 시간이 많이 걸리고 누락되기 쉽습니다. 이 문서에서는 HeSoft Doc Batch Tool 을 예로 들어, "PDF에서 키워드 찾아 바꾸기" 기능을 통해 여러 PDF를 한 번에 가져오고, 찾을 키워드와 바꿀 키워드를 설정한 후 처리된 파일을 일괄 생성하는 방법을 보여줍니다. 계약서, 보고서, 공지사항, 자료 보관 등 일괄 업무 처리에 적합합니다.
일상 업무에서 PDF 파일은 공식 보고서, 계약서, 공지사항, 설명서, 교육 자료 등의 콘텐츠를 게시하는 데 자주 사용됩니다. 문제는 이러한 파일의 특정 고정 정보를 일괄 조정해야 할 경우, 예를 들어 날짜가 April에서 August로, 연도가 2017에서 2026으로 변경되거나 회사명, 프로젝트 번호, 담당자, 부서명이 변경될 때, 수동으로 PDF를 하나씩 열어 찾아 바꾸기를 하면 효율이 낮을 뿐만 아니라 누락이나 오류가 발생하기 쉽습니다.
본 문서는 "여러 PDF 파일의 키워드를 일괄 찾아 바꾸기"라는 대표적인 업무 문제를 해결합니다. 스크린샷과 함께 업무용 소프트웨어 " HeSoft Doc Batch Tool "를 예로 들어, 여러 PDF 파일을 작업 목록에 한 번에 추가한 후 찾을 단어와 바꿀 단어를 설정하고, 마지막으로 일괄 처리하여 결과 파일을 생성하는 방법을 시연합니다. 전체 과정은 파일 일괄 처리에 더 적합하여 반복 작업을 줄일 수 있으며, 특히 수십 또는 수백 개의 PDF 문서를 동시에 관리해야 하는 시나리오에 적합합니다.
적용 시나리오: 어떤 경우에 PDF 키워드 일괄 바꾸기가 필요한가
PDF 파일의 키워드를 일괄 찾아 바꾸는 것은 "여러 파일에 동일한 텍스트가 존재하여 일괄 수정이 필요한" 모든 시나리오에 적합합니다. 파일별 처리에 비해 일괄 처리 소프트웨어는 반복 작업을 한 번의 설정으로 집중시켜 인건비를 크게 줄일 수 있습니다.
1. 보고서 날짜, 연도 또는 버전 번호 일괄 수정
스크린샷의 예시는 전형적인 날짜 업데이트 시나리오입니다. 원본 PDF에는 "April 13, 2017"이 포함되어 있고, 처리 후에는 "August 13, 2026"으로 변경됩니다. 유사한 보고서가 4개, 40개 또는 그 이상이고 각 파일의 월과 연도를 모두 변경해야 한다면 수동 처리는 매우 번거롭습니다. 일괄 찾아 바꾸기를 통해 April을 August로, 2017을 2026으로 각각 바꿀 수 있습니다.
2. 회사명, 프로젝트명 또는 부서명 일괄 업데이트
기업 자료, 입찰 서류, 대외 설명 문서에는 회사명, 브랜드명, 프로젝트명이 변경되는 경우가 자주 발생합니다. PDF의 텍스트가 인식 가능한 경우 찾아 바꾸기 기능을 통해 일괄 수정할 수 있습니다.
3. 문서의 고정된 오류 표현 일괄 수정
예를 들어 특정 제품 모델명이 잘못 기재되었거나, 특정 용어를 통일해야 하거나, 특정 담당자 연락처를 업데이트해야 하는 경우 모두 PDF 키워드 일괄 바꾸기를 통해 완료할 수 있습니다. 영문 키워드뿐만 아니라 중문 키워드, 숫자, 번호 등 일반적인 텍스트 콘텐츠에도 적합합니다.
효과 미리보기: 처리 전후 PDF 콘텐츠 변화
본격적인 작업 전에 처리 대상과 최종 효과를 먼저 살펴보면, 이 기능이 실제로 어떤 문제를 해결하는지 이해하기 쉽습니다.
처리 전: 여러 PDF 파일이 일괄 수정 대기 중
처리 전 폴더에는 여러 PDF 파일(예: 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf)이 있습니다. 이들은 모두 동일하거나 유사한 키워드를 포함할 수 있으며, 일괄 찾아 바꾸기가 필요합니다.
그중 PDF 하나를 열어 보면, 페이지의 날짜 부분에 "April 13, 2017"이 포함되어 있습니다. 스크린샷에서는 수정이 필요한 두 키워드(April 및 2017)가 빨간색 상자로 표시되어 있습니다. 즉, PDF 파일 내용의 이 두 텍스트를 새로운 내용으로 일괄 바꿔야 합니다.
처리 후: 키워드가 일괄 바뀜
처리가 완료된 후 생성된 PDF를 열어보면, 원래의 "April"이 "August"로, 원래의 "2017"이 "2026"으로 변경된 것을 확인할 수 있습니다. 중간의 날짜 "13,"은 그대로 유지되어, 소프트웨어가 설정된 키워드에 대해서만 바꾸기를 수행하고 관련 없는 콘텐츠는 함께 수정하지 않음을 알 수 있습니다.
이 효과는 일괄 업무에 매우 중요합니다. 사용자가 찾을 단어와 바꿀 단어를 한 번만 설정하면 여러 PDF 파일이 동일한 규칙에 따라 텍스트 바꾸기를 완료하므로, 반복적인 열기, 반복적인 검색, 반복적인 저장을 피할 수 있습니다.
작업 단계: HeSoft Doc Batch Tool 를 사용하여 PDF 키워드 일괄 찾아 바꾸기
아래에서는 스크린샷 순서에 따라 기능 선택, 파일 가져오기, 키워드 설정부터 처리 시작까지의 전체 과정을 설명합니다. 작업 인터페이스는 " HeSoft Doc Batch Tool "에서 가져온 것으로, 이는 업무 시나리오를 위한 일종의 일괄 처리 소프트웨어로, 주요 가치는 파일 처리의 반복 동작을 자동화하는 데 있습니다.
1단계: PDF 도구로 들어가 "PDF 키워드 찾아 바꾸기" 선택
HeSoft Doc Batch Tool 을 연 후, 왼쪽 기능 분류에서 "PDF 도구"를 선택합니다. 도구 목록에서 PDF 워터마크 추가, PDF를 Word로 변환, PDF 페이지 삭제 등 여러 PDF 관련 기능을 볼 수 있습니다. 이번에 사용할 기능은 첫 번째 기능인 "PDF 키워드 찾아 바꾸기"입니다.
이 기능을 선택하는 목적은 PDF 콘텐츠 텍스트 찾아 바꾸기 전용 처리 마법사로 진입하기 위함입니다. 진입하면 소프트웨어는 단계별로 사용자에게 먼저 파일 선택, 처리 옵션 설정, 저장 위치 설정 후 처리를 시작하도록 안내합니다.
2단계: 일괄 처리할 PDF 파일 추가
기능 페이지에 진입하면 인터페이스 상단에 "파일 추가", "폴더에서 파일 가져오기", "비우기", "더 보기" 등의 버튼을 볼 수 있습니다. 소량의 PDF는 "파일 추가"를 클릭하여 하나씩 선택할 수 있습니다. 전체 폴더의 PDF를 모두 처리해야 하는 경우 "폴더에서 파일 가져오기"를 사용할 수 있으며, 이 방식이 일괄 업무에 더 적합합니다.
스크린샷에는 4개의 PDF 파일이 가져와졌으며, 파일명은 각각 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf입니다. 목록에는 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간 등의 정보도 표시되어 사용자가 파일이 올바르게 추가되었는지 확인하기 쉽습니다. 하단의 "요약" 위치에 레코드 수가 4로 표시되어 현재 작업에 총 4개의 처리 대기 PDF가 있음을 나타냅니다.
이 단계의 예상 결과는, 일괄 키워드 바꾸기가 필요한 모든 PDF가 작업 목록에 나타나는 것입니다. 처리할 필요가 없는 파일이 가져와졌음을 발견하면 해당 행의 작업 버튼을 통해 제거할 수 있습니다. 가져오기가 잘못된 경우 "비우기"를 사용하여 다시 추가할 수도 있습니다.
3단계: 다음 단계로 이동하여 찾기 방식 및 바꿀 내용 설정
파일 목록이 정확함을 확인한 후 하단의 "다음"을 클릭하여 "처리 옵션 설정"으로 들어갑니다. 해당 페이지에서는 찾기 방식, 찾을 키워드 목록 및 바꾼 후의 키워드 목록을 중점적으로 설정해야 합니다.
스크린샷에서 "찾기 방식"은 "정확한 텍스트 찾기"가 선택되어 있습니다. 이는 소프트웨어가 사용자가 입력한 텍스트 내용에 따라 정확하게 일치시킨다는 것을 의미합니다. 인터페이스에는 "수식을 사용하여 유사 텍스트 찾기" 옵션도 있지만, 현재 예시는 정확한 찾기를 채택하고 있어 날짜, 번호, 이름 등 명확한 텍스트의 일괄 바꾸기에 더 적합합니다.
"찾을 키워드 목록"에 예시로 두 줄이 입력되었습니다. 첫 번째 줄은 April, 두 번째 줄은 2017입니다. 오른쪽의 "바꾼 후 키워드 목록"에는 대응하여 두 줄이 입력되었습니다. 첫 번째 줄은 August, 두 번째 줄은 2026입니다. 이렇게 하면 소프트웨어가 처리 시 행과 행의 대응 관계에 따라 바꾸기를 실행합니다. April을 August로, 2017을 2026으로 바꾸는 것입니다.
여기서 주의할 점은 좌우 목록의 순서를 대응시켜야 한다는 것입니다. 즉, 왼쪽 첫 번째 줄은 오른쪽 첫 번째 줄과 대응하고, 왼쪽 두 번째 줄은 오른쪽 두 번째 줄과 대응합니다. 더 많은 키워드를 일괄 바꾸려면 계속 행을 추가할 수 있지만, 각 행의 찾을 내용과 바꿀 내용이 일대일로 대응하도록 해야 합니다.
4단계: 필요에 따라 추가 옵션 설정
설정 페이지에서는 "문자 대소문자 무시", "단어의 일부분이 아닌 완전한 단어 일치" 등의 추가 옵션도 볼 수 있습니다. 체크 여부는 실제 필요에 따라 결정해야 합니다.
영문 콘텐츠에서 대소문자가 일정하지 않은 경우, 예를 들어 April, APRIL, april이 동시에 존재하는 경우 대소문자 무시 방식을 고려할 수 있습니다. 완전한 단어 하나만 바꾸고 어떤 단어의 일부 문자는 바꾸고 싶지 않은 경우 "단어의 일부분이 아닌 완전한 단어 일치"에 주목할 수 있습니다. 예시에서 빨간색 상자는 정확한 텍스트 찾기와 두 그룹의 키워드 대응 관계를 강조하고 있으므로, 사용자는 예시대로만 설정하면 이번 날짜 바꾸기 작업을 완료할 수 있습니다.
5단계: 저장 위치 설정 및 처리 시작
페이지 상단의 진행 단계를 보면, 이후에 "저장 위치 설정" 및 "처리 시작" 두 단계가 더 있음을 알 수 있습니다. 키워드 설정을 완료한 후 계속 "다음"을 클릭하여 마법사에 따라 처리된 파일의 저장 위치를 설정한 다음 처리 시작 단계로 들어갑니다.
저장 위치를 설정하는 목적은 처리된 파일이 원본 파일과 섞이는 것을 방지하기 위함입니다. 중요한 PDF의 경우 새 출력 폴더에 저장하는 것이 좋으며, 처리가 완료된 후 샘플을 추출하여 확인합니다. 마지막 단계에 들어가면 처리를 시작하고, 소프트웨어는 앞서 설정한 규칙에 따라 작업 목록의 여러 PDF 파일에 대해 일괄 찾아 바꾸기를 실행합니다.
처리가 완료되면 출력 디렉터리의 PDF를 열어 대조 확인할 수 있습니다. 앞의 결과 이미지와 결합하면, 원문의 April과 2017이 August와 2026으로 바뀌어 일괄 바꾸기 규칙이 적용되었음을 설명합니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
1. 일부 PDF에서 텍스트를 바꿀 수 없는 이유는 무엇인가요?
PDF 파일의 콘텐츠 유형은 완전히 동일하지 않습니다. 어떤 PDF의 텍스트는 진정한 텍스트이지만, 어떤 것은 스캔 이미지이거나 이미지로 구성된 페이지일 수 있습니다. 일괄 찾아 바꾸기는 일반적으로 인식 가능한 텍스트 콘텐츠에 대해 적용됩니다. PDF 페이지가 본질적으로 이미지인 경우 일반 텍스트 찾기로는 해당 키워드를 찾지 못할 수 있습니다. 이러한 파일을 만나면 먼저 소량의 샘플로 테스트하는 것이 좋습니다.
2. 여러 키워드를 바꿀 때 대응 오류를 방지하려면 어떻게 해야 하나요?
가장 중요한 것은 좌우 목록의 행 번호를 일치시키는 것입니다. 왼쪽 몇 번째 행의 찾을 단어가 오른쪽 몇 번째 행의 바꿀 단어와 대응합니다. 예를 들어 왼쪽 첫 번째 행이 April이면 오른쪽 첫 번째 행은 August여야 합니다. 왼쪽 두 번째 행이 2017이면 오른쪽 두 번째 행은 2026이어야 합니다. 설정을 완료한 후 다음 단계를 클릭하기 전에 다시 확인하는 것이 좋습니다.
3. 일괄 처리 전에 원본 파일을 백업해야 하나요?
백업을 권장합니다. 일괄 처리는 효율을 크게 향상시킬 수 있지만, PDF는 종종 공식 문서이므로 처리 결과를 새 폴더에 저장하고 원본 파일을 백업으로 보관하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 바꾸기 규칙 설정이 적절하지 않다고 판단되더라도 재조정 후 다시 처리할 수 있습니다.
4. 동시에 많은 PDF를 처리할 수 있나요?
인터페이스에서 볼 수 있듯이, 이 기능은 여러 PDF를 목록에 추가하여 일괄 처리하는 것을 지원합니다. 실제 처리 수량은 컴퓨터 성능, 파일 크기 및 작업 복잡도에 따라 조정할 수 있습니다. 파일 수량이 특히 많은 경우, 먼저 몇 개의 샘플로 규칙을 테스트하여 정확함을 확인한 후 전체 파일을 일괄 가져오는 것이 좋습니다.
요약: 일괄 처리 방식으로 PDF 반복 수정 시간 단축
PDF 파일의 키워드를 일괄 찾아 바꾸는 것은 본질적으로 "하나씩 열고, 하나씩 검색하고, 하나씩 수정하고, 하나씩 저장하는" 반복 작업을, 일회성 파일 가져오기, 일회성 규칙 설정, 일회성 결과 출력으로 바꾸는 것입니다. 다량의 PDF 보고서, 계약서, 자료 또는 공지사항을 관리해야 하는 사용자에게 이러한 업무용 소프트웨어는 처리 효율성을 현저히 높이고 누락 위험을 줄일 수 있습니다.
여러 PDF 파일의 날짜, 연도, 이름, 번호 또는 고정 표현을 처리하고 있다면 HeSoft Doc Batch Tool 의 "PDF 키워드 찾아 바꾸기" 기능을 사용하는 것이 좋습니다. 먼저 소량의 파일로 바꾸기 규칙을 테스트한 후 모든 파일을 일괄 처리하는 것이 비교적 안전하고 효율적인 작업 방식입니다.