키워드에있는 Word 문서의 여러 사본에 직면하여, 비효율적이고 오류가 발생하기 쉬운 것을 찾아서 대체하기 위해 하나씩 설명서입니다. 이 기사를 통해 HeSoft Doc Batch Tool 여러 docx 파일의 키워드 배치 교체 프로세스를 보여줍니다. 먼저 키워드 검색을 선택하고 Word에서 기능을 대체 한 다음 파일을 가져 와서 마지막으로 호주, 캐나다, 미국, 일본 등 여러 대체 규칙 세트를 설정하여 사무원이 신속하게 문서 콘텐츠의 통합 업데이트를 완료합니다.
수정해야하는 폴더에 Word 문서가 하나만있는 경우 수동으로 연 후 찾아서 교체하는 것이 복잡하지 않습니다. 그러나 실제 사무 업무에서 우리는 종종 여러 계약 템플릿, 여러 제품 설명 문서, 여러 보고서 첨부 파일 및 여러 교육 코스웨어 지원 자료와 같은 일련의 문서에 직면합니다. 모두 동일하거나 유사한 키워드가 포함되어 있습니다. 이러한 키워드를 균일하게 업데이트해야하는 경우 docx 파일을 하나씩 열고 작동하면 시간이 많이 걸리고 오류가 발생하기 쉬운 반복적 인 작업이 될 것입니다.
이 기사에서는 사용 방법을 보여 주면서 여러 docx 문서 키워드를 일괄 찾기 및 교체 할 필요성에 중점을 둡니다. HeSoft Doc Batch Tool Word 파일 내용의 대량 수정을 완료하십시오. 이 예제에는 폴더에 6 개의 Word 문서가 있습니다. 문서 내용에서 호주를 캐나다와 미국으로 일본으로 변경해야합니다. 이 사례를 국가 이름 대체물로 이해하거나 회사 이름, 브랜드 이름, 프로젝트 이름, 번호, 주소, 연락처 등과 같은 사무실 필드의 통합 업데이트와 비교할 수 있습니다.
적용 가능한 시나리오: Word 콘텐츠의 여러 복사본을 업데이트해야하며 특히 적합합니다.
Word 문서 키워드를 일괄 적으로 대체하는 핵심 가치는 반복 개방, 반복 검색 및 반복 저장 프로세스를 줄이는 것입니다. 특히 다음 시나리오에 적합합니다. 첫째, 계약, 계약, 견적 및 통지서에서 회사 이름 및 주소 변경과 같은 템플릿 문서 업데이트 둘째, 예를 들어 정보 문서의 개정 제품 설명서의 이전 모델이 새 모델로 변경되고 교육 자료의 이전 용어가 새로운 용어로 변경됩니다. 세 번째는 고객 이름, 지역 이름 및 여러 보고서의 프로젝트 코드와 같은 프로젝트 전달 데이터의 배열입니다. 네 번째, 이전 버전의 데이터에서 더 이상 사용되지 않는 표현식의 일괄 교체와 같은 과거 문서 유지 보수.
이러한 시나리오에서는 종종 하나 이상의 키워드와 하나 이상의 문서가 있습니다. 수동으로 처리 할 때 사용자는 첫 번째 단어를 반복적으로 찾고 첫 번째 단어를 교체 한 다음 두 번째 단어를 찾아 각 Word에서 두 번째 단어를 대체해야합니다. 수십 개의 문서와 12 개 이상의 키워드 그룹이있는 경우 작업량이 기하 급수적으로 증가합니다. 사무실 소프트웨어의 일괄 처리 기능을 사용하여 모든 파일을 동일한 작업으로 가져오고 한 번에 모든 키워드 서신을 구성한 다음 소프트웨어가 자동으로 실행되도록 할 수 있습니다.
사전 처리 효과: 여러 Word 파일 및 보류중인 대체 콘텐츠
처리하기 전에 파일의 스크린 샷에서 볼 수 있듯이 현재 폴더에 6 개의 Word 문서가 있으며 파일 이름은 차례로 1.docx ~ 6.docx입니다. 그것들은 모두 일반적인 Word 문서 형식 인 docx 형식에 속합니다. 번호에 의해 저장된 이러한 종류의 배치 데이터의 경우, 각 문서가 하나씩 검사되고 수정되는 경우 각 문서가 제자리에서 처리되도록 하는 것은 어렵다.
처리하기 전에 문서의 내용을 살펴보면 페이지는 테이블과 그림이있는 Word 문서입니다. 왼쪽의 사과 품종 정보에서 원산지 국가 다음은 호주, 오른쪽의 해당 필드는 미국이 따릅니다. 스크린 샷의 빨간색 화살표는 교체해야하는 두 개의 키워드 위치를 표시합니다. 문서에 그림, 테이블 테두리, 굵은 텍스트, 단락 포장 등과 같은 조판 요소가 있기 때문에 사용자는 일반적으로 원본 문서 구조를 손상시키지 않고 텍스트 만 변경하려고합니다.
처리 효과 후: 지정된 키워드가 교체되고 문서 조판이 정상적으로 유지됩니다.
배치 검색 및 교체가 완료된 후 처리 된 Word 문서를 열어 호주로 표시된 원래 위치가 캐나다가되었고 미국이 일본이되었음을 알 수 있습니다. 다른 내용은 여전히 원래 구조를 유지합니다. 예를 들어, 그림은 여전히 원래 위치에 있고, 테이블 열은 여전히 존재하며, 필드 제목 원산지 국가는 여전히 굵게 표시됩니다.
이 결과는 사무실 시나리오에 중요합니다. 사용자가 필요로하는 것은 새로운 빈 문서를 재생성하는 것이 아니라 원본 Word 데이터를 기반으로 지정된 텍스트를 정확하게 수정하는 것입니다. 배치 교체 기능을 통해 여러 docx 파일을 하나씩 수동으로 편집하지 않고도 동일한 키워드 규칙 세트에 따라 업데이트 할 수 있습니다.
작동 단계: 기능 선택에서 키워드 규칙 설정까지
,1 단계: 키워드 교체 기능 찾기
단어 도구시작 HeSoft Doc Batch Tool 그 후 왼쪽 메뉴에는 홈 페이지, 작업 흐름, 모든 도구, 파일 이름, 폴더 이름, 파일 정렬, Word 도구, Excel 도구, PowerPoint 도구, PDF 도구 등이 포함됩니다. 이 작업은 Word 문서의 내용을 다루기 때문에 Word 도구 분류를 입력해야합니다.
Word 도구 목록에서 Word에서 키워드 찾기 및 바꾸기 를 선택합니다. 스크린 샷에서이 기능은 항목 1 에 있으며 기능 설명은 일괄 적으로 Word 파일 내용에서 키워드를 찾아 대체하는 것입니다. 이 항목을 선택한 후 Word 텍스트 콘텐츠의 대량 수정 전용 프로세스를 입력 할 수 있습니다.
이 단계의 예상 결과는 도구 개요 인터페이스에 머무르는 대신 단계별 처리 페이지를 입력하는 것입니다. 처음 사용하는 사용자의 경우 동일한 소프트웨어가 글꼴 단락 형식 수정, 그림 삭제, 그림 교체, Word 형식 변환 등과 같은 기능이있을 수 있으므로 기능 이름을 먼저 확인하는 것이 매우 중요합니다. 다른 문제를 해결합니다.
2 단계: docx 파일 가져오기
배치 처리가 필요합니다.Word에서 키워드 찾기 및 대체 기능을 입력하면 페이지가 먼저 입력되어 처리 할 레코드를 선택합니다. 상단은 파일을 추가하고 폴더에서 파일을 가져 오는 두 가지 주요 항목을 제공합니다. 파일을 추가하는 것은 적은 수의 지정된 문서를 선택하는 데 적합합니다. 폴더에서 파일을 가져오는 것은 한 번에 디렉토리에 여러 Word 자료를 가져 오는 데 적합합니다. 스크린 샷에서 6 개의 docx 파일을 성공적으로 가져 왔습니다. 목록에는 파일 이름, 경로, 확장자, 생성 시간 및 수정 시간이 표시됩니다.
수입 후 다음 단계로 돌진하지 마십시오. 먼저 세 가지 점을 확인하는 것이 좋습니다. 첫째, 레코드 수가 예상과 일치하는지, 스크린 샷 하단에 표시된 레코드 수는 6 입니다. 둘째, 파일 경로가 잘못된 폴더 처리를 피하기 위해 올바른지 여부; 셋째, 확장자가이 작업의 요구 사항을 충족하는지 여부는 예제가 docx입니다. 올바른지 확인한 후 하단에서 다음을 클릭하여 처리 옵션 설정을 입력하십시오.
파일이 처리에 참여하지 않으면 목록 오른쪽에있는 작업 열에서 해당 레코드를 삭제할 수 있습니다. 가져온 파일이 전체 파일이 아닌 경우 비어 있고 다시 선택할 수도 있습니다. 이 사전 수입 검사는 특히 공식 문서의 대량 수정이 필요한 경우 후속 재 작업을 줄일 수 있습니다.
3 단계: 정확한 텍스트 찾기 설정 및 키워드 목록 대체
처리 옵션 설정 페이지에서 먼저 검색 방법을 선택해야합니다. 스크린 샷에서 정확한 검색 텍스트가 확인되고 사용 공식 퍼지 검색 텍스트 옵션이 옆에 있습니다. 호주를 캐나다로, 미국을 일본으로 명시 적으로 대체하는 것과 같은 알려진 키워드로 대체 작업의 경우 일반 사무실 사용자가 정확한 텍스트 검색을 사용하는 것이 더 쉽고 더 적합합니다.
페이지 하단에는 두 가지 주요 입력 영역이 있습니다. 왼쪽에서 검색 할 키워드 목록과 오른쪽에 교체 할 키워드 목록입니다. 그들은 줄 숫자로 일치합니다. 스크린 샷의 설정은 다음과 같습니다. 왼쪽의 첫 번째 행의 호주와 오른쪽의 첫 번째 행의 캐나다; 왼쪽의 두 번째 행의 미국과 오른쪽의 두 번째 행의 일본. 이 구성 후에 소프트웨어는 각 Word 문서를 처리 할 때 왼쪽 키워드를 차례로 찾아 오른쪽의 동일한 줄에 새 키워드로 바꿉니다.
더 많은 키워드를 처리하려면 줄별로 계속 추가 할 수 있습니다. 예를 들어, 3 줄에 이전 회사 이름을 기입하고 오른쪽 3 줄에 새 회사 이름을 기입하고 4 줄에 이전 제품 모델을 기입하고 오른쪽의 4 줄에 새로운 제품 모델을 기입하십시오. 채울 때 왼쪽과 오른쪽의 줄 수는 일치하여 누락, 잘못 배치 또는 잘못된 콘텐츠로 키워드를 교체하지 않도록해야합니다. 더 많은 내용이있는 교체 테이블의 경우 구성을 위해 소프트웨어에 복사하기 전에 테이블에서 해당 관계를 구성하는 것이 좋습니다.
4 단계: 추가 옵션 조정
필요에 따라Find by 아래에서 인터페이스는 문자의 경우를 무시하고 단어의 일부 대신 완전한 단어를 일치시키는 것을 포함하여 추가 옵션을 제공합니다. 이러한 옵션은 키워드 일치 범위에 영향을 미칩니다. 예를 들어 문서의 다른 경우에 키워드가 나타날 수 있는 경우 해당 사례를 무시하는 것을 고려할 수 있습니다. 키워드가 짧고 다른 단어의 일부일 수 있다면, 완전한 단어를 일치시키면 오류의 위험을 줄일 수 있습니다.
스크린 샷 예제는 주로 정확한 텍스트 교체를 보여 주며 추가 검사 결과를 표시하지 않습니다. 따라서 실제 사용시 문서의 내용에 따라 신중하게 선택하는 것이 좋습니다. 공식 문서의 경우 모든 문서를 대량으로 처리하기 전에 교체 범위가 기대치를 충족하는지 확인하기 위해 하나 또는 두 개의 사본으로 테스트하는 것이 더 안전합니다.
5 단계: 저장 위치를 설정하고 처리를 시작
페이지 상단의 프로세스에서 볼 수 있듯이 함수는 처리 할 레코드 선택, 처리 옵션 설정, 저장 위치 설정 및 처리 시작 등 4 단계로 나뉩니다. 키워드 설정을 완료한 후 다음 을 클릭하여 저장 위치 설정을 입력합니다. 저장 위치는 처리된 Word 파일을 저장하는 데 사용됩니다. 처리 전후의 효과 비교를 용이하게하기 위해 새 출력 폴더를 선택하는 것이 좋습니다.
마지막으로, 소프트웨어는 가져온 파일 목록에 따라 Word 문서를 하나씩 처리하고 키워드 목록에 따라 일괄 검색 및 교체를 수행합니다. 처리 후 출력 폴더에서 결과 문서를 열고 교체 된 키워드가 올바른지 여부, 지정되지 않은 콘텐츠가 변경되지 않았는지, 테이블과 그림의 레이아웃이 정상인지 여부와 같은 여러 유형의 콘텐츠를 확인하는 데 중점을 둡니다. 스크린 샷의 처리 효과가 나타 났으며 호주와 미국이 새로운 국가 이름으로 대체되었습니다.
자주 묻는 질문과주의 사항
키워드 교체 영향 사진 및 테이블
예제 효과에서 문서의 그림 및 테이블 구조는 처리 후에도 여전히 존재하며 교체는 주로 텍스트 키워드에서 발생합니다. 조판이 복잡한 Word 문서의 경우 처리 후 확인하기 위해 여러 결과 문서, 특히 테이블, 그림 및 특수 형식이 포함 된 페이지를 여는 것이 좋습니다.
수입 목록을 확인하는 이유
첫 번째일괄 처리는 매우 효율적이지만 잘못된 파일을 선택하면 오류가 빠르게 증폭됩니다. 미리 문제를 찾으려면 가져온 후 파일 이름, 경로, 확장자 및 레코드 수를 확인하십시오. 스크린 샷의 목록에는 각 파일의 6 개의 레코드와 경로가 명확하게 표시되며, 이는 처리하기 전에 범위를 확인하는 중요한 기초입니다.
대체 단어가 비어 있습니다.
설정 영역의 오른쪽에 있는 프롬프트가 채워지지 않은 경우, 이는 삭제를 의미하며, 대체된 키워드가 빈 채로 남아 있으면 해당 검색 단어를 삭제하는 데 사용될 수 있음을 나타낸다. 목표가 삭제하는 대신 교체하는 것이라면 오른쪽의 해당 줄이 새 콘텐츠로 채워져 있는지 확인하십시오. 배치 작업을 시작하기 전에 오른쪽 목록에 실수로 삭제 된 빈 줄이 있는지 확인하십시오.
교체 위험을 줄이는 방법
오치환은 일반적으로 너무 짧은 키워드, 고유하지 않은 컨텍스트 또는 오류에 해당하는 라인 번호에서 발생합니다. 위험을 줄이는 방법은 다음과 같습니다. 더 완전한 키워드 사용; 필요한 경우 완전한 단어와 일치하도록 선택; 처리하기 전에 원본 파일 백업; 적은 수의 문서로 테스트; 처리 후 키 파일을 샘플링합니다. 계약, 입찰, 재무 정보 등과 같은 중요한 문서에 대해서는 이러한 단계를 생략해서는 안됩니다.
요약: Word의 여러 복사본을 일괄 처리 도구에 반복 변경 사항 제공
여러 docx 문서 키워드 일괄 검색 및 대체는 전형적인 높은 반복, 낮은 창조적 인 사무실 작업입니다. 수동 카피 바이 카피 수정은 시간이 걸릴뿐만 아니라 놓치기 쉽고 실수하기 쉽습니다. 에 의해 HeSoft Doc Batch Tool 사용자는 Word 도구에서 Word에서 키워드를 찾아 대체하고, 여러 Word 파일을 가져오고, 여러 단어 찾기 그룹을 설정하고 단어를 대체 한 다음 처리 결과를 균일하게 출력하도록 선택할 수 있습니다.
일괄 적으로 Word 파일의 내용을 수정해야하는 사용자는이 문서의 단계를 수행하기 전에 대체 목록을 정렬하는 것이 좋습니다. 국가 이름, 회사 이름, 제품 모델 또는 docx 파일의 기타 고정 필드이든 대체 관계가 명확한 한 일괄 처리를 통해 효율성을 향상시킬 수 있으므로 문서 업데이트 작업이보다 안정적이고 제어 가능합니다.