여러 Word 문서에서 영문 약어, 숫자 번호 또는 템플릿 잔여 정보가 동시에 존재할 경우, 수동으로 삭제하면 효율이 낮고 누락되기 쉽습니다. 본 글은 실제 예시를 통해 HeSoft Doc Batch Tool 에서 여러 docx 파일을 가져와 “Word에서 키워드 찾기 및 바꾸기” 기능을 사용하고, 수식의 퍼지 검색을 선택한 후 [A-Z]{3}, \d+ 등의 정규 규칙으로 일치하는 내용을 공백으로 대체하여 일괄 삭제를 완료하는 방법을 설명합니다.
Word 자료, 강좌 문서, 보고서 템플릿 또는 시스템에서 내보낸 docx 파일을 처리할 때 많은 사람이 반복적인 정리 문제를 겪습니다. 각 파일에 보존할 필요가 없는 영문 약어, 숫자 번호 또는 임시 식별자가 있지만, 이러한 내용이 완전히 동일하지는 않습니다. 예를 들어 어떤 문서에는 BOT, 다른 문서에는 ELA, 또 다른 곳에는 60과 같은 숫자가 있습니다. 파일이 한두 개뿐이라면 수동 삭제도 괜찮지만, 수십 개 또는 수백 개의 Word 문서라면 일일이 찾아 바꾸는 것은 매우 비효율적입니다.
본문에서 해결하려는 문제가 바로 이것입니다. 정규 표현식을 사용하여 많은 Word, docx 또는 doc 문서의 키워드를 일괄적으로 유사 삭제하는 방법입니다. 예시에서 사용된 것은 HeSoft Doc Batch Tool 이며, 문서 일괄 처리 시나리오를 지향하는 사무용 소프트웨어입니다. 반복적인 Word 작업을 하나의 작업으로 모아 실행함으로써 수동으로 파일을 열고, 검색하고, 삭제하고, 저장하는 작업량을 줄일 수 있습니다.
적용 시나리오: Word에서 고정되지 않았지만 규칙적인 내용 일괄 정리
삭제할 내용이 완전히 고정된 경우, 예를 들어 모든 문서에 “테스트 텍스트”라는 네 글자가 있다면 일반적인 정확한 찾기 및 바꾸기로 완료할 수 있습니다. 하지만 많은 사무 문서에서 정리해야 할 내용은 고정되지 않고 일정한 패턴을 보입니다. 이때 정규 표현식이 더 적합합니다.
본문 사례에서 처리할 내용은 주로 두 가지 유형입니다. 하나는 BOT, ELA와 같은 세 글자 대문자 영문 약어이고, 다른 하나는 60과 같은 연속 숫자입니다. 이들은 파일과 단락에 따라 나타나는 위치가 다르지만 형식 패턴은 일관됩니다. 따라서 정규 규칙을 사용하여 이를 설명하고 일괄 삭제할 수 있습니다.
이 방법은 다음과 같은 사무 시나리오에 적합합니다.
- Word 문서에서 부서 코드, 강좌 코드, 프로젝트 약어 일괄 삭제.
- docx 파일에서 숫자 시간, 번호, 임시 표시 또는 내보내기 번호 정리.
- 여러 문서 템플릿을 통일적으로 처리하여 불필요한 자리 표시자와 코드 삭제.
- 자료를 외부로 보내기 전에 내부 식별자, 약어 또는 일부 구조화된 필드 일괄 제거.
- 여러 Word 파일에 동일한 찾기 및 바꾸기 규칙을 적용하여 수동 누락 방지.
강조할 점은 정규 표현식은 매우 효율적이지만 신중하게 규칙을 설정해야 한다는 것입니다. 규칙이 넓을수록 일치하는 내용이 많아지고, 규칙이 정확할수록 오삭제 위험이 낮아집니다. 일괄 처리 전에 소량의 샘플 문서로 테스트하는 것을 권장합니다.
처리 전 효과: 파일 수가 많고 내용에 약어와 숫자 존재
처리 전 파일 스크린샷에서 볼 수 있듯이, 처리할 폴더에 여러 Word 문서가 있으며 파일 이름은 1.docx에서 6.docx입니다. 예시는 6개의 파일뿐이지만 실제 사무 시나리오에서는 이러한 작업이 훨씬 더 많은 문서로 확장되는 경우가 많습니다. 파일이 많을수록 일괄 처리 도구의 가치가 더욱 두드러집니다.
다시 Word 문서 내부를 보면 제목과 본문에 삭제해야 할 여러 내용이 존재합니다. 빨간색 화살표가 가리키는 BOT, ELA, 60 등이 이번에 처리할 대상입니다. 이것들은 동일한 고정 문자열이 아니므로 한 번의 일반 검색으로 해결하기에 적합하지 않습니다.
수동으로 처리한다면 1.docx를 열어 BOT를 검색하고 삭제하며, ELA를 검색하고 삭제하며, 60을 검색하고 삭제한 후 저장하고 닫아야 합니다. 그런 다음 2.docx, 3.docx에 대해 동일한 과정을 반복해야 합니다. 이러한 작업은 느릴 뿐만 아니라 문서 내용 차이로 인해 일부 위치를 놓치기 쉽습니다. 일괄 찾기 및 바꾸기 기능을 사용하면 규칙을 한 번만 설정하고 소프트웨어가 파일 목록에 따라 자동으로 실행하도록 할 수 있습니다.
처리 후 효과: 일치된 키워드는 삭제되고 본문 내용은 유지됨
처리 후 스크린샷은 원래 제목 위치의 BOT가 사라지고, 본문에 있던 ELA, 60 등의 내용도 정리되었음을 보여줍니다. 문서 단락, 주요 텍스트 및 전체 구조는 그대로 유지되고 규칙에 맞는 키워드만 삭제되었습니다.
이는 이번 작업이 단순히 특정 지정 단어를 삭제한 것이 아니라, 정규 표현식에 따라 유사 일치를 수행했음을 설명합니다. 예를 들어 [A-Z]{3}는 세 글자 대문자 영문자를 일치시키는 데 사용되고, \d+는 연속 숫자를 일치시키는 데 사용됩니다. 이러한 일치 결과를 빈 값으로 바꾸면 일괄 삭제 효과를 얻을 수 있습니다.
작업 단계 1: 소프트웨어 홈페이지에서 Word 도구로 진입
HeSoft Doc Batch Tool 를 열면 왼쪽에 Word 도구, Excel 도구, PowerPoint 도구, PDF 도구 등 여러 도구 분류가 표시됩니다. 이번 처리 대상은 Word 문서이므로 왼쪽의 “Word 도구”를 선택합니다.
Word 도구 목록에서 “Word에서 키워드 찾기 및 바꾸기”를 찾습니다. 스크린샷에서 이 기능은 목록 첫 번째 항목에 있으며, 이는 Word 파일 내용의 키워드를 일괄적으로 찾고 바꾸는 데 사용됨을 나타냅니다. 본문에서 키워드를 삭제하는 것도 본질적으로는 바꾸기의 한 종류입니다. 일치된 내용을 빈 값으로 바꾸는 것입니다.
이 기능을 사용하면 여러 Word 문서를 하나의 일괄 처리 작업으로 통합 관리할 수 있습니다. 수동으로 파일을 열어 작업하는 것에 비해, 일괄 처리 소프트웨어는 규칙 설정, 파일 가져오기, 처리 실행을 완전한 흐름으로 만들어 인위적인 반복 단계를 줄일 수 있습니다.
작업 단계 2: 여러 docx 파일 가져오기 및 목록 확인
기능 페이지에 진입한 후 첫 단계는 처리할 레코드를 선택하는 것입니다. 페이지 오른쪽 상단에는 “파일 추가” 및 “폴더에서 파일 가져오기” 두 가지 진입점이 제공됩니다. 스크린샷에 따르면, 이번 예시에서는 이미 6개의 docx 파일을 가져왔으며 파일 경로는 D:\test 디렉터리 아래에 있습니다.
파일 목록에서 각 파일의 일련번호, 이름, 경로, 확장명, 생성 시간 및 수정 시간을 볼 수 있습니다. 이 목록은 매우 중요합니다. 일괄 처리가 목록의 파일에 대해 실행되기 때문입니다. 실수로 잘못된 파일을 가져오면 후속 규칙도 해당 파일에 적용됩니다.
“다음”을 클릭하기 전에 세 가지 사항을 확인하는 것이 좋습니다.
- 파일 개수가 정확한지 (예: 스크린샷 하단에 레코드 수가 6으로 표시됨).
- 파일 확장명이 예상과 일치하는지 (예: 이번 예시는 모두 docx).
- 경로가 올바른지, 다른 디렉터리의 동일한 이름 파일을 처리하지 않도록 주의.
확인이 완료되면 하단의 “다음”을 클릭하여 키워드 및 정규 규칙 설정 페이지로 이동합니다.
작업 단계 3: 수식 유사 찾기 활성화 및 정규 규칙 입력
두 번째 단계는 “처리 옵션 설정”입니다. “찾기 방식” 영역에서 스크린샷에는 “수식을 사용하여 유사 텍스트 찾기”가 선택되어 있습니다. 이 단계가 전체 튜토리얼의 핵심입니다. 유사 찾기를 활성화해야만 정규 표현식과 유사한 규칙을 사용하여 텍스트 유형을 일치시킬 수 있기 때문입니다.
왼쪽 “찾을 키워드 목록”에 예시로 두 가지 규칙이 입력되었습니다.
- [A-Z]{3}
- \d+
[A-Z]{3}은 연속된 세 개의 대문자 영문자와 일치하는 것으로 이해할 수 있습니다. 스크린샷의 Word 문서에서 BOT와 ELA 모두 이 규칙에 부합하므로 일치됩니다. \d+는 60과 같이 연속적으로 나타나는 숫자 세그먼트와 일치하는 것으로 이해할 수 있습니다. 이 두 규칙을 통해 영문 약어와 숫자를 동시에 처리할 수 있습니다.
실제 필요에 따라 규칙을 조정할 수 있습니다. 예를 들어 두 글자 대문자만 삭제하려면 해당 길이 규칙을 사용하고, 특정 형식의 번호만 삭제하려면 더 정확하게 작성해야 합니다. 본문에서는 더 많은 정규식 작성법을 다루지 않습니다. 핵심은 왼쪽 목록에 찾을 패턴을 기입한다는 점을 이해하는 것입니다.
작업 단계 4: 바꾸기 목록에 내용 미기입, 삭제를 의미함
오른쪽 “바꾼 후 키워드 목록” 영역에 스크린샷에는 명확한 안내가 있습니다. “기입하지 않으면 삭제를 의미합니다.” 이는 왼쪽 규칙이 내용과 일치했는데 오른쪽에 바꿀 텍스트를 기입하지 않으면 소프트웨어가 일치된 내용을 제거한다는 의미입니다.
따라서 이 예시에서 일괄 삭제를 구현하려면 오른쪽에 새 키워드를 기입하지 않아야 합니다. 바꿀 내용을 빈 상태로 유지하면 됩니다. 이렇게 하면 소프트웨어가 Word 문서에서 BOT, ELA 또는 60과 같은 내용을 찾았을 때 이를 삭제합니다.
여기서 “빈 값”과 “공백”의 차이에 특히 주의해야 합니다. 빈 값은 바꿀 내용을 전혀 기입하지 않는 것으로 일반적으로 삭제에 사용됩니다. 공백은 실제 문자이므로 공백을 입력하면 문서에 불필요한 공백이 남을 수 있습니다. 스크린샷과 같은 정리 효과를 얻으려면 바꿀 내용을 기입하지 않은 상태를 유지해야 합니다.
작업 단계 5: 마법사 계속 진행, 저장 위치 설정 및 실행
찾기 규칙과 바꾸기 방식을 설정한 후 “다음”을 클릭합니다. 페이지 상단의 흐름에서 볼 수 있듯이 후속 단계로 “저장 위치 설정”과 “처리 시작”이 있습니다. 스크린샷은 처음 두 단계를 중점적으로 보여주지만, 완전한 일괄 처리는 일반적으로 저장 위치를 먼저 확인한 후 실행을 시작해야 합니다.
중요한 원본 파일을 백업 없이 직접 처리하지 않는 것이 좋습니다. 더 안전한 방법은 원본 Word 문서를 먼저 복사하거나 저장 위치에서 새 출력 디렉터리를 선택하는 것입니다. 이렇게 하면 정규 규칙이 너무 넓게 작성되어도 원본 파일로 돌아가 다시 처리할 수 있습니다.
처리를 시작하면 소프트웨어는 가져오기 목록에 따라 여러 Word 파일을 순차적으로 처리합니다. 6개의 파일에 대해 이 방식은 개별적으로 여는 시간을 절약할 수 있으며, 수십 개의 docx 문서의 경우 절약되는 시간이 더욱 두드러지고 처리 규칙을 일관되게 유지할 수 있습니다.
자주 묻는 질문: 정규식으로 Word 키워드 일괄 삭제 시 주의할 점
1. 유사 찾기와 정확 찾기의 차이는 무엇인가요?
정확 찾기는 고정된 텍스트를 찾는 데 적합합니다 (예: “BOT”만 삭제). 유사 찾기는 규칙적인 텍스트 유형을 찾는 데 적합합니다 (예: 모든 세 글자 대문자 영문 약어 삭제). 이 문서 예시에서 “수식을 사용하여 유사 텍스트 찾기”를 선택한 것은 규칙을 사용하여 여러 다른 키워드를 일치시키기 위함입니다.
2. [A-Z]{3}이 왜 BOT와 ELA를 삭제할 수 있나요?
BOT와 ELA 모두 연속된 세 개의 대문자 영문자로 구성되어 [A-Z]{3} 일치 규칙에 부합하기 때문입니다. 따라서 이들은 식별되고, 바꿀 내용이 비어 있을 때 삭제됩니다.
3. \d+를 사용하여 숫자를 삭제하면 본문에 영향을 주나요?
본문에 보존해야 할 숫자가 있다면 \d+가 이를 일치시킬 수 있습니다. 따라서 정식 일괄 처리 전에 문서의 숫자를 모두 삭제해도 되는지 먼저 확인해야 합니다. 날짜, 금액, 번호 등 민감한 내용의 경우 더 정확한 규칙을 사용하거나 먼저 소규모 테스트를 권장합니다.
4. 처리 후 일부 공백이나 기호가 왜 남아 있나요?
정규 규칙은 일치된 텍스트 자체만 삭제합니다. 예를 들어 BOT를 삭제한 후 원래 인접해 있던 하이픈, 괄호 또는 공백이 자동으로 삭제되지 않을 수 있습니다. 기호도 동시에 정리해야 한다면 기호도 찾기 규칙에 포함시켜야 하지만, 이는 실제 문서에 따라 신중하게 설정해야 합니다.
5. 일괄 처리 전에 백업이 필요한가요?
백업을 권장합니다. 일괄 찾기 및 바꾸기는 여러 파일에 영향을 미치므로 영향 범위가 큽니다. 특히 정규 표현식을 사용할 때 규칙이 예상보다 더 많은 내용을 일치시킬 수 있습니다. 원본 파일을 백업하거나 새 폴더에 출력하는 것이 더 안전한 사무 습관입니다.
요약: 정규식과 일괄 처리 도구로 Word 정리 효율성 향상
본문은 실제 스크린샷 사례를 통해 여러 Word 문서에서 유사 키워드를 일괄 삭제하는 방법을 시연했습니다. 전체 흐름은 복잡하지 않습니다. 먼저 HeSoft Doc Batch Tool 에서 “Word 도구”로 진입하여 “Word에서 키워드 찾기 및 바꾸기”를 선택합니다. 그런 다음 처리할 docx 파일을 가져오고, “수식을 사용하여 유사 텍스트 찾기”를 선택한 후 [A-Z]{3}과 \d+를 입력합니다. 마지막으로 바꿀 내용을 비워 두고, 계속 진행하여 저장 위치를 설정하고 처리를 시작합니다.
Word, docx, doc 문서를 자주 처리하는 사람들에게 일괄 처리의 가치는 반복적인 노동을 줄이고 규칙을 통일적으로 실행하는 데 있습니다. 특히 삭제할 내용이 고정된 단어가 아니라 영문 약어, 숫자 번호, 코드 식별자 등 규칙적인 텍스트일 때, 정규 표현식은 처리 효율성을 크게 향상시킬 수 있습니다. 대량의 파일을 정식으로 처리하기 전에 몇 개의 샘플 문서로 규칙을 검증하고, 효과가 예상에 부합하는지 확인한 후 일괄 실행하는 것을 권장합니다.