통합 된 방식으로 키워드를 수정해야하는 폴더에 수십 또는 수백 개의 Word 문서가있는 경우 docx 또는 doc 파일을 하나씩 열고 수동으로 검색 및 교체하여 변경 사항을 놓치는 것이 매우 시간이 많이 걸리고 쉽습니다. 이 문서에서는 여러 Word 파일에서 여러 키워드의 일괄 대체를 예로 사용하여 사용 방법을 보여줍니다. HeSoft Doc Batch Tool 한 번에 여러 문서를 가져 와서 여러 세트의 검색 단어 및 대체 단어를 설정하고 마법사에 따라 일괄 처리를 완료하십시오. 이는 계약, 자료, 템플릿, 제품 문서 등의 통합 유지 관리에 적합합니다.
매일 사무실에서는 많은 사람들이 그러한 장면을 접하게됩니다. Word 문서 배치의 일부 단어는 이전 지역 이름, 이전 회사 이름, 이전 제품 이름 및 이전 번호를 새 콘텐츠로 대체하는 것과 같이 균일하게 업데이트해야합니다. 파일이 하나만 있으면 Word의 자체 검색 및 교체를 사용하여 완료 할 수 있습니다. 그러나 docx 및 doc 문서가 많고 각 문서에서 여러 키워드를 교체해야하는 경우 하나씩 열고 입력하고 저장하는 것이 반복적 인 작업이됩니다.
이 기사에서 해결해야 할 문제는 많은 Word 파일에서 여러 키워드를 일괄 처리하는 방법입니다. 에 의해 HeSoft Doc Batch Tool 한 번에 여러 Word 파일을 처리 목록에 추가 한 다음 동일한 설정 페이지에서 여러 그룹의 "키워드 찾기" 및 "키워드 교체" 를 입력하여 소프트웨어가 규칙에 따라 파일 내용을 일괄 처리 할 수 있습니다. 다음은 스크린 샷과 함께 전처리 효과, 치료 후 효과 및 특정 수술 프로세스에 대한 완전한 설명입니다.
적용 가능한 시나리오: 어떤 상황에서 Word 파일 키워드를 일괄 교체해야합니까?
일괄 찾기 Word 내용은 통합 시나리오에서 많은 수의 문서를 유지할 필요성에 매우 적합합니다. 예를 들어, 회사의 이름이 변경된 후에는 과거 계약, 견적 및 매뉴얼의 이전 회사 이름을 새 이름으로 교체해야합니다. 제품 데이터가 업데이트 된 후 모델, 매개 변수, 출처, 연락처 및 여러 문서의 기타 정보를 균일하게 수정해야합니다. 교육 자료, 프로젝트 문서 및 입찰 문서에 동일한 이전 키워드를 배치 교체로 신속하게 수정할 수도 있습니다.
스크린 샷의 예에서 볼 수 있듯이 보류중인 파일은 1.docx 에서 6.docx 까지 6 개의 Word 문서입니다. 이 문서에는 "원산지" 이후의 국가 이름을 수정해야하는 사과 품종에 대한 소개가 포함되어 있습니다. 처리하기 전에 문서에 호주 및 미국과 같은 키워드가 있습니다. 처리 후, 이 단어들은 캐나다와 일본으로 대체됩니다. 이 예제의 파일 수는 적지 만 작업 방법은 더 많은 docx 또는 doc 파일에도 적용 할 수 있습니다.
효과 미리보기: Word 파일 및 키워드 상태 사전 처리
처리하기 전에 여러 Word 문서가 폴더에 배치되고 파일 이름은 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx, 6.docx 순서로 표시됩니다. 이러한 파일을 하나씩 열면 각 파일에서 2 ~ 3 단어 만 수정해도 시간이 많이 걸리고 창 전환, 복사 및 붙여 넣기 및 파일 저장과 같은 단계로 인해 생략 할 수 있습니다.
Word 문서 중 하나를 연 후 본문에 크기, 원산지, 색상, 맛, 좋은, 가용성 등과 같은 여러 정보 필드가 있음을 알 수 있습니다. 스크린 샷은 대체해야 할 사항을 구체적으로 식별합니다: 왼쪽의 예제에있는 호주, 그리고 오른쪽의 예에서 미국. 이것은 이번에는 하나의 고정 된 단어 만 대체하는 대신 여러 가지 키워드 세트를 동시에 처리해야한다는 것을 보여줍니다.
효과 미리보기: 일괄 처리 된 교체 결과
배치 처리가 완료된 후 Word 문서를 열고 확인하십시오. 원래 호주가 캐나다가되었고 원래 미국이 일본이되었음을 알 수 있습니다. 문서의 그림, 테이블 구조, 필드 이름 및 기타 본문 내용은 동일하게 유지되며 설정된 키워드 만 변경됩니다. 원래 레이아웃을 유지하고 지정된 텍스트 내용 만 수정해야하는 Word 일괄 처리 작업의 경우이 방법은 수동 검사 및 반복 편집을 크게 줄일 수 있습니다.
배치 교체의 핵심은 단순히 "전체 파일을 한 단어로 변경" 하는 것이 아니라 한 번에 여러 세트의 대체 관계를 구성 할 수 있다는 점에 유의해야합니다. 예를 들어, 첫 번째 행의 호주는 캐나다에 해당하고 두 번째 행의 미국은 일본에 해당합니다. 각 Word 파일을 처리 할 때 소프트웨어는 해당 관계에 따라 검색하고 대체하여 여러 문서 및 여러 키워드의 통합 업데이트를 실현합니다.
작업 1 단계: Word 도구를 입력하고 찾기 및 교체 기능을 선택하십시오.
오픈 HeSoft Doc Batch Tool 그런 다음 왼쪽에 Word 도구, Excel 도구, PowerPoint 도구, PDF 도구 등 다양한 유형의 도구를 볼 수 있습니다. 이번에는 Word 파일의 내용을 처리해야하기 때문에 먼저 "Word Tools" 분류를 입력해야합니다.
Word 도구 목록에서 1 을 선택하십시오. Word에서 키워드 찾기 및 교체 ". 인터페이스 프롬프트에서 볼 수 있듯이이 기능은 "일괄 적으로 Word 파일의 내용에서 키워드를 찾아서 대체" 하는 데 사용됩니다. 이 기능은이 기사에서 처리 할 작업과 정확히 일치합니다. 이 기능을 선택하는 목적은 파일 이름 수정, 형식 조정 또는 그림 처리와 같은 다른 작업이 아닌 Word 문서 콘텐츠 대체를 위해 특별히 처리 흐름을 입력하는 것입니다.
2 단계 작업: Word 파일의 일괄 처리 필요성 추가
"Word에서 키워드 찾기 및 교체" 기능을 입력하면 인터페이스가 마법사 스타일 프로세스에 들어갑니다. 첫 번째 단계는 "처리해야 할 레코드를 선택" 하는 것입니다. 이 페이지 상단에서 "파일 추가", "폴더에서 파일 가져 오기", "빈" 및 "기타" 와 같은 버튼을 볼 수 있습니다. 지정된 문서 몇 개만 처리해야하는 경우 "파일 추가" 를 사용할 수 있습니다. 모든 docx 또는 doc 파일이 동일한 폴더에 집중되어있는 경우 "폴더에서 파일을 가져 오는 것이 더 편리합니다.
스크린 샷에서 6 개의 파일을 가져 왔습니다. 목록에는 일련 번호, 이름, 경로, 확장, 생성 시간 및 수정 시간과 같은 정보가 표시됩니다. 파일 경로가 D:\ test \ 1.docx ~ D:\ test \ 6.docx이고 확장자가 docx임을 알 수 있습니다. 이 목록의 목적은 사용자가 공식 처리 전에 확인할 수 있도록하는 것입니다. 일괄 적으로 대체 될 파일, 파일 경로가 올바른지 여부, 처리하지 말아야 할 문서가 추가되었는지 여부. 파일을 처리 할 필요가 없으면 목록 오른쪽에있는 작업 영역을 통해 파일을 삭제할 수 있습니다. 가져오기가 잘못되면 "Empty" 를 사용하여 다시 선택할 수도 있습니다.
파일 목록이 올바른지 확인한 후 페이지 하단에서 "다음" 을 클릭하여 키워드 교체 규칙 설정을 입력하십시오. 이 단계에서 계속하기 위해 서두르지 말고 특히 계약, 공식 통지, 고객 데이터 등과 같은 중요한 문서를 처리 할 때 먼저 문서의 수와 경로를 확인하여 대상 문서가 정확한지 확인하는 것이 좋습니다 후속 재 작업을 줄입니다.
3 단계: 검색 방법 및 다중 그룹 키워드 교체 관계 설정
두 번째 단계는 "처리 옵션을 설정" 하는 것인데, 이는 Word 키워드를 일괄 적으로 대체하는 가장 중요한 단계이기도합니다. 스크린 샷에서 "방법 찾기" 는 "정확한 텍스트 찾기" 로 선택되며, 이는 소프트웨어가 입력 된 텍스트 내용과 정확하게 일치한다는 것을 의미합니다. 옆에 "수식 흐림이있는 텍스트 찾기" 옵션을 볼 수도 있지만이 예제에서는 정확한 검색을 사용하여 대체 할 단어를 정확히 알고있는 상황에 적합합니다.
추가 옵션 영역에서 문자의 경우를 무시하고 단어의 일부 대신 완전한 단어를 일치 "를 볼 수 있습니다. 이 두 옵션은 매칭 범위를 제어하는 데 사용됩니다. 예를 들어, 영어 키워드를 대체 할 때 호주, 호주 및 AUSTRALIA를 인식하려면 실제 필요에 따라 사례 옵션을 고려할 수 있습니다. 단어가 다른 긴 단어의 일부일 뿐이라고 걱정되는 경우 결합 할 수 있습니다." 잘못된 교체의 위험을 줄이기 위해 "단어의 일부 대신 완전한 단어를 일치시킵니다. 이러한 추가 옵션은 스크린 샷에서 확인되지 않아 이번에는 기본 정확한 텍스트가 교체에 사용되었음을 나타냅니다.
페이지 하단에는 왼쪽의 "찾을 키워드 목록" 과 "오른쪽 교체 후 키워드 목록" 의 두 가지 목록이 있습니다. 이 예에서, 왼쪽의 1 행은 오스트레일리아로 채워지고, 2 행은 미국으로 채워지고, 오른쪽의 1 행은 캐나다로 채워지고, 2 행은 일본으로 채워진다. 이 소프트웨어는 해당 관계를 라인별로 설정합니다. 즉, 호주는 캐나다로 대체되고 미국은 일본으로 대체됩니다. 채울 때 양쪽에있는 줄 숫자의 일대일 대응에 특별한주의를 기울이십시오. 왼쪽에는 두 줄, 오른쪽에는 한 줄만 가질 수 없습니다. 그렇지 않으면 교체 결과가 기대에 미치지 못할 수 있습니다.
인터페이스는 또한 "채우지 않으면 삭제를 의미합니다" 라는 프롬프트를 표시합니다. 즉, 오른쪽의 대체 키워드가 빈 상태로 남아 있으면 왼쪽에서 찾은 콘텐츠가 삭제 될 수 있습니다. 이 기능은 고정 워터 마크 텍스트를 정리하고 통합 마크를 삭제할 때 매우 유용하지만 키워드를 대체하는 경우 오른쪽의 새 콘텐츠를 채워야합니다.
4 단계: 저장 위치를 설정하고 일괄 처리를 시작하십시오.
키워드 목록을 설정 한 후 "다음" 을 클릭하고 인터페이스 마법사에 따라 "위치 저장 설정" 을 입력하십시오. 일괄 처리가 여러 Word 파일에 영향을 미치기 때문에 저장 위치 설정이 중요합니다. 실제 사무실에서는 처리 된 파일을 새 폴더에 저장하거나 처리하기 전에 원래 파일을 백업하는 것이 좋습니다. 이러한 방식으로, 키워드 구성이 부정확한 것으로 판명되더라도, 그것은 재처리를 위해 원래의 문서로 돌아갈 수 있다.
저장 위치를 설정 한 후 "처리 시작" 단계로 진행하십시오. 소프트웨어는 가져온 파일 목록과 키워드 세트의 해당 관계에 따라 각 Word 문서를 차례로 처리합니다. 처리가 완료되면 대체 단어가 올바른지 여부, 문서 레이아웃이 정상적으로 유지되는지 여부 및 추가 처리가 필요한 특수 콘텐츠가 있는지 여부를 확인하는 데 중점을 두어 현장 검사를 위해 이러한 문서 중 몇 개를 열 수 있습니다.
자주 묻는 질문과주의 사항
1. 여러 키워드가 대체될 때, 왜 당신은 줄별로 대응하고 싶습니까?소프트웨어는 어떤 새로운 단어가 각 이전 단어에 해당하는지 알아야합니다. 왼쪽 행의 검색 단어는 오른쪽 행의 대체 단어와 쌍을 이룹니다. 따라서 여러 개의 키워드 세트를 입력 할 때 해당 목록에 복사하기 전에 테이블 또는 텍스트에서 순서를 정렬하는 것이 좋습니다.
2. doc 및 docx는 이것을 할 수 있습니까?이 기사의 스크린 샷에서 볼 수 있듯이 샘플 파일 확장자는 docx입니다. 다른 Word 형식 파일의 경우 소프트웨어 및 수입 결과에 대한 실제 지원이 우선하는 것이 좋습니다. 파일을 목록에 추가 할 수 있고 확장자가 표시되면 마법사를 따라 계속 처리해 볼 수 있습니다.
3. 거짓 대체를 피하는 방법?키워드를 설정할 때 완전하고 명확한 텍스트를 사용하고 너무 짧은 조각을 입력하지 마십시오. 영어 콘텐츠를 다룰 때 "단어의 일부 대신 완전한 단어 일치" 와 같은 옵션을 결합하여 단어 내부의 문자를 대체하지 않도록 할 수 있습니다.
4. 백업 필요 전에 교체?백업을 권장합니다. 일괄 처리의 장점은 효율적이지만 여러 파일이 하나의 설정에 의해 영향을 받는다는 의미입니다. 중요한 문서의 경우 모든 문서를 처리하기 전에 결과가 기대에 부합하는지 확인하기 위해 테스트를 복사하는 것이 가장 좋습니다.
요약
여러 Word 파일에서 여러 키워드를 일괄 대체하면 반복적으로 열고, 찾고, 입력하고, 저장하는 수동 작업이 기본적으로 줄어 듭니다. 에 의해 HeSoft Doc Batch Tool 먼저 docx 문서 배치를 가져온 다음 여러 개의 검색 단어 및 대체 단어 세트를 설정하고 마지막으로 마법사를 따라 저장 및 처리를 완료 할 수 있습니다. 계약 템플릿, 제품 자료, 프로젝트 문서, 교육 자료 및 균일하게 업데이트해야하는 기타 문서의 경우이 접근 방식은 효율성을 크게 향상시키고 누락 된 변경 가능성을 줄일 수 있습니다. 동일한 키워드 배치를 변경해야하는 많은 수의 Word 파일이있는 경우 일괄 적으로 전체 폴더에 적용하기 전에 적은 수의 파일로 규칙을 테스트 할 수 있습니다.