여러 PDF 문서에 동일한 날짜, 연도, 이름 또는 번호가 포함된 경우 수동으로 하나씩 수정하면 많은 시간이 낭비됩니다. 이 문서에서는 PDF의 April을 August로, 2017을 2026으로 바꾸는 예시를 통해 HeSoft Doc Batch Tool 를 사용하여 PDF 콘텐츠의 키워드를 일괄 검색하고 바꾸는 방법을 소개합니다. 적용 시나리오, 처리 전후 효과, 상세한 작업 절차 및 주의사항을 다루어 사용자가 여러 파일을 빠르게 통일 수정할 수 있도록 도와줍니다.
많은 사람들이 PDF 자료를 정리할 때 비슷한 문제를 겪습니다. 한 폴더 안에 여러 개의 PDF가 있고, 형식이 같거나 내용이 비슷한데, 특정 날짜, 연도, 회사명, 제품 모델명, 프로젝트 번호 등을 일괄적으로 수정해야 하는 경우입니다. 파일이 하나라면 수동으로 찾아 바꾸기를 할 만하지만, 수십 개 혹은 그 이상의 PDF 파일을 하나씩 열어서 수정하는 것은 반복적이고 비효율적이며 실수하기 쉬운 작업이 됩니다.
이 글에서는 "여러 PDF 문서의 날짜와 텍스트를 일괄 교체하는 방법"을 주제로, 사무용 소프트웨어 " HeSoft Doc Batch Tool "를 사용하여 PDF 키워드를 일괄 찾아 바꾸는 방법을 중점적으로 소개합니다. 예시에서는 여러 PDF의 "April"을 "August"로, "2017"을 "2026"으로 일괄 교체합니다. 이 사례를 통해 유추하여 중국어 키워드, 영문 키워드, 숫자 번호, 연도, 버전 번호 등에도 같은 방법을 적용할 수 있습니다.
적용 시나리오: PDF 텍스트 일괄 교체로 해결할 수 있는 업무 문제
PDF는 일반적인 최종본 파일 형식으로, 공유, 보관 및 배포에 적합합니다. 하지만 내용을 일괄 조정해야 할 경우 수동 처리는 보통 번거롭습니다. PDF 키워드 일괄 찾아 바꾸기의 가치는 대량의 반복적인 수정 작업을 통일된 규칙으로 처리하는 데 있습니다.
날짜, 연도, 버전 정보 일괄 업데이트
예를 들어, 과거 보고서의 날짜를 업데이트하거나, 새 버전 자료의 연도를 통일되게 조정하거나, 템플릿 파일의 버전 번호를 V1에서 V2로 변경해야 하는 경우가 있습니다. 이러한 내용이 PDF에서 검색 가능한 텍스트라면 키워드 바꾸기 기능으로 일괄 처리할 수 있습니다.
명칭류 정보 일괄 수정
회사명 변경, 부서 조정, 프로젝트명 변경, 브랜드명 업데이트 시, 이전 명칭이 많은 PDF 파일에 흩어져 있을 수 있습니다. 문서를 일일이 열어서 검색하면 느릴 뿐만 아니라 일부 파일을 빠뜨릴 수도 있습니다. 일괄 처리 도구를 사용하면 검색할 명칭과 변경될 명칭을 목록으로 만들어 한 번에 처리할 수 있습니다.
고정된 오류 일괄 수정
여러 PDF에 동일한 오타, 잘못된 번호, 잘못된 용어 또는 만료된 연락처가 있는 경우에도 일괄 찾아 바꾸기를 통해 통일되게 수정할 수 있습니다. 행정, 인사, 법무, 프로젝트 관리, 자료 보관 등의 업무에서 이러한 작업은 매우 흔합니다.
결과 미리보기: 처리 전후 변화
소프트웨어 작업에 들어가기 전에, 예시 스크린샷을 통해 원본 파일과 교체 후의 결과를 살펴보겠습니다. 이를 통해 PDF 텍스트 일괄 교체 목표를 더 직관적으로 이해할 수 있습니다.
처리 전: 폴더에 일괄 처리가 필요한 여러 PDF 존재
처리 전, 한 폴더에 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf 등 여러 PDF 파일이 있습니다. 이것들은 이번 일괄 처리의 대상, 즉 키워드를 통일적으로 찾아 바꿔야 할 파일 집합입니다.
그중 한 PDF를 열면 페이지에 날짜 내용인 "April 13, 2017"이 보입니다. 빨간색 상자는 바꿔야 할 두 부분인 April과 2017을 표시합니다. 이번 목표는 날짜 전체를 수정하는 것이 아니라, 그중 월과 연도를 각각 변경하는 것입니다.
처리 후: 대상 키워드가 새 내용으로 교체됨
일괄 처리 후 PDF 페이지를 다시 확인하면, 원래 "April 13, 2017"이 "August 13, 2026"으로 변경되었습니다. "April"은 "August"로, "2017"은 "2026"으로 바뀌었고, 가운데 "13,"은 그대로 유지됩니다.
이는 일괄 찾아 바꾸기 기능이 사용자가 설정한 키워드 규칙에 따라 PDF 내용을 선택적으로 수정할 수 있음을 보여줍니다. 여러 PDF 파일도 동일한 대상 키워드를 포함하고 있다면, 동일한 규칙으로 일괄 처리할 수 있습니다.
작업 단계: PDF 파일에서 키워드 일괄 찾아 바꾸기
아래에서는 소프트웨어 인터페이스 스크린샷 순서에 따라 전체 작업을 완료하는 방법을 설명합니다. HeSoft Doc Batch Tool 의 프로세스는 마법사 방식으로 설계되었으며, 기능 선택, 파일 추가, 교체 규칙 설정, 저장 위치 설정, 처리 시작 단계로 나뉩니다.
1단계: PDF 도구에서 키워드 바꾸기 기능 찾기
HeSoft Doc Batch Tool 를 시작한 후, 왼쪽 탐색 모음에서 "PDF 도구"를 선택합니다. 오른쪽 도구 카드에서 "PDF에서 키워드 찾아 바꾸기"를 찾아 클릭합니다. 이 기능 설명은 PDF 파일 내용의 키워드를 일괄 찾아 바꾸는 것으로, 본문의 필요와 정확히 일치합니다.
이 단계의 작업 목적은 PDF 텍스트 찾아 바꾸기를 전문적으로 처리하는 기능 페이지로 들어가는 것입니다. PDF를 Word로 변환, PDF 워터마크 추가, PDF 페이지 삭제 등 다른 기능은 선택하지 마십시오. 다른 문제를 해결하는 기능이기 때문입니다.
2단계: 처리할 PDF 파일 가져오기
"PDF에서 키워드 찾아 바꾸기" 페이지에 들어가면 먼저 1단계 "처리할 레코드 선택"이 나타납니다. 페이지 오른쪽 상단에는 "파일 추가", "폴더에서 파일 가져오기", "모두 비우기", "더보기" 등의 버튼이 있습니다.
몇 개의 PDF만 처리해야 한다면 "파일 추가"를 클릭하여 지정 파일을 선택할 수 있고, 처리할 모든 PDF가 동일한 폴더에 있다면 "폴더에서 파일 가져오기"를 사용하는 것이 더 좋습니다. 이렇게 하면 폴더 내의 PDF를 한 번에 목록에 추가할 수 있습니다.
스크린샷에는 이미 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf, 총 4개의 레코드가 성공적으로 추가되었습니다. 표에는 파일 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간이 표시되며, 하단에는 레코드 수가 4로 요약되어 있습니다. 가져오기 후 파일명과 경로가 올바른지 반드시 확인하여 관련 없는 PDF가 함께 처리되지 않도록 해야 합니다.
3단계: 다음을 클릭하여 처리 옵션으로 이동
처리할 레코드가 정확함을 확인한 후, 페이지 하단의 "다음"을 클릭합니다. 이 시점에서 프로세스는 2단계 "처리 옵션 설정"으로 들어갑니다. 이 단계는 전체 PDF 키워드 일괄 교체 작업에서 가장 중요한 부분으로, 교체 결과는 전적으로 여기에 입력한 찾을 단어와 바꿀 단어에 따라 결정됩니다.
"키워드 옵션 설정" 영역에서 먼저 찾기 방식을 선택합니다. 예시에서는 "정확한 텍스트 찾기"가 선택되어 있으며, 날짜, 연도, 회사명, 번호 등 명확한 텍스트를 대체하는 데 적합합니다. 인터페이스에는 "수식 퍼지 텍스트 찾기 사용" 옵션도 있지만, 이 사례에서는 정확 찾기만 사용하면 됩니다.
4단계: 찾을 키워드 목록 작성
왼쪽의 "찾을 키워드 목록"에서 바꿀 내용을 줄 단위로 입력합니다. 예시에서는 두 줄이 입력되었습니다. 첫 줄 April, 두 번째 줄 2017. 이는 소프트웨어가 PDF 내용에서 이 두 키워드를 찾게 된다는 의미입니다.
중국어 내용으로 바꾸려는 경우에도 마찬가지로 중국어 키워드를 줄 단위로 입력할 수 있습니다. 예를 들어, 이전 회사명, 이전 부서명, 이전 프로젝트명 등입니다. 숫자 번호, 계약 번호, 보고서 번호에도 동일한 방식으로 입력할 수 있습니다.
5단계: 바꿀 키워드 목록 작성
오른쪽의 "바꿀 키워드 목록"에서 해당하는 새 내용을 입력합니다. 예시에서는 첫 줄은 August, 두 번째 줄은 2026입니다. 이렇게 하면 두 쌍의 교체 관계가 형성됩니다. April → August, 2017 → 2026.
여기서 반드시 줄 번호의 대응 관계에 주의해야 합니다. 왼쪽 첫 번째 줄은 오른쪽 첫 번째 줄에, 왼쪽 두 번째 줄은 오른쪽 두 번째 줄에 대응합니다. 좌우 순서를 반대로 채우면 처리 결과가 예상과 달라집니다. 일괄 교체 전, 특히 한 번에 많은 키워드를 바꿀 때는 각 줄을 하나하나 확인하는 것이 좋습니다.
6단계: 필요에 따라 추가 옵션 선택
찾기 방식 아래에는 "영문 대/소문자 무시", "완전한 단어 일치 (단어의 일부가 아닌)" 등의 추가 옵션이 제공됩니다. 이는 사용자가 검색 범위를 제어하는 데 도움을 줍니다.
예를 들어, 영문 PDF를 처리할 때 원문이 April인지, APRIL인지, april인지 확실하지 않다면 대/소문자 관련 옵션을 고려할 수 있습니다. 특정 키워드가 다른 단어 내부에 나타날 수 있고, 완전한 단어만 바꾸고 싶다면 완전한 단어 일치에 유의해야 합니다. 구체적으로 선택 여부는 문서 내용과 교체 목표에 따라 결정해야 합니다.
7단계: 저장 위치 설정 및 일괄 처리 시작
키워드 설정을 마친 후, 계속해서 "다음"을 클릭합니다. 인터페이스 상단의 프로세스를 보면, 후속 단계는 "저장 위치 설정"과 "처리 시작"입니다. 처리된 PDF는 원본 파일과 섞이지 않도록 새 폴더에 저장하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 비교 및 롤백이 용이합니다.
처리 시작 단계로 들어가면, 소프트웨어는 앞서 설정한 규칙에 따라 목록에 있는 여러 PDF 파일에 대해 일괄 찾아 바꾸기를 실행합니다. 처리가 완료되면 출력 파일을 열어 확인합니다. April이 August로, 2017이 2026으로 변경된 것을 확인하면 일괄 교체가 성공한 것입니다.
자주 묻는 질문 및 주의 사항
1. 교체 전 PDF 텍스트 검색 가능 여부를 먼저 확인해야 함
일부 PDF는 실제 텍스트로 생성되어 직접 검색할 수 있지만, 스캔본이나 이미지 기반 페이지는 겉으로는 글자가 있어 보이지만 실제로는 편집 가능한 텍스트가 아닙니다. 후자의 경우 일반적인 텍스트 찾아 바꾸기 기능이 적용되지 않을 수 있습니다. 일괄 처리하기 전에 PDF 하나를 열어 대상 문자가 정상적으로 선택되거나 검색되는지 확인하는 것이 좋습니다.
2. 일괄 교체는 무분별한 교체를 의미하지 않으며, 키워드는 가능한 한 정확해야 함
키워드가 너무 짧으면 의도치 않은 위치와 일치할 수 있습니다. 예를 들어, 매우 흔한 문자나 숫자 하나만 바꾸면 다른 내용에 영향을 줄 수 있습니다. 가능하면 명확하고 고유하며 통제 가능한 키워드를 사용하고, 필요 시 먼저 소수의 파일로 테스트해 보시기 바랍니다.
3. 여러 쌍의 키워드를 교체할 때 대응 관계를 확인해야 함
이 예시에는 두 쌍의 교체 관계가 있습니다. April은 August에, 2017은 2026에 대응합니다. 실제 작업에서는 한 번에 십여 쌍 또는 그 이상을 교체할 수 있습니다. 이때 가장 실수하기 쉬운 부분이 좌우 목록의 줄 번호가 일치하지 않는 것입니다. 설정 완료 후 위에서부터 아래로 하나씩 대조 확인하고 나서 다음 단계로 넘어가는 것이 좋습니다.
4. 중요 파일은 원본을 보관할 것을 권장함
PDF는 공식 문서 보관에 자주 사용되므로, 일괄 처리 전 원본 파일을 보관하는 것이 가장 좋습니다. 출력 결과를 새 디렉토리에 저장하고, 정확함을 확인한 후 배포하거나 보관할 수 있습니다. 이렇게 하면 일괄 처리를 통해 효율성을 높이는 동시에 잘못된 조작으로 인한 위험을 줄일 수 있습니다.
요약: 일괄 처리는 PDF 수정을 더 효율적이고 통제 가능하게 만듭니다
여러 PDF 문서에 동일한 날짜, 연도, 명칭 또는 번호를 수정해야 할 때 수동 처리는 느리고 오류가 발생하기 쉽습니다. HeSoft Doc Batch Tool 의 "PDF에서 키워드 찾아 바꾸기" 기능을 사용하면 여러 PDF를 한 번에 작업 목록에 추가하고, 좌우 키워드 목록을 통해 교체 관계를 설정한 후 일괄 처리 결과를 생성할 수 있습니다.
보고서, 계약서, 공지, 설명서, 보관 자료 등을 자주 다루는 사용자에게 이러한 사무용 소프트웨어의 핵심 가치는 파일 일괄 처리, 반복 작업 감소, 업무 효율성 향상에 있습니다. 대량의 PDF를 정식으로 처리하기 전에, 먼저 몇 개의 샘플 문서로 교체 규칙을 검증하는 것이 좋습니다. 효과가 올바른 것으로 확인된 후, 전체 폴더를 가져와서 일괄 교체를 진행하십시오.