본 문서에서는 HeSoft Doc Batch Tool 를 사용하여 "PDF 키워드 찾기 및 바꾸기" 기능을 통해 여러 PDF 파일에 대해 와일드카드 퍼지 검색을 실행하고, 일치하는 콘텐츠를 일괄 삭제하는 방법을 소개합니다. 예시에서는 4개의 PDF 파일을 처리하며, PDF 페이지에서 영어 월 이름 April 또는 May와 4자리 연도를 삭제하는 것을 목표로 합니다. 본문은 처리 전/후 및 작업 단계 스크린샷을 포함하여, PDF 가져오기, 수식 퍼지 검색 선택, 키워드 표현식 입력, 대체 콘텐츠를 비워 두어 삭제하는 방법, 그리고 백업과 텍스트 기반 PDF/스캔 기반 PDF의 차이점에 대해 설명합니다.
일상 업무에서 PDF 파일은 보고서, 계약서, 공지, 설명서 및 프로젝트 자료를 보관하는 데 자주 사용됩니다. 문제는 PDF가 Word, docx, doc 문서처럼 쉽게 일괄 편집되지 않는다는 점입니다. 수십 개에서 수백 개의 PDF에 동일한 유형의 민감 정보, 날짜 필드, 버전 표시 또는 고정 키워드가 나타나면, 일일이 열어서 검색하고 삭제하는 데 많은 시간이 걸리고 누락되기 쉽습니다.
이 글에서 해결하려는 것은 매우 전형적인 일괄 업무 문제입니다. 와일드카드나 수식 퍼지 매칭 방식을 사용하여 여러 PDF 파일에서 키워드를 일괄 삭제하는 것입니다. 예시에는 4개의 PDF 파일이 있으며, 각 파일에는 "April 13, 2017"과 같은 날짜 내용이 포함되어 있습니다. 여기서 영문 월 "April" 또는 "May"와 4자리 연도 "2017"을 삭제하고, 가운데 날짜 숫자 "13,"은 유지하려고 합니다. 수동으로 처리하려면 4개의 PDF를 열어 각각 내용을 찾아야 하며, 파일 수가 더 많으면 반복 작업이 기하급수적으로 늘어납니다.
스크린샷의 오피스 소프트웨어 " HeSoft Doc Batch Tool "를 이용하면 여러 PDF 파일을 한 번에 작업에 추가할 수 있습니다. "PDF에서 키워드 찾기 및 바꾸기" 기능을 통해 "수식을 사용한 퍼지 텍스트 찾기"를 선택하고, 바꿀 키워드 목록을 비워두면 일괄 삭제 효과를 얻을 수 있습니다. 이러한 도구의 핵심 가치는 단일 파일 편집이 아니라, 일괄 파일 처리를 통해 반복 작업을 줄이고 PDF, Word, Excel, PowerPoint 등 오피스 파일 처리 효율을 높이는 데 있습니다.
적용 시나리오: 어떤 경우에 PDF 키워드를 일괄 퍼지 삭제해야 할까요?
PDF 내 키워드 일괄 삭제는 내용 형식에 규칙성이 있고, 파일 수가 많으며, 수동 수정 비용이 높은 시나리오에 적합합니다. 특히 삭제할 내용이 완전히 고정된 단어가 아니라 유사한 텍스트 유형일 때, 와일드카드나 수식 퍼지 찾기가 더 실용적입니다.
예를 들어, 많은 PDF 표지나 머리글에 "April 13, 2017" 또는 "May 08, 2020"과 같은 날짜 정보가 나타날 수 있습니다. 일반 정밀 찾기만 사용하면 나타날 수 있는 모든 날짜를 하나씩 나열해야 하지만, "April|May"와 같은 표현식을 사용하면 여러 후보 단어를 한 번에 매칭할 수 있습니다. 또 다른 예로, 연도는 보통 4자리 숫자이므로 "\d{4}"와 같은 표현으로 연속된 4자리 숫자를 매칭하여 서로 다른 파일의 다른 연도를 삭제할 수 있습니다.
이러한 작업은 다음 업무 시나리오에 적용됩니다:
- PDF 보고서 표지의 날짜, 연도, 월 등 가변 필드를 일괄 삭제합니다.
- 여러 PDF 계약서의 이전 버전 번호, 프로젝트 번호 또는 배치 번호를 일괄 정리합니다.
- 공개 자료의 특정 고정 민감 단어, 내부 마크 또는 임시 비고를 일괄 삭제합니다.
- 영문 PDF, 중문 PDF의 반복 키워드를 일괄 처리하여 수동 검색 및 수정을 줄입니다.
- 보관, 외부 발송, 자료 비식별화 전에 여러 PDF 파일에 대해 통일된 내용 정리를 수행합니다.
만약 당신의 작업이 "고정된 단어 하나를 삭제"하는 것이라면 정밀 찾기로 충분합니다. 그러나 작업이 "일정한 패턴의 텍스트 유형을 삭제"하는 것, 예를 들어 영문 월, 4자리 연도, 번호, 금액 형식, 버전 번호 등이라면 수식을 사용한 퍼지 찾기를 사용하는 것이 더 적합합니다.
효과 미리보기: 처리 전과 처리 후의 변화
처리 전: 여러 PDF 파일을 통일적으로 정리해야 함
처리 전, 폴더에는 4개의 PDF 파일(1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf)이 있습니다. 이들은 모두 동일한 내용 처리가 필요합니다. 각 PDF를 하나씩 열어 수동으로 월과 연도를 찾아 삭제하면 단계가 반복될 뿐만 아니라, 각 파일이 일관되게 처리되었는지 확인하기 어렵습니다.
PDF 페이지 내용을 보면, 예시 파일에는 "April 13, 2017"과 같은 날짜가 포함되어 있습니다. 스크린샷에서 빨간색 상자로 표시된 삭제해야 할 두 가지 내용 유형은 영문 월 "April"과 4자리 연도 "2017"입니다. 가운데 "13,"은 이번 삭제 대상이 아니므로, 매칭된 월과 연도만 삭제할 수 있도록 더 정확한 규칙을 사용해야 합니다.
처리 후: 매칭된 월과 연도가 삭제됨
처리가 완료된 후 PDF를 열어 보면, 원래 "April" 위치가 공백으로 변하고 "2017" 위치도 정리되었으며, 가운데 "13,"은 여전히 유지되는 것을 확인할 수 있습니다. 이는 이번 일괄 처리가 날짜 전체를 삭제한 것이 아니라, 설정된 퍼지 매칭 규칙에 따라 지정된 유형의 텍스트를 삭제했음을 나타냅니다.
이러한 효과는 "부분 삭제"가 필요한 PDF 일괄 처리 작업에 매우 적합합니다. 사용자는 수식 매칭을 통해 공통된 규칙을 가진 내용을 찾아내고, 빈 값으로 바꾸기를 통해 삭제를 실행함으로써 파일별 수동 수정을 방지할 수 있습니다.
조작 단계: 와일드카드를 사용하여 여러 PDF 파일에서 키워드 일괄 삭제
1단계: PDF 도구로 이동하여 PDF에서 키워드 찾기 및 바꾸기 선택
HeSoft Doc Batch Tool 를 열면 왼쪽에서 Word 도구, Excel 도구, PowerPoint 도구, PDF 도구 등 다양한 유형의 오피스 처리 분류를 볼 수 있습니다. 이번에 처리할 파일은 PDF이므로 먼저 "PDF 도구" 분류로 들어갑니다.
PDF 도구 목록에서 "PDF에서 키워드 찾기 및 바꾸기"를 선택합니다. 인터페이스 설명에서 알 수 있듯이, 이 기능은 PDF 파일 내용의 키워드를 일괄 찾아 바꾸는 데 사용됩니다. 이 글의 예시는 "키워드 삭제"라고 하지만, 구현 방식은 본질적으로 "찾은 후 빈 값으로 바꾸기"입니다. 즉, 대상 내용을 찾은 후 새 바꿀 텍스트를 쓰지 않아 삭제 효과를 얻는 것입니다.
이 단계의 조작 목적은 올바른 일괄 처리 기능 모듈로 진입하는 것입니다. 예상 결과는 마법사 처리 페이지가 열리고, 이후 "레코드 선택, 처리 옵션 설정, 저장 위치 설정, 처리 시작"의 흐름에 따라 작업을 완료할 수 있습니다.
2단계: 처리할 PDF 파일 추가
기능 페이지에 진입하면 첫 단계는 "처리할 레코드 선택"입니다. 인터페이스 오른쪽 상단에서 "파일 추가", "폴더에서 파일 가져오기", "비우기", "더보기" 등의 버튼을 볼 수 있습니다. 소량의 PDF는 "파일 추가"를 클릭하여 하나씩 선택할 수 있고, PDF가 모두 동일한 폴더에 있다면 "폴더에서 파일 가져오기"를 사용하는 것이 일괄 처리에 더 적합합니다.
예시에는 이미 4개의 PDF 파일이 가져와졌으며, 목록에 파일 이름, 경로, 확장자, 생성 시간 및 수정 시간이 표시됩니다. 파일은 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf를 포함하며, 경로는 D 드라이브 테스트 디렉터리 아래에 있습니다. 하단에는 레코드 수가 4로 표시되어, 이번 작업이 이 4개의 PDF를 동시에 처리함을 나타냅니다.
이 단계의 조작 목적은 일괄 삭제할 모든 PDF를 작업 목록에 추가하는 것입니다. 예상 결과는 파일 목록에서 모든 대상 PDF를 볼 수 있고, 레코드 수가 정확한지 확인하는 것입니다. 잘못 추가된 파일이 있으면 목록 오른쪽의 삭제 아이콘을 통해 제거할 수 있고, 다시 선택해야 하는 경우 "비우기" 후 다시 가져올 수도 있습니다.
3단계: 처리 옵션으로 이동하여 수식을 사용한 퍼지 텍스트 찾기 선택
파일 목록에 오류가 없는지 확인한 후 페이지 하단의 "다음"을 클릭하여 "처리 옵션 설정"으로 들어갑니다. "키워드 옵션 설정" 영역에서 "찾기 방식"을 볼 수 있습니다. 여기에는 "정밀 텍스트 찾기"와 "수식을 사용한 퍼지 텍스트 찾기" 두 가지 선택지가 있습니다.
이번 작업은 하나의 고정 텍스트만 삭제하는 것이 아니라 "April 또는 May" 및 임의의 4자리 연도를 삭제해야 하므로, "수식을 사용한 퍼지 텍스트 찾기"를 선택해야 합니다. 이 옵션은 여러 후보 단어, 숫자 자릿수가 고정된 번호, 날짜 속의 연도 등 일정한 규칙을 가진 텍스트를 처리하는 데 적합합니다.
이 단계의 조작 목적은 소프트웨어가 완전히 동일한 문자열만 찾는 대신, 더 유연한 규칙에 따라 PDF 내용을 찾도록 하는 것입니다. 예상 결과는 이후 키워드 목록에 수식이나 와일드카드 표현식을 입력하면, 소프트웨어가 규칙에 따라 해당 텍스트를 매칭할 수 있게 됩니다.
4단계: 삭제할 키워드 규칙 입력
"찾을 키워드 목록"에 예시에서는 두 줄의 내용을 입력했습니다. 첫 번째 줄은 "April|May", 두 번째 줄은 "\d{4}"입니다. 사용 시나리오로 볼 때, "April|May"는 April 또는 May라는 두 영문 월을 매칭하는 데 사용되며, "\d{4}"는 연속된 4자리 숫자, 즉 2017, 2020, 2026 등과 같은 일반적인 연도 형식을 매칭하는 데 사용됩니다.
여기서 핵심은 스크린샷의 예시를 고정된 답으로만 여기지 말고, 자신의 PDF 내용에 따라 규칙을 조정해야 한다는 점입니다. PDF에서 삭제해야 할 것이 January, February, March라면 해당 월을 규칙에 넣을 수 있습니다. 어떤 종류의 번호를 삭제해야 한다면, 번호 규칙에 적합한 표현 방식을 사용할 수 있습니다.
예시에서 "문자의 대소문자 무시"를 선택하지 않았습니다. 이는 대소문자가 매칭 결과에 영향을 줄 수 있음을 의미합니다. PDF에 April과 april이 모두 있다면, 사용자는 실제 상황에 따라 대소문자 무시 옵션을 활성화할지, 아니면 다른 대소문자 형태를 각각 입력할지 결정해야 합니다.
5단계: 바꿀 키워드 목록을 비워 두어 삭제 구현
오른쪽에서 "바꿀 키워드 목록"을 볼 수 있으며, 옆에 빨간색 팁으로 "입력하지 않으면 삭제를 의미"라고 표시되어 있습니다. 이것이 바로 이 글의 핵심 조작입니다. 찾은 내용을 삭제하려면 새로운 바꿀 텍스트를 입력할 필요 없이 오른쪽을 비워 두면 됩니다.
즉, 이번 처리 로직은 PDF에서 "April 또는 May"를 찾아 빈 값으로 바꾸고, 다시 연속된 4자리 숫자를 찾아 역시 빈 값으로 바꾸는 것입니다. 이렇게 처리한 후 원래의 영문 월과 연도는 정리되고, 규칙에 매칭되지 않는 내용은 그대로 유지됩니다.
이 단계의 조작 목적은 "일괄 바꾸기"를 "일괄 삭제"로 전환하는 것입니다. 예상 결과는 처리된 PDF에서 모든 규칙에 매칭된 텍스트가 더 이상 표시되지 않는 것입니다.
6단계: 계속 다음 단계로 진행하여 저장 위치 설정 및 처리 시작
찾기 규칙과 삭제 방식을 설정한 후 "다음"을 클릭합니다. 인터페이스 흐름에는 이후 "저장 위치 설정"과 "처리 시작"이라는 두 단계가 더 있습니다. 스크린샷에 저장 위치 페이지가 펼쳐져 있지 않지만, 마법사 단계로 미루어 보아 사용자는 인터페이스 안내에 따라 처리된 파일의 저장 위치를 선택한 후 처리 시작 단계로 진입해야 합니다.
정식 처리 전에 새로운 출력 디렉터리를 선택하거나, 최소한 원본 파일 백업이 있는지 확인하는 것이 좋습니다. 일괄 처리의 장점은 여러 파일을 한 번에 처리하는 것이지만, 규칙을 잘못 입력하면 여러 파일이 동시에 영향을 받을 수 있다는 의미이기도 합니다. 따라서 대량의 PDF를 처리하기 전에, 먼저 1~2개의 샘플 파일로 효과를 테스트하여 삭제 범위가 올바른지 확인한 후 일괄 실행하는 것이 가장 좋습니다.
처리가 완료되면 출력 PDF를 열어 확인합니다. 예시 결과에는 월과 연도 위치가 공백으로 변하고 "13,"은 여전히 유지되어, 규칙이 적용되었음을 나타냅니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
1. 왜 정밀 찾기 대신 수식 퍼지 찾기를 사용해야 하나요?
정밀 찾기는 완전히 동일한 내용을 삭제하는 데 적합합니다. 예를 들어 모든 PDF에서 "내부 자료"라는 4글자를 삭제하는 경우입니다. 그러나 삭제할 내용이 다른 월, 다른 연도, 다른 번호 등 변화가 있다면, 정밀 찾기는 많은 텍스트를 나열해야 합니다. 수식 퍼지 찾기는 규칙으로 한 유형의 텍스트를 설명할 수 있어 PDF 내 가변 키워드를 일괄 삭제하는 데 적합합니다.
2. "바꿀 키워드 목록"은 왜 입력하지 않아도 되나요?
스크린샷 팁에서 "입력하지 않으면 삭제를 의미"함을 알 수 있습니다. 이는 소프트웨어가 대상 텍스트를 찾은 후 바꿀 내용을 아무것도 쓰지 않아, 대상 문자가 지워지는 것과 같다는 뜻입니다. PDF 키워드 일괄 삭제에 있어 이는 매우 직접적인 조작 방식입니다.
3. 스캔된 PDF를 처리하는 것이 항상 효과적인가요?
PDF 내 텍스트 자체가 선택 및 복사 가능한 텍스트라면, 보통 찾기 및 바꾸기가 더 쉽게 적용됩니다. PDF가 스캔된 이미지인 경우, 페이지의 글자는 단지 이미지 내용일 수 있어 텍스트 찾기 기능으로 인식되지 않을 수 있습니다. 스캔본을 만나면 먼저 소량의 파일로 테스트하여 대상 문자를 매칭할 수 있는지 확인하는 것이 좋습니다.
4. 규칙을 잘못 쓰면 어떤 영향이 있나요?
규칙을 너무 넓게 쓰면 삭제해서는 안 될 내용까지 삭제할 수 있습니다. 예를 들어 "\d{4}"는 모든 연속된 4자리 숫자를 매칭하므로, 연도뿐만 아니라 번호의 일부일 수도 있습니다. 따라서 처리 전에 PDF 내용을 관찰하여 이러한 규칙이 다른 중요한 정보를 실수로 손상시키지 않는지 확인해야 합니다.
5. 일괄 처리 전에 백업이 필요한가요?
백업을 권장합니다. 파일 일괄 처리의 효율은 매우 높지만 신중하게 작업해야 합니다. 특히 계약서, 정식 보고서, 보관 파일 등 중요한 자료는 원본 파일을 먼저 보존하고 처리된 새 파일을 출력하는 것이 더 안전한 업무 절차입니다.
요약: 일괄 처리 도구로 PDF 반복 삭제 작업 줄이기
PDF 키워드를 일괄 삭제하는 핵심 아이디어는 복잡하지 않습니다. 먼저 여러 PDF 파일을 작업에 추가하고, "PDF에서 키워드 찾기 및 바꾸기"를 사용하여 "수식을 사용한 퍼지 텍스트 찾기"를 선택한 다음, 찾을 키워드 목록에 매칭 규칙을 입력하고 마지막으로 바꿀 내용을 빈 상태로 유지하면 일괄 삭제를 실현할 수 있습니다.
이 글의 예시에서는 "April|May" 및 "\d{4}" 두 가지 규칙을 통해 여러 PDF 내의 영문 월과 4자리 연도를 일괄 삭제했습니다. PDF를 하나씩 열어 수동으로 찾는 것에 비해, 이 방식은 반복 작업을 현저히 줄일 수 있으며, 특히 수량이 많고 내용 형식이 유사한 오피스 파일을 처리하는 데 적합합니다.
만약 PDF, docx, doc, xlsx, pptx 등의 파일에서 반복 내용을 자주 정리해야 한다면, HeSoft Doc Batch Tool 와 같은 오피스 소프트웨어를 우선적으로 고려하여 반복 작업을 일괄 처리 흐름에 맡기는 것이 좋습니다. 샘플 파일로 먼저 규칙을 테스트한 후, 전체 폴더에 대해 일괄 작업을 수행하는 것이 효율성을 높이고 오삭제 위험을 줄일 수 있는 방법입니다.