여러 PDF 파일에서 동일한 구조이지만 내용이 완전히 일치하지 않는 키워드가 있을 경우, 하나씩 열어 수정하는 것은 시간이 많이 소요될 뿐만 아니라 누락될 가능성도 높습니다. 이 문서에서는 PDF의 날짜 필드를 일괄 변경하는 예시를 통해 HeSoft Doc Batch Tool 를 사용하여 와일드카드 또는 수식 기반 퍼지 검색 방식으로 여러 PDF 파일의 키워드를 한 번에 처리하는 방법을 소개합니다. 튜토리얼에서는 처리 전후의 효과와 소프트웨어 조작 단계를 함께 설명하여 사용자가 PDF 일괄 찾기 및 바꾸기 작업을 빠르게 완료할 수 있도록 도와줍니다.
일상적인 사무 작업에서 PDF 파일은 계약서, 보고서, 공지사항, 설명서, 보관 자료 등 공식 문서를 저장하는 데 자주 사용됩니다. 문제는 이러한 PDF에 통일된 업데이트가 필요한 날짜, 이름, 번호 또는 버전 번호가 있을 경우, 수동으로 파일을 하나씩 열어 찾고 바꾸는 작업은 매우 반복적이고 실수하기 쉬운 일이 된다는 것입니다. 특히 키워드가 완전히 고정된 텍스트가 아니라 "월별 상이, 연도별 상이, 번호별 상이"와 같이 일정한 규칙을 가진 내용일 경우, 일반적인 정확한 찾기로는 부족한 경우가 많습니다.
이 문서에서 해결하려는 문제는 와일드카드 또는 수식을 이용한 퍼지 검색 방식을 사용하여 여러 PDF 파일의 키워드를 대량으로 찾아 바꾸는 방법입니다. 예시에서는 여러 PDF 파일의 날짜 내용을 통일적으로 업데이트해야 합니다. 예를 들어 원본 텍스트의 월과 연도를 새로운 내용으로 바꾸는 것입니다. " HeSoft Doc Batch Tool "이라는 사무용 소프트웨어를 사용하면 여러 PDF를 한 번에 가져와 동일한 작업에서 검색 규칙과 바꾸기 결과를 설정할 수 있어 반복 작업을 줄이고 파일 대량 처리 효율을 높일 수 있습니다.
적용 시나리오: 와일드카드를 이용한 대량 바꾸기에 적합한 PDF 콘텐츠
PDF 대량 퍼지 검색 및 바꾸기는 "내용에 규칙이 있지만 완전히 동일하지 않은" 시나리오를 처리하는 데 적합합니다. 예를 들어 여러 보고서 표지에 날짜가 있는데, 어떤 것은 April 13, 2017이고, 어떤 것은 May 13, 2017이거나, 연도가 파일마다 다를 수 있습니다. 정확한 찾기만 사용하면 가능한 모든 텍스트를 각각 입력해야 하지만, 와일드카드, 수식 또는 유사 정규 표현식과 같은 방식을 사용하면 하나의 규칙으로 여러 가능한 결과를 매칭할 수 있습니다.
일반적인 적용 시나리오로는 PDF 계약서의 이전 회사명 대량 바꾸기, PDF 보고서 표지 날짜 통일 업데이트, PDF 설명서의 제품 버전 번호 대량 수정, 여러 PDF 파일의 이전 웹 주소를 새 웹 주소로 바꾸기, 공지 파일의 연도 또는 번호 통일 업데이트 등이 있습니다. 행정, 인사, 재무, 프로젝트 관리, 자료 보관 등의 직무에서 이러한 유형의 작업은 매우 흔하게 발생합니다.
유의할 점은, 이 문서에서 다루는 것은 PDF 파일 '내용'의 키워드 찾기 및 바꾸기이지 파일 이름을 수정하는 것이 아니라는 점입니다. doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx 또는 PDF 파일 이름을 대량으로 수정해야 한다면 이는 파일 이름 대량 처리에 해당하며, PDF 페이지에 표시된 텍스트 내용을 수정해야 한다면 이 문서의 절차를 참고할 수 있습니다.
효과 미리보기: 처리 전 여러 PDF에 바꿀 키워드가 존재함
이번 예시에서 폴더 안에는 4개의 PDF 파일, 즉 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf가 있습니다. 이러한 상황은 실제 업무에서 매우 흔합니다. 유사한 구조의 여러 파일 안에 통일적으로 조정해야 할 날짜, 번호 또는 키워드가 있는 경우입니다.
그중 하나의 PDF를 열면 표지 위치에 날짜 내용이 존재하는 것을 볼 수 있습니다. 처리 전 예시 날짜는 "April 13, 2017"입니다. 스크린샷에서 빨간색 상자로 표시된 것은 바꿔야 할 두 부분, 즉 월 "April"과 연도 "2017"입니다. 중간의 날짜 숫자 "13,"은 수정할 필요가 없으므로 월과 연도만 바꿉니다.
하나의 PDF만 처리한다면 수동 수정도 감당할 만하지만, 파일 수가 수십, 수백 개로 늘어나면 일일이 PDF를 열고 키워드를 검색하여 바꾸고 저장하는 데 많은 시간이 소요됩니다. 더 번거로운 것은 월이 April뿐만 아니라 May일 수도 있고, 연도도 다른 숫자일 수 있다는 점인데, 이때 퍼지 검색 기능이 필요합니다.
효과 미리보기: 처리 후 PDF의 키워드가 통일 업데이트됨
대량 처리를 완료한 후, PDF 파일을 다시 열어 확인하면 원래의 "April 13, 2017"이 "August 13, 2026"으로 변경된 것을 볼 수 있습니다. 즉, 월은 August로, 연도는 2026으로 바뀌었고, 수정할 필요가 없었던 중간의 "13,"은 그대로 유지됩니다.
이 효과는 소프트웨어가 단순히 날짜 전체를 바꾸는 것이 아니라, 우리가 설정한 찾기 규칙에 따라 월과 연도를 각각 찾아낸 다음 해당 부분을 새로운 내용으로 바꾼다는 것을 보여줍니다. PDF의 날짜 필드를 대량으로 업데이트할 때 이 방식은 수동 작업보다 더 안정적이고 재사용하기도 쉽습니다.
조작 절차 1: PDF 도구로 들어가 찾기 및 바꾸기 기능 선택
HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 열면 왼쪽 기능 분류에서 Word 도구, Excel 도구, PowerPoint 도구, PDF 도구, 텍스트 도구, 이미지 도구 등 여러 사무용 파일 처리 입구를 볼 수 있습니다. 이번에 처리할 대상은 PDF 파일 내용이므로 "PDF 도구" 분류로 들어가야 합니다.
PDF 도구 목록에서 "PDF에서 키워드 찾기 및 바꾸기"를 선택합니다. 스크린샷에서 이 기능은 PDF 도구의 첫 번째 항목에 위치하며 설명 텍스트는 "PDF 파일 내용의 키워드를 대량으로 찾아 바꿉니다"입니다. 이 단계의 목적은 PDF 콘텐츠 찾기 및 바꾸기 전용 처리 흐름으로 진입하는 것입니다.
제품 포지셔닝 관점에서 볼 때, HeSoft Doc Batch Tool 은(는) 사무실 시나리오를 지향하는 대량 처리 소프트웨어의 한 종류입니다. 핵심은 단일 파일의 복잡한 편집이 아니라 여러 파일을 동일한 작업에 넣어 통일적으로 처리하는 데 있습니다. 반복성이 강하고 규칙이 명확한 PDF 수정 작업의 경우, 이러한 대량 처리 도구는 인력에 의한 클릭과 반복 입력을 현저히 줄여줄 수 있습니다.
조작 절차 2: 처리할 PDF 파일 추가하기
"PDF에서 키워드 찾기 및 바꾸기" 기능에 진입하면 소프트웨어는 단계별 마법사 인터페이스로 들어갑니다. 첫 번째 단계는 "처리할 레코드 선택"입니다. 페이지 오른쪽 상단에서 "파일 추가", "폴더에서 파일 가져오기", "비우기", "더 보기" 등의 버튼을 볼 수 있습니다.
소량의 PDF만 처리해야 한다면 "파일 추가"를 클릭하여 대상 파일을 수동으로 선택할 수 있고, 한 폴더의 많은 PDF를 처리해야 한다면 "폴더에서 파일 가져오기"를 사용하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 동일 디렉토리의 PDF를 더 빠르게 목록에 추가할 수 있습니다. 스크린샷에는 이미 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf의 네 개 파일이 가져와져 있으며, 경로는 D:\test\에 있고 확장자는 모두 pdf입니다.
추가를 완료한 후에는 파일 목록이 올바른지 확인해야 합니다. 목록에는 일련번호, 이름, 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간 등의 정보가 표시되며, 하단 요약 부분에는 레코드 수가 4로 표시됩니다. 여기서 예상되는 결과는 대량 찾기 및 바꾸기가 필요한 모든 PDF가 목록에 나타나고, 처리할 필요가 없는 파일은 작업에 추가되지 않는 것입니다. 확인 후 하단의 "다음"을 클릭합니다.
조작 절차 3: 와일드카드 또는 수식 퍼지 검색 규칙 설정하기
두 번째 단계인 "처리 옵션 설정"이 바로 본 튜토리얼의 핵심입니다. 페이지에서 "키워드 옵션 설정"을 볼 수 있으며, "찾기 방식" 아래에는 "정확한 텍스트 찾기"와 "수식 사용 퍼지 텍스트 찾기" 두 가지 옵션이 있습니다. 이 예시에서는 "수식 사용 퍼지 텍스트 찾기"를 선택했습니다.
왜 퍼지 찾기를 선택해야 할까요? 우리가 매칭하려는 내용이 반드시 하나의 고정된 값만 있는 것은 아니기 때문입니다. 스크린샷의 "찾을 키워드 목록"에는 두 줄의 내용이 입력되어 있습니다. 첫 번째 줄은 "April|May"이고, 두 번째 줄은 "\d{4}"입니다. 여기서 "April|May"는 April 또는 May와 같은 월 텍스트를 매칭할 수 있음을 의미하며, "\d{4}"는 4자리 숫자를 매칭하여 2017, 2024, 2026 등 연도를 찾는 데 적합합니다.
오른쪽 "바꿀 키워드 목록"에도 두 줄의 내용이 입력되어 있습니다. 첫 번째 줄은 "August"이고, 두 번째 줄은 "2026"입니다. 이는 첫 번째 찾기 규칙에 매칭된 월은 August로 바꾸고, 두 번째 찾기 규칙에 매칭된 네 자리 연도는 2026으로 바꾼다는 의미입니다.
조작 논리상으로 이해하면, 좌우 측 목록은 행별로 서로 대응됩니다. 왼쪽 첫 번째 행은 오른쪽 첫 번째 행에, 왼쪽 두 번째 행은 오른쪽 두 번째 행에 대응합니다. 따라서 PDF 키워드를 대량으로 바꿀 때는 반드시 찾기 목록과 바꾸기 목록의 행 수와 순서가 일치하도록 해야 합니다. 그렇지 않으면 바꾸기 결과가 예상과 다르게 나올 수 있습니다.
조작 절차 4: 계속해서 저장 위치 설정 및 처리 시작
키워드 규칙 설정을 완료한 후, 페이지 하단의 "다음"을 클릭합니다. 인터페이스 상단의 흐름 안내에 따르면, 이후에는 "저장 위치 설정"과 "처리 시작"이 포함됩니다. 이 두 단계의 역할은 각각 처리된 PDF 파일을 어디에 저장할지 결정하고, 대량 찾기 및 바꾸기 작업을 정식으로 실행하는 것입니다.
스크린샷에 저장 위치 페이지가 펼쳐져 있지는 않지만, 현재 마법사 흐름을 통해 사용자가 소프트웨어 안내에 따라 저장 위치 설정을 완료해야 한다고 합리적으로 판단할 수 있습니다. 처리된 파일은 원본 파일을 직접 덮어쓰지 않고 새로운 폴더에 저장하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 규칙 설정에 오류가 있음을 발견하더라도 언제든지 원본 파일로 돌아가 다시 처리할 수 있어 원본 자료에 영향을 주지 않습니다.
"처리 시작" 단계로 들어간 후, 작업 파일과 바꾸기 규칙에 오류가 없는지 확인하고 나서 처리를 실행합니다. 처리가 완료되면 출력 PDF 중 하나를 열어 효과를 확인하고, 대상 키워드가 제대로 바뀌었는지, 대상이 아닌 내용은 그대로 유지되는지 중점적으로 살펴봅니다. 예시에서는 처리된 날짜가 "August 13, 2026"으로 변경되어 바꾸기 규칙이 적용되었음을 알 수 있습니다.
자주 묻는 질문 및 유의사항
1. 와일드카드와 정확한 찾기, 어떻게 선택해야 하나요? 찾으려는 텍스트가 완전히 고정되어 있다면, 예를 들어 모든 PDF에 동일한 회사명이 적혀 있다면 정확한 텍스트 찾기를 사용할 수 있습니다. 내용에 변화가 있다면, 예를 들어 월이 다를 수 있고, 연도가 임의의 네 자리 숫자이며, 번호 형식에 규칙이 있다면 "수식 사용 퍼지 텍스트 찾기"를 사용하는 것이 좋습니다.
2. 바꾸기 시 왜 여러 행으로 나누어야 하나요? 예시에서는 월과 연도만 바꾸고 중간의 날짜 숫자는 변경하고 싶지 않기 때문에 월과 연도를 두 개의 규칙으로 분리했습니다. 이렇게 하면 원본 텍스트 구조를 유지하면서 변경이 필요한 부분만 업데이트할 수 있습니다.
3. 찾기 목록과 바꾸기 목록은 일대일로 대응해야 하나요? 네. 왼쪽 몇 번째 행의 규칙이 오른쪽 몇 번째 행의 바꾸기 결과에 대응합니다. 대량 처리 전에 한 줄씩 검사하여 월을 연도로 바꾸거나 연도를 다른 내용으로 바꾸는 일이 없도록 하는 것이 좋습니다.
4. 대량 처리 전에 파일을 백업해야 하나요? 백업하는 것이 좋습니다. 특히 계약서, 보고서, 보관 파일 등 공식 PDF는 출력 파일을 새 디렉토리에 저장하고 결과에 이상이 없는지 확인한 후 보관하거나 배포하는 것이 좋습니다.
5. 모든 PDF를 바꿀 수 있나요? 일반적으로 복사 및 식별 가능한 텍스트 기반 PDF가 찾기 및 바꾸기에 더 적합합니다. PDF가 순수 스캔 이미지라면 텍스트 자체가 편집 가능한 텍스트가 아니므로 먼저 문자 인식을 수행하거나 다른 방식으로 처리해야 할 수 있습니다. 실제 효과는 파일 콘텐츠 구조에 따라 달라집니다.
요약: 대량 처리 도구로 PDF 반복 수정 작업 줄이기
많은 PDF 파일에서 동일한 유형의 키워드를 수정해야 할 때, 수동 처리는 효율이 낮을 뿐만 아니라 수정이 빠지거나 잘못 수정되기 쉽습니다. HeSoft Doc Batch Tool 의 "PDF에서 키워드 찾기 및 바꾸기" 기능을 사용하면 여러 PDF를 한 번에 가져와 와일드카드나 수식 퍼지 찾기 규칙을 이용해 대상 콘텐츠를 찾은 다음 새 텍스트로 대량 바꿀 수 있습니다.
이 문서의 예시는 여러 PDF에서 월과 네 자리 연도를 매칭하여 August와 2026으로 바꾸는 전체적인 방법을 보여주었습니다. PDF, Word, docx, Excel, PPT 등 사무용 파일을 자주 처리하는 사용자에게 이러한 대량 처리 방법을 익히는 것은 반복적인 작업을 현저히 줄여줄 수 있습니다. 정식 처리 전에 소수의 파일로 먼저 규칙을 테스트하고 효과를 확인한 후 대량 실행하는 것을 권장합니다.