여러 PDF 파일에 날짜, 연도, 월 또는 번호 등 유사한 내용이 있는 경우 일일이 열어서 삭제하는 것은 매우 비효율적입니다. 본문은 HeSoft Doc Batch Tool 을 예로 들어, PDF 도구의 "PDF에서 키워드 찾기 및 바꾸기" 기능을 통해 여러 PDF를 한 번에 목록에 추가하고, 수식을 사용하여 텍스트를 퍼지 검색하며, 바꿀 키워드 목록을 비워 두는 방법으로 April, May 및 4자리 숫자 연도를 일괄 삭제하는 방법을 설명합니다. 글에서는 스크린샷과 함께 처리 전후 변화, 각 단계의 목적과 예상 결과를 설명하고, 와일드카드 규칙, 백업 및 삭제 오류 위험 등 주의 사항을 추가로 안내합니다.
많은 사무직 직원들이 PDF 자료를 정리할 때 다음과 같은 문제에 직면합니다. 동일한 템플릿에서 생성된 여러 PDF 파일에 날짜, 버전 번호, 연도, 월, 프로젝트 번호와 같은 유사한 내용이 포함되어 있습니다. 이 파일들을 외부로 발송하거나 다시 보관해야 할 때, 이러한 필드들을 삭제해야 합니다. PDF가 하나뿐이라면 수동으로 열어 편집하는 것도 가능하지만, 수십, 수백 개의 PDF라면 일일이 찾아 삭제하는 것은 가치 없는 반복 작업이 됩니다.
이 문서는 "여러 PDF에서 날짜 관련 키워드 일괄 삭제"를 예시로, HeSoft Doc Batch Tool 을 사용하여 작업을 완료하는 방법을 설명합니다. 예제 파일에는 4개의 PDF가 있으며, 페이지에 "April 13, 2017"과 같은 날짜가 나타납니다. 목표는 문장 전체나 페이지 전체를 삭제하는 것이 아니라, 와일드카드 또는 공식 퍼지 검색 방식을 사용하여 영문 월 "April" 또는 "May"와 4자리 연도 "2017"을 삭제하는 것입니다. 처리 완료 후, 월과 연도 위치는 비워지고 가운데 "13,"은 그대로 유지됩니다.
이 사례는 PDF에서 연도 일괄 삭제, PDF에서 월 일괄 삭제, 고정 형식 번호 일괄 삭제, PDF의 이전 버전 필드 일괄 정리 등과 같은 많은 유사한 요구 사항으로 확장할 수 있습니다. 오피스 소프트웨어의 가치는 사용자가 동일한 작업을 반복하지 않도록 하고, 규칙을 설정한 후 소프트웨어가 여러 파일을 한 번에 처리하도록 하는 데 있습니다.
적용 시나리오: PDF 날짜, 연도, 월 및 번호 일괄 삭제
PDF에서 삭제할 내용에 일정한 규칙성이 있을 때, 와일드카드 또는 공식 퍼지 검색은 일반 검색보다 더 효율적입니다. 예를 들어 날짜 정보는 종종 월, 일, 연도로 구성되며, 번호는 문자와 숫자로 구성될 수 있고, 버전 번호는 고정 접두사와 변경되는 숫자를 포함할 수 있습니다. 가능한 모든 텍스트를 하나씩 나열하면 작업량이 많고 누락되기 쉽습니다.
이 튜토리얼은 특히 다음과 같은 상황에 적합합니다.
- 여러 PDF 표지에 게시 날짜가 있어, 영문 월과 연도를 통일적으로 삭제해야 하는 경우.
- PDF 보고서에 2017, 2018, 2020과 같은 이전 연도 정보가 포함되어 있어 규칙에 따라 정리해야 하는 경우.
- 계약서, 공지사항, 프로젝트 자료에 고정 형식의 번호가 있어 대량으로 퍼지 삭제해야 하는 경우.
- PDF 수량이 많아 수동으로 하나씩 열어 처리하는 비용이 높고, 한 번에 가져와 일괄 실행하고자 하는 경우.
- 삭제할 내용이 완전히 동일한 고정 단어가 아니라 "몇 가지 단어 중 하나" 또는 "연속된 특정 자릿수 숫자"와 유사한 경우.
주의할 점은, 이 문서는 PDF 내용의 텍스트 검색 및 삭제에 관한 것입니다. 파일이 Word 문서인 경우 소프트웨어의 해당 Word 도구를 사용하여 doc, docx를 처리할 수 있으며, Excel 표인 경우 Excel 도구를 사용하여 xls, xlsx를 처리해야 합니다. 파일 형식에 따라 진입점이 다르지만, 일괄 처리의 기본 로직은 동일합니다: 먼저 파일을 선택하고, 규칙을 설정한 다음, 마지막으로 일괄 실행합니다.
효과 미리보기: 4개의 PDF에서 날짜 필드 통일 정리
처리 전: 폴더에 처리 대기 중인 여러 PDF 존재
스크린샷에서 처리 전 폴더에 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf 네 개의 PDF 파일이 있음을 볼 수 있습니다. 이 파일들에 대해 동일한 정리 규칙을 실행해야 합니다. 일괄 작업의 핵심은 파일 수가 4개에 불과하다는 것이 아니라, 파일이 40개, 400개로 늘어나도 여전히 폴더 가져오기 방식을 통해 통합 처리할 수 있는 확장 가능한 처리 방식을 보여준다는 점입니다.
PDF 중 하나를 열면 페이지에 날짜 "April 13, 2017"이 존재함을 볼 수 있습니다. 스크린샷에서 빨간색 상자로 "April"과 "2017"이 표시되어 있으며, 이것이 이번에 삭제할 대상입니다. "April"이 다른 파일에서는 "May"로 바뀔 수 있고 연도도 2017이 아닐 수 있으므로, 하나의 고정된 날짜만 정확하게 찾기보다는 퍼지 규칙을 사용하는 것이 더 적합합니다.
처리 후: 월과 연도는 삭제되고 기타 내용은 유지
처리 후 스크린샷은 원래 "April" 위치와 "2017" 위치가 공백이 되었고, "13,"은 여전히 존재함을 보여줍니다. 이는 설정된 규칙이 월과 4자리 연도에 일치했으며, 날짜 숫자 "13"까지 함께 삭제하지 않았음을 의미합니다.
이러한 처리 결과는 자료 마스킹, 템플릿 정리, 날짜 필드 제거에 매우 유용합니다. 단순히 큰 텍스트 블록을 통째로 삭제하는 것이 아니라, 검색 규칙에 따라 대상 텍스트를 찾아낸 후 해당 텍스트를 빈 값으로 대체하는 것입니다.
조작 단계: HeSoft Doc Batch Tool 을 사용하여 PDF 날짜 키워드 일괄 삭제
1단계: PDF 도구에서 찾기 및 바꾸기 기능 찾기
HeSoft Doc Batch Tool 을 열면 왼쪽은 도구 분류 영역이며, "PDF 도구" 분류를 볼 수 있습니다. PDF 도구를 클릭하면 메인 영역에 PDF 워터마크 추가, PDF 페이지 삭제, PDF를 Word로 변환 등 여러 PDF 관련 기능이 표시됩니다.
이번 작업에 필요한 것은 콘텐츠 수준의 검색 및 삭제이므로 "PDF 키워드 찾기 및 바꾸기"를 선택합니다. 스크린샷에서 이 기능은 PDF 도구 목록의 첫 번째 항목에 위치하며, 설명 텍스트는 PDF 파일 내용의 키워드를 일괄 찾아 바꾸는 것입니다.
조작 목적: PDF 키워드 일괄 찾기 및 바꾸기 모듈로 진입합니다. 예상 결과: 페이지가 마법사식 작업 인터페이스로 전환되어, 이후 PDF 파일을 추가하고 키워드 규칙을 설정할 수 있습니다.
2단계: PDF 파일 추가 또는 폴더에서 가져오기
"PDF 키워드 찾기 및 바꾸기" 페이지 진입 후 첫 번째 단계는 "처리할 레코드 선택"입니다. 인터페이스 오른쪽 상단에 "파일 추가" 및 "폴더에서 파일 가져오기" 두 개의 일반적인 진입점이 제공됩니다.
적은 수의 파일만 처리하는 경우 "파일 추가"를 클릭할 수 있으며, 파일이 이미 하나의 폴더에 모여 있는 경우 "폴더에서 파일 가져오기"를 사용하는 것이 더 권장됩니다. 이렇게 하면 반복적인 선택 작업을 줄이고, 파일을 일괄 처리하는 워크플로우에 더 적합합니다.
스크린샷에는 이미 4개의 레코드가 추가되었으며, 각각 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf에 해당합니다. 목록에는 파일 확인을 위해 경로, 확장자, 생성 시간 및 수정 시간도 표시됩니다. 하단 요약 정보에는 레코드 수가 4로 표시됩니다.
조작 목적: 날짜 키워드를 삭제해야 하는 모든 PDF를 동일한 작업에 추가합니다. 예상 결과: 파일 목록에 모든 대상 PDF가 나타나고, 레코드 수량이 예상과 일치합니다.
3단계: 다음 클릭, 처리 옵션 설정 진입
파일 확인 후 하단의 "다음"을 클릭합니다. 페이지는 두 번째 단계인 "처리 옵션 설정"으로 진입합니다. 상단 진행 과정을 보면 전체 작업이 레코드 선택, 처리 옵션 설정, 저장 위치 설정, 처리 시작의 네 단계로 나뉘어 있어, 사용자가 누락하는 것을 줄여줍니다.
"키워드 옵션 설정"에서 먼저 검색 방식을 결정해야 합니다. 스크린샷에는 "텍스트 정확히 찾기"와 "공식 퍼지 텍스트 검색 사용"이 있습니다. 본 예제에서는 여러 가능한 월과 임의의 4자리 연도를 일치시켜야 하므로 "공식 퍼지 텍스트 검색 사용"을 선택합니다.
조작 목적: 보다 유연한 검색 방식을 활성화하여 소프트웨어가 규칙에 따라 대상 콘텐츠를 식별할 수 있도록 합니다. 예상 결과: 키워드 목록에 작성된 표현식이 PDF 텍스트의 퍼지 매칭에 사용됩니다.
4단계: 키워드 목록에 퍼지 매칭 규칙 입력
"검색할 키워드 목록"에서 각 줄에 검색할 규칙을 하나씩 작성할 수 있습니다. 예시에는 두 가지가 작성되었습니다:
- April|May: April 또는 May와 일치함을 나타냅니다.
- \d{4}: 연속된 4자리 숫자와 일치함을 나타내며, 주로 연도 매칭에 사용됩니다.
이렇게 설정하면 소프트웨어가 PDF를 처리할 때 영문 월 April 또는 May를 찾고, 동시에 2017과 같은 4자리 숫자를 찾습니다. 전체 날짜를 수동으로 입력하는 것과 비교하여, 이 방식은 여러 파일에서 날짜 형식이 완전히 일치하지 않는 경우를 처리하는 데 더 적합합니다.
PDF 내 월이 April과 May뿐만 아니라면 실제 내용에 따라 첫 번째 규칙을 조정할 수 있습니다. 모든 4자리 숫자를 삭제하지 않으려면 "\d{4}" 사용을 신중하게 결정해야 하며, 연도 외의 번호와도 일치할 수 있습니다. 일괄 처리 전에 샘플 파일을 미리 확인하여 규칙이 다른 정보를 실수로 삭제하지 않는지 검증하는 것이 좋습니다.
5단계: 바꿀 내용을 비워두어 매칭 결과가 삭제되도록 설정
오른쪽 영역은 "바꾼 후의 키워드 목록"입니다. 스크린샷에 "입력하지 않으면 삭제"라는 명확한 안내가 있습니다. 따라서 목표가 키워드를 다른 단어로 대체하는 것이 아니라 삭제하는 것이라면, 오른쪽에 내용을 입력하지 마십시오.
본 예시에서는 왼쪽에 검색할 월과 연도 규칙을 작성하고, 오른쪽은 비워둡니다. 소프트웨어는 처리 시 일치된 April, May 및 4자리 연도 숫자를 빈 내용으로 대체하며, 최종적으로 이 텍스트들이 PDF에서 사라지는 결과로 나타납니다.
조작 목적: "찾을 내용은 있고 바꿀 내용은 비어 있음" 방식을 통해 일괄 삭제를 구현합니다. 예상 결과: PDF 내 모든 규칙에 부합하는 대상 텍스트가 정리됩니다.
6단계: 저장 위치 설정 및 처리 시작
처리 옵션 완료 후, 계속해서 "다음"을 클릭합니다. 상단 페이지 흐름에 따라, 다음으로 "저장 위치 설정"을 한 후 "처리 시작"으로 진입합니다. 저장 위치는 출력 파일을 관리하는 방법과 관련되므로 일괄 처리 시 매우 중요한 단계입니다.
처리된 PDF를 "처리 완료" 또는 "정리 완료"와 같은 새 폴더에 저장하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 원본 PDF를 그대로 유지하여 비교 및 확인이 용이합니다. 원본 파일을 직접 덮어쓰면 규칙 설정이 부적절할 경우 복구 비용이 더 높아집니다. 일괄 오피스 소프트웨어는 시간을 절약할 수 있지만, 그 전제는 규칙과 출력 위치가 모두 명확하게 설정되어야 한다는 점입니다.
처리를 시작한 후 작업 완료를 기다렸다가, 출력 PDF를 열어 무작위로 확인합니다. 첫 페이지, 날짜 필드가 포함된 페이지, 그리고 서로 다른 파일에서 날짜 형식이 다른 위치를 우선적으로 확인하여 삭제 효과가 예상과 일치하는지 확인하십시오.
자주 묻는 질문 및 주의사항
1. "April|May"는 무슨 뜻입니까?
예시 용도로 볼 때, 이는 April 또는 May를 일치시키는 데 사용됩니다. 즉, 두 후보 단어 중 하나를 일치시킵니다. 여러 가능한 키워드를 일괄 삭제해야 하는 시나리오에서 이 작성 방식은 개별 설정보다 편리합니다.
2. "\d{4}"가 모든 4자리 숫자를 삭제합니까?
연속된 4자리 숫자를 일치시킵니다. 따라서 연도를 삭제하는 데 매우 적합하지만, PDF에 4자리 번호, 페이지 번호, 보고서 번호의 일부 등이 있다면 이들 또한 일치될 수 있습니다. 사용 전에 파일 내용의 규칙성을 확인하고, 필요시 소량의 PDF로 먼저 테스트하십시오.
3. 처리 후 왜 "13,"이 남아 있습니까?
이번 규칙은 월과 4자리 연도만 일치시켰고, 날짜 중의 "13"은 일치시키지 않았기 때문입니다. 이것이 바로 규칙 기반 삭제의 장점입니다: 지정한 텍스트 유형만 삭제하고, 다른 내용은 유지할 수 있습니다.
4. 더 많은 키워드를 동시에 삭제할 수 있습니까?
스크린샷의 키워드 목록에서 볼 수 있듯이, 여러 줄에 걸쳐 검색 내용을 작성할 수 있습니다. 실제 사용 시 작업 요구에 따라 규칙을 추가할 수 있으나, 한 번에 너무 많거나 복잡하게 작성하지 않는 것이 좋습니다. 먼저 테스트한 후 처리 범위를 확장하는 것이 더 안전합니다.
5. 스캔된 PDF에서도 이렇게 텍스트를 삭제할 수 있습니까?
PDF 페이지의 텍스트가 이미지인 경우, 일반 텍스트처럼 검색하고 바꾸지 못할 수 있습니다. 본 문서의 예시는 텍스트로 인식될 수 있는 PDF 콘텐츠를 대상으로 합니다. 스캔본을 다룰 때는 사전에 테스트 파일을 이용하여 도구가 대상 텍스트를 찾을 수 있는지 확인해야 합니다.
요약: 빈 값으로 바꾸기를 통해 PDF 키워드 일괄 삭제 구현
여러 PDF에서 날짜, 월, 연도를 일괄 삭제하는 것은 본질적으로 "찾아서 빈 값으로 바꾸기"를 통해 실현할 수 있습니다. HeSoft Doc Batch Tool 은 오피스 시나리오에 맞춰진 일괄 처리 워크플로우를 제공합니다: 먼저 PDF 도구에서 "PDF 키워드 찾기 및 바꾸기"를 선택하고, 여러 PDF 파일을 가져온 후 "공식 퍼지 텍스트 검색 사용"을 선택하고, 일치시킬 규칙을 입력한 다음, 마지막으로 바꿀 내용을 빈 상태로 유지합니다.
본 문서의 예시에서는 4개의 PDF 파일이 한 번의 작업에 추가되었고, "April|May" 및 "\d{4}" 두 가지 유형의 규칙을 통해 영문 월과 4자리 연도가 삭제되었습니다. 처리 결과는 대상 텍스트가 정리되고, 대상이 아닌 콘텐츠는 유지되었음을 보여줍니다. PDF 날짜 필드를 일괄 정리하거나, 연도를 삭제하거나, 유사한 여러 키워드를 삭제해야 하는 사용자에게 이 방법은 수동 처리보다 더 안정적이고 효율적입니다.
실제 조작 시 먼저 백업 파일을 준비하고, 소량의 PDF로 규칙을 검증한 후, 전체 폴더에 대해 일괄 처리를 실행하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 일괄 오피스 소프트웨어가 가져다주는 효율성 향상을 누리면서도 규칙 설정 부적절로 인한 실수로 인한 삭제를 피할 수 있습니다.